Controle de pagamentos recorrentes: como superar os desafios

O controle de pagamentos recorrentes é desafiador para quem sempre trabalhou com vendas pontuais. Veja como dominar o processo.

O controle de pagamentos recorrentes é um verdadeiro desafio para o empreendedor que sempre lidou com vendas pontuais.

Quando a cobrança se repete todo mês (semana, quinzena ou qualquer outro período determinado), o processo fica muito mais complexo e, por isso, as dificuldades se multiplicam.

Porém, se você conseguir superar esses obstáculos, terá todos os benefícios da receita recorrente e um potencial de crescimento incomparável.

É justamente nisso que podemos ajudar com as dicas que você vai conferir a partir de agora.

Comece a dominar os pagamentos recorrentes com estes tópicos:

• Desafios e soluções no controle de pagamentos recorrentes
• A importância do controle de pagamentos na recorrência
• Ponto de partida: como começar a controlar pagamentos
• Como a Conta Azul ajuda você no controle de pagamentos.

Ficou interessado? Então, siga a leitura e aprenda a cobrar na recorrência. 

7 desafios e soluções no controle de pagamentos recorrentes

Fazer o controle de pagamentos recorrentes pode parecer complexo, mas vamos apresentar formas de simplificar esta operação.

A verdade é que basta se dedicar ao processo para colher os frutos.

E não há motivação maior do que se beneficiar de um dos modelos de negócio mais promissores da atualidade. 

1. Automação do faturamento

Um dos principais desafios no controle de pagamentos recorrentes é a automação do faturamento.

Como a maioria das empresas recorrentes trabalha com a frequência de pagamentos mensal, fica complicado gerar uma cobrança e enviar um boleto (ou debitar da fatura ou conta corrente) todo mês para cada cliente, fazendo isso de forma manual. 

Quando a base de clientes é grande, o processo se torna praticamente impossível. Isso sem falar que o risco de erros aumenta muito.

Por isso, a solução é ter um sistema que automatize a cobrança recorrente conforme o plano escolhido pelo cliente e a data de pagamento selecionada. 

Dessa forma, as cobranças mensais são geradas automaticamente e a equipe pode se dedicar a tarefas mais importantes e estratégicas para o negócio. 

2. Controle da cobrança recorrente

Controlar a cobrança recorrente é outro ponto-chave para o sucesso do negócio. 

Basicamente, significa acompanhar o processo de pagamento, verificar quem pagou e quem atrasou, e notificar o cliente em cada etapa.

Para isso, a empresa precisa ter uma boa régua de cobrança.

O instrumento funciona como um roteiro com todas as etapas necessárias para cobrar um cliente de forma eficiente e amigável.

Além disso, é fundamental contar com um sistema que facilite a cobrança recorrente e envie mensagens e lembretes aos consumidores antes e depois do vencimento. 

3. Controle da inadimplência

A inadimplência é um problema comum a todas as empresas, e tem um impacto ainda maior nas vendas recorrentes. 

Cada cliente que atrasa o pagamento ou deixa de pagar representa um rombo no caixa da empresa e uma falha na previsibilidade da receita.

Por isso, você precisa monitorar constantemente o índice de inadimplência e tomar medidas para reduzi-lo. 

A régua de cobrança, mais uma vez, é uma das ferramentas essenciais para cobrar melhor e aumentar as chances de receber. 

Além disso, você também pode desenvolver sua própria política de crédito, oferecer formas de pagamento flexíveis, além de vantagens para clientes que pagam sempre em dia, entre outras ações. 

4. Gestão de planos e assinaturas

O modelo comercial de planos e assinaturas não é dos mais fáceis de ser gerenciado. 

Muitas vezes, você tem vários tipos de planos e preços, opções de personalização e serviços extras, por exemplo.

Além disso, a empresa precisa controlar os cadastros e cancelamentos, upgrades e downgrades e ainda possíveis licenças gratuitas concedidas no modelo freemium. 

Imagine uma companhia SaaS (Software as a Service) que oferece os planos básico, intermediário e premium, com opções de customização de funcionalidades e ainda uma versão trial (degustação) para quem quer conhecer a solução. 

É preciso ter um sistema robusto para controlar todas essas variáveis e evitar erros, como incompatibilidade das funcionalidades com o plano ou até mesmo a permanência do acesso para usuários que já cancelaram. 

5. Projeção de faturamento

Parece mais fácil fazer a projeção de faturamento com os pagamentos recorrentes, já que a receita é previsível, certo?

Mas, na realidade, não é bem assim.

A receita recorrente também tem variáveis importantes como a Churn Rate (taxa de cancelamento) e a taxa de renovação, que determinam o índice de retenção de clientes da empresa.

Se houver muitos cancelamentos e baixa renovação em um determinado período, as projeções de faturamento podem ir por água abaixo. 

