Como funciona o ERP? 10 mitos e verdades sobre o sistema

Sobre o que estamos falando?

  • Um sistema ERP centraliza os setores da empresa, como estoque e financeiro, em um único lugar. À medida que as vendas ocorrem, as informações são atualizadas e quando o ERP é online, essa atualização ocorre em tempo real;
  • Muitos empreendedores têm dúvidas sobre o funcionamento do sistema. Conheça 10 mitos e verdades e as principais vantagens de ter um ERP;
  • A Conta Azul é um ERP feito para micro e pequenas empresas e possui tudo que você precisa para uma gestão eficiente: informações organizadas, de fácil acesso e sem atividades manuais.

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Encontrar uma informação na sua empresa é complicado? Você tem problemas com a conciliação bancária? Seus colaboradores levam muito tempo para fechar o caixa? Um ERP é a solução para todos esses e outros problemas! Hoje vamos te explicar como isso funciona.

A sua rotina como empreendedor é intensa, já que você é responsável pela maioria das atividades do negócio. Um ERP torna o dia a dia muito mais leve e, acredite, sobra mais tempo para focar na parte estratégica da sua empresa.

Neste conteúdo, você entenderá em detalhes como funciona esse sistema e descobrirá que ele pode fazer a diferença na rotina da sua empresa.

Como funciona o ERP e como escolher a melhor opção? 

O ERP é um sistema que integra as áreas da sua empresa, como estoque, financeiro, vendas e até a contabilidade em um só lugar. 

Digamos que você tem uma loja física de roupas e decidiu contratar um ERP. A cada venda que você faz, a baixa é dada automaticamente em todos esses setores. 

Mas, não basta sair por aí procurando um sistema ERP: é preciso saber como fazer uma boa escolha. Para isso, considere as necessidades da sua empresa e os seus recursos financeiros, uma vez que o ERP deve ajudar a gestão da empresa - e não sobrecarregar o caixa.

Tire agora suas principais dúvidas sobre ERP, conferindo os principais mitos e verdades!

10 mitos e verdades sobre o funcionamento do ERP


1. "O ERP é feito apenas para grandes empresas"


Mito. Um ERP pode (e deve!) ser utilizado por empresas de qualquer porte e segmento, pois todas elas contam com processos que precisam ser organizados e acompanhados.

E quando usado desde o nascimento do negócio, as chances da empresa crescer mais rápido e expandir suas atividades com facilidade são maiores. Afinal, não são poucos os casos de empresas que, embora tenham um bom produto e/ou serviço, não conseguem evoluir pela falta de controle sobre os processos internos. 

2. "É preciso um ERP para cada área do negócio"


Mito. O ERP já contempla as áreas mais importantes da empresa. Dessa forma, basta apenas um sistema para gerir todo o negócio, ao invés de consultar várias planilhas ou cadernos. 

E com todos os setores centralizados em uma única plataforma, você também não fica dependente de outras pessoas para conseguir informações.

3. "Ter dados em um sistema na nuvem não é seguro"


Mito. Ter os dados da sua empresa armazenados na nuvem é muito mais seguro do que em planilhas do Excel. Nesse caso, qualquer problema no computador pode significar a perda das informações e até de vendas, quando você depende disso para consultar o estoque ou outros setores com agilidade. 

Além da segurança, com os dados em um ERP online, você pode acessá-los a qualquer hora e de onde estiver, até mesmo pelo celular.

4. "Com um ERP, não é preciso de uma equipe"


Mito. O ERP online automatiza várias tarefas, ajudando a reduzir os custos com a equipe. Mas isso não significa que você poderá demitir os funcionários. A função do ERP é ajudar o empreendedor e os colaboradores na gestão da empresa, analisando e monitorando os dados através do sistema.

Assim, tanto você quanto a sua equipe terão mais tempo para focar na parte estratégica, em busca de soluções que saiam um pouco do âmbito operacional do negócio. 

5. "Os colaboradores podem ser resistentes ao ERP"


Verdade. É normal que, após tanto tempo fazendo as atividades de forma manual, com planilhas ou papéis, os colaboradores ofereçam uma certa resistência ao ERP. 

A saída nessa situação é apresentar os benefícios do sistema, mostrando que ele veio para agregar e reduzir o trabalho operacional. É importante também que você se coloque à disposição para ajudá-los na nova fase e garanta que o ERP tenha um bom suporte.

6. "ERP e CRM fazem exatamente a mesma coisa"


Mito. O ERP é um sistema para gerenciamento dos setores de uma empresa, como estoque, vendas e financeiro. Através dele é possível acompanhar o desempenho de todos os processos do negócio, emitir relatórios e automatizar várias tarefas manuais. 

Já CRM (Customer Relationship Management), que significa Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que faz o gerenciamento da sua carteira de clientes. Através dele, é possível reunir as informações importantes dos seus clientes, como endereço, telefone de contato, a última vez que ele foi até sua empresa e suas preferências. 

Então, se a sua empresa trabalha com um grande volume de clientes, o recomendado é que você tenha um ERP e também um CRM, desde que ambos possam ser integrados.

Sabia que o ERP Conta Azul faz a integração com cerca de 50 sistemas? Clique e saiba mais!

