É possível trocar o escritório de contabilidade?

As contas não batem, há gargalos de dinheiro e os relatórios estão irregulares. É possível que a empresa esteja em uma crise financeira ou  só é preciso melhorar as decisões administrativas e dar mais atenção ao fechamento de caixa? E se o problema for o escritório de contabilidade?

Muitos empreendedores têm desconhecimento ou insegurança sobre os processos financeiros. Por isso, não conseguem entender os erros dos contadores e quando a taxa de acerto está muito abaixo do esperado.

Por isso, convidamos você a reavaliar o trabalho do escritório de contabilidade contratado. É importante lembrar a importância dessa operação, assim como conhecer os sinais de que está na hora de trocá-lo. Descubra abaixo quando e como fazer essa mudança.

Confira os tópicos:

• Entenda o papel do escritório de contabilidade para o negócio 
• 5 sinais de que chegou a hora de mudar de contador
• Passo a passo para uma troca efetiva
• Escolhendo um novo contador

Entenda o papel do escritório de contabilidade para o negócio 

Com exceção dos MEIs, toda empresa é obrigada a ter um contador. Essa obrigatoriedade e a natureza das operações fazem com que muitos empreendedores entendam que esse profissional é um “mal necessário”. Mas contar com ele vai além de uma obrigação jurídica.

Importante: não confunda contabilista com contador.

Operações básicas

Vamos começar com a abertura da empresa. Um contador está acostumado com essa operação e dessa forma, ele pode garantir que o cadastro do negócio seja feito de forma regular, evitando dores de cabeça no futuro.

Agora, pensando nas questões tributárias, a declaração dos impostos é uma operação muito arriscada e erros pequenos podem gerar grandes problemas. Mesmo que seja por causa da burocracia.

Como o contador assina um termo de responsabilidade contábil, mesmo que haja erros nas declarações, não é você quem responde por isso. O profissional contábil deverá se justificar ou corrigir o erro perante o Fisco.

Por fim, ele está ali para ajudar no controle financeiro do negócio. Cabe ao contador fazer balanços, emitir relatórios e demonstrar como ler todos esses dados. Assim, o empreendedor tem mais domínio sobre as contas e pode tomar decisões administrativas mais eficientes. 

Multiplicando sucessos

Agora, um bom contador vai além do básico. Ele pode fazer muito mais pela empresa do que ficar contando dinheiro. O contador é um parceiro estratégico de alta importância para o avanço e a expansão do negócio.

Com os relatórios em mãos, por conhecimento e experiência, o contador pode ajudar a entender quais são os gargalos de dinheiro da sua empresa. E, ainda, ser propositivo nas soluções para os problemas.

No entanto, o contador não pode ser bombeiro. Não basta trabalhar com prevenção e combate a incêndio das contas. Esse profissional consegue sugerir e orientar investimentos para o desenvolvimento da empresa.

Calcule os riscos

Vamos ensinar mais abaixo como saber se está na hora de trocar de contador. Por isso, é importante entender os riscos que o empreendedor corre se continuar com o profissional errado. E, mesmo que haja uma relação de amizade, é importante ouvir aquele velho (porém sábio) ditado: “Amigos, amigos, negócios à parte!”.

Um erro na escolha do seu profissional pode ocasionar:

• Irregularidade tributária;

• Inadimplência de contas;

• Cair na malha fina;

• Atrasar o avanço do seu negócio;

• Pagamento de contas além de valores necessários;

• Desorganização de dados e documentos;

• Ser enquadrado no regime tributário errado;

• Tornar-se irregular por não acompanhar os avanços da legislação.

Conheça melhor os conceitos da contabilidade para avaliar o trabalho do contador.

5 sinais de que chegou a hora de mudar de contador 

Se você nunca fez uma sessão de massoterapia, saiba que ela dói. E o que isso tem a ver com mudar de contador? É porque a dor acontece quando mexemos no problema. Se o escritório de contabilidade não quiser enfrentar os próprios erros, então você deve enfrentá-los.

Há 5 sinais de que está mais do que na hora de mudar de contador. Alguns são mais perceptíveis, erros visíveis. Outros dizem respeito à falta de postura do profissional para sair da zona de conforto e aprimorar o serviço.

Conheça abaixo os erros que fazem empreendedores até mesmo questionar se não é melhor fazer a própria contabilidade:

1. Lançamentos manuais

Muitos contadores ainda utilizam livros físicos para a contabilidade. Outros, quando optam por  ferramentas digitais, perdem tempo digitando número por número. E isso serve para qualquer profissional do financeiro.

É possível automatizar os processos de gestão financeira e tributária de qualquer empresa. As plataformas de gestão integrada (ERPs) são bons exemplos de solução para tal tarefa. Elas otimizam e garantem que o contador tenha tempo para atividades mais estratégicas.

2. Perda de documentos

Todo profissional deve saber organizar os próprios documentos. Isso é básico, em qualquer segmento. Agora, em um escritório de contabilidade, a desorganização é um erro muito mais grave, com consequências que podem ser enormes.

