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Entenda o que mudou na folha de pagamento com o eSocial

Sobre o que estamos falando?

  • O eSocial passou a ser obrigatório a partir de 2018. De lá para cá, algumas mudanças ocorreram no processo de implantação do sistema, deixando empreendedores e contadores com muitas dúvidas;
  • Algumas delas estão relacionadas à forma como as informações são declaradas na  folha de pagamento. Descubra as principais dúvidas e saiba quais cuidados tomar durante o processo;
  • Fazer a folha de pagamento à mão é coisa do passado. Conte com a Conta Azul para agilizar esse e vários outros processos do seu escritório contábil. Contadores parceiros também ganham vários outros benefícios exclusivos do Programa de Parceria.

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O eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é um sistema criado pelo governo federal para facilitar o envio de informações referentes às obrigações trabalhistas por parte das empresas.

A implantação do eSocial começou em 2018 e foi dividida em fases, onde foi necessário cadastrar determinados eventos em cada uma delas. De lá para cá, algumas mudanças surgiram, deixando até mesmo os contadores com dúvidas sobre o processo.

Neste conteúdo, separamos as modificações do eSocial referente à folha de pagamento. Entendê-las é indispensável para atender com a sua carteira de clientes com qualidade, evitar as multas e garantir demanda recorrente.

Aqui, você vai conferir os seguintes tópicos:

Boa leitura!

O eSocial passou a ser obrigatório a partir de 2018. De lá para cá, algumas mudanças ocorreram no processo de implantação do sistema, deixando empreendedores e contadores com muitas dúvidas;

O que mudou na folha de pagamento com o eSocial?

A implantação do eSocial, como dissemos, foi dividida em fases. A terceira e penúltima, com data de finalização para agosto de 2022, prevê a obrigatoriedade do envio dos eventos periódicos. Dentre eles, a folha de pagamento.

Caso queira relembrar a divisão por fases, consulte o cronograma de implantação. No próximo tópico, confira as principais mudanças do eSocial no que diz respeito à folha de pagamento.

Cadastro rigoroso de profissionais 

Antes, era necessário informar ao sistema apenas os dados referentes à identificação do colaborador, como nome, função exercida, data de nascimento, RG e CPF. Agora, o eSocial exige mais informações, como:

  • Estado civil e existência de dependentes;
  • Endereço;
  • Grau de instrução.

Além disso, também é preciso inserir no eSocial informações pertinentes à saúde do funcionário e condições de trabalho.

Dados centralizados 

Com o eSocial, as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas ficam centralizadas em uma única plataforma. Como resultado, a burocracia do envio desses dados é reduzida, facilitando a rotina do contador.

Tempo menor para atualizações

Era muito comum antes do eSocial as empresas informarem determinados eventos, como férias e afastamentos, somente após um longo período. Agora, o envio dessas informações devem ser feitas no mês em que ocorrem.

Vale lembrar da importância de deixar o cliente informado sobre esse prazo mais curto e pedir a colaboração dele no envio dessas informações em tempo hábil.

Maior controle e fiscalização 

A fiscalização do Ministério do Trabalho, no que diz respeito ao cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, também é facilitada pelo eSocial. Afinal, fica mais fácil realizar o cruzamento e verificar a veracidade das informações com a plataforma.

Pagamento do décimo terceiro integral em novembro

Caso a empresa decida pagar o valor integral do 13° em novembro, com o eSocial, terá de fazer o desconto das contribuições previdenciárias e a retenção do imposto de renda. Com isso, o funcionário receberá o valor líquido do benefício.

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Como é possível o contador se adequar às mudanças?

Adequar-se ao eSocial não se resume apenas a cumprir as regras de envio de informações ao sistema. É preciso estar preparado internamente para não sobrecarregar o escritório e acabar perdendo os prazos.

Algumas dicas para se adequar ao eSocial são:

  • Rever os processos do escritório e analisar com criticidade se eles fazem realmente sentido para o novo momento;
  • Fazer um checklist de todas as informações que os clientes precisam enviar dos colaboradores e cobrar o envio;
  • Criar mecanismos para não esquecer do envio das informações. A agenda do Google pode ser uma alternativa;
  • Adotar um sistema de gestão que faça integração com o eSocial;
  • Analisar junto aos clientes se eles estão cumprindo todas as obrigações trabalhistas exigidas pelo eSocial.

