O que é documento fiscal, quais os tipos e como emitir

Se a sua empresa realizou alguma compra, transação de venda, circulação de mercadorias ou de serviços, é através de documentos fiscais que você poderá comprová-los ao governo, afinal de contas, segundo o Ministério da Fazenda, todas as empresas que efetuam operações tributáveis devem emitir esses documentos.

Por isso, é fundamental que os empreendedores sigam todas as exigências do fisco, desde a emissão até a guarda dos documentos fiscais. Além disso, também é necessário entender bem sobre quais são os tipos de documentos fiscais e como emiti-los.

Se você empreende, ou trabalha no setor contábil, esse texto vai te ajudar a compreender melhor tudo relacionado a esse tipo de documentação. Neste conteúdo você vai conferir:

• O que é documento fiscal? 
• Tipos de documentos fiscais 
• Quais informações da nota fiscal podem ser corrigidas? 
• MEI precisa emitir nota fiscal? 
• Qual a diferença entre recibo e nota fiscal? 
• Por quanto tempo preciso guardar documentos fiscais da minha empresa? 
• O que você deve fazer antes da emissão?
• Informações necessárias para emitir uma nota fiscal
• A importância de uma plataforma de gestão na emissão e controle de documentos fiscais

O que é documento fiscal?

De maneira resumida, o documento fiscal é o que comprova uma transação, seja uma venda de produto ou prestação de serviços, e a transmite em tempo real para o governo.

O documento fiscal também serve para comprovar o recolhimento de tributos e impostos sobre o faturamento, desde uma compra em farmácia até a liberação de uma carga importante. Como resultado, os impostos são cobrados, na maioria das vezes, através da nota fiscal.

Aqueles que não fizerem a emissão correta dos documentos fiscais estarão cometendo o crime de sonegação de impostos, com pena de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes calculada em cima do valor do tributo devido.

Além disso, é importante saber que estes documentos só valem perante a assinatura digital do emissor, realizada através de um certificado digital e autorizado pela Secretaria da Fazenda Municipal ou Estadual, dependendo do tipo de documento.

Tipos de documentos fiscais

Para facilitar a compreensão, listamos abaixo os tipos de documentos fiscais que estão previstos em nossa legislação. Confira:

NF-e (Nota fiscal eletrônica de produtos/mercadoria)

O primeiro que iremos abordar, é um dos documentos fiscais mais utilizados atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica. Utilizada para negociações de produtos, a NF-e deve ser encaminhada para a Secretaria da Fazendo do estado de registro da empresa.

Ela é gerada e armazenada digitalmente e atende todas as atividades e ramos. Dessa forma, ela substitui os modelos de nota fiscal tradicionais.

CT-e (Conhecimento de transporte eletrônico)

Já o CT-e serve para documentar a prestação de serviço de transporte de cargas. Atualmente, ele é o único documento necessário para essa categoria, ou seja, todos os modelos anteriores voltados a transporte de carga, caíram em desuso.

NFS-e (Nota fiscal de serviço eletrônica)

A principal diferença desse documento com a Nota Fiscal eletrônica é que essa serve somente para prestadores de serviços. 

Nesse caso, o tributo é municipal e se chama Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, ou ISSQN. Portanto, cada município pode desenvolver da maneira que mais se adaptar às suas necessidades.

Mesmo que o contribuinte tenha seu próprio sistema de emissão de nota fiscal, é preciso ter a integração com o sistema municipal para validação.

NFC-e (Nota fiscal ao consumidor eletrônica)

Já a NFC-e serve para documentar negociações que foram feitas presencialmente ou que foram entregues em domicílio, substituindo a nota fiscal de venda ao consumidor. Vale destacar que ela pode ser enviada por e-mail e conferida online, pois possui um QR Code exclusivo. 

Duas maneiras sustentáveis e que permitem economia relacionada à impressão de documentos.

Possibilita também a redução do custo operacional, uma vez que não há mais necessidade de credenciamento das impressoras.

Apesar desse sistema servir para facilitar o dia a dia dos empreendedores, alguns estados brasileiros ainda não o adotaram.

CF-e (Cupom fiscal eletrônico) 

Este documento é emitido através do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos, principalmente pelo varejo do estado de São Paulo

NFA-e (Nota fiscal avulsa)

Emitido por autônomos, micro e pequenas empresas que ainda não possuem CNPJ próprio.

