Tudo sobre gestão financeira de empresas

Fazer a gestão financeira de empresas é uma tarefa complicada. Só que ninguém se torna gestor de um negócio porque é fácil: você está aqui por ter um sonho e ser capaz de alcançá-lo. Nós acreditamos e apoiamos sua jornada para que chegue lá.

Se sonhos são altos que nem nuvens, os controles financeiros de uma empresa são a engenharia para construir a escada até lá. Logo, você precisa estudar o que é gestão financeira empresarial, como deve ser feita e, principalmente, quais os piores erros que devem ser evitados. 

Esse conhecimento pode ser adquirido no texto abaixo, junto com um passo a passo e diversas dicas de gestão financeira para empresas. No entanto, saiba que ele é apenas um começo: é necessário continuar estudando e buscar ferramentas que facilitem o trabalho do empreendedor.

Confira os tópicos e tenha uma boa leitura!

• O que é gestão financeira para empresas?

• Por que a gestão financeira não pode ficar em segundo plano? 

• Quem deve fazer a gestão financeira para empresas?

• Os 6 elementos principais da gestão financeira que você precisa saber

• 5 erros ao fazer a gestão financeira empresarial que você pode evitar

• 8 passos para fazer a gestão financeira da sua empresa 

• Como usar a tecnologia como aliado da gestão financeira?

O que é gestão financeira de empresas?

Basicamente, fazer a gestão financeira de empresas é organizar e monitorar todos recursos financeiros do negócio, assim como dados e informações afins. Assim, pode-se ter mais clareza para empreender e tomar decisões.

Sabe aquela caderneta de contas que o dono da padaria tem? Lá, ele anota o que entra, o que sai, o fiado da clientela e o quanto de farinha tem que comprar para o mês seguinte. Esse é um exemplo (mesmo que não muito eficiente) de gestão financeira de empresas.

Por que a gestão financeira não pode ficar em segundo plano? 

Pelo mesmo motivo que você não pode ter um jardim e esquecer de regá-lo, colocar fertilizantes e controlar o pH da terra. A semente sozinha terá dificuldades em brotar, crescer e florescer.

Ao contrário, pode virar alimento de pragas ou dar espaço para ervas daninhas. Sabemos que você possui um campo de girassóis em seu terreno, mas para vê-lo em plenitude, precisa fazer uma boa gestão financeira.

Claro, há muitos campos floridos na mata sem ação do homem. Mas é daí que a gente sai da metáfora e volta para a realidade. O dinheiro é a matéria e a energia de um negócio: você precisa administrá-lo para ter as contas em dia e a rentabilidade em alta.

Quem deve fazer a gestão financeira na empresa?

A responsabilidade pela gestão financeira da empresa é de quem o dono do negócio definir que seja. Só que não se coloca peixes para subir em árvores.

Quando o gestor tiver recursos para contratar um colaborador ou terceirizar essa operação, deve considerar essas opções. Porém, vale ressaltar que, caso você decida pela terceirização, é importante continuar acompanhando os processos financeiros, sem abandoná-los nas mãos dos profissionais. 

Afinal, você precisa ter uma noção da real situação financeira do negócio, para fazer os seus planejamentos e tomar decisões assertivas.

Quando terceirizar ou contratar colaboradores não for possível, o empreendedor pode contar com dois auxílios para deixar a gestão financeira mais eficiente: 

• Uma plataforma de gestão integrada (ERP Online). Diferente do que muitos pensam, essa é uma alternativa acessível, mesmo para quem está começando; 

• Um bom contador, para fazer a gestão tributária da empresa e ajudar em outras operações afins.

Se não souber onde encontrar um bom contador, use nosso buscador online!

Os 6 elementos principais da gestão financeira que você precisa monitorar

Antes de começarmos as instruções sobre como fazer a gestão financeira de uma empresa, é preciso alguns conhecimentos básicos. Conheça os 6 conceitos e elementos que constituem a operação de administrar dinheiro de forma eficiente:

Capital de giro

Capital de giro é toda a reserva que uma empresa precisa ter para funcionar com eficiência – isso é, pagar contas, entregar qualidade e ser lucrativa. Ele envolve tanto o ativo quanto o passivo circulantes.

É importante também saber diferenciar esse conceito do capital de giro líquido, um tipo mais específico, que considera todos os ativos e passivos somente de curto prazo.

Contas a pagar e a receber

Esses termos se referem a todos os valores que sua empresa tem a receber ou a pagar. Isso inclui a conta do fornecedor, cobranças de clientes, impostos e investimentos, por exemplo

Você deve ter controle de todos esses recursos que entram e saem. Só assim é possível pagar as contas no momento que elas chegam.

Emissão de nota fiscal

Como você já deve saber, as notas fiscais de produtos ou serviços são obrigatórias. É por meio delas que seus impostos são calculados.

Isso quer dizer que você precisa ter um bom sistema para emitir as suas notas, mas que também mantenha tudo organizado e armazenado. Assim, as dificuldades para ficar em dia com o fisco são eliminadas. 