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Quais cuidados são necessários ao fazer a folha de pagamento?

Para evitar que os seus clientes sofram penalidades devido ao envio incorreto de informações, você, como contador, precisa tomar certos cuidados na hora de fazer a folha de pagamento. Veja agora quais são os principais.

Cumprimento dos prazos de envio de informações

Enviar as informações incorretas e/ou fora do prazo pode gerar multas para a empresa.

Um exemplo é o envio das informações de admissão de novos funcionários. Com o eSocial, elas devem ser enviadas até um dia antes do início do trabalhador na empresa. Caso esse prazo não seja cumprido, a multa pode chegar a quase R$ 3 mil reais.

Envio das informações de afastamento temporário

Afastamentos temporários em razão de doença, acidente de trabalho ou licença maternidade e paternidade também devem ser informados ao eSocial. Não comunicar esses eventos também gera multa, cujo valor é definido pelos fiscais trabalhistas.

Comunicação do ASO

Não enviar o ASO ao eSocial pode gerar multa entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

O Atestado de Saúde Ocupacional — ASO é um documento que comprova a saúde dos colaboradores. Ele é o resultado de exames que os funcionários precisam fazer antes de entrar em uma empresa, no retorno ao trabalho após afastamentos temporários devido a doenças ou mudança de função. Também conhecidos como exames admissionais ou periódicos.

Uso da tecnologia 

Conferir as informações manualmente para envio no eSocial consome bastante tempo dos contadores, além do risco de erros. Usar um sistema de gestão online é fundamental para agilizar o trabalho e garantir que os dados informados estejam corretos.

Encargos trabalhistas

Os encargos trabalhistas que são retidos ou descontados dos salários dos colaboradores devem ser informados corretamente no eSocial. Por isso a importância de contar com uma plataforma de gestão, que dispensa a conferência manual dessas informações.

Monitoramento da saúde do trabalhador

Além do envio do ASO, a empresa também precisa elaborar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e repassar os dados sobre a saúde dos colaboradores ao eSocial. Não enviar essas informações gera multa entre R$ 1.436,53 e R$ 4.024,42.

Treinamento de equipes

Treinar os contadores do seu escritório sobre as novas regras eSocial e informá-los sobre os principais cuidados é muito importante no atendimento da carteira.

A equipe também precisa ser preparada para repassar as orientações principais do eSocial aos clientes. Afinal, eles são parte fundamental para o envio correto das informações e o cumprimento dos prazos.

Treinar os contadores do seu escritório sobre as novas regras eSocial e informá-los sobre os principais cuidados é muito importante no atendimento da carteira. 

Faça a gestão da folha de pagamento dos seus clientes com a Conta Azul!

A rotina de folha de pagamento é importante para qualquer empresa que possua funcionários. Com as mudanças do eSocial, fazer este processo requer muito mais atenção.

Mas não é por causa disso que você vai perder horas e horas conferindo as informações à mão e deixando de lado outras atividades mais importantes, como a prospecção de novos clientes.

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A Conta Azul Mais é 100% gratuita para contadores parceiros da Conta Azul. Onde você não paga nada pela parceira e ainda conta com uma série de benefícios, como:

  • Painel Conta Azul Mais, que permite o acompanhamento das rotinas de cada cliente;
  • Exportação fiscal e contábil das informações;
  • Envio de guias e impostos de folha de pagamento direto para o financeiro do cliente;
  • Recebimento de chamados e demais solicitações. Você também pode marcar reuniões em salas virtuais;
  • Acesso ao balancete em tempo real;
  • Geração de DAS individual ou em lote, DRE contábil e emissão do livro razão em tempo real;
  • Cálculo automático de depreciação do ativo imobilizado;
  • Conciliação das informações e muito mais!

Já o recurso folha de pagamento é completo, com todas as funcionalidades que você precisa para executar essa rotina. As principais são:

  • Integração com o departamento pessoal do cliente, financeiro e fiscal;
  • Geração de holerites com poucos cliques;
  • Dispensa instalação pelo cliente e pelo contador;
  • Alinhado com todas as novas regras do eSocial;
  • Disponível para todos os regimes de tributação e segmentos;
  • Gratuito para todos os contadores parceiros;
  • Geração de SEFIP, GRRF, CAGED, Seguro Desemprego, DIRF e RAIS.

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