Contabilidade em pequenas agências: como fazer e qual é sua importância

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Ao contrário do que muita gente pode pensar, o apoio do contador é essencial tanto no universo das grandes empresas quanto das pequenas. Ela pode ser extremamente vantajosa até mesmo para sua pequena agência! Afinal de contas, já parou para pensar que conhecer e planejar melhor o pagamento dos tributos ajuda na robustez e na regularidade do negócio?

O obstáculo em que muitos empresários tropeçam, entretanto, envolve a prática. No caso da contabilidade em agências de publicidade e de comunicação em geral, você sabe como fazer esse processo do jeito certo? Saiba que ela realmente pode ser relevante para trazer benefícios para seu negócio. Aprenda agora mesmo e aumente as chances de sucesso da sua pequena agência!

Como fazer a contabilidade em pequenas agências?

Para realizar a contabilidade em agências menores é preciso passar por algumas etapas que garantirão que tudo esteja sob controle e devidamente regularizado. E como seguir um passo a passo sempre torna tudo mais fácil, resolvemos trazer a seguir as etapas desse processo para servirem de guia. Confira:

Regularize a situação da agência

Uma contabilidade de sucesso demanda, necessariamente, situações fiscal e tributária regularizadas. E como estamos tratando de uma pequena agência, normalmente a melhor opção tende a ser o Simples Nacional. Nesse regime de tributação, você poderá pagar os principais tributos (IRPJ, CSLL, IPI, ICMS, PIS, COFINS, ISS e INSS) em apenas uma guia, o que facilita bastante a aferição dos tributos e a efetivação de sua quitação. O Simples Nacional é indicado para empresa que faturem até 3,6 milhões de reais anualmente. Acima disso, o regime deve ser de lucro presumido ou lucro real.

Faça um planejamento tributário

Mas como saber em qual regime de tributação você vai pagar menos impostos? Simples: com a realização de um planejamento tributário. Esse planejamento é responsável por fazer uma análise relevante e personalizada em relação ao negócio, a fim de identificar o pagamento de impostos. Levando em consideração o ramo de atividade e a receita bruta mensal, o planejamento tributário consegue encontrar a melhor opção para sua carga tributária. Isso significa que, com esse tipo de planejamento, é possível realizar a redução legalizada do pagamento dos tributos, permitindo assim que sua agência possua recursos para outros investimentos mais importantes.

Analise documentos gerenciais

Independentemente do tipo de empreendimento e de seu porte, uma boa contabilidade também leva em conta ações estratégicas. É necessário, portanto, realizar o acompanhamento constante de resultados para garantir que tudo saia de acordo com o previsto. Nesse sentido, é altamente benéfico que sua contabilidade gere e analise relatórios e gráficos gerenciais indicando, por exemplo, como andam os gastos da empresa.

Isso ajudará no melhor planejamento a respeito da quitação de impostos no próximo período de declaração, além de ajudar a identificar quais são os setores que geram mais gastos. O uso dessas ferramentas gerenciais também é importante para a tomada de decisão em relação não apenas à contabilidade, mas à empresa como um todo.

Implemente um software de gestão

Por mais simples que a contabilidade da sua agência possa parecer (especialmente devido a seu porte), a verdade é que garantir a regularidade fiscal de uma empresa exige um controle estrito no que se refere a informações em geral. Por isso, é significativamente mais vantajoso utilizar um software de gestão que ajude a controlar os gastos do negócio, como acontecem seus investimentos e quais devem ser os tributos pagos.

Pode ser especialmente interessante buscar soluções que permitam uma conexão e troca de informações facilitada com seu contador, evitando trocas de e-mail e envio de documentos impressos, evitando erros de digitação e perda de tempo com a conferência de dados. Além de garantir uma análise mais rápida, esse tipo de sistema disponibiliza dados mais confiáveis por diminuir ações manuais e, portanto, possíveis erros. Assim, em vez de fazer tudo em planilhas isoladas, utilizar um software de gestão ajuda sua empresa a não deixar nenhum tributo de fora.

E sua importância?

Você deve entender, desde já, que a contabilidade é muito mais que apenas um setor que pode trazer vantagens para sua agência. Afinal, ela é obrigatória para qualquer empresa. Por isso, mesmo que sua agência esteja submetida a um regime de tributação mais simples, manter a contabilidade em dia é indispensável para desfrutar de benefícios como:

Situação fiscal regular

Se a contabilidade é feita da maneira certa, sua agência passa a ter uma situação fiscal totalmente regular. E a verdade é que estar em dia com o fisco traz importantes vantagens secundárias, como a facilidade na obtenção de créditos, a permissão para participar de licitações e muito mais. Além disso, com uma situação fiscal regular, você evita situações imprevistas, como sofrer fiscalizações ou mesmo multas devido à falta de pagamento correto dos impostos. E quem também se beneficia da regularidade fiscal são os clientes! Com uma agência atuando correta nesse sentido, eles sabem que podem contar com seus serviços sem maiores preocupações.

Custos menores

Feita de maneira estratégica, a contabilidade também ajuda a reduzir os custos com a carga tributária em geral, tornando sua agência mais rentável sem que perca no quesito regularização. Custos menores com impostos também podem ser vistos como sinônimos de mais dinheiro disponível para investir no negócio e melhorar sua atuação de forma geral. E tudo isso leva ao crescimento da agência.

Apoio à tomada de decisão

A contabilidade estratégica é extremamente importante para o processo de tomada de decisão. É com a avaliação de ferramentas como relatórios e gráficos que a gestão pode decidir qual é o próximo passo para o negócio. A contabilidade também indica quais caminhos não devem ser seguidos pela agência (como fazer um investimento que tire a empresa de um regime de tributação menos vantajoso, por exemplo). Com o apoio de números e resultados concretos, fica muito mais fácil tomar uma decisão embasada e com menos chances de erros, o que favorece não só a continuidade como o crescimento da sua agência.

Não apenas por ser obrigatória, a contabilidade em agências de pequeno porte se mostra importante para garantir sua situação regular, reduzir os custos e proporcionar o apoio adequado à tomada de decisão do gestor ou de quem quer que esteja à frente da empresa. Para fazê-la, é necessário regularizar a situação fiscal, realizar devidamente o planejamento tributário e também utilizar ferramentas de análise, como relatórios e gráficos.

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E para ajudar a descomplicar todo esse processo, o ideal é contar com uma ferramenta específica, como um software de gestão, para tornar os dados mais confiáveis e as análises mais rápidas. Pronto para começar?

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