Como emitir nota fiscal eletrônica: passo a passo para emitir sua NF-e com segurança

Emitir notas fiscais é sinônimo de manter a empresa regular. Por isso, o empreendedor deve saber como emitir nota fiscal eletrônica e estar por dentro de todos os processos que envolvem esse documento.

Desde as autorizações e sistemas necessários até o preenchimento e armazenamento, tudo deve estar no seu radar para evitar erros que gerem

Mas preencher esse documento manualmente, além de trabalhoso, envolve muitos riscos de erro e perda de tempo que poderia ser empregado em outras atividades.. 

Logo, como o processo da nota fiscal é obrigatório para a maioria das empresas, vale otimizar a tarefa e garantir que o envio seja feito para o cliente corretamente, além de cumprir o armazenamento exigido pelo Fisco.

• Quem precisa fazer a emissão da nota fiscal eletrônica?
• Qual é a importância de emitir a NF-e?
• Quais os pré-requisitos para gerar a nota fiscal eletrônica?
• Como emitir a nota fiscal eletrônica: passo a passo
• Como armazenar a NF-e?
• Como cancelar nota fiscal eletrônica?
• Quais os principais erros na emissão de nota e como evitá-los?

Quem precisa fazer a emissão da nota fiscal eletrônica?

A emissão de notas fiscais é obrigatória para empresas de comercialização de produtos e serviços, conforme a Lei nº 8.846/94. Os negócios que contribuem com o ICMS também estão obrigados.

A não emissão desses comprovantes é considerada sonegação fiscal que prevê pagamento de multas, apreensão de mercadorias e até reclusão de 6 meses a 1 ano.

Existem alguns casos de exceção: os Microempreendedores Individuais (MEIs) não precisam emitir a nota fiscal quando a venda é realizada para pessoa física (a não ser que o cliente exija). Porém, sua emissão confere profissionalismo ao negócio.

Qual é a importância de emitir a NF-e?

A nota fiscal é importante porque valida juridicamente a venda e compra de produtos e serviços. Ela agiliza os processos de recolhimento de impostos e de fiscalização da Receita Federal e órgãos relacionados.

Logo, aprender como emitir nota fiscal eletrônica garante a segurança nos dados e facilita o cumprimento das obrigações tributárias.

Quais os pré-requisitos para gerar a nota fiscal eletrônica?

A primeira exigência para a emissão de nota fiscal é ter um CNPJ. Essa condição é obrigatória para todas as empresas, assim como a necessidade de obter um certificado digital.

Outros requisitos irão depender do tipo de nota que o negócio precisa gerar. Para uma nota fiscal de produto ou de consumidor (NF-e ou NFC-e), é preciso ter uma Inscrição Estadual.

Já para uma nota fiscal de serviço (NFS-e), o registro deve ser feito na prefeitura, que disponibiliza um sistema próprio para gerar o documento.

Porém, nem todas as cidades disponibilizam a emissão desse documento fiscal via internet. São municípios em que exigem do dono do negócio ir presencialmente até à prefeitura para realizar o cadastramento e utilizar o bloco de notas fiscais. Assim, é importante checar qual é a situação da sua cidade.

No caso de uma pessoa física querer emitir notas fiscais, ela deve utilizar a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). A solicitação para gerar a nota é feita na prefeitura Porém, existem estados em que a emissão da NFA-e não é permitida.

Como emitir a nota fiscal eletrônica: passo a passo

Com a digitalização, o processo da emissão da NF-e é realizado em poucas etapas. Apesar de ser mais intuitivo, é importante revisar as informações declaradas a cada nota emitida. Confira o passo a passo:

Tenha um CNPJ

A emissão de um CNPJ é realizada no site da Receita Federal, onde será feita a coleta de dados e uma consulta para confirmar se a atividade do negócio pode ser realizada na região. Também pode ser necessária a aquisição de licenças para atuar no segmento.

Assim que aprovado o pedido, você deve ir à prefeitura do município do seu negócio (em caso de prestadores de serviço) ou à Junta Comercial (para empresas de comércio) para concluir a abertura da sua empresa. O número do CNPJ segue o modelo XX. XXX. XXX/0001-XX. Entenda o significado:

• Os primeiros 8 dígitos representam a inscrição e demonstram se é matriz ou filial, sendo 0001 para matriz e 0002, filial; 
• Dois dígitos finais são verificadores.

Ao formalizar o CNPJ, você tem acesso a vantagens e serviços como emissão de notas fiscais, possibilidade de participar de licitações e linhas de crédito especiais.

