Como emitir Nota Fiscal em São Paulo

Hoje, felizmente, a maioria das empresas já está adaptada à emissão de nota fiscal eletrônica para produtos e serviços.

O processo é vantajoso porque é mais rápido, reduz custos com impressões e aumenta a confiabilidade nas notas fiscais, além de agilizar sua emissão e permitir a integração com o departamento financeiro da empresa.

Para entender como isso funciona, é só conferir nosso passo a passo como emitir nota fiscal em São Paulo. Siga a leitura e simplifique os processos do seu negócio!

O que você vai ver aqui:

• O que é a Nota Fiscal Eletrônica de São Paulo?
• Quem deve emitir nota fiscal em São Paulo?
• Qual nota fiscal emitir em São Paulo de acordo com seu negócio?
• Como emitir a nota fiscal eletrônica de São Paulo?
• Como emitir nota fiscal com a Conta Azul?

O que é a Nota Fiscal Eletrônica de São Paulo?

A nota fiscal eletrônica (ou NF-e) chegou para substituir a tradicional NF impressa em papel, economizando assim recursos naturais e financeiros e até espaço físico nas empresas, já que seu armazenamento é apenas digital.

A NF-e continua sendo, assim como a sua antiga versão impressa, um documento fiscal que regulariza a venda de produtos ou a prestação de serviços, legitimando e autenticando as transações comerciais.

No caso da nota fiscal eletrônica de São Paulo, o documento serve para transações comerciais realizadas dentro da capital paulista.

Quem deve emitir nota fiscal em São Paulo?

Todas as empresas que comercializam produtos e serviços em território nacional devem emitir notas fiscais para garantir o controle tributário.

No entanto, há algumas exceções — como no caso do MEI, que não tem obrigação de emitir nota fiscal para pessoa física, apenas para pessoa jurídica.

Da mesma forma, o documento é opcional para autônomos que não possuem CNPJ e prestam serviços para pessoas físicas.

Em São Paulo, a Secretaria da Fazenda divulga a lista de atividades que exigem a emissão de NF-e, conforme a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).

Qual nota fiscal emitir em São Paulo de acordo com seu negócio?

Para entender como emitir nota fiscal em São Paulo, você precisa conhecer os tipos de documentos existentes e quais se adequam ao seu negócio.

Basicamente, existem três principais tipos de nota fiscal:

1. Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e)

É o documento eletrônico emitido por empresas que comercializam produtos físicos, por meio da Secretaria da Fazenda de cada estado. Ela está relacionada ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

2. Nota fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Documento eletrônico emitido por prestadores de serviços, por meio da prefeitura ou do novo sistema nacional, relacionado ao Imposto sobre Serviços (ISS).

3. Nota fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Nota do varejo, emitida para o consumidor final. Substituiu o cupom fiscal em todo o país e requer o uso do SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos).

Logo, a emissão de notas fiscais de produtos é de competência do estado, enquanto as notas fiscais de serviços são emitidas pela prefeitura de São Paulo — a não ser no caso dos MEIs, que precisam usar o sistema nacional padronizado para a emissão de NFS-e desde o dia 01/09/2023.

Em todos os casos, o processo já pode ser realizado pela internet: basta possuir uma Senha Web ou certificado digital e obter acesso aos sistemas do governo.

Como emitir a nota fiscal eletrônica de São Paulo?

Antes de tudo, a empresa precisa possuir o certificado digital no padrão ICP-Brasil, que serve para validar sua identidade online. Depois, é preciso fazer o cadastro na SEFAZ-SP ou na prefeitura, dependendo do tipo de nota que você precisa emitir. 

Nota fiscal de produto (NF-e)

O primeiro passo para emitir a nota fiscal eletrônica de produto em São Paulo é fazer o  cadastro na Secretaria da Fazenda de São Paulo (SEFAZ-SP).

Esse processo é feito seguindo os passos abaixo:

1. Para entrar no sistema da SEFAZ-SP, utilize o mesmo usuário e a mesma senha de contribuinte que você já usa para acessar os serviços do Posto Fiscal Eletrônico (PFE);
2. Quando entrar no sistema, selecione o seu estabelecimento e complete, corrija ou atualize as informações pré-cadastradas que vão aparecer na tela;
3. Completada esta etapa, seu estabelecimento já estará autorizado a emitir a NF-e;
4. A SEFAZ-SP recomenda realizar testes de emissão de notas fiscais antes de solicitar seu credenciamento no ambiente de produção;
5. Depois de ter realizado os testes e conferido que está tudo certinho, clique em “Credenciamento para emissão de NF-e em produção” e aguarde o credenciamento ser publicado no Diário Oficial do Estado.
6. O certificado digital utilizado na nota fiscal eletrônica de São Paulo precisa conter o CNPJ do estabelecimento ou da matriz da empresa;
7. O empreendedor pode optar por utilizar um software de gestão financeira que emita notas fiscais eletrônicas, como a Conta Azul, ou usar o sistema disponibilizado pelo Sebrae.

