O que é ERP? Como funciona, vantagens e como escolher

Sobre o que estamos falando?

  • ERP é um tipo de plataforma que centraliza as informações do negócio em um único local. Isso acontece porque todos os setores (estoque, vendas, financeiro e contabilidade) são integrados; 
  • Com um ERP, basta apenas um acesso para encontrar uma informação, sem a necessidade de consultar várias pessoas. Os erros manuais e o retrabalho também são reduzidos;
  • A Conta Azul desenvolveu a Conta Azul Pro, plataforma de gestão perfeita para micro e pequenas empresas, ideal para quem está começando agora. De onde estiver e em tempo real, fique por dentro de tudo o que acontece no seu negócio.

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Perda de dados, falhas no preenchimento de documentos, demora para encontrar uma informação simples e financeiro desorganizado: tudo isso pode ser eliminado do seu dia a dia com um ERP. 

Trata-se de uma plataforma que reúne e integra todas as informações dos setores essenciais de uma empresa — estoque, financeiro, vendas e contabilidade. Com um ERP, dados importantes dos seus clientes, como telefones de contato, endereço e até preferências também são armazenados. 

Assim, você consegue ter uma visão ampla da empresa, eliminar erros devido às falhas manuais e economizar tempo para focar naquilo que mais importa: a estratégia do negócio. 

Quer saber tudo sobre ERP? Continue lendo este guia! Aqui você vai descobrir que gerenciar a sua empresa não precisa ser um pesadelo quando se conta com o apoio da tecnologia. Boa leitura!

Separamos este conteúdo nos seguintes tópicos:

o que é erp

O que é ERP?

Bom, vamos começar pelo básico: a sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. E o que isso quer dizer, na prática?

O ERP, por integrar todos os setores de uma empresa em uma única plataforma, permite um melhor gerenciamento e planejamento do negócio.

Usando uma plataforma como essa, você consegue saber, facilmente, por exemplo:

  • Quantos clientes compraram na sua empresa no dia anterior; 

  • O que sai mais do estoque e o que vende menos; 

  • Quantas contas você tem para pagar no mês e o que recebeu;

  • As preferências dos seus clientes e seus dados para contato, como e-mail e telefone.

Perceba que, com um ERP, você pode tomar decisões melhores, já que a informação está de fácil acesso. Além disso, também ganha mais tempo, produtividade e uma melhora na redução de erros, devido às falhas manuais.

Vamos a um exemplo para você entender melhor o que é um ERP. 

Imagine que estamos na semana da Black Friday e considere a loja de roupas A, que usa um ERP e a loja B, onde tudo é feito nas planilhas e em anotações à mão. 

A dona da loja A, ao analisar as vendas dos 3 primeiros dias da Black Friday pelo ERP, viu que era necessário repor o estoque de algumas peças, antes mesmo delas acabarem. Ela então entra em contato com fornecedores, que já repõe as mercadorias em tempo hábil.

Já a dona da loja B sofre com o movimento maior na empresa, porém não tem tempo para contar as peças uma a uma do estoque. Ela também foi surpreendida com várias reclamações das clientes a respeito da falta de um modelo de vestido, que ela nem sabia que estava vendendo tanto. 

Quais dessas lojas tem maior probabilidade de perder clientes e, na pior das hipóteses, acabar fechando? Se você respondeu loja B, acertou. 

No próximo tópico, entenda melhor para que serve um ERP. 

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Mas, como funciona o ERP?

O ERP serve para dar ao empreendedor uma visão completa do que acontece na empresa de forma ágil. O principal objetivo dessa plataforma é proporcionar as condições necessárias para você conseguir focar nas questões estratégicas do negócio.

Podemos dizer que o ERP lhe entrega de “mão beijada” tudo o que você precisa para gerenciar a sua empresa, com base em dados reais e nada de achismos. 

De uma forma geral, o ERP:

  • Ajuda na análise das vendas, facilitando a identificação dos itens que mais e menos saem. Com isso, você pode criar ofertas mais assertivas e ajustar o catálogo;

  • Auxilia na antecipação de possíveis problemas operacionais. Lembra do exemplo da loja A e da Loja B? A dona da Loja A, verificando os dados ERP, conseguiu repor o estoque antes que ele acabasse;

  • Concentra os dados dos seus clientes em um local. Assim, você pode desenvolver ações personalizadas, como dar um desconto no dia do aniversário ou então oferecer condições especiais para sua clientela mais fiel; 

  • Facilita o controle de estoque;

  • Otimiza a gestão financeira e fiscal, permitindo o controle total do caixa, das contas a pagar e a receber, o que costuma ser um pesadelo para muitos donos de negócio. 

Sim, o ERP facilita a sua vida. A seguir, veja se você precisa mesmo de um ERP — ou não. 

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E quem precisa desse tipo de plataforma?

