Passo a passo de como emitir nota fiscal pela Conta Azul Pro

Sobre o que estamos falando?

  • Quando o empreendedor aprende como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo, as operações de vendas ficam muito mais rápidas, pois o processo fica preciso e ágil;
  • Emitir uma nota por vez faz sentido para donos de negócios, principalmente prestadores de serviços. Mas, para outros, automatizar o processo para cada venda gerada é melhor, principalmente no caso dos negócios digitais. A Conta Azul Pro está aqui para os dois;
  • Há muitas formas de simplificar o dia a dia de uma empresa. Para todas elas, há uma solução diferente. E a Conta Azul Pro é a plataforma de gestão integrada que entrega todas as alternativas da forma mais fácil, ágil e segura. Faça o teste grátis!

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Emitir notas fiscais é um processo trabalhoso e chato, mas necessário para que todo negócio se mantenha regular. Quando essa etapa é feita de forma manual, fica ainda pior… Facilite o processo ao aprender como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo.

Inclusive, há ainda muitas pessoas que não sabem o quanto arriscam ao preencher uma nota fiscal manualmente. Errar um número, colocar a data incorreta e até mesmo desperdiçar tempo. Se uma falha já pode significar ter que refazer todo o processo, imagina somando todos os erros?

Recorrer às anotações à mão é uma decisão antiquada.  Porém, existem outras opções que conseguem atrasar ainda mais o trabalho, como sistemas digitais ineficientes, instáveis, quebrados ou simplesmente incompletos.

Descubra como resolver esses problemas nos tópicos abaixo! 

Como emitir nota fiscal passo a passo: por que é importante saber?

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes gerados em operações comerciais. É ele quem comprova que uma compra/venda foi feita, o valor cobrado e os impostos pagos. Ele também identifica quem são os envolvidos no processo e serve de prova para possíveis conflitos, sejam eles administrativos ou judiciais.

A nota é importante para três partes: negócios, clientes e para o país. Ela impacta na vida do empreendedor nos momentos de compra (de fornecedores) e venda, e no contexto do mercado à volta. Entenda abaixo caso a caso.

Quando o negócio vende

O setor de contabilidade de um negócio é o primeiro a agradecer pela emissão da nota fiscal. Esse documento permite que o contador controle o caixa, balanceie despesas, analise lucro e markup, e verifique se os impostos estão sendo devidamente pagos.

A nota fiscal também serve como proteção para a empresa. Quando um cliente quiser reclamar de um pedido, ele terá que provar que o comprou. E a nota fiscal é o documento que vale nessa disputa.

Por fim, todos os tipos desse documento também servem para controle tributário. A emissão adequada auxilia na declaração correta de impostos e evita problemas com o Fisco.

Quando o negócio compra

Toda empresa deve manter as notas fiscais emitidas por fornecedor armazenadas por no mínimo 5 anos. Esse documento garante segurança jurídica em diversas situações. Até porque nem sempre os problemas de uma entrega são percebidos na hora.

Aliás, sabia que, quando alguém compra um produto com defeito, mesmo que seja culpa do fornecedor, o negócio que vendeu também é responsabilizado? Judicialmente, essa responsabilidade é solidária.

Com a nota fiscal, o empreendedor comprova a origem do produto. Assim, caso o problema seja de culpa da transportadora ou do fornecedor, é possível cobrar dos mesmos os danos que o negócio sofreu pelo erro. 

Por fim, saiba que quando um negócio importa um produto para revender no país, quem deve emitir o que comprova a operação é o próprio importador. Esse documento se chama nota fiscal de importação.

Benefícios para o país

A economia do Brasil se fortalece quando empreendedores emitem e clientes exigem a nota fiscal. Isso porque é nela em que todos os impostos de uma compra de produto ou serviço estão descritos, o que ajuda a garantir que eles serão devidamente pagos.

Assim, o governo recebe o dinheiro e pode aplicá-lo em projetos para melhorar a vida da população. Com saúde, educação e segurança, o cidadão consegue ir atrás de empregos melhores, receber mais e fazer a economia girar.

No entanto, todas as vantagens acima podem ser descartadas se o documento estiver errado. Por isso é tão importante aprender a como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo.

Desafios da emissão de notas

 

1. Erros de digitação

Esse erro é, geralmente, humano. Independente da plataforma usada, é importante ter cuidado ao preencher os campos das notas fiscais. Se isso acontecer, apague e reescreva. Se emiti-la errado, cancele enquanto há tempo.

