Entenda o que é o eSocial e saiba como usar esse sistema

Sobre o que estamos falando?

O eSocial é uma plataforma criada para minimizar processos burocráticos entre empresas e governo;
Ela serve para facilitar e unificar a transmissão de dados trabalhistas;
Entenda como utilizar o eSocial, quais suas vantagens e desvantagens e os pontos de atenção que você deve ter ao utilizar esse sistema.

Se você tem uma empresa com funcionários, provavelmente já ouviu falar no eSocial. Essa plataforma foi criada em 2014 com o objetivo de modernizar processos, diminuir a burocracia e unificar a entrega de obrigações da área trabalhista. Ou seja: para facilitar o envio ao governo de informações sobre seus colaboradores.

Antes, as empresas tinham que preencher várias guias e entregá-las a diferentes órgãos públicos, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal. Com o surgimento do eSocial, a comunicação entre as empresas e o governo foi unificada – sendo assim, o empreendedor precisa prestar as informações em um único lugar.

Neste post, vamos trazer todas as principais informações sobre o eSocial, para te ajudar a entender o que ele é e como funciona. Confira a seguir um guia com alguns pontos sobre a criação do programa, seus benefícios e pontos de atenção ao usá-lo.

Mão masculina segura um celular que mostra o esocial na tela

O que é o eSocial?

O eSocial, como é conhecido o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho para modernizar processos que envolvem obrigações fiscais e, dessa forma, reduzir a burocracia para o setor empresarial.

Todas as empresas que possuem um funcionário ou mais são obrigadas a utilizar a plataforma para cumprir várias obrigações, que antigamente eram feitas por meio de diferentes formulários e entregues para diversos órgãos.

Dessa forma, o eSocial surgiu para substituir toda a papelada referente ao processo e unificar o envio de informações sobre os funcionários ao governo.

Entre as informações que constam na plataforma do eSocial, estão:

Folha de pagamento;
Contribuição à Previdência Social;
Aviso prévio;
Informações sobre o Fundo de Garantia;
Escriturações Fiscais;
Avisos sobre acidentes de trabalho.

Outro ponto importante sobre a plataforma é que, como todos esses processos acontecem por meio eletrônico, há maior segurança, agilidade e uma otimização do trabalho de fiscalização do governo.

Quando utilizar o eSocial?

Conforme já comentamos, o eSocial deve ser usado por todas as pessoas jurídicas (inclusive MEI) que possuem funcionários e por pessoas físicas que contratam empregados domésticos. Ou seja, sempre que houver uma relação de emprego entre empresa e trabalhador, podendo ser ele:

CLT (celetista);
Estatutário;
Cooperado;
Autônomo;
Avulso;
Sem vínculo empregatício
Estagiário.

O sistema serve para que as empresas comuniquem ao governo tudo o que acontece com seus colaboradores, tanto em relação a questões administrativas de RH quanto nas áreas de Medicina e Saúde Ocupacional.

Isso inclui situação de vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), avisos prévios e escriturações fiscais, além de informações sobre ausências, férias e licenças remuneradas e outras obrigações, como veremos abaixo.

Outras funcionalidades do eSocial são o fechamento da folha de pagamento, a consulta à qualificação cadastral do empregado, a mudança de dados cadastrais da empresa e a realização do informe de rendimentos dos funcionários.

Quais obrigações fazem parte do eSocial?

As obrigações são as informações que devem ser declaradas ao governo dentro de um período determinado. No caso do eSocial, 17 delas são unificadas no mesmo sistema. Confira quais são:

GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, com a finalidade de manter controle sobre as admissões e as demissões dos funcionários que trabalham sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
LRE: Livro de Registro de Empregados;
CD: Comunicação de Dispensa;
CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS: Guia da Previdência Social;
PPRA: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
Folha de pagamento.

Como funciona o eSocial?