Além disso, não é tão simples conquistar um novo cliente para substituir os antigos, como ocorre nas vendas pontuais. 

Por isso, suas projeções precisam ser realistas e levar em conta não apenas a expectativa de novos assinantes, mas também indicadores como Churn Rate, taxa de renovação e índice de inadimplência. 

Leia também: Quais indicadores medir e como usá-los para qualificar a relação com seus clientes.

6. Controle de estoque

No caso das empresas recorrentes que trabalham com produtos, o controle de estoque é um grande desafio.

É o que ocorre com os clubes de assinatura, por exemplo, que enviam kits de produtos selecionados mensalmente para seus assinantes, de acordo com o plano escolhido.

Nesse tipo de empresa, há um trabalho cuidadoso de curadoria e qualquer problema com o fornecedor ou com a disponibilidade de estoque pode gerar grandes prejuízos.

Imagine, por exemplo, se houver algum erro no controle de inventário e um cliente receber um produto a menos ou diferente daquele anunciado no kit do mês. 

Da mesma forma, um excesso de produtos no estoque pode gerar perdas financeiras consideráveis, já que todo mês são enviados itens diferentes e o kit não se repete. 

Logo, a solução é prestar muita atenção ao controle de estoque e ter um sistema eficiente para acompanhar as entradas e saídas de produtos. 

Desse modo, você garante a disponibilidade necessária para atender seus assinantes e não corre o risco de ficar com itens parados na empresa. 

7. Gestão de erros em transações

Os erros em transações são comuns nos pagamentos recorrentes e podem causar muita dor de cabeça no empresário. 

Pode ser um boleto pago em duplicidade, um bloqueio na cobrança do cartão de crédito ou uma transação recusada no débito automático, por exemplo. 

Com as cobranças automatizadas, você precisa ficar atento a essas falhas e corrigi-las o mais rápido possível.

No caso dos pagamentos a maior, deve ser feito o estorno ou reembolso imediato para o consumidor. 

Nos erros de cobrança, é preciso contatar o cliente e disponibilizar rapidamente outro meio de pagamento para evitar a situação de inadimplência. 

A importância do controle de pagamentos na recorrência

O controle de pagamentos é uma das principais frentes da economia da recorrência. 

Os desafios são muitos, mas, uma vez que você os tenha superado, poderá aproveitar todos os benefícios da receita recorrente, que incluem:

• Ter receita previsível 
• Poder fazer seu planejamento financeiro com facilidade
• Aumentar o valor gerado pelo cliente ao longo da relação com a empresa (Lifetime Value)
• Abrir caminho para o crescimento e escalabilidade do negócio
• Criar relacionamentos de longo prazo com a base de clientes
• Aumentar sua eficiência operacional.

Isso sem falar, é claro, da oportunidade de participar de um dos setores mais promissores do mercado global.

Nos últimos 9 anos, os negócios recorrentes cresceram 6 vezes mais do que as maiores empresas listadas na bolsa dos EUA, segundo o relatório Subscription Economy Index publicado pela Zuora em 2021. 

Só no último quadrimestre de 2020, o crescimento foi de 21%, contra 3% das empresas de vendas pontuais. 

Por isso, vale a pena investir em um processo de cobrança eficiente para aproveitar todo o potencial do seu negócio. 

Ponto de partida: como começar a controlar pagamentos

Se você não sabe por onde começar a controlar seus pagamentos recorrentes, saiba que é uma dúvida muito comum entre os empreendedores.

De início, você pode até mesmo usar as clássicas planilhas para gerenciar suas primeiras cobranças.

Nesse caso, será preciso padronizar o processo de faturamento, emissão de nota fiscal e envio de boleto de cobrança, por exemplo, preenchendo o documento mês a mês com as mesmas informações. 

Com o tempo, você mesmo vai perceber que não é mais viável fazer isso manualmente.

Nesse momento, o próximo passo será investir em um sistema de gestão que permita a automação das cobranças recorrentes e administração inteligente do seu negócio. 

Como a Conta Azul ajuda você no controle de pagamentos

A Conta Azul é sua aliada na missão de controlar os pagamentos recorrentes do seu negócio.

Nossa plataforma 100% online oferece o recurso exclusivo de gestão de contratos, que permite automatizar todo o processo das vendas recorrentes.

Você só precisa cadastrar a venda uma única vez para cobrar mensalmente, quinzenalmente ou em qualquer periodicidade.

O próprio sistema se encarrega de enviar o boleto e nota fiscal para o cliente por e-mail, além de lembretes automáticos e dar baixa das contas a receber no financeiro – tudo feito automaticamente, sem interferência humana. 

Assim, fica fácil superar os desafios da recorrência e focar no crescimento do seu negócio, não acha? 

Então, já sabe o que fazer para controlar seus pagamentos e decolar nesse mercado.

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