Como o Diagrama de Ishikawa contribui com a gestão da empresa

O empreendedor que tem um problema a resolver na empresa, não raro encontra no Diagrama de Ishikawa a solução ideal. Se o nome parece complicado, a sua aplicação é bastante simples. E o melhor: a ferramenta se mostra eficaz, não importa qual seja a situação. Curioso para descobrir como funciona? Neste artigo, vamos explicar tudo sobre ela.

Diagrama de Ishikawa: o que é e como funciona?

Nós já falamos aqui no blog sobre diferentes ferramentas de gestão capazes de ajudá-lo nos desafios diários da sua empresa. O Diagrama de Ishikawa poderia ser apenas mais uma delas não fosse pelo fato de se aplicar a praticamente qualquer cenário. Além disso, é um instrumento fácil e intuitivo.

Ao utilizá-lo, você pode facilmente detectar as causas de problemas e encontrar a solução mais indicada para eliminar cada um deles. Isso acontece por meio de um gráfico, que dá origem a outro de seus nomes: o Diagrama Espinha de Peixe.

Kaoru Ishikawa foi um professor e engenheiro japonês que dedicou parte da carreira na busca por soluções que permitissem alcançar maior eficiência e qualidade nos processos nas empresas. Seu principal legado é mesmo o Diagrama de Ishikawa, que ainda pode ser conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama 6M.

Esse último nome faz menção às seis divisões que ele propõe em seu diagrama, de forma a identificar causas de um determinado problema a atacar. Ishikawa defendia que todo e qualquer obstáculo enfrentado na gestão tinha origem em grupos relacionados com estes seis fatores, todos iniciados pela letra M:

• Método
• Material
• Mão de obra
• Máquinas
• Medidas
• Meio ambiente.

A proposta do Diagrama de Ishikawa é simples. Para cada um desses grupos, o gestor deve fazer questionamentos para colocar em dúvida a eficiência e mesmo a correção de um determinado processo.

Por exemplo, será que os colaboradores da empresa não estão contribuindo para o problema identificado? Nesse caso, a causa estaria na mão de obra.

E se são os equipamentos que não estão funcionando corretamente ou se mostram ultrapassados, aí a origem está em máquinas.

O segredo do Diagrama de Ishikawa é identificar o fator (ou os fatores) que levam ao efeito indesejado. Pode ser, inclusive, uma deficiência estrutural da empresa, como o calor ou barulho excessivos – o que nesse caso se encaixa no M de meio ambiente.

Como utilizar o Diagrama de Ishikawa na sua empresa

Ao experimentar o Diagrama de Ishikawa na sua empresa, é provável que estenda o seu uso para buscar soluções em outros processos. Isso acontece porque, como veremos agora, a sua utilização é bastante fácil.

Você precisa visualizar o problema dentro do conceito de espinha de peixe. Para isso, pode fazer um desenho tanto no computador quanto à mão. Escolha o que julgar mais produtivo.

Em seguida, você precisa seguir estes passos:

1. Comece por uma linha reta horizontal
2. Em seguida, desenhe três linhas inclinadas à esquerda na parte de cima dela e outras três abaixo.

Você já terá alcançado o efeito espinha de peixe, então, agora é hora de preencher o diagrama.

1. Primeiro, escreva na ponta direita da linha horizontal o efeito ou problema que pretende resolver
2. Depois, nomeie cada uma das seis linhas, de acordo com o que aprendemos com os 6M: Método, Material, Mão de Obra, Máquinas, Medidas e Meio Ambiente
3. Agora, reflita sobre cada uma dessas linhas e insira possíveis causas que estejam contribuindo com o problema.

Ao final, você terá um desenho semelhante ao que apresentamos abaixo. Nesta sugestão, elencamos três possíveis causas para cada grupo a avaliar. Não se prenda a isso e estabeleça o número que desejar, pois o Diagrama de Ishikawa não é um modelo engessado.

Como encontrar a solução que busca?

Depois de elaborar o seu Diagrama de Ishikawa, você tem tudo o que precisa para analisar o problema com maior propriedade. A partir de agora, seu trabalho será de seguir se questionando a respeito das possíveis causas que estabeleceu.

Como já deve ter percebido, uma proposta inteligente é não se dedicar sozinho a essa tarefa, nem para montar o diagrama, nem para analisá-lo. É sempre saudável buscar opiniões de colaboradores envolvidos direta e indiretamente no problema, para que também contribuam com ideias.

A atenção que der a essa etapa, em cada um do 6M, é decisiva para o resultado final. Além disso, é importante que você tenha definido um problema específico a atacar.

Ou seja, você quer saber por que tem alta taxa de rejeição no blog, por que sua produção caiu 10% em relação ao ano passado, por que há itens encalhados no estoque, por que seus custos cresceram tanto, por que seu preço não consegue acompanhar o mercado, por que seus clientes têm reclamado mais no pós-venda do que em outros períodos, entre outras questões.

Como destacamos no início deste artigo, o Diagrama de Ishikawa é uma abordagem válida para todo o tipo de problema. Para o gestor que se dedica a pensar no negócio, talvez não exista melhor solução do que essa.

Exemplo de Diagrama de Ishikawa na prática

Antes de encerrarmos, vamos trazer um exemplo prático de aplicação do Diagrama de Ishikawa na sua empresa. Quer se inspirar? Você pode começar a construir sua espinha de peixe agora mesmo.

Vamos supor que você seja um prestador de serviços. Nesse caso, o seu “produto” é o seu trabalho. E um problema grave seria a insatisfação dos clientes quanto à qualidade do que entrega. Mas, afinal, onde está a origem dele? Veja possíveis questões:

• Método: seu fluxo de trabalho, do orçamento à execução, está apropriado?
• Material: você disponibiliza aos colaboradores as ferramentas necessárias?
• Mão-de-obra: sua equipe está bem orientada e recebe atualizações constantes?
• Máquinas: tudo funciona bem ou há problemas que afetam a execução dos serviços?
• Medidas: você tem usado as métricas adequadas para definir um padrão mínimo a atender?
• Meio ambiente: as condições para o serviço são as melhores possíveis?

Temos aí alguns exemplos de questionamentos válidos para iniciar a sua análise. Muitos outros podem e devem ser feitos. O ideal é esmiuçar cada um desses grupos até encontrar a causa principal para o problema. Em seguida, é claro, você deve construir a sua estratégia com foco na solução.

Permita-se pensar no negócio

Um dos pontos mais interessantes do Diagrama de Ishikawa, como vimos neste artigo, é colocar o gestor diante da necessidade de fazer uma análise crítica do seu negócio. Por vezes, os resultados ficam aquém do desejado, mas o dono de empresa se conforma e não tenta entender o porquê dessa situação.

Tendo uma ferramenta intuitiva e simples como essa, não há razão para não se permitir pensar no negócio. Assuma esse compromisso, tenha a equipe ao seu lado e trabalhe junto a ela para crescer e inovar. 

Você já utilizou o Diagrama de Ishikawa na sua empresa? Conte-nos como foi a experiência.