Desvantagens do Excel: por que não usar para controlar pagamentos recorrentes

As desvantagens do Excel mostram que ele não serve para controlar pagamentos recorrentes. Entenda o porquê e descubra a melhor solução.

Já pensou nas desvantagens do Excel para controlar pagamentos recorrentes no seu negócio?

Essa ainda é uma ferramenta clássica em muitas empresas, mas se mostra insuficiente para acompanhar a evolução da economia da recorrência

Pense na dificuldade de gerenciar cobranças recorrentes de vários planos e preços diferentes em uma planilha, com as operações se repetindo todo mês (semana, quinzena ou qualquer outro período determinado). 

Complicado, não é mesmo? 

Por isso, neste texto, vamos mostrar que é preciso buscar uma alternativa mais eficiente, em nome do crescimento do seu negócio. 

Nova call to actionContinue lendo e tire suas próprias conclusões sobre o uso do Excel nas vendas recorrentes. 

8 desvantagens do Excel no controle de pagamentos recorrentes

As desvantagens do Excel ficam claras na rotina dos pagamentos recorrentes, já que a ferramenta não é nada prática, como vamos mostrar a partir de agora. 

Mesmo assim, se você ainda utiliza as planilhas, saiba que não está sozinho.

Nada menos que 6 em cada 10 PMEs ainda têm o Excel como principal recurso de gestão financeira e contábil, segundo uma pesquisa da Capterra, publicada em 2019. 

Este é um bom momento para abandonar as velhas práticas e buscar soluções melhores.

E se você não está totalmente convencido disso, saiba por que o Excel não é a melhor ferramenta para controle de pagamentos recorrentes. 

1. Dificuldade de automatização

Um dos principais problemas do Excel é que é muito difícil automatizar o preenchimento de dados no nível necessário para o controle de pagamentos recorrentes.

Até existem recursos avançados para preencher informações e fazer cálculos automaticamente, mas são muitas as variáveis envolvidas nas vendas recorrentes.

Se você tiver que gerenciar a cobrança mensal de clientes em um negócio por assinatura, por exemplo, terá que repetir informações todo mês no documento.

Isso sem falar em lidar com variações como descontos, estornos, cancelamentos, upgrades e downgrades de planos, entre outras.

Dessa forma, o pouco que era automatizado volta a exigir um preenchimento manual, tomando muito tempo e esforço dos colaboradores.

Sempre é importante lembrar que, nos negócios recorrentes, não dá para perder tempo com tarefas manuais, pois há muitas questões estratégicas que são mais urgentes. 

Por isso, as famosas planilhas de Excel não são indicadas para quem precisa de uma cobrança recorrente automatizada e ágil. 

O ideal é que o processo ocorra sem interferência humana desde o faturamento da venda até a emissão e envio do boleto e nota fiscal ao cliente. 

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2. Falta de recursos para o trabalho colaborativo

Frequentemente, os pagamentos recorrentes passam por vários profissionais dentro da empresa ou até mesmo por empresas terceirizadas.

No mínimo, o empreendedor e o responsável pelas finanças e/ou vendas terão que editar o mesmo arquivo para registrar todas as cobranças e transações do negócio. 

O problema é que o Excel não favorece o trabalho colaborativo, pois as planilhas não são tão simples de compartilhar e é fácil perder o controle de quem faz o quê dentro do arquivo. 

Mesmo na versão com armazenamento em nuvem, fica complicado ter várias pessoas editando uma planilha online ao mesmo tempo, principalmente quando são informações tão importantes para a empresa.

Nos negócios recorrentes, o alto volume de dados de cobrança que se repete com frequência só deixa a situação ainda mais complexa. 

Enquanto os sistemas de gestão oferecem controle de acesso e alterações por usuários, as planilhas podem virar uma bagunça facilmente - especialmente em equipes maiores. 

3. Alta probabilidade de erros

Um segundo de distração e um erro de digitação em uma planilha do Excel podem custar muito caro para a empresa que vende na recorrência.

Imagine digitar um valor de fatura errado e ainda replicar o erro para outros meses, ou errar a periodicidade de uma cobrança.

Qualquer mínima falha com dados financeiros significa prejuízo - e o Excel é conhecido por erros humanos na gestão. 

Um caso emblemático é o do banco britânico Barclays Investment Bank, que sofreu um prejuízo bilionário com um erro de planilha do Excel, conforme noticiado no Computer World.

Durante a crise de 2008, o banco resolveu comprar alguns ativos do falido Lehman Brothers, mas não se atentou ao fato de que 179 contratos estavam em linhas ocultas da planilha recebida.

Como resultado, o banco só percebeu o equívoco após a conversão do arquivo para PDF e teve que assumir os gastos extras por contratos sem qualquer valor.

