Como não errar ao verificar sua nota fiscal?

Nós sabemos que a rotina como empreendedor é corrida e nem sempre sobra tempo para tarefas importantes, como o controle financeiro. Porém, se existe um momento que merece atenção é a hora de verificar a nota fiscal. 

Não se trata de desconfiança com o fornecedor, mas sim de uma boa prática para a saúde financeira do seu negócio. O batimento de nota fiscal de produtos — e de serviços também — evita problemas muito simples, mas trabalhosos, como erros nas quantidades ou no preço cobrado.      

E acredite: dá muito mais trabalho consertar esses deslizes do que verificar uma NF. Afinal, trata-se de um processo simples, rápido e que deixa você mais tranquilo, sabendo que não será preciso correr atrás de uma solução imediata.

Quer saber qual a melhor forma de verificar as informações e a autenticidade de uma nota fiscal? A partir de agora você terá a oportunidade de se aprofundar um pouco mais nesse conceito. Veja o que vamos compartilhar com você neste conteúdo: 

• O que é batimento fiscal
• O que acontece ao verificar nota fiscal manualmente
• Como verificar nota fiscal e fazer batimento sem erros
• Principais vantagens do batimento automatizado
• Como consultar uma nota fiscal após a emissão?
• Simplifique sua rotina com a Conta Azul Pro e automatize a sua gestão fiscal

Boa leitura!

O que é batimento fiscal?

O ato de verificar a nota fiscal também é conhecido como batimento. É o momento de bater informações, ou seja, conferir se o documento está de acordo com o que está sendo entregue no seu negócio. 

Este processo é muito semelhante àquela conferida que você faz na nota do supermercado quando coloca as compras na despensa. A maior diferença está no nível de detalhamento, afinal de contas, é bem provável que os pedidos de reposição sejam grandes, com diversos produtos e preços. 

E, caso haja divergência entre o que está na nota e o que foi recebido pela sua equipe, é dever do fornecedor corrigir o erro e identificar a melhor solução. 

A verificação da nota fiscal resguarda sua empresa em situações como essa e dá argumentos para defesa. Sem esse documento, o fornecedor pode contestar sua reclamação e gerar conflitos.

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O que acontece ao verificar nota fiscal manualmente?

Em empresas que trabalham com alto volume de produtos, contar um a um leva tempo e exige atenção redobrada, afinal, não dá para contestar o fornecedor sem ter 100% de certeza, concorda? 

Por mais que a verificação de notas fiscais não seja uma tarefa complicada, ela não é à prova de erros, ainda mais quando é feita de forma manual. Por isso, é recomendado contar com o poder da tecnologia para a atividade. 

Para ficar claro os motivos dessa preocupação, confira a seguir alguns desafios que surgem ao bater manualmente as notas fiscais.

Tempo perdido

Verificar grandes quantidades de produtos, comparar com o pedido feito, anotar quantidades que faltam e compilar tudo em um documento faz com que sua equipe perca um tempo valioso de trabalho, que poderia ser utilizado para outras tarefas muito mais produtivas.

Cansaço gera erros

Se a quantidade a ser contada é muito grande, a tarefa vai exigir esforço. Conforme as pessoas envolvidas gastam sua energia, aumentam as chances de erros simples, como perder a conta e ter que começar de novo ou fazer uma anotação errada. Tudo isso pode dificultar a negociação com o fornecedor. 

Falta de um único método

Se você divide sua equipe e cada um fica responsável por contar e anotar, pode ter certeza que cada um fará essa tarefa de um jeito. O resultado? Na hora de juntar todas as informações será preciso criar um padrão, o que vai exigir ainda mais tempo e esforço. 

Atraso nas vendas

Enquanto o problema não for solucionado, não será possível colocar os produtos à venda. Com isso, seu negócio perde oportunidades de faturar e pode ter dificuldades com o fluxo de caixa e a saúde financeira. 

Como verificar nota fiscal e fazer batimento sem erros?

Até agora você pôde entender um pouco mais como funciona o batimento das notas fiscais e quais são os desafios de verificá-las manualmente. Neste tópico, vamos partir para o que importa: as melhores formas de solucionar esses desafios.

Use a tecnologia a seu favor

Essa é a dica de ouro para verificar notas fiscais e fugir de erros manuais. Pense o seguinte: em uma situação em que o fornecedor já errou, você quer solução ágil, certo? Então não dá para atrasar o fim desse impasse porque seu time errou na contagem. 

Adotar uma ferramenta que automatiza o batimento de nota fiscal é um investimento que traz um retorno valioso em forma de tempo de trabalho e redução de erros. Esse tipo de sistema faz toda contagem com base no cruzamento de dados entre o pedido de reposição e a quantia que entrou no estoque, sem precisar da ajuda de ninguém. 

Parece o tipo de solução que você precisa para casos como esses, não é mesmo? É como se um funcionário fosse contratado só para fazer essa tarefa e, ainda por cima, sem chances de erro, sem cansaço e sem hora extra. 

