Controle de estoque no Excel? Hora de abandonar a planilha

Sobre o que estamos falando?

  • Muitos empreendedores realizam o controle de estoque através de planilhas. Apesar de ser uma ferramenta muito popular, o Excel possui diversas limitações que prejudicam essa tarefa;
  • O Excel não garante a segurança dos seus dados e também não permite a integração com outras áreas do seu negócio, atrapalhando a gestão e fazendo com que você perca tempo;
  • Uma opção prática para controlar seu estoque é a Conta Azul, que oferece diversos recursos inteligentes, como baixa automática de produtos do estoque, sistema de inventário com filtros inteligentes, preenchimento automático de notas fiscais e muito mais! Experimente essa inovação!

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O controle de estoque no Excel não é a melhor solução para a sua empresa. Entenda por que é hora de abandonar a planilha.

O controle de estoque no Excel está com os dias contados, se depender do avanço da tecnologia e da vontade de crescer do empreendedor.

Hoje, você não precisa mais perder tempo com preenchimento de planilhas nem lidar com erros em arquivos.

Desde já, é preciso deixar claro que existem soluções de gestão muito melhores.

Com um software próprio, é muito mais fácil manter o inventário atualizado, integrar o estoque com o comercial e equilibrar suas compras com o ritmo de vendas, por exemplo.

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Se você ainda está preso no controle de estoque com Excel, precisa conferir estes tópicos agora: 

Continue lendo e entenda por que está na hora de abandonar as planilhas

 

Você faz o controle de estoque no Excel?

Fazer o controle de estoque no Excel é uma prática comum nas micro e pequenas empresas, principalmente quando o empreendedor está começando seu negócio.

Basicamente, o gestor utiliza uma planilha para registrar as entradas e saídas de produtos, procurando o melhor equilíbrio possível entre as compras e o ritmo de vendas da empresa.

Podemos comparar o controle de estoque à gestão da conta corrente do negócio, em que cada item armazenado é um “depósito” e cada saída é um saque ou transferência. 

Logo, estar atento ao estoque também é uma forma de cuidar do dinheiro da empresa, já que os produtos e mercadorias estão entre seus bens mais valiosos.

O objetivo dessa função é garantir que a empresa sempre tenha os produtos disponíveis e nunca perca uma venda por falta de estoque.

O gestor também precisa assegurar que nenhum produto fique parado no estoque e não haja desperdícios, pois o armazenamento também tem um custo, sem falar que muitos itens têm prazo de validade. 

Afinal, como diz Marcos Perillo, CFO da Conta Azul, produto parado no estoque é dinheiro gasto à toa.

Por isso, é preciso manter o inventário sempre atualizado, conhecer a rotatividade de cada produto e controlar rigorosamente cada entrada e saída, além de usar estratégias para promover itens em maior quantidade e programar compras.

Como você deve imaginar, tudo isso dá trabalho - e tende a se tornar inviável se você insistir em fazer o controle de estoque no Excel.  

 

6 razões para não usar planilhas do Excel no estoque

São inúmeros os motivos para você não fazer o controle de estoque da sua empresa no Excel.

Podemos começar por estes seis que listamos abaixo:

1. Risco de perda de dados

Um dos principais motivos para não usar planilhas do Excel no controle de estoque é o alto risco de perder dados com esse software.

Se você ainda tem o hábito de salvar planilhas em pastas no computador, saiba que está arriscando informações estratégicas do seu negócio, pois o arquivo pode acabar corrompido ou excluído. 

No armazenamento local, as ameaças são inúmeras: roubos, incêndios, inundações, problemas elétricos e outros eventos que podem levar à perda de dados em computadores e servidores.

Imagine só a dor de cabeça de perder todo o registro do seu estoque de um dia para o outro. 

2. Perda de tempo 

Controlar o estoque no Excel é um trabalho muito cansativo, porque você precisa preencher todos os dados e detalhes de cada item manualmente no arquivo.

Mesmo dominando os atalhos, funções e ferramentas que agilizam o uso, você vai perder um tempo precioso com uma tarefa repetitiva e que poderia ser facilmente automatizada. 

Com um volume de estoque grande e um alto giro, a missão fica praticamente impossível, pois são muitas entradas e saídas para contabilizar diariamente e refazer o inventário. 

Além disso, pense nas funções mais produtivas que você e sua equipe poderiam estar executando nessas horas gastas com preenchimento e atualização de planilha. 

3. Risco de erros

O Excel é famoso por originar grandes prejuízos a empresas por causa de erros de digitação.

Um simples número digitado a menos pode comprometer todo o seu controle e gerar problemas graves como perda de vendas por contagem errada de itens.

Se o erro indicar menos produtos do que realmente tem no estoque, você pode acabar comprando a mais e ficar com um lote encalhado.

