Documentos fiscais: como organizar

Documentos fiscais: como organizar

Quando se decide abrir uma empresa, a cabeça fica a mil, não é mesmo? São horas e horas concentrado no desenvolvimento do negócio, no desafio de empreender, de ser seu próprio chefe, de administrar funcionários, de criar um produto, uma marca, um sonho.Emita Notas Fiscais de sua empresa dentro de um sistema de gestão para evitar erros A ideia de que também será preciso passar uma parte do tempo tentando entender como manter a empresa em conformidade com a lei normalmente passa longe. Mas essa é a realidade. E é aí que entram os tão temidos documentos fiscais.

Nesse cenário, todo mundo logo aprende que a nota fiscal é o recibo que a empresa emite para o cliente que comprou algum de seus serviços ou produtos, certo? A verdade é que muita gente não sabe bem o que é documento fiscal, o que fazer com ele, por que exatamente ele é emitido, quais tipos existem ou qual é o prazo para guardá-lo. E foi pensando em facilitar um pouco essas respostas que resolvemos reunir, nesse post, algumas informações com base nas dúvidas mais frequentes sobre esses documentos legais e como eles funcionam.

Afinal, quais são esses documentos fiscais?

Os documentos fiscais são:

- Livro de Registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (LRISS)

  • Nota fiscal de prestação de serviços:
  • Série A
  • Série B (simplificada)
  • Série C (avulsa)
  • Nota fiscal de fatura de serviços (série D)
  • Carnê de pagamento
  • Ingresso, entrada, cartela ou pule
  • Cupom fiscal
  • Recibo de Retenção na Fonte (RF)
  • Declaração Mensal de Serviços (DMS)
  • Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF)

De todos os documentos legais, o mais conhecido é, sem dúvida, a nota fiscal. Mas é preciso ressaltar que há mais de um modelo de nota! Para entender melhor, lembre-se de que, como existem dois tipos de impostos, de serviço e de produto, não se pode pagar imposto relativo a produto se o que está oferecendo é um serviço. E vice-versa. Atualmente, usa-se com mais frequência a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que substitui os antigos modelos 1 e 1-A. Em suas versões eletrônicas, a de produtos é a NF-e, enquanto a de serviços é a NFS-e.

Os documentos fiscais são obrigatórios?

De acordo com o Ministério da Fazenda, todas as instituições ou empresas que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir documentos fiscais, ainda que a operação ou prestação seja amparada por imunidade ou seja isenta.

Videolocadoras, locadoras de carro e locadoras de impressoras, por exemplo, são empresas de locação de bens móveis. Já que esse tipo de atividade não é tributado pelo ISS e o ICMS, essas instituições não precisam emitir notas fiscais aos clientes, inclusive não precisando se inscrever no Cadastro Fiscal do DF (CF/DF), a não ser que executem alguma outra atividade tributável.

Qual é o prazo para guardar documentos fiscais?

As notas fiscais e os documentos legais necessários para a declaração de impostos deverão ser guardados por, no mínimo, 5 anos. Esses documentos podem incluir desde notas fiscais até comunicados de aviso prévio, depósitos do FGTS, folhas de pagamento e muitos outros. Pela complexidade da análise e diversidade de tipos, na hora de organizar seu livro fiscal é recomendável contar com o auxílio de um contador, a fim de garantir que tudo seja feito conforme a lei.

Os 5 anos de prazo são contados da seguinte forma:

- Desde o dia seguinte à prestação de serviço ou à venda do produto para as notas fiscais de serviços e outros documentos relativos ao imposto;

- Desde a data do encerramento do livro fiscal;

- Até a decisão definitiva, quando se tratar de prestação de serviços no caso de processos em andamento.

Documentos eletrônicos têm a mesma dinâmica?

Depois da introdução da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), muitos empresários ficaram com receio da fiscalização do governo. Mas quem sempre trabalhou de forma lícita não tem com o que se preocupar, porque, por mais que haja um período de adaptação por se tratar de um sistema novo, a maior mudança é que algumas coisas simplesmente se tornaram muito mais ágeis.

Com a NF-e, as empresas não precisam mais de um espaço físico para guardar tanto papel. Isso sem contar que o armazenamento digital dos documentos fiscais é muito mais seguro e prático! Assim, o processo de consulta às notas ficou muito mais dinâmico. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) pode ser impresso em um papel qualquer e não há mais a necessidade de manter um caderno de notas.

Quanto ao armazenamento da NF-e, a regra é que tanto o emitente como o destinatário precisam guardá-las em um arquivo digital pelo mesmo prazo estabelecido por lei discutido anteriormente. A maneira de arquivá-las é salvando o arquivo XML da nota com uma assinatura digital da empresa e sua respectiva autorização de uso da assinatura.

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