Quais informações da nota fiscal podem ser corrigidas?

• Descrição da Mercadoria;
• Razão Social do Destinatário (se não for alterada por completo);
• Volume, peso, acondicionamento do item, se não interferir no faturamento obtido com o produto;
• CFOP (Código Fiscal de Operação e Prestação), se não mudar a natureza dos impostos;
• CST (Código de Situação Tributária), desde que não tenha mudança de valores;
• Dados do Transportador – Endereço do destinatário (desde que não mude completamente);
• Data de Saída (se for no mesmo período de apuração do ICMS).

Também é possível alterar ou inserir dados adicionais, como por exemplo, nome do vendedor, dados da transportadora, e número do pedido.

MEI precisa emitir nota fiscal?

A resposta para essa pergunta depende para quem o MEI estiver prestando serviço ou vendendo um produto.

Se for para pessoa física, não há obrigatoriedade de emitir uma nota fiscal, mas é recomendável que o faça mesmo assim, uma vez que esse documento comprova a transação do seu serviço.

No entanto, se a venda for feita para uma pessoa jurídica, o MEI é obrigado a emitir a nota fiscal, independente do tamanho ou área de atuação da empresa.

Recibo e nota fiscal, qual a diferença?

Enquanto o recibo comprova apenas o pagamento ou quitação de algum produto/serviço, a nota fiscal, além disso, é a comprovação do direito de posse. 

Ou seja, quando uma empresa emite uma nota fiscal, automaticamente, ela deixa de ser proprietária de determinado bem,  para que o comprador seja o dono. 

Dessa forma, esse documento fiscal serve para formalizar uma venda, o que não pode ser feito pelo recibo. 

Por quanto tempo preciso guardar os documentos fiscais da minha empresa?

É muito importante guardar de maneira organizada os documentos fiscais da sua empresa durante cinco anos.

Afinal de contas, eles servem para a declaração do imposto de renda e a Receita Federal tem esse período para solicitá-los para fiscalização.

Antes da emissão da nota você deve:

Cadastrar sua empresa no órgão emissor na nota

Dependendo da sua atividade, a emissão de nota fiscal eletrônica deve ser feita nos órgãos competentes do seu município ou estado.

Se você precisa emitir uma NFS-e, por exemplo, faça o cadastro na Prefeitura do seu município. Mas se por outro lado, você quiser emitir uma NF-e, o cadastro é na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ).

Normalmente o cadastro é feito de maneira digital, e exige apenas documentos simples, como o CPF e RG do responsável e o contrato social da empresa. 

Mas, fique atento! Pois a legislação pode variar em cada local. Portanto, é sempre válido buscar a ajuda de um contador de confiança para se informar melhor sobre os procedimentos.

Adquirir um certificado digital

O certificado digital é como se fosse a “assinatura virtual” da sua empresa, o que possibilita que suas transações sejam feitas com segurança e assegura a autenticidade do documento fiscal emitido.

Ao adquirir o certificado digital da sua empresa, você terá que se encaminhar até uma Autoridade de Registro para validação. Somente assim, que poderá ter acesso à emissão de notas fiscais.

Contratar um plataforma para emitir as notas

Contar com um ambiente especializado para emitir suas notas pode ser muito gratificante para o seu negócio. Isso porque isso pode ajudar a gerir seus documentos com facilidade e rapidez.

Por exemplo, na Conta Azul você consegue configurar os impostos de uma vez e ainda cadastrar informações sobre produtos, serviços e clientes, e ainda consegue emitir nota fiscal eletrônica em poucos cliques.

Vale destacar também que a plataforma Conta Azul também:

• Integra as vendas, o financeiro e a cobrança. Tudo pensado para que a emissão de notas fiscais seja simples;
• Fica 100% disponível para o contador;
• Tem sugestão de imposto correto (baseado em Inteligência Artificial e com o auxílio e segurança do Contador).