Usar a plataforma e passar toda a papelada dos funcionários para o eSocial requer acima de tudo, organização. Então antes de começar a mexer no sistema, você deve:

Atualizar os documentos dos funcionários;
Obter um certificado digital;
Verificar a compatibilidade dos arquivos;
Se possível, procurar ajuda profissional para realizar esse serviço.

Para cadastrar sua empresa e inserir os dados sobre seus funcionários, você deve acessar o portal do eSocial com o login gov.br. A estrutura do sistema é formada por eventos, que representam fatos jurídico-trabalhistas que podem ocorrer na vida de um empregado.

Quais são os eventos do eSocial?

Existem quatro tipos de eventos do eSocial: iniciais, de tabela, periódicos e não periódicos, que têm prazos definidos de acordo com sua natureza. Continue lendo para entender mais sobre cada um deles.

Eventos iniciais

Envolvem o cadastro inicial do trabalhador, com informações administrativas e fiscais. Os dados inseridos nesse momento formarão a base cadastral da empresa.

Atualmente, existe apenas um evento inicial disponível, que é o S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Eventos de tabela

Complementam o evento inicial e devem ser preenchidos logo após ele. Aqui, são contempladas informações relacionadas ao ambiente de trabalho, funções, horários, turnos de trabalho e rubricas, entre outros.

Os eventos de tabela são:

S-1005: tabela de estabelecimentos, unidades de órgãos públicos, obras;
S-1010: tabela de rubricas;
S-1020: tabela de lotações tributárias;
S-1030: tabela de empregos/cargos públicos;
S-1035: tabela de carreiras públicas;
S-1040: tabela de funções/cargos em comissão;
S-1050: tabela de turnos e horários de trabalho;
S-1060: tabela de ambientes de trabalho;
S-1070: tabela de processos judiciais e administrativos;
S-1080: tabela de operadores portuários.

Eventos periódicos

São aqueles que envolvem informações que têm datas de envio recorrentes e fixas, como a folha de pagamento.

Os eventos periódicos são:

S-1200: remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
S-1210: pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho;
S-1250: aquisição de produção rural;
S-1260: comercialização da produção rural de pessoa física;
S-1270: contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
S-1280: informações complementares aos eventos periódicos;
S-1295: solicitação de totalização para pagamento em contingência;
S-1298: reabertura dos eventos periódicos;
S-1299: fechamento dos eventos periódicos;
S-1300: contribuição sindical patronal (INSS).

Eventos não periódicos

Esses são eventos que não possuem data fixa para acontecer, como admissões, demissões, afastamentos ou alterações salariais.

Os eventos não periódicos são:

S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar;
S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;
S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
S-2230: Afastamento Temporário;
S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
S-2298: Reintegração;
S-2299: Desligamento;
S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início;
S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual;
S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término;
S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS;
S-3000: Exclusão de Eventos;
S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador;
S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte;
S-5003 – Informações do FGTS por Trabalhador;
S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte.

Mulher trabalhando em frente a um computador

Quais são os pontos de atenção para as empresas no uso do eSocial?

Apesar de ser um sistema que veio para facilitar muito a rotina de cumprimento de obrigatoriedades das empresas, é preciso que haja atenção quando se trata de enviar todos os dados pertinentes para a plataforma. Veja abaixo alguns pontos para observar:

Não conformidades

São muitas informações sobre os funcionários que precisam ser adicionadas ao sistema do eSocial, logo é imprescindível que as empresas fiquem atentas com o não cumprimento de todas as condições definidas pelas leis trabalhistas.

Às vezes, esse tipo de irregularidade acontece por falta de esclarecimento ou de entendimento sobre os deveres e obrigações para com os funcionários, complexidade da legislação e até mesmo sonegação fiscal.

Contratos de estágio

Os contratos de estágio seguem algumas regras e parâmetros um pouco diferentes, e merecem uma atenção especial por parte da empresa. O estagiário precisa ser monitorado por um bom profissional e o seu contrato deve sofrer ajustes ou ser cancelado de acordo com o desenvolvimento desse profissional.

