Como organizar documentos na empresa, no computador, no e-mail e na nuvem

Você encontra um cliente que pergunta sobre uma informação importante de uma venda feita há meses. Volta para a empresa e procura por esses dados, que estão arquivados em algum lugar. Revira papéis, gavetas, pastas no computador e a caixa de entrada do e-mail e demora um tempão até encontrá-los. Essa é uma cena comum para quem não sabe como organizar documentos na empresa.

Como organizar documentos

Qualquer empresa, seja qual for o seu porte, lida com uma grande quantidade de documentos que, cedo ou tarde, deverão ser consultados novamente. Se eles forem guardados em qualquer lugar, sem um critério de armazenamento, cada nova consulta será um martírio, pois você perderá mais tempo tentando encontrar a informação do que a  utilizando.

Para ajudar na organização dos documentos, preparamos, abaixo algumas dicas, separadas entre arquivamento de impressos, e-mails e arquivos digitais na nuvem e no computador.

Impressos

Empresas modernas gastam cada vez menos papel, pois seus relatórios, comunicados, notas fiscais, orçamentos, enfim, quase tudo é produzido e enviado virtualmente. Mas ainda há contratos com assinatura, notas fiscais impressas, recibos e outros, cujos originais impressos ainda precisam ser guardados.

É fundamental que, para armazená-los, você crie um padrão, dividindo os documentos em categorias e subcategorias. Por exemplo, uma gaveta (de um arquivo suspenso, de preferência) para notas fiscais e uma pasta para cada cliente.

A nossa dica é manter também cópias digitais de cada documento e – muito importante! – armazená-los em pastas e subpastas que obedecem a mesma hierarquia de pastas dos arquivos impressos – seja na nuvem ou no HD.

Assim, se você precisar apenas consultar uma informação, vai encontrá-la mais rapidamente no computador. Caso precise do papel original e não lembra em que pasta está, pode utilizar a busca virtual pelo nome do arquivo. Como os nomes das pastas são os mesmos, você vai localizar mais facilmente o documento impresso.

Entre os erros comuns a evitar no armazenamento de impressos, estão deixar o material a ser arquivado acumulando e entupir as gavetas de modo a dificultar a colocação de novos documentos – o que contribui para deixar a tarefa de lado.

E-mail

Muita gente encara o e-mail apenas como um ótimo serviço de comunicação, esquecendo que o histórico de mensagens é uma fonte importantíssima de informação e deixando tudo acumulado e desorganizado na caixa de entrada. Aí, na hora que tem uma dúvida sobre uma situação combinada virtualmente, fica horas procurando o diálogo.

A primeira dica é, sempre que um e-mail contiver um anexo importante, salve-o no respectivo diretório (veremos a seguir como organizar os documentos no computador e na nuvem). As mensagens podem ser arquivadas em pastas criadas dentro do serviço de e-mail. Nessa hora, procure utilizar a mesma lógica de organização do arquivo de impressos.

Para não deixar a caixa de entrada uma bagunça, tente responder todos os e-mails o mais rápido possível. Dedique os primeiros e últimos minutos do expediente a dar as respostas – claro que, se chegar um e-mail urgente no meio da tarde, você deve priorizá-lo.

Um erro comum é deixar mensagens menos importantes como não lidas e, ao botar o olho nelas, pensar “depois eu respondo”. O tempo vai passando, você acaba acumulando pendências e, depois, vai precisar de uma tarde (ou dia) inteira para resolvê-las.

Na nuvem

O melhor ambiente para armazenar o grosso dos documentos e informações que transitam pela sua empresa é na nuvem. Além de não gastar espaço do seu computador, o compartilhamento dos arquivos é mais fácil, a segurança maior e a organização mais clara.

A dica é controlar toda a administração da empresa na nuvem, utilizando o ContaAzul, um sistema de gestão online que integra controle de vendas, estoque, entradas e saídas, emissão de notas fiscais e muito mais, tudo em apenas uma plataforma.

No sistema do ContaAzul, é possível armazenar e organizar notas fiscais, recibos, planilhas, propostas, relatórios e outros documentos. Em cada lançamento financeiro feito no programa, é possível anexar até três arquivos, com os mais diversos formatos.

Assim, você não comete o erro de manter cadastro em várias soluções na nuvem em vez de apenas uma. Já pensou ter que fazer um login (e dar permissão aos funcionários) para armazenar os documentos, outro para emitir a nota fiscal, outro para o boleto, e assim por diante? Em vez de facilitar, a nuvem só complicaria a sua vida.

No computador

Também é possível armazenar os documentos no HD do computador. Embora a nuvem seja uma opção mais compartilhável e mais segura, em alguns casos é conveniente ter determinados documentos salvos no disco rígido, porque você os anexa com frequência nos e-mails ou precisa de um programa específico para a sua leitura, por exemplo.

Se esse for o caso, procure manter os arquivos sempre atualizados e organizados, e nunca deixe um arquivo que é importante para outros funcionários apenas no seu computador.

Procure educar os funcionários para que eles também não mantenham documentos importantes armazenados no seu HD. Deixe a orientação clara para que, depois de baixar e conferir um anexo do e-mail, por exemplo, imediatamente arquivá-lo no ambiente correspondente na nuvem. Esse procedimento deve ser feito também quando houver uma atualização no arquivo.

Política de organização

Não adianta de nada você saber como organizar os documentos se os demais colaboradores não tiverem a mesma postura. Para prevenir a bagunça, deve haver um manual básico com orientações claras e objetivas sobre a lógica da organização de cada tipo de documento.

Em caso de funcionário ser desligado ou pedir demissão, é comum que seu substituto fique completamente perdido, porque os arquivos importantes estavam armazenados em algum local específico do computador do colaborador que saiu.

Para prevenir isso, pense em orientações claras a colaboradores de qualquer nível hierárquico. Com uma rotina de organização de documentos bem estabelecida, você vai ver que a gestão da empresa ficará muito mais eficiente.

Ainda tem dúvidas sobre como organizar documentos na empresa? Comente.