Marcio Roberto Andrade
Quando se decide abrir uma empresa, a cabeça fica a mil, não é mesmo? São horas e horas concentrado no desenvolvimento do negócio, no desafio de empreender, de ser seu próprio chefe, de administrar funcionários, de criar um produto, uma marca, um sonho.
A ideia de que também será preciso passar uma parte do tempo tentando entender como manter a empresa em conformidade com a lei normalmente passa longe. Mas essa é a realidade. E é aí que entram os tão temidos documentos fiscais.
Nesse cenário, todo mundo logo aprende que a nota fiscal é o recibo que a empresa emite para o cliente que comprou algum de seus serviços ou produtos, certo? A verdade é que muita gente não sabe bem o que é documento fiscal, o que fazer com ele, por que exatamente ele é emitido, quais tipos existem ou qual é o prazo para guardá-lo. E foi pensando em facilitar um pouco essas respostas que resolvemos reunir, nesse post, algumas informações com base nas dúvidas mais frequentes sobre esses documentos legais e como eles funcionam.
Afinal, quais são esses documentos fiscais?
Os documentos fiscais são:
- Livro de Registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (LRISS)
- Nota fiscal de prestação de serviços:
- Série A
- Série B (simplificada)
- Série C (avulsa)
- Nota fiscal de fatura de serviços (série D)
- Carnê de pagamento
- Ingresso, entrada, cartela ou pule
- Cupom fiscal
- Recibo de Retenção na Fonte (RF)
- Declaração Mensal de Serviços (DMS)
- Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF)
De todos os documentos legais, o mais conhecido é, sem dúvida, a nota fiscal. Mas é preciso ressaltar que há mais de um modelo de nota! Para entender melhor, lembre-se de que, como existem dois tipos de impostos, de serviço e de produto, não se pode pagar imposto relativo a produto se o que está oferecendo é um serviço. E vice-versa. Atualmente, usa-se com mais frequência a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que substitui os antigos modelos 1 e 1-A. Em suas versões eletrônicas, a de produtos é a NF-e, enquanto a de serviços é a NFS-e.
Os documentos fiscais são obrigatórios?
De acordo com o Ministério da Fazenda, todas as instituições ou empresas que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir documentos fiscais, ainda que a operação ou prestação seja amparada por imunidade ou seja isenta.
Videolocadoras, locadoras de carro e locadoras de impressoras, por exemplo, são empresas de locação de bens móveis. Já que esse tipo de atividade não é tributado pelo ISS e o ICMS, essas instituições não precisam emitir notas fiscais aos clientes, inclusive não precisando se inscrever no Cadastro Fiscal do DF (CF/DF), a não ser que executem alguma outra atividade tributável.
Qual é o prazo para guardar documentos fiscais?
As notas fiscais e os documentos legais necessários para a declaração de impostos deverão ser guardados por, no mínimo, 5 anos. Esses documentos podem incluir desde notas fiscais até comunicados de aviso prévio, depósitos do FGTS, folhas de pagamento e muitos outros. Pela complexidade da análise e diversidade de tipos, na hora de organizar seu livro fiscal é recomendável contar com o auxílio de um contador, a fim de garantir que tudo seja feito conforme a lei.
Os 5 anos de prazo são contados da seguinte forma:
- Desde o dia seguinte à prestação de serviço ou à venda do produto para as notas fiscais de serviços e outros documentos relativos ao imposto;
- Desde a data do encerramento do livro fiscal;
- Até a decisão definitiva, quando se tratar de prestação de serviços no caso de processos em andamento.
Documentos eletrônicos têm a mesma dinâmica?
Depois da introdução da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), muitos empresários ficaram com receio da fiscalização do governo. Mas quem sempre trabalhou de forma lícita não tem com o que se preocupar, porque, por mais que haja um período de adaptação por se tratar de um sistema novo, a maior mudança é que algumas coisas simplesmente se tornaram muito mais ágeis.
Com a NF-e, as empresas não precisam mais de um espaço físico para guardar tanto papel. Isso sem contar que o armazenamento digital dos documentos fiscais é muito mais seguro e prático! Assim, o processo de consulta às notas ficou muito mais dinâmico. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) pode ser impresso em um papel qualquer e não há mais a necessidade de manter um caderno de notas.
Quanto ao armazenamento da NF-e, a regra é que tanto o emitente como o destinatário precisam guardá-las em um arquivo digital pelo mesmo prazo estabelecido por lei discutido anteriormente. A maneira de arquivá-las é salvando o arquivo XML da nota com uma assinatura digital da empresa e sua respectiva autorização de uso da assinatura.
Pronto para examinar quais tipos de notas fiscais sua empresa precisa emitir e planejar sua gestão fiscal? Com o auxílio de um bom especialista contábil, você vai ver que é muito mais simples do que imagina! Agora baixe o nosso Guia de Nota Fiscal para ficar por dentro de todos os detalhes!
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