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Estrutura contábil em rede: ampliando os horizontes do seu escritório

Vinicius Roveda Vinicius Roveda | Atualizado em: 03/07/2023 | 6 mins de leitura

Estrutura contábil em rede: ampliando os horizontes do seu escritório

O propósito do blog ContaAzul para Contadores é trazer sempre temas atuais e relevantes para os profissionais e gestores da área e para seus clientes, apresentando as tendências do setor em todo o mundo e os novos desafios do mercado. Uma das megatendências da contabilidade que está despontando em diversos países e que deve chegar ao Brasil é a estrutura contábil em rede e de franquias contábeis, inclusive para fazer frente aos competidores internacionais de olho no mercado brasileiro.

E você, já pensou em desenvolver uma estrutura contábil para atuar como um hub (ou conexão) central de operações com vários escritórios e filiais espalhados pelo país? Certamente é uma forma de crescimento sustentável e de ampliação da receita.

Se já considerou essa possibilidade, deve estar com muitas dúvidas de como fazer. Será que é melhor diversificar serviços, clientes ou alcance geográfico? E como simplificar as operações? O artigo do portal internacional AccountingWeb dá alguns direcionamentos nesse sentido, ressaltando que tudo está baseado em alinhamento de processos e uso de tecnologia.

Alinhamento de processos

Inicie por uma análise metódica para ver em quais pontos cada processo poderia ser melhorado. Um desafio operacional em particular, que deve ser atacado em primeiro lugar, são os processos altamente manuais em serviços como pagamento de contas, por exemplo. Imagine o tempo desperdiçado por um membro da equipe que recebe um pedido de última hora de um cliente para enviar 50 cheques para assinaturas. Em um ambiente não digitalizado, o profissional teria que imprimir os cheques e enviá-los para o cliente assinar e devolver. Multiplique isso em todas as filiais e imagine o impacto nas receitas e no desempenho do atendimento.

Se o caráter manual desses processos consumir uma quantidade significativa de tempo e impedir a geração de receitas em sua empresa, agilizá-los deve ser uma prioridade. Este é apenas um exemplo de como o uso de tecnologia pode trazer um grande impacto entregando resultados mais eficientes. É simplesmente uma questão de examinar tarefas e sistematizá-las para levar ao alinhamento de processos e, a partir daí, replicá-los para as demais unidades que formam a rede.

Uso de tecnologia na contabilidade

Com uso intensivo de tecnologia, tanto na gestão quanto na integração contábil, os processos são automatizados e escaláveis. Por outro lado, o baixo nível de tecnologia faz com que o escritório tenha que conviver com um cenário de muito papel e muita digitação, aumentando a necessidade de conferência manual e o retrabalho. Com um ERP na nuvem, a integração entre os escritórios da rede e os clientes flui mais facilmente. A automação e integração de um sistema de contabilidade online faz com que os clientes se adaptem a estes processos, agilizando e ampliando a capacidade de atendimento das equipes, que conseguem ter mais autonomia e produtividade.

O contador do futuro deve estar sempre focado em fornecer o melhor serviço aos seus clientes e em melhor continuamente os processos. A tecnologia também é usada para dar conta do volume sem perder proximidade no atendimento, principalmente no caso de uma rede com escritórios que cobre uma ampla região geográfica. Independentemente da distância, o que conta é manter relação próxima com os clientes via ferramentas digitais (reuniões por Skype e Hangout, por exemplo).

Embora a mudança nunca seja fácil, ao criar uma estrutura contábil em rede, gerindo vários escritórios e filiais espalhados pelo país, existem passos a serem dados para que você consiga compreender o impacto, promover os benefícios e definir as estratégias em torno da adoção de processos e tecnologia. Sistemas integrados na nuvem e processos unificados são a melhor plataforma para atingir ganhos de eficiência em toda a rede. Para uma empresa contábil atuar em vários locais, é importante trabalhar como um hub central de operações, que permita replicar, implementar e escalar alternativas mais eficientes em toda a organização.

Os passos para implantação dos novos processos e tecnologia na estrutura contábil em rede devem incluir:

  • Analisar o processo em cada escritório: para cada local da estrutura contábil em rede deve-se analisar a forma como os processos são desempenhados. Para tornar o novo processo contábil simples de entender, é importante compartilhar um guia de instruções sobre como receber, processar e concluir uma transação. Este documento reforça os novos processos com os clientes e educa novos funcionários.
  • Cascatear as informações de cima para baixo: cada um de seus escritórios provavelmente tem um líder capaz de defender a nova forma de trabalho e engajar a equipe local para abraçar a tecnologia e conseguir processos mais eficientes. É preciso um trabalho motivacional e de atualização e treinamento constante. Os profissionais destes times devem ser preparados para se tornarem mais consultores de negócio do que meros digitadores de lançamentos.
  • Comunicar, comunicar, comunicar: você vai precisar reforçar constantemente a importância e os benefícios de sistematizar esses padrões em reuniões periódicas, utilizando todos os meios de comunicação disponíveis. Inclusive criando canais de compartilhamento de boas práticas e de “tira-dúvidas” entre as equipes das filiais, por exemplo.
  • Adotar uma tecnologia integradora: na busca pelo alinhamento de processos, seria ineficiente desenvolver boas práticas em torno de tecnologias diferentes. Para uma prática mais eficaz, é preciso unificar a plataforma tecnológica de integração online, criando um relacionamento forte com o fornecedor de tecnologia.

O alinhamento de processos e o uso de tecnologia desempenham um papel fundamental em ajudar a implementar um modelo de estrutura contábil em rede de forma mais eficiente para impactar positivamente o crescimento da sua organização. Para que você faça este movimento, é preciso preparação, com processos replicáveis e escaláveis, excelência na gestão e adoção de tecnologia para apoiar os negócios.

Com a contabilidade online, o contador do futuro pode realizar uma verdadeira revolução, facilitando a atuação e a gestão em rede. As organizações contábeis que souberem fazer o movimento correto, vão se diferenciar e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. Para que a sua empresa contábil migre para esse modelo em rede, é preciso contar com a tecnologia. A boa notícia é que essa tecnologia está disponível e com custo acessível.

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