Vinicius Roveda 
No artigo passado, você conferiu as primeiras cinco dicas de organização, afim de obter produtividade para seu escritório de contabilidade.
Agora, veremos as outras cinco:
1. Utilize uma agenda geral e diária
Depois de ter estabelecido seus objetivos, torna-se mais fácil priorizar suas tarefas por ordem de importância. Para isso, adquira o hábito de usar uma agenda. Pode ser física ou eletrônica. O importante é que você distribua seus esforços diariamente e, assim, reduza ou, até mesmo, elimine o índice de esquecimento e/ou de atrasos.
Se agenda não for a sua praia, um sistema de gerenciamento de tarefas pode lhe auxiliar nesse ponto.
2. Defina suas prioridades
Para estabelecer as prioridades, é necessário tomar nota de todas as tarefas e processos que tomam conta do seu dia a dia. Existem dois tipos de tarefas: as importantes e as menos importantes. Dentro dessas, existem outros dois tipos: as urgente e as não urgentes.
Para entender melhor, vamos separar esses quatro tipos de tarefas numa tabela chamada Matriz de Decisão, criada pelo presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower e popularizada pelo famoso administrador Stephen Covey em seu livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”:
As tarefas da coluna esquerda têm de ser terminadas hoje: se você planejar com eficiência, estará trabalhando nas tarefas do canto superior direito antes que elas passem para o canto superior esquerdo.
3. Faça uma coisa de cada vez
Algo que parece uma epidemia entre os profissionais é tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Porém, manter o foco em uma única função permite maior poder de concentração, mais rapidez na realização das tarefas cotidianas e menos erros cometidos.
Sabemos que muitas coisas podem aparecer durante o dia, fazendo com que você largue tudo para atender a essa nova demanda. Como você pode evitar isso? Duas maneiras: qual é a importância dessa nova tarefa e qual a urgência para a finalização?
Caso a interrupção tenha prioridade, aceite. Se não, anote em sua agenda, crie uma nova tarefa no seu sistema de gerenciamento e/ou tente encaixá-la na sua Matriz de Decisão e continue o que estiver fazendo.
4. Delegue tarefas
Delegar é uma forma muito eficiente de gerenciamento de tempo. Além disso, é uma forma importante de desenvolver as habilidades de seus colaboradores, assim como aumentar a sua motivação.
Antes de delegar, é fundamental definir bem a tarefa e especificar os resultados desejados, assim como as suas expectativas. Forneça toda a orientação possível e dê exemplos do que espera da pessoa.
Mas cuidado: delegar não significa descarregar os problemas no ombro do seu colega de trabalho. Demonstre confiança, dê autonomia, mas não deixe de acompanhar o andamento das tarefas.
5. Planeje reuniões de maneira eficaz
Muitas pessoas ainda tem a ideia de que reuniões são cansativas, improdutivas e desnecessárias. Essa visão pode mudar se a reunião tiver um planejamento prévio afim de tornar esses encontros mais eficazes. Antes de tudo, primeiro é preciso questionar a verdadeira necessidade daquela reunião. Em segundo lugar, definir seu propósito. E, por último, calcular o custo do encontro.
É muito importante que uma reunião seja objetiva. Os pontos a serem abordados sejam claros, de fácil compreensão e que não precise de muita explicação. Seja disciplinado. Comece e termine na hora marcada. Atrasos acabam desmotivando o pessoal. Muitas vezes, o que torna uma reunião ineficaz é a sua duração. Por isso, tente evitar dispersões e entrar em assuntos que estão fora da pauta.
Bom, temos convicção de que essas dicas vão auxiliá-lo no seu dia a dia no escritório. Você tem alguma dica de produtividade que funciona no seu escritório? Compartilhe conosco, podemos usá-la em um próximo artigo e citar a sua colaboração.