Outra recomendação importante é manter todas as notas fiscais dos últimos 5 anos guardadas, pois a Receita pode exigir essa documentação.

Fluxo de caixa

Monitorar o fluxo de caixa é ter um acompanhamento constante das entradas e saídas de dinheiro do negócio. Com ele, você entende o comportamento financeiro da empresa e pode desenvolver seu planejamento estratégico.

Esse controle é indispensável para manter as contas em dia, planejar novos investimentos e garantir que as finanças não entrem no vermelho. Descubra como fazer seu fluxo de caixa neste conteúdo.

Gestão de estoque

A gestão de estoque é muito importante para entender como funciona a saída de produtos ou execução de serviços no seu negócio. Mais que repor os itens que estão faltando, esse entendimento dá um norte às compras e permite identificar o que é mais e menos vendido.

É esse gerenciamento que garante o equilíbrio do seu estoque. Afinal, tanto os produtos em falta quanto em excesso podem gerar prejuízos.

Aprenda a fazer controle de estoque sem erro.

Planejamento financeiro

O planejamento está diretamente relacionado ao método de gestão financeira para empresas. Basicamente, é ele que define o que fazer com as informações que explicamos acima. 

Para que você tenha um bom planejamento financeiro, é preciso entender a situação atual do negócio e suas expectativas, garantindo que os recursos sejam usados de forma estratégica. Sendo assim, ele é o principal responsável por decisões sobre investimentos, cortes de custos, controle financeiro e até mudanças na gestão. 

5 erros ao fazer a gestão financeira empresarial que você pode evitar

Conhecer os principais erros ao fazer a gestão financeira é essencial para não comprometer a saúde das finanças do negócio. Abaixo, confira os 5 principais:

1. Não definir um pró-labore

O pró-labore é uma espécie de salário que o dono do negócio define para si mesmo. Essa definição é essencial para que se consiga separar a conta pessoal da conta empresarial.

Mesmo que a empresa tenha lucro maior em algum mês, retire apenas o valor do seu pró-labore e deixe o restante para investimentos e reservas financeiras.

2. Misturar as finanças da empresa com as pessoais 

Outro erro comum ocorre quando o empreendedor não separa a conta bancária pessoal da conta jurídica. Afinal, o caixa do negócio não pode ser considerado como uma reserva financeira para o pagamento de despesas pessoais.

Esse cuidado é importante pela mesma razão citada no tópico anterior: não prejudicar a saúde financeira da empresa.

3. Não registrar todas as entradas e saídas

A gestão financeira eficaz depende do registro de todas as entradas e saídas do orçamento, por menores que sejam os valores.

Isso significa que até mesmo pequenas transações, como a retirada de dinheiro para comprar materiais de escritórios, por exemplo, devem entrar na planilha ou na plataforma de gestão integrada.

Dessa forma, o dinheiro na conta do banco coincide com o valor disposto na gestão, e o empreendedor tem controle total sobre o orçamento.

4. Não criar uma reserva financeira

Imprevistos acontecem a todo momento. Em um negócio, estar desprevenido financeiramente pode comprometer o fluxo de caixa por meses. No longo prazo, a consequência pode ser até mesmo a falência da empresa.

Por isso, é fundamental criar uma reserva financeira a partir do planejamento do orçamento, tanto para pagar despesas urgentes quanto para ter capital a fim de investir e incentivar o crescimento do negócio.

5. Não estabelecer objetivos financeiros

Esse é um dos erros mais comuns entre gestores de empresas. A falta de objetivos financeiros faz com que o empreendedor não tenha uma definição clara do que pretende alcançar.

Tampouco é possível traçar um plano de ação consistente sem o estabelecimento de metas. Portanto, com base na situação financeira da sua empresa, crie objetivos de curto, médio e longo prazos.

8 passos para fazer a gestão financeira da sua empresa 

Agora que você está familiarizado com os erros mais comuns na gestão financeira do negócio, confira o guia básico para acertar nessa hora.

Descubra abaixo quais são os 8 passos de como fazer o controle das finanças do negócio de uma forma eficiente: 

1. Organize as contas

Se as suas contas e as da empresa ainda andam juntas, faça essa separação o quanto antes. Cobrir as despesas pessoais com o caixa do negócio e vice-versa pode prejudicar muito a sua organização.

Feito isso, defina o pró-labore, esteja de olho nos seus recebimentos e acompanhe as entradas e saídas para que tudo flua bem. Assim não será necessário intervir com dinheiro do seu próprio bolso.

Para completar a organização, é fundamental ter o fluxo de caixa sempre sob controle, categorizar seus custos, monitorar o desempenho financeiro e fazer a conciliação bancária. Entenda melhor esses cuidados nos próximos tópicos. 

