E se a implantação de controles financeiros for mais fácil?

Às vezes, gerenciar receitas e despesas parece um desafio maior do que realmente é. Você tem consciência de que sua empresa se beneficiaria com a implantação de controles financeiros, mas não consegue colocá-los em prática? Então, como mudar essa realidade? A boa notícia é que cuidar do dinheiro do negócio não precisa ser tão complicado.

Os segredos da implantação de controles financeiros

Pequenos empresários, muitas vezes, estão sozinhos à frente da gestão e tentam se dividir entre atividades operacionais e administrativas. Como tempo é artigo de luxo nesse porte de negócio, se há uma tarefa a priorizar, dificilmente será a do controle financeiro. Afinal, lidar com os números sempre parece menos atraente do que se dedicar à produção, às vendas ou à prestação de serviços.

Se você se vê diante desse impasse, há duas certezas: primeiro, que não é o único com esse problema; segundo, que tudo pode ficar mais fácil.

Quando devo pensar em controle financeiro?

Hoje mesmo - isso se você esqueceu dessa lição na fase de planejamento do negócio. Afinal, o momento ideal, como define o consultor financeiro Bernardo Baggio, é no início das operações. Mas se perdeu a chance, melhor começar agora, lembrando do famoso ditado: “Antes tarde do que nunca”.

Conforme Baggio, depois de tirar sua ideia do papel, o empreendedor pode perceber que aquilo que previu sobre estrutura física e formação de preços, por exemplo, não se confirmou na prática - e a primeira providência é implantar meios de controle financeiro.

A solução se aplica a todas as fases do negócio, pois só através de uma gestão rígida será possível identificar a realidade financeira da empresa, ver onde está gastando mais do que deveria ou no que está gastando mal.

Agora que sabe que é você quem faz a hora do controle financeiro, precisa partir para a ação e identificar como colocá-lo em prática efetivamente.

Por onde devo começar?

Se você não tem controle nenhum sobre as finanças, vale começar pelo básico: com caneta e papel na mão, anote todo tipo de receita e despesa relacionada ao negócio, iniciando pela mais básica. Mesmo que você pense que um determinado gasto seja irrisório quando analisado individualmente, vai se surpreender com o volume final no fim do mês - e quanto representa esse valor que antes nem entrava na conta.

Quando os números saltarem aos olhos, você saberá quanto entra de dinheiro no caixa da empresa e por onde entra, e perceberá como e no que está gastando. É com esse tipo de informação que ajustes estratégicos na gestão podem ser melhor definidos.

Mas se a ideia de anotar tudo manualmente parece entediante e ultrapassada, além de tomar um tempo que você não tem, saiba que o controle financeiro pode ser bem mais prático e rápido.

Preciso de algo mais simples: o que faço?

Admitida a importância e a necessidade da implantação de controles financeiros, você deu o primeiro passo. Mas essa prática não pode se tornar outro problema na sua rotina.

Um jeito mais fácil de monitorar receitas e despesas está na adoção de um sistema integrado de gestão. Atualmente, há no mercado soluções que permitem o acesso via dispositivos móveis, pois tudo funciona de forma online, com armazenamento das informações na nuvem. O software da ContaAzul é um exemplo: para visualizar ou atualizar, bastam breves cliques - ou toques na tela do smartphone ou tablet.

Se à primeira vista esse tipo de sistema parece um novo custo com o qual você não pode ou não quer arcar, a dica de Baggio é lembrar que só com o controle você será capaz de melhorar os resultados financeiros da empresa, já que ele dará o embasamento necessário para a tomada de decisões que vão guiar os próximos passos do negócio.

A mesma regra se aplica ao trabalho do contador. Realizar reuniões periódicas, abastecer o profissional com informações reais sobre a situação contábil e seguir suas orientações pode fazer a diferença, sendo o que faltava para você efetivamente cuidar melhor do dinheiro da empresa.

Outros gargalos no controle

É verdade que o controle financeiro parece mais fácil para algumas empresas do que para outras, mas raramente isso está ligado às atividades do negócio. O problema costuma estar na atitude (ou falta dela) por parte do próprio empreendedor. Veja quatro comportamentos nocivos que podem estar atrapalhando a gestão do dinheiro:

1. Desconhecimento

Você pode ter vontade de fazer acontecer, dedicar-se ao faturamento, mas ignorar que não é só dele que depende o lucro da empresa. Baggio relata já ter visto empreendedores empolgados com as vendas, sem entender como não geravam retorno financeiro. Ao implantar o controle, veio o diagnóstico: preços baixos demais resultavam uma margem de lucro que mal cobria as despesas.

2. Negligência

Seu negócio tem um custo, o qual você subestima e acha que se resume a um telefone celular e o aluguel de uma sala. Mas e o combustível diário não entra na conta? Esse perfil também costuma misturar as finanças pessoais com empresariais. “Fecha um negócio, entra o dinheiro no caixa, aí já sai para jantar e paga com aquele valor”, conta Baggio.

3. Medo

Por vezes, a dificuldade ou mesmo negativa em implantar o controle financeiro pode estar relacionada a um autoengano: prefere desconsiderar a importância da gestão por medo do que viria depois, como a necessidade de enfrentar problemas ou até desistir do próprio negócio. “Como não tem como discutir com os números, procura não ver para não precisar enxergar a realidade”, afirma.

4. Excesso de confiança

Há ainda quem se engane pelos resultados positivos. Como o negócio se mostra muito lucrativo, mesmo com o descontrole financeiro, acredita estar fazendo tudo certo. Se você se identifica com a situação, questione seu excesso de confiança: você pode estar deixando de ganhar ainda mais dinheiro e perdendo oportunidades de crescimento.

Considerações finais

Ao longo deste artigo, você entendeu qual é a importância da implantação de controle financeiros e acompanhou dicas para levar essa estratégia para a sua empresa. Como recomendação final, pense em estabelecer rotinas, quem sabe criando um calendário com as principais ações de monitoramento do dinheiro do negócio.

Contar com as facilidades de um sistema online e com o auxílio qualificado de um contador são etapas importantes, mas não é permitido ao empreendedor abrir mão do seu papel. Por isso, se mantenha informado e presente na gestão financeira da empresa.

Para finalizar, relembre alguns dos passos essenciais nessa jornada:

• Implante métodos de controle e siga-os com disciplina
• Conte com as facilidades de um sistema de gestão
• Crie rotinas diárias, semanais e mensais para monitorar os números
• Use as informações obtidas para dar rumos ao negócio
• Não esqueça do suporte especializado do seu contador
• Estude e se atualize sobre boas práticas em gestão financeira.

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