Saiba qual tipo de nota fiscal utilizar

Existem mais de 10 tipos de notas fiscais, porém três são emitidas com maior frequência. São elas:

Nota Fiscal de Produto (NF-e)

A NF-e registra operações de compra e venda, de devolução ou transferência de mercadorias e exportação. As principais informações que você encontra nela são:

• CNPJ, Inscrição Estadual, endereço e contato da empresa;
• Endereço, CPF ou CNPJ e telefone do cliente;
• Quantidade, peso, valor unitário e total do produto;
• Forma de pagamento;
• Tributação.

Substituta da nota impressa, a NF-e pode ser enviada por e-mail ao comprador logo após a venda. 

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

A NFS-e é utilizada por empresas prestadoras de serviços para registrar transações comerciais. Os dados que constam nela são basicamente os mesmos da NF-e, mas no lugar das informações de produto estão as do serviço prestado.

Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e) 

Substituta do cupom fiscal, a NFC-e é usada para registrar a venda de mercadorias feitas apenas para o consumidor final. O seu uso é comum no varejo, e as informações são basicamente as mesmas da NF-e, só que mais resumidas.

Faça sua Inscrição Estadual ou Municipal

As empresas que trabalham com produtos devem emitir a Inscrição Estadual (IE), no site da Sefaz do estado da sua empresa, para facilitar o recolhimento do ICMS. A IE é formada por 9 dígitos sendo:

• Dois primeiros dígitos representam o estado de cadastro;
• Os seis dígitos seguintes são o número de identificação do negócio;
• O dígito final é utilizado para verificação da autenticidade da inscrição.

Já as empresas prestadoras de serviços precisam do registro da Inscrição Municipal (IM), realizada junto à prefeitura do município de origem da organização ou da Junta Comercial. 

Assim, a prefeitura tem mais facilidade em identificar o recolhimento do ISS. A IM possui 11 dígitos e sua formação funciona assim:

• Seis algarismos de número básico;
• Três algarismos seguintes que formam o dígito verificador empresarial;
• Dois algoritmos que compõem outro dígito verificador.

A recomendação é que o IM esteja visível na sede da empresa já que a prefeitura regularmente faz fiscalizações para controle de funcionamento e demais atividades. Esse código aparece no alvará de funcionamento emitido pela prefeitura.

Se uma empresa que vende produtos e serviços, ela precisa ter os registros municipal e estadual. Entre os documentos solicitados no registro do IE e do IM estão:

• Identidade e CPF do proprietário e sócios do negócio;
• Comprovante de endereço da empresa e de residência do empresário e sócios;
• Alvará de Funcionamento.

Obtenha um certificado digital

Um certificado digital autentifica a sua assinatura eletronicamente, sendo útil na emissão de notas fiscais e na comprovação da sua identidade ao realizar transações bancárias.

Para comprar o certificado digital, é necessário optar por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Receita Federal, Caixa Econômica e Serasa e existem dois modelos disponíveis:

• A3: cartão ou token que armazena a autenticação, tem validade de 3 anos e apenas pode ser utilizado em um computador por vez;
• A1: a autenticação é habilitada para ser utilizada em vários dispositivos, tem validade de 1 ano e é armazenada em nuvem.

Selecione os dados dos clientes

Para a emissão da nota fiscal, será preciso preencher dados dos clientes como nome, endereço, CPF ou CNPJ. Por isso, vale reunir informações com atenção, como:

• Razão social da empresa cliente;
• Inscrição estadual ou municipal;
• Descrição dos produtos ou serviços;
• Quantidade;
• Valor unitário;
• Valor total;
• Tributos e contribuições;
• Telefone;
• Data de emissão;
• Número da nota fiscal.

No caso de ser utilizado transporte de mercadorias, na modalidade do frete, é necessário 

informar sobre o veículo e placa e da quantidade e peso da mercadoria transportada.

Gere o documento

Para prestadores de serviço, a emissão da nota fiscal pode ser feita em um sistema da prefeitura ou no Portal da NFS-e, caso seu município tenha aderido à NFS-e de padrão nacional. 

Já as empresas de comércio podem gerar a NF-e por meio do emissor gratuito do Sebrae ou podem utilizar softwares de emissão de nota fiscal.

 Entre as alternativas disponíveis no mercado está a Conta Azul Pro, que simplifica e automatiza a emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e. O sistema é intuitivo e tem algumas diferenças nas etapas, conforme o modelo de documento escolhido. 

