Como montar uma planilha de custos na construção civil

Planilha de custos na construção civil: veja como organizar

Organizar uma planilha de custos na construção civil é um passo básico de gestão financeira para quem empreende no setor. Afinal, sem um bom controle sobre receitas e despesas, o crescimento do negócio e mesmo a sua continuidade se tornam inviáveis. Neste artigo, vamos falar da importância desse instrumento e apresentar as informações que não podem faltar nesse documento.

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Controle de custos na construção civil

Se você ainda não sabe por que precisa de uma planilha de custos na construção civil, uma palavra sozinha já responde: organização. Contar com essa ferramenta permite ao prestador de serviços organizar a sua atividade, identificando as necessidades de estoque e de contratação de fornecedores, por exemplo.

Mas ainda não citamos a principal vantagem do instrumento, que aparece ao administrar melhor o fluxo de caixa, ou seja, promover um controle preciso de receitas e despesas, incluindo aí os custos fixos e variáveis, que não são poucos entre construtoras e incorporadoras.

A forma mais profissional e moderna de fazer esse controle é através de um sistema de gestão integrado, com funcionamento online e armazenamento das informações na nuvem, pois ele garante o acesso, monitoramento e atualização dos dados esteja você onde estiver, por computador, smartphone ou tablet.

O problema é que talvez você esteja perdendo dinheiro (ou deixando de ganhar) por não adotar nenhum método além de eventuais rabiscos em um caderno. Nesse caso, a planilha de custos pode ser ideal como primeiro passo e, a partir dela, perceber a importância do controle financeiro e implantar meios mais precisos e práticos de cumprir esse papel.

Montando uma planilha de custos

Agora, você já sabe que a planilha é uma aliada na hora de prever gastos e planejar o orçamento. Na construção civil, a contabilidade deve ser realizada por centro de custos, ou seja, cada obra e mesmo cada área interna da empresa demandam uma aba específica em sua planilha (ou mesmo planilhas individuais).

Para que produza efeitos positivos na gestão, é importante que a ferramenta seja completa e detalhada, tendo espaço, por exemplo, para a descrição de serviços a realizar e materiais empregados (sua quantidade e preço unitário), além de todas as despesas e receitas.

Por falar nelas, vamos citar exemplos de entradas e saídas comuns às empresas do setor de construção civil e que não podem ficar de fora do seu controle:

  • Despesas comuns: Materiais de construção, mão de obra, combustíveis, água e energia elétrica, seguros, publicidade, tributos e juros
  • Receitas comuns: obras, construções com vendas, venda de materiais usados, juros sobre vendas, descontos de fornecedores, resultados sobre vendas e aplicações financeiras.

Uma particularidade interessante desse tipo de empreendimento é que há custos diretos e indiretos. O primeiro abrange todos os serviços e insumos necessários para chegar ao produto final (a edificação). Já o segundo engloba questões que garantem a execução da obra, como a estrutura para mobilizar e desmobilizar o canteiro. Tudo deve ser previsto, acompanhado e analisado.

Uma boa prática é dividir a planilha por abas que atendem a cada etapa do projeto, considerando aí questões de fundação, estrutura, vedação, instalações elétricas e hidráulicas e de acabamento, entre outras. Também vale separar as informações por período e mesmo por cômodo (sala, banheiro, área de serviço, garagem, etc.).

Assim, fica fácil entender que, quanto maior o nível de detalhamento, menor a chance de algo escapar do controle de custos, pois qualquer informação que apontar para gastos fora do padrão será facilmente identificada, permitindo ajustes pontuais e imediatos e evitando prejuízos ao negócio.

A princípio, pode parecer complicado gerenciar tantos dados e tabelas, especialmente ao considerar que a rotina no canteiro de obras não é exatamente tranquila, pois são várias atividades simultâneas, diversos colaboradores envolvidos e alta exigência de cálculos em todas os processos e suas etapas. Mas acredite: vale a pena.

Ao organizar informações, você pode criar padrões e incorporar as boas práticas à rotina. Assim, todas as áreas da empresa contam com um norte a seguir, funcionando de forma semelhante e integrada. Os ganhos da implantação dessa sistemática são evidentes: otimização dos recursos (tempo e dinheiro) e redução dos desperdícios.

Modelo de planilha de custos

É interessante ter uma planilha de custos elaborada a partir da realidade da sua empresa, considerando todos os aspectos anteriormente listados. Mas criar esse tipo de controle partindo do zero não é tão fácil, especialmente com tantos detalhes envolvidos.

Você pode recorrer a vários modelos disponíveis gratuitamente na internet, que já trazem os principais campos, bastando atualizar as informações. Se quer começar ou melhorar seus controles utilizando uma solução já pronta, apresentamos abaixo uma opção. Basta clicar, baixar o documento e inserir os dados necessários. Incorpore esse hábito à sua rotina e colha os benefícios na gestão financeira.

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Adote uma planilha de custos na construção civil

Acreditamos que tenha ficado claro neste artigo como é importante ter meios para um controle rigoroso das finanças em uma empresa que atua na construção civil. Para tornar essa missão mais fácil, além de recorrer a uma planilha de custos para organizar receitas e despesas, o empreendedor pode (e deve) contar com o auxílio de um contador.

Como a área contábil na construção civil tem características que a tornam bastante complexa, pode haver alguma dificuldade em lidar com os números. É por isso que o suporte especializado de um profissional que tem experiência e conhecimento de sobra é fundamental para dar uma mãozinha na gestão.

Só não vale negligenciar a necessidade de participar do processo. Afinal, o contador trabalha com as informações disponibilizadas pelo empresário, que é quem coloca em prática as dicas recebidas quanto a melhores práticas.

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