Essa é uma dúvida comum dos empreendedores em geral, mas a resposta é simples: todas empresas, independentemente do ramo de atuação ou tamanho podem (e devem!) usar um ERP. 

Se a sua empresa está começando, um ERP é fundamental para um crescimento organizado. Mas, se o negócio já está no mercado, com essa plataforma você terá o controle total de tudo o que acontece para tomar decisões melhores, acelerando a sua jornada de sucesso enquanto empreendedor. 

Afinal, os produtos e serviços podem ser distintos, mas o objetivo de todo empreendedor é expandir o negócio com saúde financeira para ganhar mais dinheiro.

Confira 7 dicas práticas para controlar o fluxo de caixa da sua empresa

erp

O que o ERP pode fazer pela minha empresa? Confira 9 vantagens

 

1. Economia de tempo

Definitivamente, um dos principais benefícios do ERP é a economia de tempo que ele gera para a empresa. Isso porque os processos que eram demorados e burocráticos ficam organizados e simplificados com essa plataforma.

Um exemplo é a consulta de estoque. Para verificar se um item está ou não disponível, com um ERP, basta acessá-lo. Já quem não usa essa plataforma precisa ir pessoalmente onde as mercadorias ficam guardadas para fazer a contagem. 

2. Centralização da informação

Você já passou pela situação de depender de algum funcionário para encontrar uma informação? Ou então, de buscar em meio a vários papéis ou planilhas um dado simples? Com um ERP, isso não acontece.

Todas as informações que você precisa ficam armazenadas em um único local. Então, quem é do estoque, pode consultar as vendas para se programar e fazer novos pedidos. Já o financeiro consegue se planejar melhor para realizar os pagamentos, pois tem acesso fácil às entradas e saídas da empresa, por exemplo. 

3. Padronização

Nem todo mundo gosta de sorvete de morango. Ou então, há aqueles que até tomam esse sabor, mas desde que tenha uma calda de chocolate. Nem todo mundo tem os mesmos gostos, concorda? Mas, na sua empresa, os processos precisam ser padronizados. Porém, isso só é possível com um ERP. 

Esse tipo de plataforma evita que a Ana, do financeiro, faça uma planilha que só ela entenda, ou então que a Maria, do estoque, anote à mão com uma caligrafia péssima o que está faltando, por exemplo. 

A padronização dos processos contribui para que qualquer pessoa, assim que acesse o ERP, saiba o que está acontecendo na empresa, o que melhora bastante a comunicação interna.

4. Tomada de decisões assertivas

É normal que você empreendedor tenha dúvidas sobre o que fazer diante de algumas situações. Um exemplo é decidir se vale a pena ou não investir na contratação de mais pessoas para o atendimento. 

Nesse caso, com um ERP, você conseguiria visualizar facilmente o caixa da empresa e o volume das vendas, o que facilitaria e muito a tomada de decisão

O ERP ajuda a tomar decisões como essa de uma forma assertiva, já que através dessa plataforma é possível ter uma visão clara e real do que acontece no negócio. 

5. Saiba por onde ir: criação de estratégias direcionadas

O ERP, como falamos, permite que você saiba a real situação da sua empresa. Com isso, é possível se planejar melhor, criar estratégias, promoções e alternativas para as mais diversas situações. 

Digamos que você tem um restaurante e as vendas andam baixas. Para melhorar o movimento, seu financeiro sugere fazer uma promoção às quartas. Mas, qual item vale a pena colocar em oferta? Até quanto o preço pode ser reduzido sem prejudicar o caixa? 

Se você tem um ERP, é só acessar o sistema para visualizar os pratos com maior saída, ou seja, aqueles que são mais interessantes para serem colocados em promoção e o custo real dos seus insumos, ajudando a calcular o percentual de desconto.

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6. Informações armazenadas com segurança

No ERP, todas as informações da sua empresa são armazenadas de forma segura, sem o risco de serem perdidas. O que pode acontecer com quem usa planilhas em um computador que sofre um problema técnico, por exemplo. 

Boa parte dos ERP são online, ou seja, ficam na nuvem. Então, caso dê algum problema no seu computador, é só usar a sua senha e login para acessar o sistema em outra máquina. 

Outra vantagem do ERP é que você pode escolher quem vai acessar o que e protege as informações mais sensíveis da empresa. 

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erp é seguro e confiável

7. Controle dos custos operacionais 

Ao contar com um ERP, você tem uma visão geral de todos os custos da empresa. Assim, consegue identificar facilmente o pode ser reduzido — ou não. 

Outra vantagem é que, com essa plataforma, você monitora as datas de recebimentos e pagamentos, podendo cobrar os clientes em tempo hábil e não atrasar as contas, evitando os juros e multas. 

