Contabilidade

O que é eSocial e como orientar seus clientes sobre o assunto?

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 01/12/2023 | 10 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • O eSocial foi criado para que empresas enviem aos órgãos governamentais as obrigações trabalhistas como CAGED, INSS, RAIS e DIRF de forma simplificada;
  • O sistema tem o objetivo de reduzir a burocracia e ajudar o governo no controle do cumprimento das obrigações trabalhistas por parte das empresas;
  • Com a Conta Azul, as informações financeiras do cliente podem ser integradas à contabilidade, incluindo dados trabalhistas. Além disso, contadores parceiros ganham benefícios exclusivos do nosso Programa de Parceira.

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Todo contador precisa saber o que é eSocial para expandir sua carteira de clientes. Afinal, muitos deles são obrigados a usá-lo por ter colaboradores. Para atendê-los, você precisa até saber explicar sobre a plataforma do governo de comunicação sobre obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Muitos empregadores ainda têm dúvidas sobre a plataforma e não entenderam direito o tamanho da importância do eSocial e toda a praticidade que ele oferece. Ensiná-los sobre o sistema dará a você uma vantagem competitiva, mostrando empatia e autoridade.

Aprenda abaixo o que é eSocial e como funciona, dividido nos seguintes tópicos:

O eSocial foi criado para que empresas enviem aos órgãos governamentais as obrigações trabalhistas como CAGED, INSS, RAIS e DIRF de forma simplificada;

O que é eSocial e como funciona?

O eSocial — Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas — é uma plataforma do Governo Federal para que as empresas registrem e enviem eventos e obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Entre as informações que essa plataforma recebe estão a admissão de novos funcionários, comunicação de Acidente de Trabalho e o recolhimento do INSS.

O envio desses dados é feito diretamente no site ou por plataformas autorizadas pelo governo. A Conta Azul Mais, inclusive, é uma delas.

As guias dos tributos também são calculadas e geradas pelo eSocial, facilitando ainda mais o trabalho dos empregadores. O sistema é capaz de:

  • Padronizar a troca de informações e a transmissão de dados;
  • Reduzir o trabalho manual;
  • Facilitar a fiscalização do Governo em relação ao cumprimento das obrigações tributárias.

Antes do eSocial, as empresas sofriam bastante com a conferência e envio manual de informações em várias plataformas. Ao mesmo tempo, o Governo tinha dificuldades para monitorar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

O problema era que o levantamento dessas informações era feito manualmente, por formulários e declarações impressas. O eSocial otimizou o preenchimento dos documentos e ainda permite enviar até 15 obrigações e eventos por vez.

Principais obrigações do eSocial

De acordo com o Governo Federal, as principais obrigações a serem informadas através do eSocial são:

  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
  • CD (Comunicação de Dispensa);
  • CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
  • DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Folha de pagamento;
  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
  • GPS (Guia da Previdência Social);
  • GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
  • LRE (Livro de Registro de Empregados);
  • MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  • QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

Ainda pelo sistema, é possível informar admissões e demissões de colaboradores, afastamentos temporários, alterações cadastrais e contratuais e também sobre as férias remuneradas. O eSocial cruza essas informações com os dados que constam na Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal.

Quem deve aderir ao eSocial?

Desde o dia 16 de julho de 2018, todas as empresas privadas do país que contam com funcionários do país são obrigadas a usar o eSocial, seja qual for o porte empresarial. Isso vale também para os Microempreendedores Individuais (MEIs).

A implementação do eSocial ocorreu gradualmente e a adesão foi feita em grupos de acordo com o tamanho da empresa. As primeiras a utilizar o sistema foram aquelas cujo o faturamento anual superava R$ 78 milhões.

Orientações importantes para dar aos empreendedores

Além de explicar o funcionamento do sistema, é importante que o contador repasse algumas orientações importantes às empresas atendidas quanto ao uso do eSocial.

Estude mais sobre o funcionamento do eSocial

Instruir os clientes a como usar a plataforma e incentivar o estudo sobre ela traz benefícios para você que é contador. Eles entenderão como o eSocial facilita os processos e, principalmente, confiarão no profissional que os ensinou tudo sobre ela.

Cuidado para não pagar multas

Não usar o eSocial implica no pagamento de multas, que podem prejudicar o caixa da empresa e trazer desafios para o controle financeiro. Avise ao seu cliente quais são as principais:

  • Deixar de registrar admissão: R$ 3 mil por trabalhador que não foi informado no sistema. Este valor pode dobrar em caso de reincidência;
  • Não registrar afastamento temporário: entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
  • Férias: R$ 170 por férias não informadas;
  • Não atualizar informações sobre Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): entre R$ 10,64 a R$ 106,41 por funcionário.

