Nota Fiscal Eletrônica: O que é, como emitir e tipos

Fazer a nota à mão é uma rotina que já ficou ultrapassada. Notas fiscais eletrônicas facilitam a vida do empreendedor, pois são mais fáceis de fazer e armazenar e menos passíveis de erro. Porém, é preciso saber preenchê-las corretamente e conhecer os diferentes tipos.

A falta dessa informação pode induzir ao erro ou atraso nas operações, assim como o desconhecimento sobre processos de emissão, softwares, autorizações do governo e mudanças constantes na legislação e modelos de documentos. No entanto, não é muito difícil aprender sobre elas.

Você pode aprender os principais tipos de nota fiscal eletrônica, como emiti-las e por que esse documento é tão importante para a empresa no texto abaixo. Faça uma boa leitura!

O que é a nota fiscal eletrônica e para que ela serve?

A nota fiscal é um documento com validade jurídica que serve para registrar uma venda de produto ou prestação de serviço. 

A emissão é obrigatória em qualquer transação, porque é a partir dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas — do contrário, a responsável pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos. 

Para o empreendedor, a nota fiscal facilita o controle de entrada e saída, dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para requisição de garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda). 

Por isso, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a credibilidade das empresas no mercado. Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica, muito mais prática e eficiente.

A emissão no ambiente digital trouxe muitas vantagens, entre elas a diminuição de erros de preenchimento – como letras não legíveis ou com leitura dúbia e esquecimento de alguns campos. No envio, que atualmente pode ser feito por e-mail, também podia-se enfrentar perda de documentos.

Confira a funcionalidade de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas da CA Pro!

Conheça os principais tipos de nota fiscal eletrônica 

Atualmente, existem cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servindo para substituir a versão física de determinados documentos. Além dessas,  há outros tipos de documentos fiscais específicos para certas operações e segmentos, que você pode conferir neste post

Outro modelo interessante de conhecer é a nota fiscal de importação. Diferente das demais, ela é emitida por quem compra mercadorias de fora para revender no Brasil, e não por quem vende.

Abaixo, confira os principais tipos de nota fiscal eletrônica:

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum, voltada às empresas do comércio. Ela foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Logo, a emissão é obrigatória em qualquer venda de produtos que precisam pagar ICMS, inclusive os digitais.

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.

2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota digital que registra a prestação de serviços. Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Na maioria dos municípios, a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida automaticamente em plataformas de emissão integradas ao sistema da prefeitura.

No caso de indisponibilidade do sistema ou qualquer impedimento, a empresa de serviços pode utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo em NFS-e junto à prefeitura no prazo estipulado (geralmente, cerca de 10 dias).

Esse recibo serve como um documento fiscal temporário e também é utilizado por empresas com alto volume de transações e restrições de conectividade — nesse caso, elas enviam lotes de RPS periódicos para conversão em NFS-e. 

A nota fiscal de serviços eletrônica também tem algumas particularidades, como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura. Além disso, vale lembrar que cada NFS-e refere-se a um tipo específico de serviço. 

É importante mencionar também a NFS-e Nacional, um novo modelo padronizado das Notas Fiscais de Serviço. Essa proposta do governo tem como objetivo facilitar a emissão de notas de serviço e a fiscalização por parte da Receita.

É uma solução parecida com a Nota Fiscal Eletrônica e visa unificar como é feito processo de emissão em todo país. Ainda, ela agiliza a rotina do empreendedor ao permitir emissão pelo celular. 

3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. Ele foi criado para substituir diversos documentos fiscais exigidos para prestar esse tipo de serviço (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Além disso, o CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos realmente transportados por cada veículo.

A validade dele é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.

4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final.

Ela foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2, além de oferecer uma alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel usados no varejo.

Dessa forma, a NFC-e reduz custos de obrigações acessórias aos contribuintes e aprimora o controle fiscal. A principal função é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da transação.

Em São Paulo, também é utilizado o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59), com o mesmo propósito da NFC-e. 

5. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas.

Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns. 

A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). 

Um fato interessante para MEIs é que, para pessoas físicas, a emissão de notas como essas são dispensadas. Além disso, recentemente o microempreendedor foi dispensado da obrigação de usar certificado digital para emitir esse documento. Leia o nosso conteúdo sobre como emitir nota fiscal MEI para saber tudo sobre o tema!

Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica 

São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade. É uma oportunidade de eliminar desperdícios de tempo e dinheiro.

Confira os principais benefícios de emitir notas fiscais eletrônicas:

Redução de gastos

Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos significativa para a empresa.

Com os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, além de poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.

Lembrando que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador — daí a vantagem de ter tudo digitalizado.

Ganho de produtividade

A NF-e também contribui para aumentar a produtividade da equipe e agilizar os processos na empresa. Afinal, é muito mais rápido emitir os documentos por meio dos sistemas de emissão de notas fiscais.

Além disso, os colaboradores não precisam preencher cada nota fiscal do zero, pois a própria plataforma memoriza os dados dos clientes recorrentes e possui funções de preenchimento automático. 

Com o cadastro prévio de clientes, produtos e serviços, a empresa agiliza a emissão de documentos fiscais e ganha tempo para as tarefas mais importantes do negócio. 

Melhor controle fiscal e financeiro

Outro benefício da NF-e é facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos.

Basta uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados que ficam disponíveis online e podem ser acessados a qualquer hora e lugar.

Aumento da confiança 

Confiança é a base das relações entre empresas e consumidores, e a nota fiscal eletrônica contribui com a transparência nas transações.

Além de facilitar o trabalho do Fisco e reduzir a sonegação de impostos, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios. 