8. Menos chances de erros

Quantas vezes você ou o seu financeiro digitaram informações erradas nas notas fiscais? Esse é apenas um exemplo de alguns dos erros que o ERP pode evitar. Afinal, esse tipo de plataforma salva todos os dados dos clientes, fornecedores e parceiros, dispensando a necessidade de digitar várias vezes os mesmos dados. 

Com um ERP, as chances de erros em processos manuais são menores e podem até serem eliminadas. 

9. Empresa com saúde financeira e contas no azul

Uma plataforma ERP permite que você saiba exatamente quanto a sua empresa fatura e quais são os gastos, de uma forma detalhada. Com isso, é possível tomar decisões relacionadas ao setor financeiro com propriedade. 

Além disso, você não se perde no extrato bancário, já que a origem de todos os lançamentos é registrada.

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E o processo de implantação do ERP, como funciona?

Implantação é o nome dado ao processo de inclusão de um ERP na rotina da sua empresa. Cada fornecedor desse tipo de sistema tem sua própria metodologia, mas, para que essa etapa seja mais tranquila, aí vão algumas dicas:

  • Procure saber como funciona o suporte ao cliente, ou seja, os horários, dias e canais de comunicação que serão disponibilizados para atender você e sua equipe, caso tenham alguma dúvida;

  • Verifique também os detalhes de cada etapa do processo de implantação e qual é o seu papel nisso;

  • Selecione alguns colaboradores para ajudar neste processo;

  • Faça reuniões e explique em detalhes porque o ERP é importante para facilitar o dia a dia do negócio. Todos os seus colaboradores deverão estar cientes disso, de modo que não vejam a plataforma como algo difícil ou até desnecessário;

  • Fale com pessoas que já utilizaram um ERP e busque cases de sucesso na internet;

  • Conte com a ajuda do seu fornecedor do ERP para entender profundamente como o sistema funciona. 

Confira de forma visual alguns itens indispensáveis na hora da implementação:

como implementar um erp

Tão importante quanto se preocupar com o processo de implantação do ERP é escolher bem o sistema que será usado na sua empresa. Confira no próximo tópico o que é preciso saber para fazer uma boa escolha. 

O que eu preciso saber para escolher um bom ERP? Os 6 passos essenciais

 

1. Identifique as necessidades da sua empresa

O ERP ideal é aquele capaz de atender às necessidades da sua empresa. Portanto, liste os seus setores e os principais gargalos de cada um. 

2. Defina um orçamento

Embora você queira uma empresa mais moderna, os custos com o ERP não devem atrapalhar o caixa do negócio. Dessa forma, logo após identificar as necessidades, defina um orçamento para investir na aquisição da plataforma. 

Mas, atenção: o preço da mensalidade do ERP nunca deve ser tido como única condição para a escolha e sim, o valor que ele pode proporcionar ao seu negócio.

3. Pesquise

Pesquise bastante e não tenha pressa na hora de escolher um ERP. Afinal, essa plataforma é capaz de transformar a rotina da sua empresa e, devido a isso, precisa ser estudada bastante antes de ser escolhida. 

Alguns, inclusive, como a Conta Azul Pro, oferecem a possibilidade de um teste grátis antes da compra.

4. Entenda as funcionalidades do sistema escolhido

Vá além de olhar o site do ERP que você escolheu e entenda, na prática, como o sistema funciona. Somente assim você terá certeza de que a plataforma irá atender as suas necessidades. 

5. Verifique como funciona o suporte

No dia a dia é comum que você e seus colaboradores tenham dúvidas sobre como funciona o ERP. E, para que esses questionamentos não atrapalhem a rotina da empresa, é fundamental que o sistema ofereça um suporte eficiente e ágil. 

Um bom suporte ajudará, inclusive, na implantação do sistema, como mencionamos. 

6. Analise as possibilidades de integração

Se você usa outro sistema na sua empresa, como um CRM, é interessante analisar se o ERP escolhido oferece a possibilidade de integração e como funcionará este processo. 

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A Conta Azul Pro é o ERP perfeito para você! 

A Conta Azul Pro é um ERP completo para você, que está começando agora e também para os empreendedores que já estão no mercado! Sabe por quê? 

Além de todas as vantagens que falamos neste conteúdo, com a Conta Azul Pro, é possível:

  • Acessar em tempo real e até pelo celular os dados das suas vendas e do estoque, através do App Conta Azul de Bolso;

  • Programar alertas com as datas de vencimento das suas contas a pagar e a receber. Você também pode cadastrar as quantidades mínimas de cada item no estoque, para ser notificado em tempo hábil;

  • Emitir as notas fiscais sem complicação e enviá-las ao contador de forma online, sem precisar de malotes;

  • Enviar propostas e orçamentos personalizados;

  • Gerar relatórios detalhados e fáceis de entender, com poucos cliques. 

Fale conosco e saiba como a Conta Azul otimiza a gestão da sua empresa  Tire suas dúvidas pelo chat em poucos minutos. Experimente grátis  Especialistas disponíveis agora

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