Conecte seus dados e integre sistemas 

A tecnologia é sua melhor amiga para resolver impasses com notas erradas, mas ela precisa receber os dados certos para funcionar. Isso significa que a ferramenta que você contratar para o batimento das notas fiscais deve ser integrada aos outros setores da empresa.

Portanto, não adianta só contar com uma ferramenta que automatiza, é preciso integrar os dados e manter tudo conectado. Tudo isso parece complicado? Então que tal pensar em uma plataforma que já entrega todas essas atividades em um só ambiente digital?

Um exemplo é a Conta Azul Pro. Quer conhecê-lo agora mesmo? Clique aqui e garanta seu teste grátis!

Principais vantagens do batimento automatizado

Já entendeu os desafios do trabalho manual e como a tecnologia otimiza eles? Então vamos recapitular quais são os principais benefícios de contar com batimento automatizado de notas fiscais.

Controle financeiro sem erros

Notas sem erros significa controle financeiro em dia, sem sustos e nem surpresas. Você tem certeza que pagou a quantia certa pela quantidade certa. Isso significa mais controle sobre o dinheiro, o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio. 

Menos retrabalho

Tempo é dinheiro, trabalho com erro é prejuízo. Automatizando o batimento de notas, seus funcionários (e você) podem se dedicar ao que realmente importa para o crescimento do negócio, sem se preocupar em repetir uma tarefa ou corrigir erros que ficaram para trás.

Transparência

Com um sistema fazendo todo o trabalho, os erros saem de cena e você pode negociar uma solução com o fornecedor de forma transparente, apontando todos os erros que aconteceram com a certeza de que as informações estão certas. 

Contabilidade em dia

As notas fiscais são documentos importantes para o setor contábil. Essa área precisa receber todas as informações corretas, sem erros para evitar problemas na prestação de contas. Automatizando o batimento, você garante uma transmissão impecável dos dados. 

Como consultar uma nota fiscal após a emissão?

Alguns fornecedores têm o hábito de encaminhar todas as informações da nota para conferência antes da emissão, porém, alguns optam por encaminhar a NF pronta, sem essa checagem prévia. Neste caso, seu negócio deverá consultar a nota fiscal emitida, seja para dar ok ou para pedir o cancelamento e produção de um novo documento, com os dados certos. 

Aqui vai um guia rápido que te ensina como fazer a verificação. As informações são da Casa Civil Nacional. Acompanhe

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

1. Acesse o portal da NF-e;
2. Clique em Consultar NF-e;
3. Digite a chave de acesso que você recebeu junto com a DANFE (ela tem 44 dígitos e deve estar destaca no documento);
4. Faça a validação e clique em Continuar;
5. A nota aparecerá na tela para consulta. Se sua empresa tiver certificado digital, será possível baixá-la. Caso não tenha, há a possibilidade de imprimir.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Diferente da NF-e, as notas fiscais de serviço são registradas nos sites das Prefeituras. Para consultar uma NFS-e, você terá que acessar a área dedicada à consulta de notas. Para descobrir o endereço, vale a pena entrar em contato com a Prefeitura ou conversar com seu contador. 

Geralmente são pedidos os seguintes dados: 

• CNPJ ou CPF do prestador de serviços;
• Número da nota Fiscal;
• Código de validação. 

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

No caso das notas fiscais do consumidor, o acesso e a consulta são feitos através das Secretarias Estaduais da Fazenda. Você deve acessar o site da secretaria de seu estado e buscar este serviço no menu. Seu contador também pode te ajudar nessa missão, porém, aqui vai uma tabela com links para todas as SEFAZ. 

Simplifique sua rotina com a Conta Azul Pro e automatize a sua gestão fiscal

Percebeu como é importante manter a verificação das notas em dia? Essa tarefa não precisa ser um desafio para sua rotina e nós estamos aqui para entregar a solução que você precisa. 

A Conta Azul Pro é uma plataforma desenvolvida para micro e pequenas empresas, ideal para quem está começando agora e oferece o poder de automatizar a sua gestão fiscal. Com ela, tudo fica mais simples e organizado, desde a emissão das NFs que você encaminha para os clientes até a conciliação das vendas e contábil, que são tão necessárias para recolher impostos sem erros e cuidar da rotina financeira. 

O segredo é o equilibrio entre transparência e agilidade, garantindo a integração dos diferentes setores da empresa (estoque, vendas e financeiro) e uma transmissão de informações eficiente, sem dar margem para erros e descuidos. 

Seu negócio também pode ganhar mais controle e eficiência na gestão das vendas, estoque e envios de orçamentos com o App Conta Azul de Bolso.

Agora, se o seu principal desafio é controlar bem a gestão e oferecer novas formas de compra e pagamento aos clientes, não deixe de conhecer a solução de cobranças da Conta Azul, que agiliza seus recebimentos via:

• Pix Cobrança — permitindo o envio de cobranças e recebimentos via Pix de uma forma segura;
• Boleto — onde você paga apenas após a compensação;
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