Tenha toda a documentação em mãos

Para preencher corretamente todas as informações solicitadas no eSocial, é fundamental ter a documentação dos funcionários em mãos. Oriente o cliente sobre isso e, caso não ele seja o responsável por fazer esse recolhimento, peça para que reforce esse aspecto junto ao setor de recursos humanos.

Cumpra com as obrigações fiscais e tributárias

Explique quais são as penalidades, além das multas, aplicadas pelo Ministério do Trabalho e pela Previdência Social caso não haja o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. Alerte o seu cliente sobre essa condição o quanto antes.

Todo profissional deve saber administrar suas obrigações. Confira algumas dicas neste eBook.

Obtenha um certificado digital

O certificado digital torna o processo de troca de informações com o eSocial mais seguro. Por isso, indique ao seu cliente o uso da identidade digital, de preferência o A1.

Esse tipo de certificado digital é mais simples, fácil de usar e não depende de mídias externas, como pendrives, para armazenamento e transporte.

Use um sistema online confiável

Como falamos, o eSocial pode ser utilizado através de outros sistemas de gestão, como um ERP. Porém, a plataforma precisa ser confiável e estar autorizada para a integração com esse sistema.

Essa autorização é feita pelas autoridades competentes e não está disponível para qualquer sistema. Caso você queira uma plataforma habilitada para o uso do eSocial, não deixe de apresentar a Conta Azul Pro para os seus clientes.

Concilie seus dados com a contabilidade

Explique ao cliente a importância de conciliar os dados do controle social com o seu trabalho, de forma otimizada. Afinal, isso facilita o uso do eSocial no dia a dia da empresa.

O controle financeiro por parte do cliente e seu trabalho, no que diz respeito à organização das informações tributárias, fica muito mais fácil quando todas as informações estão integradas.

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O sistema tem o objetivo de reduzir a burocracia e ajudar o governo no controle do cumprimento das obrigações trabalhistas por parte das empresas;

Quais são os benefícios do eSocial para seus clientes?

O principal benefício do eSocial é a simplificação de processos. Com esse sistema, fica muito simples enviar as informações trabalhistas ao Governo Federal.

Vale lembrar que todos os dados inseridos no eSocial são recebidos automaticamente pelos órgãos competentes. Além disso, todas as informações ficam armazenadas em um ambiente seguro, sem o risco de perda.

O sistema também trouxe a padronização de dados e nos processos de envio de informações. Antes, era comum informar o mesmo evento em mais de um sistema, o que gerava a duplicação e retrabalho na hora de corrigir. Nada disso acontece hoje com o uso do eSocial.

É importante que todas essas vantagens oferecidas pela plataforma sejam informadas aos seus clientes. Afinal, esse sistema veio para facilitar a rotina do empreendedor e não deve ser ignorado pela equipe gestora.

Lembre-se que ter um bom relacionamento com o cliente é um forte diferencial para o contador.

Garanta clientes recorrentes no seu escritório com a Conta Azul

Ao dominar o assunto e orientar os seus clientes sobre o eSocial, você transmite confiança e autoridade, elementos importantes para que eles se tornem fiéis ao seu escritório. Mas, isso não é suficiente para garantir receita recorrente.

Qualidade no atendimento, rapidez e agilidade também são importantes para conquistar e manter os clientes. E, o melhor caminho para implementar essa experiência completa é através da tecnologia.

Por isso, a Conta Azul é a melhor parceira dos contadores!

A Conta Azul Mais é a plataforma para gestão completa da carteira de clientes dos escritórios contábeis. Por meio dela, você consegue:

  • Visualizar as informações da sua carteira de clientes no Painel Conta Azul Mais;
  • Receber notificações das pendências e rotinas dos seus clientes, para não esquecer de nenhuma obrigação contábil;
  • Eliminar os erros e o retrabalho devido à digitação, já que todas as informações ficam salvas no sistema;
  • Gerenciar todas as obrigações tributárias dos seus clientes, independente do regime de tributação;
  • Economizar tempo com os processos manuais, conseguindo absorver demandas maiores e lucrar mais;
  • Integrar a contabilidade com os outros setores da empresa do cliente, por meio da Conta Azul Pro, nossa plataforma online para micro e pequenas. Com isso, vendas são registradas em tempo real.

Além de tudo isso, ao se tornar um contador parceiro da Conta Azul, você ganha uma série de benefícios, como

  • Descontos progressivos para os seus clientes aderirem o ERP Conta Azul Pro;
  • Acesso gratuito à Universidade Conta Azul;
  • Controle do recebimento de honorários;
  • Emissão de Notas Fiscais de Serviço para mais de 300 cidades homologadas;
  • Conciliação bancária e fiscal com poucos cliques;
  • Geração de boletos para cobranças recorrentes com o Receba Fácil Boleto, pagando apenas após a compensação.

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