Como montar um calendário de rotinas semanais de gestão

Rotinal semanal

Comandar uma empresa implica em uma série de tarefas administrativas, financeiras, tributárias e operacionais. Muitas delas têm prazo, recorrência e prioridade diferentes. Então, para se organizar com tantas obrigações, é importante criar uma rotina semanal, com as principais ações que você deve executar dia a dia.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

Organize a sua rotina semanal

A principal razão para elaborar um calendário de rotinas é simples de entender: ele otimiza seu tempo - e tempo é dinheiro. Ou seja, é hora de colocar essa estratégia em prática. Considerando as principais tarefas diárias, semanais e mensais em uma micro ou pequena empresa, veja o que não pode faltar na construção desse planejamento.

Tarefas diárias

As atividades a seguir não podem esperar: todos os dias, de segunda a sexta, você precisa realizá-las. Veja quais são as obrigações diárias do bom gestor:

Controle de entradas


Cada pagamento que entra no seu caixa precisa ser registrado, especificando também o meio pelo qual foi realizado. Uma planilha ou caderninho pode ajudar, mas você ganha tempo com um sistema de gestão informatizado, que possibilita o registro de forma rápida, em breves cliques.

Contas a pagar


Conta de luz e de água, de telefone e internet, cobranças de fornecedores. Qual débito tem vencimento no dia de hoje e não pode atrasar? Apesar de a maioria ser de pagamento mensal, o controle diário impede que algum boleto seja esquecido e gere juros. Saiba mais sobre contas a pagar.

Conciliação bancária


Esse é outro procedimento que não precisa ser diário, mas é bom que seja. E a razão é clara: se demorar a notar que o saldo da empresa não bate com o extrato bancário, incluindo aí pagamentos via boleto ou cartão que não entraram na conta, é prejuízo na certa. Com uma rotina diária de controle, você se antecipa para identificar o problema e buscar a solução, minimizando perdas.

Fluxo de caixa


Se você está disposto a ser um empreendedor exemplar no quesito gestão, irá monitorar seu fluxo de caixa diariamente. O acompanhamento rigoroso das entradas e saídas é importante para quem não se descuida das finanças da empresa, pois ele permite guiar suas decisões à frente dela. E quando se trata do próprio negócio, melhor pecar pelo excesso do que pela omissão.

Tarefas semanais

Ajuste seu calendário de forma a prever que, uma vez na semana, você tenha um momento estabelecido para realizar estas importantes atividades na empresa:

Revisão do estoque


Seu estoque tem alta ou baixa rotatividade? No primeiro caso, há risco de faltar matéria-prima ou insumo essencial para sua atividade. No segundo, pode perder a validade de um produto porque ele não foi priorizado. Para não errar, seja rigoroso com a revisão das mercadorias estocadas. A melhor dica é informatizar, associando o controle de estoque ao registro de vendas.

Mas não é só isso: ao checar pessoalmente seu estoque uma vez por semana, você pode identificar que um determinado produto simplesmente não tem venda e está só ocupando espaço. Que tal uma promoção para liquidar essa mercadoria?

Cobranças


Não é só você que reclama da crise. Os clientes também, e eles podem não pagar a dívida que assumiram com sua empresa. Como vai lidar com isso?

Ao criar uma rotina semanal de cobranças, você consegue se organizar de forma a dividir esforços entre os devedores ocasionais e frequentes. A sua abordagem depende do perfil identificado, mas cautela nunca é demais - para evitar processos e para manter o consumidor amigo do negócio.

Tarefas mensais

Ao menos uma vez por mês, você precisa se preocupar com a realização destas três atividades essenciais na gestão da sua empresa:

Folha de pagamento


Ainda que sejam poucos os funcionários, não subestime essa obrigação legal. O contador é seu parceiro para organizar essa demanda mensal, ajudando nos cálculos de salários e demais encargos trabalhistas. Inclua na sua rotina a atenção aos detalhes da folha de pagamento.

Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)


Se você conhece o DRE, sabe que o documento só precisa ser elaborado anualmente. Então, por que cuidar dessas informações todo mês? A razão está na avaliação do desempenho da empresa, já que o demonstrativo funciona bem como uma ferramenta que detalha o seu resultado líquido no período estudado. Se precisa conhecer melhor sobre DRE, clique aqui.

Arrecadação de tributos


Quando você realiza o fechamento do mês, precisa organizar seus compromissos tributários. Caso esteja enquadrado no Simples Nacional, pode utilizar o DAS, que funciona como documento único de arrecadação. Para isso, basta manter uma boa comunicação com seu contador e enviar para ele as notas fiscais emitidas e recebidas no período. Mais sobre planejamento tributário.