2. Controle o fluxo de caixa

A gestão financeira para empresas, quando é eficaz, não existe sem o controle do próprio fluxo de caixa. Conforme você viu antes, registrar todas as entradas e saídas é uma etapa fundamental para saber quanto dinheiro você tem disponível.

Além disso, faça projeções de receitas e despesas em determinado período, considerando ao menos três meses. Para isso, é obrigatório manter o controle atualizado.

Também crie estimativas do saldo de caixa para o futuro, pois isso permite tomar decisões assertivas no presente, planejar investimentos e garantir que a empresa não adquira dívidas que não vai conseguir pagar.

3. Classifique os custos fixos e variáveis

A partir do controle do fluxo de caixa, você já pode classificar os custos fixos e variáveis do negócio. Esse mapeamento permite saber quanto você precisa gastar para manter a empresa em funcionamento todo mês.

Custos fixos são aqueles que você tem mensalmente, como aluguel de sala comercial e folha de pagamento, por exemplo. Já os variáveis são aqueles que mudam conforme a demanda. A compra de matéria-prima e insumos conforme os resultados de vendas são exemplos. 

4. Conte com o apoio da tecnologia

A tecnologia deve ser uma aliada na gestão financeira para empresas de qualquer tamanho ou segmento.

Uma plataforma de gestão oferece ferramentas que facilitam o controle, centralizam informações em um único local e automatizam tarefas repetitivas, como o preenchimento de dados em planilhas e a criação de relatórios.

Com um bom sistema ERP online, você vai perceber queo controle diário do fluxo de caixa e a análise das informações financeiras ficarão muito mais fáceis na prática.

5. Automatize as cobranças

Uma dica importante de gestão financeira para empresas é a automatização das cobranças. Quando elas são feitas e geridas manualmente, você perde muito tempo e ainda fica sujeito a muitos erros.

De forma automática, é possível enviar links de pagamento para os clientes, acompanhar o que está faturado ou pendente, conferir saldo sempre que precisar e ainda integrar tudo com o fluxo de caixa. 

Esse é o melhor jeito de evitar falhas, facilitar os seus recebimentos (via cartão de crédito, boleto, Pix etc) e ainda aumentar o seu faturamento sem precisar expandir seus esforços ou a sua equipe financeira. É aí que ferramentas como a solução de cobranças da conta Azul entram.

6. Realize conciliação bancária

Outra etapa importante é a conciliação bancária: a comparação entre a gestão financeira e o saldo bancário. Dessa forma, é possível verificar se os números batem ou se há inconsistências de dados.

Nesse caso, para fazer uma apuração correta, guarde comprovantes financeiros, notas fiscais e extratos. Ou então, conte com uma plataforma de gestão, que faça esse processo de maneira automática.

7. Integre todas as áreas

Um negócio eficiente é aquele que tem todos os seus setores integrados. Quando as áreas trabalham em sintonia, elas acompanham suas demandas entre si e atingem suas metas com sinergia.

Mas, para isso, você deve garantir que os profissionais tenham um contato direto entre si e consigam trocar as informações de um jeito integrado e simples.

Nesse sentido, é preciso uma boa plataforma para integrar a gestão financeira da sua empresa aos setores de vendas, fiscal e outros, igualmente importantes. Abaixo, entenda melhor o papel da tecnologia para que isso seja possível. 

Como usar a tecnologia como aliada da gestão financeira?

Conforme abordamos anteriormente, a tecnologia é uma aliada essencial na gestão financeira para empresas. Ao adotar uma plataforma de gestão integrada, você tem acesso a muitos benefícios.

Entre eles, automatizar tarefas, otimizar a análise e controle de informações financeiras, facilitar o envio de propostas e acompanhar negociações, entre outros.

Além de garantir todas as ferramentas que você precisa para crescer, as melhores plataformas de gestão integrada são feitas para todos os perfis de empreendedor.

Isso significa que você não vai perder tempo e nem ter dores de cabeça com tecnologias difíceis de usar. Tudo é rápido, simples e intuitivo. Basta contratar o sistema e perceber as mudanças o quanto antes. 

Nessa área, a Conta Azul entra em campo para desafogar o jogo: é amiga do empreendedor e está sempre ao seu lado, com tudo o que você precisa para cuidar das finanças do negócio. 

No que diz respeito às vendas, a Conta Azul traz organização de forma simples e rápida para seu setor comercial. É a melhor forma de elaborar propostas e monitorar negociações.

Também é possível integrar a plataforma com o seu contador. Essa conexão envia dados em tempo real para que você jamais se frustre com perda de tempo, dinheiro, documentação e dados. Abandone os malotes.

Além disso, nosso ERP online oferece a emissão de notas fiscais e boletos, controle de contas a pagar e a receber, gestão de orçamentos, monitoramento de estoque e relatórios completos para avaliar o desempenho do seu negócio todo mês.

Todo o controle ocorre de forma online, o que significa que as informações são armazenadas com segurança na nuvem e que você pode acessá-las a qualquer instante. Assim, é possível tomar decisões inteligentes para o seu negócio.

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