Informações necessárias para emitir uma nota fiscal

Na hora de gerar um documento fiscal de um serviço ou de uma venda de produtos, são necessárias algumas informações básicas. Por isso, separamos aqui uma lista com os dados que você precisa ter para gerar uma nota fiscal, confira:

Dados do comprador do produto ou tomador do serviço

Antes de tudo, você precisa saber os dados da empresa que você está emitindo o documento fiscal, seja informações simples como nome, até o CNPJ por exemplo.

Apesar de parecer algo óbvio, é muito importante que você tenha certeza dos dados que está informando na hora de gerar uma nota fiscal. Caso contrário, todo o trabalho deverá ser refeito.

Data de emissão

A data de emissão do documento fiscal é outro item muito importante para se prestar atenção. Tenha certeza de estar inserindo o dia correto para não haver problemas com a fiscalização.

Código da atividade da empresa (CNAE)

A Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) é um código com 7 dígitos que tem como intuito identificar qual é a atividade econômica exercida por uma empresa.

Um único negócio pode ter mais de um CNAE, ou seja, pode ter mais de uma área de atuação, desde que estejam sem relacionadas. Esse código é essencial para que uma empresa possa obter um CNPJ e tem como objetivo melhorar a gestão de impostos e tentar controlar possíveis fraudes.

A escolha correta do CNAE permite o pagamento correto dos tributos, mas, se a empresa estiver trabalhando com o CNAE diferente da sua área de atuação com a intenção de pagar menos tributos, poderá ter problemas com a Receita Federal.

Valor da transação e eventuais valor extras

Como os dados do comprador, outra informação básica para emissão de notas fiscais é o valor da transação.

Dados do Transportador

Para os casos que há a necessidade de transporte de mercadoria, também é muito importante saber as informações a respeito do transportador, como:

•  A identificação da placa e UF  do veículo, data e horário da saída da mercadoria;
• Nome do transportador;
• CNPJ e inscrição estadual;
• Endereço.
  

Quantidades

Não basta apenas informar sobre o que é a venda, é preciso comunicar também a quantidade de produtos.

Descrição detalhada de produtos ou serviços

Descreva sobre o serviço que você prestou ou então sobre os produtos que comercializou.

A importância de uma plataforma de gestão na emissão e controle de documentos fiscais

Conforme mencionamos, é muito mais prático contar com a agilidade de uma plataforma de gestão, como a Conta Azul, na hora de emitir documentos fiscais.

Além de tornar o seu negócio mais organizado e disponibilizar um controle maior para os empreendedores, a plataforma ainda oferece integração com o serviço de contabilidade.

Com a Conta Azul, você consegue gerar diferentes notas em um mesmo ambiente:

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): o nosso emissor de NFS-e é homologado para mais de 500 cidades, então, você nunca mais vai precisar informar dados de uma venda duas vezes;
• Nota Fiscal de Produto (NF-e): emita notas fiscais para venda, compra, remessa, retorno etc. e envie automaticamente para o e-mail do seu fornecedor ou cliente;
• Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): gere as notas fiscais de consumidor em uma versão descomplicada de um sistema voltado para Ponto de Venda (PDV).

Além das emissões de documentos fiscais, com a Conta Azul, você consegue conectar o seu Certificado Digital para gerar notas com segurança.

Vale lembrar que esse certificado é uma ferramenta utilizada para assinar as notas fiscais da sua empresa. É exigência obrigatória da Secretaria da Fazenda (Sefaz), para emissão de notas fiscais de produto, e com as prefeituras para emissão de notas fiscais de serviço.

A Conta Azul oferece duas formas de certificado:

Certificado A1

Esse modelo de certificado é totalmente digital e pode ser armazenado no computador do titular da empresa em um arquivo com a extensão .PFX e tem validade de um ano.

Certificado A3

Esse tipo de certificado possui um formato físico disponibilizado por meio de token (pen drive) ou cartão, e possui algumas restrições em relação à instalação.

Rapidez no envio de Documento Fiscal para seu cliente

A Conta Azul também faz o envio de nota eletrônica por e-mail de forma automática. Veja o que você pode automatizar com a nossa plataforma: 

• Danfe automática;
• Envio de nota fiscal e boleto junto com a venda;
• Envio, gestão e guarda de documentos;
• Configure pagamentos recorrentes;
• Controle de documentos enviados em tempo real.

A Conta Azul por fazer tudo isso e muito mais para facilitar o dia a dia no seu negócio!