No entanto, cuidado. Enviar notas fiscais com erro de digitação pode gerar problemas com consequências graves. Ainda mais se não perceber as irregularidades a tempo. No mínimo, você poderá pagar um tributo com o valor incorreto e ter que se defender perante o Fisco.

2. Sistemas emissores instáveis

Muitas pessoas já entenderam a importância de digitalizar os processos como a emissão de notas fiscais. Mas, às vezes, um sistema emissor instável pode ser mais prejudicial do que fazer isso à mão.

Você sabe onde guarda os documentos físicos. Mas, no campo digital, isso fica mais ofuscado, certo? As plataformas digitais instáveis podem perder dados, corromper o armazenamento, deixar informações vazarem ou simplesmente não salvar os arquivos.

3. Falta de integrações

Usar plataformas apenas para emitir notas fiscais pode ser um grande desperdício de tempo. Existem sistemas que integram as vendas ao programa emissor, fazendo os lançamentos automaticamente em cada operação. Além de cadastrarem os tributos pagos e muito mais.

O maior exemplo é a própria Conta Azul Pro. Ao trabalhar com lojas virtuais é possível integrar as páginas de vendas a essa plataforma de gestão integrada. Assim, as notas fiscais são emitidas e enviadas automaticamente, sem erros.

4. Dificuldade no armazenamento das notas

Pincelamos sobre isso no tópico sobre instabilidade, mas é importante reforçar esse problema. As notas precisam ser armazenadas por no mínimo 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional. A empresa precisa estar pronta para qualquer problema desse tipo.

A Receita Federal pode questionar o cumprimento de obrigações tributárias, por exemplo. Mesmo que os impostos tenham sido pagos, se o empreendedor não puder comprovar com notas fiscais, terá que cobrir o valor contestado com um extra de 20% e correção.

5. Gastos com impressão

Em plena era digital, ficar imprimindo documentos, além de retrocesso, é contra as políticas de sustentabilidade. Gasta-se com papel, tinta e impressora (talvez nem precisasse ter uma) desnecessariamente. E ainda contribui para a poluição do planeta.

A natureza, os colaboradores e o Fisco agradecem quando o empreendedor opta por documentos digitais. O tempo de vida de todo mundo se torna mais longevo quando abandonamos o papel em nossos processos.

Emissão simplificada na Conta Azul Pro: um passo a passo completo 

A Conta Azul Pro simplifica a emissão de mais de dez modelos de notas fiscais. O passo a passo é fácil, mas note que as etapas podem mudar de acordo com o tipo de nota escolhida. No entanto, ensinaremos abaixo o tutorial geral e, logo após, há um vídeo de exemplo.

Se não tiver uma conta, use a demonstrativa do teste grátis. Assim, é possível testar as possibilidades de emissão e todas as variedades. Há muitos recursos que auxiliam nesse processo.

Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo na Conta Azul Pro

  1. Acesse a sua conta;

  2. Vá em "Vendas";

  3. Clique em "Nota Fiscal de (o tipo de nota desejado)";

  4. Clique em "Criar nova";

  5. Selecione a opção referente ao tipo de nota que queira emitir;

  6. Preencha todos os dados corretamente*;

  7. Vá em “Salvar”;

  8. Clique em “Emitir.”

Viu? Simples!

*Se estiver emitindo nota para, por exemplo, um cliente já cadastrado, basta selecioná-lo na lista apropriada, assim os dados serão inseridos automaticamente.

Exemplo de emissão de nota fiscal na plataforma Conta Azul Pro

 

Gestão além da emissão de notas fiscais

A emissão das notas fiscais eletrônicas é apenas uma das tarefas que a Conta Azul Pro simplifica na gestão das empresas. Há muitas outras áreas em que a burocracia irá diminuir, como, por exemplo:

  • Controle de estoque;

  • Gestão de compra e vendas;

  • Conciliações bancária e tributária;

  • Envio de dados para o contador;

  • Emissão de relatórios de todos os tipos;

  • Controle financeiro;

  • Monitoramento de envio e aceites de orçamentos;

  • Acompanhamentos de desempenho de vendas;

  • Cadastro de clientes, produtos, serviços, transportadoras e fornecedores;

  • Tudo isso e muito mais, integrado ao App Conta Azul de Bolso, aplicativo de controle financeiro empresarial, e ao Receba Fácil, a solução da Conta Azul para recebimentos.

Economizando tempo (e dinheiro) investido na emissão de notas fiscais, é possível se dedicar mais ao crescimento do negócio.

A Conta Azul Pro está aqui para simplificar a sua jornada ao sucesso. E tudo o que você precisa fazer agora é começar o teste grátis!

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