Além dos passos acima, as condições para emitir nota fiscal de produtos (NF-e) no Estado de São Paulo podem ser consultadas na Portaria CAT 162/2008.

Como é um processo mais complexo, de competência estadual, e que depende das operações de cada empresa, focaremos este artigo na emissão de notas fiscais de serviços.

Nota fiscal de serviço (NFS-e)

Felizmente, emitir nota fiscal eletrônica de serviços em São Paulo é um processo bastante simples! Montamos um passo a passo bem didático para ajudar sua empresa. Confira:

1. Faça seu cadastro na prefeitura

Antes de mais nada, é preciso cadastrar o seu negócio na prefeitura da cidade de São Paulo.

No caso das empresas de pequeno, médio e grande porte, é preciso adquirir um certificado digital (como o e-CNJP) e solicitar o desbloqueio da senha na Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico.

Já os MEIs e pessoas físicas devem possuir registro no CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários) com um código de serviço válido e solicitar o desbloqueio da Senha Web.

2. Acesse o sistema da nota fiscal

Depois de obter sua senha, você já pode acessar o site da Nota do Milhão e clicar em “Acessar o sistema”.

Há também a opção de acessar o ambiente pelo celular, baixando os aplicativos disponíveis da Play Store (para sistemas Android) ou na App Store (para sistemas iOS).

Então, é só preencher seu CPF ou CNPJ e a senha ou escolher a opção de Certificado Digital logo acima dos campos principais.

ATENÇÃO: mudanças para o MEI

Porém, para os MEIs, essa etapa mudou desde o dia 1º de setembro de 2023. Agora, quem é Microempreendedor Individual e presta serviços para pessoas jurídicas, tem que realizar a emissão de NFS-e no Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica em vez de usar os sistemas das prefeituras.

Essa mudança, que tem como objetivo diminuir a burocracia e padronizar as informações em todo o país, entrou em vigor com a Resolução nº 169/2022 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN). Desde o começo de 2023, no entanto, o sistema nacional já estava disponível e seu uso era opcional.

Para usar o sistema nacional, é necessário fazer um cadastro no emissor web e criar uma senha de acesso. Depois, o processo é muito semelhante ao do sistema da cidade de São Paulo, que explicaremos mais detalhadamente abaixo.

3. Escolha a opção para emitir a nota fiscal

Voltando ao sistema municipal de emissão de nota fiscal eletrônica de São Paulo, ou “Nota do Milhão”: na página inicial, você terá diversas opções no menu lateral, como configurar seu perfil, verificar a opção do Simples Nacional, acessar guias de pagamento, entre outras funções.

Para emitir sua nota fiscal, basta escolher a opção “Emissão de NFS-e”.

4. Preencha todos os dados da NFS-e

O primeiro dado que você deve preencher na sua NFS-e é o CPF ou CNPJ do tomador de serviços. 

Na página seguinte, é provável que os dados da empresa destinatária sejam preenchidos automaticamente — caso contrário, basta inserir as informações de razão social, endereço, e-mail etc.

Depois, você deverá preencher os campos obrigatórios, como a descrição dos serviços, valor total da nota, data de vencimento, entre outros (dependendo da sua atividade).

É comum que o campo “Discriminação dos serviços” seja utilizado para especificações do serviço ou dados bancários do prestador.

5. Confira os dados e emita sua nota

Com todos os campos obrigatórios preenchidos, revise as informações da nota.

Vale ressaltar que o campo “ISS retido pelo tomador?” é preenchido automaticamente de acordo com seu código de atividade; e que o campo “Substituição de RPS por NFS-e” deve ser usado por quem emite recibos provisórios.

Se tudo estiver correto, é só clicar em “Emitir” para visualizar sua NFS-e pronta e enviar para quem quiser.

Como emitir nota fiscal com a Conta Azul?

Agora que você sabe como emitir nota fiscal em São Paulo, vai gostar de conhecer a funcionalidade da Conta Azul que agiliza esse processo.

Nosso sistema ERP consegue emitir notas fiscais eletrônicas para produtos e serviços com muito mais rapidez e praticidade, além de  oferecer integração com o controle financeiro da empresa.

O emissor de nota fiscal eletrônica da Conta Azul é melhor do que os sistemas gratuitos, porque automatiza e centraliza as rotinas da sua empresa em um só lugar.

Com ele, é possível gerar as notas fiscais a partir dos dados cadastrados no sistema e integrar os dados com as vendas, contas a receber e fluxo de caixa automaticamente, sem precisar repetir os dados.

Além disso, todos os processos são conectados à sua contabilidade, facilitando o acesso do contador aos documentos fiscais.

Assim, você garante a regularidade da sua empresa junto ao governo e organiza suas finanças sem perder tempo com burocracia.