Faz parte do trabalho do contador organizar e zelar pelos documentos. Se o profissional contratado estiver perdendo ou permitindo que se danifiquem com frequência, isso resultará em impactos negativos na administração da empresa e na receita tributária.

3. Cobranças recorrentes

Você se pega cobrando que o profissional entregue obrigações a todo momento? Se ele está atrasando as entregas, pode haver três problemas.

1. O empreendedor não está cooperando;

2. A burocracia está mais lenta do que de costume;

3. Está faltando responsabilidade por parte do escritório de contabilidade.

No primeiro caso, lembre-se que todos devem fazer a sua parte, no prazo, para tudo dar certo. No segundo, trocar as ferramentas de gestão ou solicitar ao contador que mude as utilizadas por outras otimizadas, resolve o problema. No terceiro, você já sabe a solução.

4. Erros contínuos

Errar é humano, porém, quando o mesmo erro é cometido continuamente, está na hora de reavaliar o profissional. Ok, isso pode variar conforme a gravidade e as consequências, mas tudo tem um limite.

preendedor ao dar feedback pode ser o menor problema. Erros que resultem em pagamentos indevidos, irregularidade fiscal e enganos na administração da empresa são graves. Se o profissional repete sempre os mesmos, está na hora de trocá-lo.

5. Ferramentas ultrapassadas 

Muitos contadores até hoje usam caneta e papel para tarefas. Não tem problema se for um processo de raciocínio, mas se essa for a plataforma de operações, é o momento de se atualizar.

Também há planilhas eletrônicas sendo lançadas a todo momento. Mas a verdade é que elas sempre chegam a um limite de funcionalidade e é necessário substituí-las.

Contrate contadores vinculados à Conta Azul, pois, ao aderir a um sistema de gestão na nuvem, , eles mostram que estão preocupados em se atualizar, aprimorar e agilizar o trabalho. Conheça 9 motivos para optar por um de nossos contadores parceiros.

Passo a passo para uma troca efetiva

Análise do atual contrato

A primeira etapa é conferir o contrato que você possui com o seu contador ou escritório de contabilidade. É comum haver cláusulas que prevejam multas em caso de rescisão ou exijam um aviso prévio.

Também podem existir outras obrigações que dificultem sua rescisão. No entanto, o contrato pode prever que, em caso de erros cometidos pelo contador, a rescisão possa ser imediata e até com isenção de multa.

Informar ao contador antigo

Seja profissional e comunique de forma oficial a rescisão de contrato ao contador. Priorize meios como e-mail e cartas registradas, para fins legais posteriormente. Nesse informe, solicite o encerramento do contrato junto com a data final da prestação dos serviços.

Termo de transferência de responsabilidade técnica

A formalização dessa troca de escritório de contabilidade é feita através de um termo de transferência de responsabilidade técnica. Normalmente, os responsáveis por preencher são o seu contador atual e o que irá assumir, mas dependerá do formulário desenvolvido. 

Solicitação de documentos

É importante para a sua organização e segurança solicitar todos os documentos, logins e senhas que estão em posse do contador atual. Parte deles podem ser enviados diretamente para o profissional que assumirá a contabilidade da sua empresa.

Escolhendo um novo contador

O processo de escolha de um novo contador deve ser feito com cuidado. Se faltar uma boa lista de opções, temos um buscador de profissionais no site da Conta Azul. Mas, será que todo empreendedor sabe como escolher o melhor?

Um bom critério é saber quais ferramentas o contador usa. E já  adiantamos: as melhores são aquelas que integram com a Conta Azul Pro, a nossa plataforma de gestão integrada. Afinal de contas, ela, entre outras operações:

• Torna automática as conciliações bancárias e tributárias;

• Faz a gestão de compra e venda de mercadorias, insumos e materiais de uso interno;

• Administra o estoque da sua empresa, ainda notificando você quando algo está chegando ao fim;

• Funciona na nuvem, de forma ágil e segura, e integrada ao App Conta Azul de Bolso, aplicativo gratuito para acompanhar vendas e estoques;

• Fluxo de caixa automático e facilitado;

• Emissão de notas fiscais automaticamente;

• Emissão de relatórios com apenas dois cliques, com dados de todos os tipos;

• E muito mais.

Porém, o mais importante para o empreendedor é a integração com plataformas de contadores, o que agiliza todas as operações da contabilidade. A Conta Azul Pro envia automática e rapidamente todos os dados, de forma precisa.

Assim, o profissional contábil consegue usar o resto do tempo de trabalho para prestar serviços mais estratégicos para a empresa. Escute o depoimento de contadores que já usam a ferramenta:

Faça o teste grátis agora e calcule como sua gestão fica melhor com a Conta Azul Pro!

Leia mais:

• Modelo de DRE: O Que É, Como Fazer e Exemplo (+ Planilha Grátis)

• Planilha de fluxo de caixa: baixe grátis e faça o controle financeiro

• Cadastro de Clientes: Modelos, Planilhas e Como Fazer