7. "É possível personalizar a experiência do ERP"


Verdade. Em determinados módulos ou sessões de um ERP, é possível customizá-los e deixá-los com a cara da sua empresa. 

Com o ERP Conta Azul, você pode enviar orçamentos e propostas personalizadas. A página do link de pagamento também pode levar suas cores e o logotipo da sua empresa. 

8. "O custo de um ERP é muito alto para o negócio"


Mito. Colocando em uma balança os custos de um ERP e seus benefícios, você verá que, no fim das contas, o sistema pode sair barato para o seu negócio. Organizando os processos e automatizando tarefas manuais, você acaba economizando muito mais tempo e dinheiro. 

9. "A implantação de um ERP costuma ser demorada"


Mito. Em ERPs online como a Conta Azul, a implantação é rápida, já que é preciso apenas a importação dos dados e o treinamento da equipe. Caso o ERP não seja online e precise ser instalado nos computadores da empresa, a implantação pode ser mais demorada. 

10. "É necessária uma mudança de cultura no início"


Verdade. O ERP não é apenas um sistema novo na empresa, mas uma ferramenta que veio para transformar as atividades e processos do negócio. Esse sentimento deve ser transmitido aos colaboradores para que a resistência seja menor e eles se sintam motivados a usá-lo. 

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Principais vantagens de contar com um ERP em pequenas empresas 


Redução de custos 

Você já calculou quanto tempo leva para fazer a conciliação bancária da empresa de forma manual? Já ficou perdido, sem saber onde determinado valor foi parar?

O ERP é fundamental na redução dos custos da empresa, pois:

  • É possível economizar tempo e esforços, já que boa parte das tarefas são automatizadas;
  • O financeiro é muito mais organizado, sem que você se perca nos lançamentos, na conciliação fiscal e bancária;
  • As horas dos colaboradores são melhor aproveitadas. 

Centralização das informações 

Com um ERP, você não precisa falar com várias pessoas para conseguir uma informação simples, como a quantidade de vendas do dia anterior. Através de um sistema online, você mesmo pode consultar qualquer informação da empresa e emitir relatórios para uma análise mais aprofundada. 

Processos automatizados

Como é feita a emissão de notas fiscais na sua empresa? Você precisou refazer uma nota porque errou algum dado?

Como já mencionamos, com um ERP, os processos da empresa são automatizados e, com isso, você ganha tempo e economiza dinheiro. No caso das notas fiscais, os dados dos clientes já ficam salvos no sistema, o que elimina os erros de digitação e o retrabalho com a conferência de informações. 

Acesso 24h por dia de qualquer lugar

Nem sempre você estará fisicamente na empresa, e não é por isso que você vai deixar de monitorar o negócio. Com um ERP online, de onde estiver, seja qual for o dia ou horário, você consegue acessar todas as informações que precisa. 

Com a Conta Azul, até pelo celular você acompanha os principais resultados do seu negócio em tempo real. Clique aqui para conhecer o App Conta Azul de Bolso!

Visão de negócio em tempo real

Em uma empresa, um setor depende do outro. Porém, nem sempre você consegue estar em todos os lugares ao mesmo tempo ou entrar em contato com os colaboradores de cada área para saber o que está acontecendo. 

Com um ERP online, você navega por todos os setores do seu negócio na mesma plataforma, com poucos cliques.

Uma das principais vantagens desse acompanhamento é identificar e resolver problemas da empresa rapidamente. Um exemplo é descobrir que um produto está perto de acabar e repor o estoque, sem perder vendas. 

Acompanhe a saúde financeira da sua empresa com o ERP Conta Azul

Monitorar os setores da empresa, principalmente o financeiro, é muito importante. Tendo a informação em tempo hábil, você pode tomar decisões de forma muito mais rápida e, o melhor de tudo, com base em dados reais. 

O ERP Conta Azul foi desenvolvido especialmente para micro e pequenas empresas. Além de todas funcionalidades de um ERP online, como os que citamos neste conteúdo, com nosso sistema você também pode:

  • Inserir todas as informações dos clientes e fornecedores para emitir notas fiscais mais rápido;
  • Programar notificações para ser alertado sobre a quantidade mínima de um item em estoque;
  • Receber alertas com as datas de vencimento dos seus clientes, o que facilita a cobrança e aumenta suas chances de receber em dia;
  • Importar os seus certificados A1 e A3 para emitir notas. Inclusive, adquirindo seu A1 pela Conta Azul, você ganha 36% de desconto;
  • Gerar relatórios com poucos cliques;
  • Enviar as notas fiscais automaticamente ao contador, sem precisar de malotes e podendo armazená-las na nuvem pelo tempo recomendado pelo Fisco (5 anos ou mais); 
  • Consultar suas contas a pagar e a receber quando quiser;
  • Acompanhar as vendas, o estoque, os orçamentos e as propostas personalizadas pelo celular. 

Pensa que acabou? Através do Receba Fácil, outra solução da Conta Azul, receber pagamentos sem precisar de site e até oferecer parcelamentos, mesmo sem uma maquininha de cartão de crédito. 

Que tal conferir na prática como a Conta Azul funciona? Clique aqui para experimentar todas essas facilidades sem pagar nada!

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