Como montar um calendário de rotinas semanais de gestão

Comandar uma empresa implica em uma série de tarefas administrativas, financeiras, tributárias e operacionais. Muitas delas têm prazo, recorrência e prioridade diferentes. Então, para se organizar com tantas obrigações, é importante criar uma rotina semanal, com as principais ações que você deve executar dia a dia.

Organize a sua rotina semanal

A principal razão para elaborar um calendário de rotinas é simples de entender: ele otimiza seu tempo – e tempo é dinheiro. Ou seja, é hora de colocar essa estratégia em prática. Considerando as principais tarefas diárias, semanais e mensais em uma micro ou pequena empresa, veja o que não pode faltar na construção desse planejamento.

Tarefas diárias

As atividades a seguir não podem esperar: todos os dias, de segunda a sexta, você precisa realizá-las. Veja quais são as obrigações diárias do bom gestor:

Controle de entradas

Cada pagamento que entra no seu caixa precisa ser registrado, especificando também o meio pelo qual foi realizado. Uma planilha ou caderninho pode ajudar, mas você ganha tempo com um sistema de gestão informatizado, que possibilita o registro de forma rápida, em breves cliques.

Contas a pagar

Conta de luz e de água, de telefone e internet, cobranças de fornecedores. Qual débito tem vencimento no dia de hoje e não pode atrasar? Apesar de a maioria ser de pagamento mensal, o controle diário impede que algum boleto seja esquecido e gere juros. Saiba mais sobre contas a pagar.

Conciliação bancária

Esse é outro procedimento que não precisa ser diário, mas é bom que seja. E a razão é clara: se demorar a notar que o saldo da empresa não bate com o extrato bancário, incluindo aí pagamentos via boleto ou cartão que não entraram na conta, é prejuízo na certa. Com uma rotina diária de controle, você se antecipa para identificar o problema e buscar a solução, minimizando perdas.

Fluxo de caixa

Se você está disposto a ser um empreendedor exemplar no quesito gestão, irá monitorar seu fluxo de caixa diariamente. O acompanhamento rigoroso das entradas e saídas é importante para quem não se descuida das finanças da empresa, pois ele permite guiar suas decisões à frente dela. E quando se trata do próprio negócio, melhor pecar pelo excesso do que pela omissão.

Tarefas semanais

Ajuste seu calendário de forma a prever que, uma vez na semana, você tenha um momento estabelecido para realizar estas importantes atividades na empresa:

Revisão do estoque

Seu estoque tem alta ou baixa rotatividade? No primeiro caso, há risco de faltar matéria-prima ou insumo essencial para sua atividade. No segundo, pode perder a validade de um produto porque ele não foi priorizado. Para não errar, seja rigoroso com a revisão das mercadorias estocadas. A melhor dica é informatizar, associando o controle de estoque ao registro de vendas.

Mas não é só isso: ao checar pessoalmente seu estoque uma vez por semana, você pode identificar que um determinado produto simplesmente não tem venda e está só ocupando espaço. Que tal uma promoção para liquidar essa mercadoria?

Cobranças

Não é só você que reclama da crise. Os clientes também, e eles podem não pagar a dívida que assumiram com sua empresa. Como vai lidar com isso?

Ao criar uma rotina semanal de cobranças, você consegue se organizar de forma a dividir esforços entre os devedores ocasionais e frequentes. A sua abordagem depende do perfil identificado, mas cautela nunca é demais – para evitar processos e para manter o consumidor amigo do negócio.

Tarefas mensais

Ao menos uma vez por mês, você precisa se preocupar com a realização destas três atividades essenciais na gestão da sua empresa:

Folha de pagamento

Ainda que sejam poucos os funcionários, não subestime essa obrigação legal. O contador é seu parceiro para organizar essa demanda mensal, ajudando nos cálculos de salários e demais encargos trabalhistas. Inclua na sua rotina a atenção aos detalhes da folha de pagamento.

Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Se você conhece o DRE, sabe que o documento só precisa ser elaborado anualmente. Então, por que cuidar dessas informações todo mês? A razão está na avaliação do desempenho da empresa, já que o demonstrativo funciona bem como uma ferramenta que detalha o seu resultado líquido no período estudado. Se precisa conhecer melhor sobre DRE, clique aqui.

Arrecadação de tributos

Quando você realiza o fechamento do mês, precisa organizar seus compromissos tributários. Caso esteja enquadrado no Simples Nacional, pode utilizar o DAS, que funciona como documento único de arrecadação. Para isso, basta manter uma boa comunicação com seu contador e enviar para ele as notas fiscais emitidas e recebidas no período. Mais sobre planejamento tributário.

Criar rotina vai ao encontro da produtividade

A rotina faz parte do dia a dia, inclusive na vida pessoal, do acordar ao dormir. Eventualmente, queremos fugir dela, como se fosse algo ruim. Mas a sua utilidade aparece positivamente no aumento da produtividade, destaca Nadir Radoll Cordeiro, mestre em Engenharia de Produção e professora de Gestão da Qualidade e Planejamento Estratégico da Universidade Estadual de Santa Catarina (Udesc) – Planalto Norte.

A primeira razão para estabelecer uma rotina é que, se há foco, as tarefas são concluídas com maior rapidez e sem tantas distrações. “É necessário priorizar as atividades e definir um tempo para cada uma”, defende Nadir.

A organização de um calendário semanal se encaixa em outra dica da docente da Udesc: estabelecer as prioridades com base em um planejamento e não com pressa. Vale, inclusive, se reunir com a equipe para ajustar ações e seus responsáveis, além de prazos para conclusão.

Para Nadir, uma boa estratégia para aumentar a produtividade é deixar claro o motivo para a ação. Duas perguntas que o empreendedor deve se fazer são: o que quer e por quê? Qualificar a gestão da empresa e otimizar o tempo para fazê-la crescer são boas respostas.

E se há necessidade de ajustes, determinação e persistência entram em campo. Alguns estudos sugerem que o cérebro leva até 30 dias para se acostumar a uma rotina e transformá-la em hábito. “Não dá para achar que dá para resolver tudo de uma só vez só. Planejar de acordo com o que é possível ser feito é melhor do que sobrecarregar a agenda”, alerta.

O planejamento feito no papel ou computador é mais eficiente, pois fica registrado, fácil de lembrar e até mesmo de fazer relatórios. “Só se gerencia o que pode ser medido. E se você tem seu check-list vai poder comparar com o planejado e o realizado”, finaliza.

Considerações finais

Neste artigo, você viu que a definição de uma rotina semanal traz benefícios à gestão, pois é capaz de elevar a produtividade e evitar prejuízos, especialmente quando falamos de obrigações financeiras.

A dica final é não subestimar a importância dessa organização. Se você quer ser um gestor bem-sucedido, liste as tarefas, converse com sua equipe e defina um calendário de atividades que não podem ser adiadas. Com foco e persistência, os resultados irão aparecer.

Tem dicas de como organizar sua rotina de gestão? Comente.