Caso não haja esse tipo de acompanhamento ou essas alterações no contrato do estagiário não ocorram por falta de atenção ou descaso da empresa, a mesma poderá ser processada judicialmente.

RAT, FAP e CNAE passados de forma errada

Outro ponto de muita atenção para as empresas é na hora de transmitir os dados de Riscos Ambientais de Trabalho (RAT), Fator Acidentário de Prevenção (FAP) e Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE). Se essas informações estiverem erradas ou incompletas, a empresa pode ser autuada e penalizada.

Segurança e saúde no trabalho

Por fim, dentre os dados inseridos na plataforma do eSocial e que precisam de atenção por parte das empresas, estão as informações sobre segurança e saúde no trabalho.

Os laudos técnicos precisam seguir certas regras que são pré-definidas pelo Ministério do Trabalho e abrangem um número significativo de documentações, como Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT), Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Quais são as multas do eSocial para quem não cumprir as obrigatoriedades?

As empresas que não fornecem as informações obrigatórias no eSocial dentro do prazo exigido pelo governo estão sujeitas a multas e penalidades. Veja abaixo quais são:

Não informar a admissão de funcionários até o final do dia antecedente ao início de trabalho: de R$ 3 mil por trabalhador não registrado, podendo dobrar em caso de reincidência. No caso de micro e pequenas empresas, o valor é de R$ 800 por funcionário não registrado;
Não informar o afastamento temporário de colaborador: de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
Não realizar exames ocupacionais e não enviar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): de R$ 402,53 a R$ 4.025,55 por exame não enviado;
Não atualizar as informações cadastrais e de contrato: R$ 600 por cadastro desatualizado;
Não transmitir a Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) em até um dia útil (ou imediatamente, em caso de óbito): valor variável entre o limite mínimo e máximo de contribuição ao INSS
Não informar férias do colaborador: R$ 170 por férias não comunicadas;
Não fazer o depósito do FGTS, deixar de computar parcela de remuneração ou efetuar após notificação: de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado;
Não informar as informações sobre a folha de pagamento dos empregados até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado: a partir de R$ 1.812,87;
Deixar de transmitir o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
Deixar de enviar ou entregar fora do prazo as informações da RAIS: valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$106,40 por bimestre de atraso. O máximo pode chegar a R$ 42.564.

Quais as vantagens e desvantagens do eSocial?

Como a ideia do eSocial é atuar como um tipo de facilitador, sua implementação trouxe várias vantagens para as empresas. Porém, algumas dificuldades surgiram quando o assunto foi adaptação das rotinas do sistema analógico para o digital.

Vantagens:

Unificação dos dados: coleta e envio dos dados dos trabalhadores em uma única plataforma, tornando todo o processo burocrático mais prático;
Fiscalização dos direitos trabalhistas: como os dados e informações sobre o trabalhador ficam registrados em uma única plataforma, torna-se mais seguro e fácil para o governo monitorar o cumprimento dos direitos trabalhistas.
Menos burocracia: com o sistema do eSocial, a necessidade de preenchimento de formulários se torna dispensável, já que todas essas informações estão na plataforma.

Desvantagens:

Transição do analógico para o digital: muitas empresas no Brasil estavam acostumadas e estruturadas para realizarem todos esses processos trabalhistas com uma gestão analógica. Então, migrar para um sistema totalmente digital pode ser um desafio.
Ajustes e adaptação ao sistema: grandes empresas, mesmo preparadas para usar um sistema digital, podem enfrentar certa dificuldade em realizar adaptações em seus cronogramas de envios e prazos do eSocial. Como existe uma data limite para a entrega de dados informações, as empresas maiores precisam de organização para garantir que os prazos serão cumpridos e que não precisam arcar com multas por atraso.

Agora, ficou um pouco mais claro o que é o eSocial, como ele funciona e como essa plataforma é uma ferramenta importante para o cumprimento dos direitos trabalhistas e organização das empresas?

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