Porém, em todos os casos, os dados já previamente cadastrados serão automaticamente preenchidos, diminuindo o retrabalho e a chance de erros. Veja um exemplo de como emitir uma nota fiscal de venda dentro do ERP:

Além de gerar a nota fiscal de forma simples e ágil, o ERP da Conta Azul é um 

sistema de gestão financeira completo. Ele permite que você monitore todas as áreas da sua empresa de onde estiver e em tempo real. Entre as vantagens do software, estão:

• Automatizar diversos processos da empresa, liberando tempo para que você olhe para outras áreas, como vendas e planejamento;
• Receber lembretes com as datas de pagamento dos seus clientes para cobrá-los em tempo hábil, aumentando suas chances de receber em dia;
• Monitorar o estoque e receber alertas quando um item atingir a quantidade mínima;
• Emitir relatórios financeiros e de vendas, tendo acesso fácil e rápido aos dados para ajudar nas suas tomadas de decisão do dia a dia e de questões estratégicas;;
• Acompanhar as entradas e saídas da empresa;
• Enviar orçamentos e propostas personalizadas;
• Fazer a gestão completa dos seus contratos de prestação de serviços;
• Fazer a conciliação bancária automaticamente, minimizando os riscos de erros durante a emissão;
• E muito mais!

Ficou curioso para saber mais sobre como emitir notas fiscais pelo ERP da Conta Azul e conhecer tudo sobre esse sistema de gestão financeira? Então acesse nosso site e fique por dentro!

Como armazenar a NF-e?

Geralmente, as notas fiscais eletrônicas estão  no formato XML, e é importante guardá-las, pois elas comprovam que os tributos correspondentes foram pagos à Receita Federal e outros órgãos responsáveis.

O Fisco exige que as NF-es sejam armazenadas por 5 anos ou mais. Se a Receita Federal questionar o cumprimento de obrigações tributárias, o empreendedor precisa comprovar que os impostos foram pagos. Do contrário, ele pode ter que cobrir o valor contestado com um extra de 20% e correção.

Neste sentido, guardar esses arquivos fiscais na nuvem garante que elas permaneçam seguras, além de economizar espaço físico, antes ocupado com notas impressas. 

Em softwares como o Conta Azul Pro, você armazena em nuvem as notas e após a sua transmissão, você pode enviá-la para o cliente pelo e-mail ou WhatsApp.

Como cancelar nota fiscal eletrônica?

O cancelamento da NF-e é feito no portal da Sefaz do seu estado, no site da prefeitura municipal onde sua empresa está localizada ou no software utilizado pelo negócio.

Nesses sistemas, existe um botão para solicitar o cancelamento, além de um espaço para descrever a justificativa. Você pode precisar validar a solicitação utilizando um certificado digital.

O prazo de cancelamento pode ser de 24 horas em algumas regiões, além da possibilidade de aplicação de multas. Consulte o setor de contabilidade para ficar em dia com o Fisco.

Quais os principais erros na emissão de nota e como evitá-los?

É possível que aconteçam erros na emissão da nota fiscal eletrônica. Por se tratar de um documento de extrema importância, vale conferir dicas de como evitar essas falhas. Confira abaixo:

Erros de digitação

Algo muito comum na digitação manual é falhar ao preencher os campos das notas. É preciso ter cuidado, pois enviar notas assim pode gerar problemas como ter que se defender perante o Fisco por causa de um pagamento de um tributo com o valor incorreto.

Percebendo uma falha, apague e reescreva. Se emitir a nota com dados errados, cancele enquanto há tempo.

Sistemas emissores instáveis

Existem sistemas que podem abrir brechas para perder dados da nota fiscal, corromper o armazenamento, deixar informações vazarem ou não salvar os arquivos. Por isso é importante utilizar uma plataforma confiável e segura.

Falta de integrações

A emissão de notas fiscais é uma atividade essencial, mas escolher plataformas que oferecem mais recursos otimiza a gestão empresarial.

Na Conta Azul Pro, ao trabalhar com lojas virtuais é possível integrar as páginas de vendas à sua plataforma, com emissão de notas automaticamente e sem erros.

Dificuldade no armazenamento das notas

É importante reforçar que caso as notas não estejam armazenadas corretamente, os empresários podem ter de arcar com multas e outras punições junto ao Fisco.

Por isso, o melhor é ter a versão eletrônica da nota salva em nuvem, evitando que documentos em papel sejam perdidos ou avariados. 

Gastos com impressão e uso de papel

A natureza, os colaboradores e o Fisco agradecem quando o empreendedor opta por documentos digitais. Uma escolha que promove economia de dinheiro, espaço e é em prol da sustentabilidade.

Pronto! Seguindo os passos para a emissão da nota fiscal eletrônica, você consegue manter sua empresa segura quanto às obrigações fiscais.