Departamento Administrativo: o que não pode faltar

As empresas objetivam crescer cada vez mais e para tanto precisam se organizar de forma plena. Cada função e cargo estabelecido numa instituição é importante para o bom funcionamento de todos os setores e da empresa como um todo.

O cérebro da máquina empreendedora é formado pelo departamento operacional e administrativo, que cuida de grandes responsabilidades cujas funções representam a base do negócio e do controle de capital.

Para um funcionamento correto e bem sucedido do departamento de administração da sua empresa e para a manutenção dos setores e dos funcionários, que são a base da sua corporação, você deve ter em mente que uma boa equipe é necessária para realizar diversas funções. Iremos citar as mais importantes, entre elas:

Administração Geral

Pense na existência de uma administração geral, a qual será a cabeça de toda a operação. Você pode inseri-la em conjunto com outros setores da empresa, mas ela deve estar sempre em primeiro plano. O funcionário deste setor deve seguir de perto cada passo da instituição, analisar riscos e aprovar uma ação definitiva, de acordo com as outras áreas administrativas. O diretor geral comanda a equipe e conhece as etapas de todos os setores da administração, pois é ele quem carrega a responsabilidade do funcionamento empresarial por completo.

Comunicação e finanças

Cabe aos responsáveis pelo departamento o controle e a avaliação da administração financeira, orçamentária e da gestão de clientes. É preciso estar sempre em contato direto com o público que sua empresa espera alcançar. Hoje, podemos notar que a evolução da comunicação na internet nos permitiu uma ligação direta e instantânea com os nossos consumidores, o que é muito bom para harmonizar o trato pessoal, que vai muito além de uma simples formalidade profissional.

É preciso pensar num canal de serviços de atendimento ao cliente se a empresa espera um retorno sobre a satisfação das pessoas e a qualidade do serviço que oferece. O encarregado precisa operar de forma eficaz as licitações (em caso de empresas públicas), realizar as atividades de controle patrimonial e lidar com os trâmites financeiros, juntamente ao almoxarifado, formando uma equipe de trabalho conjunto. Este é o encargo do funcionário responsável pelo controle financeiro, movimentando o dinheiro da empresa diretamente.

Planejamento e controle de riscos

A execução do planejamento é o primeiro passo para conseguir domar as diversas estratégias de empreendedorismo, que podem alavancar vendas ou neutralizar possíveis imprevistos no orçamento.

Deve-se levar em conta a forma como vai continuar a evolução de sua equipe, pois devemos prever que o mercado é transitório e oferece riscos. Assim, treinamentos e reuniões constantes são ações necessárias para operar de forma eficaz cada cargo do setor administrativo.

Infraestrutura e projetos

Caso a empresa trabalhe com produtos, é necessário controlar o estoque, realizando contagens de peças e observando os cuidados com o armazenamento. É preciso estar atento às reposições de material, que devem acontecer em tempo hábil, de modo a não prejudicar a equipe.

Um funcionário deve elaborar os projetos de infraestrutura e ampliação do meio ativo do trabalho e das maneiras e padrões de trabalho, tal como a criação de novos cargos que vão complementar a funcionalidade total da empresa.

Setor de recursos humanos

Lidar com pessoas requer uma grande sensibilidade, é preciso estar sempre atento às diversas personalidades, seja para recrutamento, divisão de funções, controle de pessoal, etc. A gestão de pessoas depende do cliente para quem você está prestando o serviço, a administração será feita pelo profissional encarregado que melhor se encaixa no perfil do negócio. Por exemplo, no caso de um cliente grande, temos em vista uma aproximação mais direta com os diretores e vice-presidentes de RH.

É necessário manter bem organizada a burocracia de contratação e realizar um controle rígido de gestão dos funcionários, traçando o perfil de cada um deles, mostrando a qual setor eles pertencem, quais são as suas especialidades, quais as chances de subir na carreira, e o que fazer para motivá-los.

Podemos observar em empresas modernas como a gigante Google que adota medidas que vão do lazer ao trabalho lúdico, trazendo o funcionário cada vez mais próximo da instituição. Isto mantém um clima de responsabilidade, harmonia, integração com as equipes e aumento na criatividade, melhorando o desenvolvimento de todos os setores em conjunto.

A divisão de tarefas no setor administrativo de uma empresa é imprescindível quando esta se encontra em fase de expansão dos negócios. Organizar a equipe para realizar um bom planejamento garante novas ideias, metas e resultados.