Esse é apenas um exemplo do tipo de problema que o Excel pode causar com a falta de controle sobre os dados

Com a frequência de cobranças do negócio recorrente, as chances de erros se multiplicam e o risco fica alto demais.

4. Vulnerabilidade a fraudes

As planilhas também são arquivos muito vulneráveis a fraudes, mesmo quando protegidas por senha. 

Ainda que haja um controle de acesso na empresa, é fácil para uma pessoa má intencionada alterar informações e cálculos diretamente no arquivo sem deixar rastros.

Além disso, existem cibercriminosos especializados em interceptar e violar planilhas para obter dados sigilosos e estratégicos de empresas e clientes. 

Logo, é óbvio que o Excel não é a opção mais segura para gerenciar pagamentos recorrentes no seu negócio, principalmente se você preza pela proteção de dados e quer garantir seu compliance com a LGPD

5. Falta de integração com outros sistemas

Na gestão de pagamentos recorrentes, é importante que as informações de cobrança estejam integradas às contas a receber, à gestão financeira e ao controle de estoque

Com as planilhas do Excel, as integrações são muito limitadas e fica difícil garantir o fluxo de dados entre os softwares utilizados pela empresa. 

Até existem plugins e soluções que conectam as planilhas a alguns sistemas, mas nada se compara ao trabalho dentro de uma única base de dados, onde todos os módulos conversam entre si. 

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Por exemplo, uma cobrança de assinatura mensal envolve várias etapas.

Entre elas, o registro da venda, geração de boleto, geração de nota fiscal, envio de notificações e informações ao cliente, baixa no estoque (quando se trata de produtos), entrada nas contas a receber e outras tarefas. 

Obviamente, uma planilha do Excel não dá conta de registrar todos esses passos, exigindo a integração dos dados com outros sistemas de gestão, como um ERP

6. Risco de perda de dados

Para quem ainda mantém planilhas no servidor da empresa, o risco de perda de dados valiosos para o negócio é altíssimo. 

Um arquivo que existe somente em um computador ou no máximo em algum backup pode facilmente ser deletado sem querer, perdido durante um desastre natural ou um acidente, ou mesmo roubado durante um assalto. 

Lembrando que qualquer perda ou vazamento não tem apenas o impacto financeiro da perda das informações, mas também afeta diretamente a reputação da empresa no mercado. 

7. Lentidão e usabilidade ruim

Quem nunca perdeu a paciência com uma planilha que ficou lenta por causa do excesso de dados?

Esse problema é muito comum no Excel, que começa a perder desempenho a partir de um determinado volume de dados inseridos em um único arquivo.

Se houver muitas fórmulas, funções e gráficos, a situação fica ainda pior. 

Além disso, a usabilidade do software é considerada precária por muitos usuários, devido à má distribuição das ferramentas e interface poluída. 

Nem precisamos dizer como isso faz você perder tempo no dia a dia, principalmente quando é preciso controlar todas as variáveis de um negócio recorrente. 

8. Dificuldade para visualizar as informações 

Todos concordam que o Excel não é nem um pouco visual, certo?

Na hora de controlar pagamentos recorrentes, é importante ter uma ferramenta que facilite a visualização dos dados e a geração de relatórios. 

Afinal, além de gerenciar as cobranças, você também precisa analisar as transações para fazer suas projeções de vendas, entender o desempenho financeiro do negócio e planejar suas finanças.

Nas planilhas, observamos uma infinidade de dados distribuídos entre células e colunas, e poucos recursos para a criação de gráficos. 

Qual a melhor alternativa ao Excel?

Agora que já falamos do problema, vamos focar na solução: um sistema de gestão inteligente capaz de eliminar as desvantagens do Excel da sua rotina.

É claro que estamos falando da Conta Azul, plataforma 100% online que oferece todos os recursos necessários para um controle financeiro eficiente e gestão de pagamentos recorrentes.

Nosso módulo de gestão de contratos permite a criação de vendas recorrentes e automatização de processos como cobrança, emissão de nota fiscal, emissão de boleto e baixa das contas a receber. 

Dessa forma, você só precisa cadastrar a operação uma única vez para cobrar seus clientes todo mês (ou semana, quinzena, por bimestre ou qualquer outro período). 

Você ainda pode programar contratos recorrentes e contar com os recursos de controle de fluxo de caixa, controle de estoque, geração de relatórios gerenciais e muito mais. 

Para completar, a plataforma conecta você ao seu contador e poupa tempo e esforço nas rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas do negócio. 

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E agora, ficou convencido sobre as desvantagens do Excel e a importância de buscar algo mais eficiente?

Então, comente qual será sua opção daqui para frente para agilizar a gestão. 

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