Criar rotina vai ao encontro da produtividade

A rotina faz parte do dia a dia, inclusive na vida pessoal, do acordar ao dormir. Eventualmente, queremos fugir dela, como se fosse algo ruim. Mas a sua utilidade aparece positivamente no aumento da produtividade, destaca Nadir Radoll Cordeiro, mestre em Engenharia de Produção e professora de Gestão da Qualidade e Planejamento Estratégico da Universidade Estadual de Santa Catarina (Udesc) - Planalto Norte.

A primeira razão para estabelecer uma rotina é que, se há foco, as tarefas são concluídas com maior rapidez e sem tantas distrações. “É necessário priorizar as atividades e definir um tempo para cada uma”, defende Nadir.

A organização de um calendário semanal se encaixa em outra dica da docente da Udesc: estabelecer as prioridades com base em um planejamento e não com pressa. Vale, inclusive, se reunir com a equipe para ajustar ações e seus responsáveis, além de prazos para conclusão.

Para Nadir, uma boa estratégia para aumentar a produtividade é deixar claro o motivo para a ação. Duas perguntas que o empreendedor deve se fazer são: o que quer e por quê? Qualificar a gestão da empresa e otimizar o tempo para fazê-la crescer são boas respostas.

E se há necessidade de ajustes, determinação e persistência entram em campo. Alguns estudos sugerem que o cérebro leva até 30 dias para se acostumar a uma rotina e transformá-la em hábito. “Não dá para achar que dá para resolver tudo de uma só vez só. Planejar de acordo com o que é possível ser feito é melhor do que sobrecarregar a agenda”, alerta.

O planejamento feito no papel ou computador é mais eficiente, pois fica registrado, fácil de lembrar e até mesmo de fazer relatórios. “Só se gerencia o que pode ser medido. E se você tem seu check-list vai poder comparar com o planejado e o realizado”, finaliza.

Considerações finais

Neste artigo, você viu que a definição de uma rotina semanal traz benefícios à gestão, pois é capaz de elevar a produtividade e evitar prejuízos, especialmente quando falamos de obrigações financeiras.

A dica final é não subestimar a importância dessa organização. Se você quer ser um gestor bem-sucedido, liste as tarefas, converse com sua equipe e defina um calendário de atividades que não podem ser adiadas. Com foco e persistência, os resultados irão aparecer.

Manual do corte de custos inteligente  Preparamos um guia para explicar como cortar custos de sua empresa Baixe agora

Tem dicas de como organizar sua rotina de gestão? Comente.

Quer ter acesso a
materiais gratuitos?

 
<https://cta-service-cms2.hubspot.com/ctas/v2/public/cs/c/?cta_guid=50ebdc92-329a-40a1-9caf-fa81543a8adc&placement_guid=2fe57723-5fb5-47c5-b9eb-e06d10883d31&portal_id=652034&redirect_url=APefjpH-sJodulB40LkLn3KOdjabGsRQrvD-UzG_-mxgFGYOQY7Pax91wMczwqC9tjy6OjwX00HU_Bo7PUPMr5BIKOv40gMMcHS86PIGVrS7qRooJBOJ-7oexC4LmqeY82ilgISiw_vgWj_M6UrXXz1MrtJWPp1fCkV3L8k9Z1TtKD_8zvHbHbmBJ-eUK8zfoV_QfTmHP_eg4dFVeSu30yynTNlUDR2aWCt8pi1edP5oHylON5s64GfVFnCwR305nirbsqyzLULbK7y2JSzUtMlN7fQ4XNMBWGbmU8axTsYxArQmFT5Bef95SSu6-RPgLNW5AplENu_zmV3QuRJ6K_Gd5RpBPj09UQ&hsutk=69c6ede4c71301f633be694182efeb4b&canon=https%3A%2F%2Fblog.contaazul.com%2Fo-que-e-pro-labore-ab&click=2a99f1b9-eb95-4503-bbbb-7be3d73be873&pageId=5442744710&__hstc=99675841.69c6ede4c71301f633be694182efeb4b.1512590389679.1512590389679.1512647250062.2&__hssc=99675841.7.1512647250062&__hsfp=1187972499>  <https://experimente.contaazul.com/controle-financeiro/>   ContaAzul é o sistema de gestão online  para você organizar sua empresa   <https://experimente.contaazul.com/controle-financeiro/>  Quero Saber Mais  <https://experimente.contaazul.com/controle-financeiro/>   Experimente Grátis <https://contaazul.com/cadastro/>