Esses são apenas alguns exemplos do poder destrutivo de um erro de digitação que pode ser evitado com um software mais moderno. 

Afinal, somos humanos e sempre cometemos esse tipo de falha, ainda mais no dia a dia corrido da empresa. 

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4. Falta de segurança

Ainda que tenha alguns recursos de proteção de planilhas com senha, o Excel não é considerado um software seguro do ponto de vista da segurança da informação.

Isso porque não há um controle de acesso rigoroso ou recursos de criptografia, por exemplo.

Dessa maneira, as informações do seu estoque ficam expostas ao acesso por pessoas não autorizadas, ciberataques e vazamento de dados. 

5. Ausência de integração com outras áreas

Quem faz o controle de estoque no Excel também sofre com a ausência de integração com outras áreas e sistemas do negócio.

Se você tiver uma planilha para o estoque e outra para o controle de vendas, por exemplo, vai ser difícil fazer com que os dois arquivos conversem, além de ser impossível a atualização e troca de dados em tempo real.

Em um software de gestão, você consegue integrar o controle de estoque às vendas e ao financeiro.

Com isso, é possível programar a baixa automática de produtos a cada pedido, automatizar a emissão de notas fiscais de entrada e de saída, cadastrar e gerenciar fornecedores, entre outras funções que uma planilha não oferece.

6. Dificuldade no controle após reposição

O controle de estoque no Excel também se mostra muito limitado no processo de reposição.

Neste momento, você precisa repor produtos de acordo com a rotatividade e controlar inúmeros dados, como os prazos médios de giro, datas de compra e saída, prazos de entrega de fornecedores, previsão de demanda, etc.

Nem precisamos reforçar que uma planilha não dá conta desse processo e que você pode facilmente se perder entre tantas informações importantes. 

E não há nada pior para o controle de estoque do que chegar ao ponto de não saber o que você tem armazenado de fato. 

Qual a melhor alternativa ao Excel no controle de estoque?

A melhor alternativa ao controle de estoque no Excel é a adoção de um sistema de gestão pensado especialmente para essa função.

No mercado, existem várias opções de ERPs (Enterprise Resource Management) e ferramentas que digitalizam a gestão do estoque e fazem a integração com o financeiro, vendas e outras áreas do negócio.

Em um único sistema, você pode manter o inventário atualizado, gerenciar as compras, cadastrar fornecedores e transportadoras, entre outras funções essenciais para qualquer negócio. 

Para quem ainda usa planilhas, é um avanço e tanto na profissionalização da gestão, e já vamos entender o porquê.

Vantagens do sistema de controle de estoque

Um sistema de controle de estoque digital traz inúmeras vantagens para o seu negócio.

Conheça algumas delas:

Controle de inventário automatizado

Em vez de fazer controle de estoque no Excel, você pode ter um sistema que automatiza o inventário e acaba com as tarefas manuais

Assim, é possível cadastrar itens automaticamente a partir da importação de notas de entrada ou dar baixa a cada venda finalizada, por exemplo. 

Imagine o tempo que você irá poupar com essas funções simples, que facilitam todo o processo. 

Relatórios precisos sobre o estoque

Além de controlar o estoque no dia a dia, você também precisa analisar o fluxo de entradas e saídas e entender se está fazendo uma boa gestão. 

Esse diagnóstico fica muito mais fácil com softwares que geram relatórios completos sobre o seu giro de estoque e fornecem todas as informações que você precisa para a tomada de decisão. 

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Programação de compras facilitada

Se você tem dificuldade para identificar o momento de abastecer o estoque, o software será seu maior aliado.

O sistema pode alertar quando um produto está acabando e informar o prazo médio de estocagem de cada item, por exemplo.

Assim, você mantém o estoque sempre no nível ideal - nem baixo demais a ponto de faltar produto, nem alto demais a ponto de gerar desperdício. 

Fuja do Excel e deixe a Conta Azul ajudar você no estoque

Agora você já tem motivos suficientes para abandonar o controle de estoque no Excel e aderir às facilidades da Conta Azul.

Nosso ERP 100% na nuvem oferece um controle de estoque online e completo para você não perder mais tempo na sua empresa, com a vantagem de poder acessar o sistema a qualquer hora e lugar. 

Veja alguns recursos exclusivos:

  • Baixa automática de produtos do estoque a cada venda
  • Sistema de inventário simplificado com filtros inteligentes
  • Preenchimento automático de notas fiscais de entrada e saída a partir das informações da compra 
  • Alerta de estoque mínimo para uma boa gestão de vendas
  • Controle de pedidos de compra integrado ao financeiro
  • Gestão de fornecedores e transportadoras
  • Relatórios de giro de estoque e prazo médio de estoque.

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Então, está pronto para fugir do Excel e vir para o futuro do controle de estoque?

Comente se gostou dos recursos e se pretende digitalizar sua gestão. 

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