Vender para clientes distantes

Com a digitalização dos processos, fica mais fácil alcançar clientes de outras cidades, estados e até países. Antigamente, podia-se enviar notas fiscais físicas por correio, mas havia demora, chances de extravio ou de danos ao documento ao passar por tantas mãos.

Redução de erros

O preenchimento automático de campos, os alertas para informações faltantes ou erradas e diversas outras características dos formulários digitais de nota fiscal são grandes recursos contra erros. Não há rasuras, letras ilegíveis ou campos em branco.

5 passos para emitir a nota fiscal eletrônica 

Agora que você sabe tudo sobre nota fiscal eletrônica, só falta aprender a emitir o documento. Confira nosso passo a passo completo para empreendedores não enfrentarem problemas no meio digital.

1. Descubra qual tipo de nota que será emitido

Como vimos, podem ser usados vários tipos de nota fiscal eletrônica, dependendo da operação que precisa ser formalizada. 

Basicamente, as notas podem ser de:

• Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.
• Serviço: para prestação de serviços;
• Consumidor: no caso de venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

Por isso, o primeiro passo é identificar qual (ou quais) dessas notas a empresa deve emitir com base nas atividades exercidas.

2. Adquira um certificado digital

Para que as notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, o empreendedor vai precisar de um certificado digital. Ele funciona como uma assinatura para pessoas jurídicas que permite a realização de transações online com garantia de autenticidade.

Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil. Em 2021, o Governo lançou a assinatura digital gratuita para alguns grupos de pessoas.

No site da ICP-Brasil, é possível encontrar uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar o certificado digital. Na maioria, o dono do negócio encontrará o documento na seção para empresas com o termo “NF-e” na nomenclatura, ou poderá optar pelo e-CNPJ.

A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário, ou seja, não é necessário compartilhar o e-CNPJ e senha da empresa (o que não é recomendado).

Também poderá escolher entre os tipos A3 — comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) e usado em apenas um computador por vez — e A1 — arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo.

Nos dois casos, será necessário comparecer a uma Autoridade de Registro (AR) para que as informações sejam conferidas e validadas.

3. Faça o cadastro fiscal junto ao governo

Para começar a emitir notas fiscais, será preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização do órgão responsável.

Veja como funciona para empresas de comércio e serviços:

Credenciamento de empresas de comércio

Se possui uma empresa de comércio, terá que realizar o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do estado para emitir notas fiscais.

Esse procedimento varia de acordo com cada localidade e, por isso, é indicado procurar um contador para ajudar com a legislação local. Isso vai garantir que tudo seja feito nos conformes, proporcionando mais segurança para o negócio. 

Lembrando que o órgão responsável pode demorar até 15 dias para fornecer a autorização para emissão de NF-e.

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

Se tem uma empresa de serviços, terá que fazer o cadastramento junto à prefeitura para emitir a NFS-e.

Pelo site da prefeitura da cidade, é possível preencher um formulário de credenciamento que emitirá um protocolo para comparecimento.

Será necessário apresentar os seguintes documentos:

• Protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso;
• Via original do CPF;
• Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

O formulário será analisado com os documentos e, caso esteja tudo correto, a senha será desbloqueada e um aviso será enviado por e-mail, liberando o acesso ao sistema de geração de notas.

4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo é escolher uma plataforma emissora de nota fiscal eletrônica.

Tanto no caso da NF-e quanto no caso da NFS-e, o empreendedor tem duas opções:

• Usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
• Usar um emissor próprio integrado ao sistema do governo.

O problema é que os emissores do governo não são integrados ao sistema de gestão da empresa e possuem diversas limitações, como a necessidade de redigitar dados e dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais. 

Além disso, não é muito seguro armazenar as notas fiscais no próprio computador, pois os arquivos podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou até vazados em caso de incidentes cibernéticos.

Felizmente, existem vários sistemas gestores no mercado que emitem NF-e e NFS-e a custos reduzidos e proporcionam muitas vantagens ao dono do negócio. Aproveite e confira nosso guia completo para escolher o emissor de nota fiscal eletrônica. 

5. Comece a emitir as notas fiscais

Com autorização do governo, certificado digital e um emissor, você já pode começar a emitir notas fiscais eletrônicas. 

No primeiro contato com o sistema, lembre-se de verificar se todos os dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.

Se estiver utilizando uma plataforma própria como a Conta Azul Pro, será muito mais fácil, pois as notas já vem preenchidas com dados cadastrados no sistema e acionam automaticamente os fluxos de venda e contas a receber.

O emissor de nota fiscal eletrônica ideal para a sua empresa é a CA Pro

O empreendedor pode emitir as notas fiscais eletrônicas com facilidade pela plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro. Ela emite automaticamente as notas fiscais para cada venda realizada e a envia direto para o cliente. Você pode entender melhor como funciona no vídeo abaixo:

Todos os dados são computados nas outras operações administrativas e relatórios em geral. Na verdade, é possível facilitar diversas áreas da empresa, por benefícios como:

• Monitoramento das vendas e do estoque em tempo real, com notificações de quando os itens atingirem as quantidades mínimas que forem programadas;
• Emissão descomplicada de boletos de cobrança, links de pagamento, notas fiscais, relatórios em geral, ordens de serviço, etc. Além do envio em tempo real de tudo isso ao contador, sem a necessidade de malotes;
• Simplificação ou automatização das conciliações bancária, de venda e tributárias, conforme a preferência do empreendedor;
• Cadastro de clientes, fornecedores, transportadoras, parceiros, colaboradores, produtos, serviços e todas as peças que fazem parte da engenharia do sucesso do negócio;
• Integração com o App Conta Azul de Bolso, aplicativo gratuito que permite você, pelo celular, acompanhar as vendas, o estoque e o fluxo de caixa;
• E muito mais!