Como implantar um sistema ERP na sua empresa?

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning que significa, em português, Planejamento de Recursos Empresariais e trata-se de um sistema que pode transformar a rotina do seu negócio.

Afinal, através dele, você pode acompanhar o desempenho de todos os setores da empresa, de forma digital e segura.

Mas, para que o uso do ERP seja um verdadeiro sucesso, é importante ter atenção à fase da implantação, ou seja, quando o ERP passa a funcionar dentro do seu negócio.

Veja agora dicas importantes desenvolvidas pela equipe da Conta Azul para implantar com sucesso um sistema ERP na sua empresa.

Neste conteúdo, os seguintes tópicos aguardam por você:

• Como implantar um sistema ERP em 5 etapas 
• Quando é a hora certa de implantar um sistema ERP?
• Principais benefícios de contar com um ERP no seu negócio 

Boa leitura!

Como implantar um sistema ERP em 5 etapas

1. Planeje seu orçamento antes de tudo

Ter um ERP é importante, mas, quanto você pode pagar por ele?

Para responder a essa pergunta, é importante não somente considerar o preço do sistema, como também avaliar se esse custo se adequa ao momento atual da empresa. 

Além disso, nos custos da implantação do ERP, o valor da hora que cada colaborador ficará nos treinamentos deve ser contabilizada. 

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   2. Escolha a opção mais adequada para sua empresa

O melhor ERP para sua empresa é aquele que atende todas as suas necessidades.

Seu desafio maior é com o estoque? Ninguém consegue acompanhar o fluxo de caixa? Ou então, você não aguenta mais pagar multas por atrasos no pagamento dos tributos?

Assim, antes de escolher dentre tantas opções disponíveis no mercado, liste quais são os seus principais problemas e busque sistemas que tragam a solução para cada um deles.

   3. Faça o teste das funcionalidades

Com a sua equipe, faça o teste de todas as funcionalidades do ERP na implantação. Dessa forma, possíveis falhas podem ser identificadas e corrigidas antes de iniciar o trabalho “valendo” com o novo sistema.

   4. Migre todas as informações necessárias

Informações dos clientes, cadastro de produtos e serviços, fluxo de caixa, folha de pagamento, etc: todos os dados da sua empresa precisarão ser migrados, ou seja, repassados ao ERP na fase de implantação do novo sistema.

Nesse momento, você pode aproveitar para corrigir ou complementar informações, como os dados pessoais dos clientes e descrição de produtos.

   5. Envolva sua equipe e promova treinamentos

A fase de implantação de um ERP é muito importante, pois é ponto de partida não somente para usar um sistema novo e sim, para grandes mudanças na empresa.

Com ele, os processos serão mapeados e não ficarão mais às escuras, exigindo dedicação e comprometimento de todos os envolvidos, incluindo o dono do negócio.

Por isso, toda sua equipe precisa ser treinada, tanto para usar o sistema quanto para se adequar a nova forma de gestão. Aqui, o mais importante é que todos saibam os porquês de cada função, detalhadamente.

Digamos que você tem um salão de beleza e, com o ERP, será necessário inserir todas as informações dos clientes, desde a data de nascimento até os serviços mais utilizados.

Mas, se isso for apenas dito para os colaboradores, sem que sejam explicadas as razões, eles podem entender que terão apenas um trabalho a mais.

Agora, se você explica claramente que ter a data de nascimento do cliente é importante para parabenizá-lo pelo seu aniversário e oferecer um desconto no serviço que ele mais consome, as chances da sua equipe cumprir essa orientação aumenta bastante, concorda?

Quando é a hora certa de implantar um sistema ERP?

Bom, se você chegou até aqui, pode estar se perguntando se precisa ou não de um ERP.

Porém, alguns sinais podem indicar que chegou a hora de implantar um sistema como esse. Os principais são:

• Ter problemas no estoque, onde sempre falta ou sobra algo;
• Ver os colaboradores passarem horas em atividades manuais, como organizar o fluxo de caixa e fazer a folha de pagamento;
• Sentir dificuldades para encontrar uma informação simples e sempre depender de pessoas para isso;
• Pagar multas devido ao atraso ou não pagamento de tributos;
• Não saber com clareza quais são os seus itens mais ou menos vendidos;
• Ouvir muitas reclamações de clientes ou até mesmo perder a venda, devido à demora no atendimento até para coisas simples, como responder se tem ou não determinado produto no estoque, por exemplo.

Então, se você tem pelo menos um desses gargalos no negócio, sim, você precisa de um ERP.  Afinal, para que a empresa cresça, é necessário dar um passo a mais e se modernizar!

O Magazine Luiza não seria a gigante que é hoje se ainda continuasse a anotar as coisas no papel, concorda?

Principais benefícios de contar com um ERP no seu negócio

O principal benefício de contar um ERP é ter as informações do negócio centralizadas em um único sistema e poder saber o que acontece em tempo real.

Na prática, isso significa que você pode, dentre outras coisas:

• Identificar e corrigir problemas em tempo hábil, como a falta de um produto no estoque durante uma grande promoção;
• Acompanhar as vendas e o fluxo de caixa;
• Emitir relatórios simples, como os produtos mais e menos vendidos;
• Eliminar o risco de falhas manuais, já que boa parte dos processos da empresa, como a conciliação bancária e fiscal, são feitos de forma automática;
• Ter os dados e preferências dos seus clientes armazenados em um local;
• Prever as demandas e poder se planejar melhor com base em dados reais;
• Monitorar todas as saídas e entradas no estoque.

Além disso, com um ERP, as informações da sua empresa estão em um lugar seguro e você pode gerenciar as permissões, ou seja, escolher quem pode ter acesso a cada parte do sistema: assim, os colaboradores responsáveis pelas vendas podem ficar sem acesso aos dados da contabilidade, por exemplo.

O ERP da Conta Azul foi feito para micro e pequenas empresas e, por isso, cabe no seu bolso!

Com ele, você tem controle total dos setores mais importantes do seu negócio e pode acompanhar em tempo real as vendas, o fluxo de caixa, as saídas e entradas no estoque, tudo integrado ao financeiro e à contabilidade.

E, para que você não se esqueça de cobrar os seus clientes, a Conta Azul envia lembretes automáticos com as datas de vencimento, o que aumenta suas chances de receber em dia.

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