Tudo sobre gestão financeira para pequenas empresas

Sobre o que estamos falando?

  • Cuidar da gestão financeira pode não ser algo tão simples, mas é indispensável para a sobrevivência e crescimento de qualquer negócio;
  • Ao conhecer os elementos básicos, as melhores práticas e os erros a serem evitados nessa gestão, você consegue empreender de um jeito mais seguro e assertivo;
  • A tecnologia é decisiva para a sobrevivência financeira das pequenas empresas. Garanta as ferramentas mais eficientes, seguras e viáveis para a sua gestão no sistema da Conta Azul. 

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Fazer a gestão financeira de uma pequena empresa não é uma tarefa fácil, mas é hora de tomar as rédeas para crescer ainda mais em 2022. Afinal, nenhuma empresa sobrevive sem controle eficaz de suas finanças.

Isso quer dizer que a gestão financeira não é importante apenas para médios e grandes negócios - ela também é crucial para uma empresa pequena ou microempresa.

É essa administração que permite criar planejamento estratégico, embasar decisões, traçar metas para o futuro e ter dinheiro suficiente para se manter competitivo no mercado. Sem ela, pequenas empresas estão suscetíveis a ir à falência  — e o seu sonho de empreender pode ficar para trás por causa de uma má gestão.

Mas como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa? Se você ainda é iniciante no assunto, vai encontrar as principais respostas para suas dúvidas neste artigo.

Acompanhe os tópicos, durante a leitura você saberá mais sobre a importância da gestão financeira, erros comuns, passo a passo e como incorporar a tecnologia nesse processo: 

O que é gestão financeira para pequenas empresas?

Você pode entender gestão como o ato de gerir ou administrar algo. Na área financeira, isso significa fazer o controle dos recursos da sua empresa. Basicamente, é organizar e monitorar todos os dados sobre o dinheiro do negócio, e assim ter mais clareza para empreender e tomar decisões.

Com uma visão integrada das finanças e informações realistas à disposição, você não só entende qual é a sua realidade, mas também consegue se planejar melhor para o futuro. Dessa forma, podemos dizer que a importância da gestão financeira para pequenas empresas está justamente no fato de que ela garante o fôlego para o seu negócio crescer e gerar valor. Sem ela, você passa a empreender se baseando em achismos e corre o risco de perder o controle das obrigações. Ou seja, as chances de tudo dar errado crescem. 

Por meio dessa gestão, você garante tudo o que precisa para analisar a empresa, destinar os recursos e tomar decisões sobre os melhores investimentos ou até cortes de gastos. Além disso, ela lida com a organização do dinheiro que você recebe, com o pagamento das suas obrigações, capital de giro, entre outras questões importantes. 

Gestão financeira em pequenas empresas: não dá para descuidar

Fazer a gestão financeira de uma pequena empresa é etapa básica para a sobrevivência dela no mercado. Sim, a saúde financeira deve ser uma prioridade para garantir as condições para que o negócio se mantenha e que cresça com o tempo.

Principalmente em uma pequena empresa, qualquer erro ou urgência pode comprometer as finanças. Sendo assim, é preciso ter o máximo de cuidado para não ir à falência.

Segundo uma pesquisa do Sebrae divulgada pela Agência Brasil em 2021, a taxa de pequenas empresas que encerraram suas atividades depois de cinco anos é de 17%. Nas microempresas, a mortalidade cresce para 21,6%. Já as MEIs atingem um índice alarmante de 29%. 

Bem, você não quer estar dentro dessa parcela que vai à falência, certo? Para isso, manter dados atualizados no orçamento, controlar as despesas e receitas e criar uma reserva financeira são ações essenciais.

Com um controle sólido, você consegue encontrar gargalos no orçamento e otimizar as finanças empresariais, além de planejar investimentos. Além disso, somente com a gestão financeira o empreendedor sabe se está no caminho certo. Ou seja: pode validar a sua estratégia, corrigir erros e, com base em informações, tomar decisões assertivas para o negócio.

É preciso levar a sério o assunto. De acordo com o mesmo estudo que citamos acima, as empresas morrem por diferentes causas financeiras. A falta de capital de giro e as dificuldades na gestão financeira (principalmente com a chegada da pandemia) estão entre as principais causas.

Quem faz a gestão financeira para pequenas empresas?

Primeiramente, lembre-se que as informações financeiras podem vir de todos os setores da empresa (fiscal, de vendas, logística, e assim por diante). 

A contabilidade também pode oferecer um apoio importante sobre o que fazer com esses dados, mas quem toma as decisões baseadas nessas informações é sempre o empreendedor. Sendo assim, quando o assunto é gestão financeira para pequenas empresas, tenha em mente que você é o principal responsável. 

Só o fato de estar lendo este artigo demonstra que você está preocupado com o destino das finanças e com as decisões que vão orientar o crescimento do seu negócio. Isso é ótimo.

Para aqueles que não se sentem muito preparados, nossa dica é continuar explorando o assunto através de cursos, treinamentos, assessorias e até de outros conteúdos na internet. As fontes de informação são inúmeras, só não vale ficar parado. 

Somado a isso, a tecnologia também facilita (e muito!) todos os processos de controle e tomada de decisão. No fim das contas, ela faz a gestão financeira para pequenas empresas ficar mais intuitiva, rápida e com redução de falhas. 

No final do artigo, nós explicamos melhor como os melhores sistemas de gerenciamento podem lhe ajudar.  

6 elementos da gestão financeira para pequenas empresas

Para dar os primeiros passos no universo da gestão financeira para pequenas empresas, antes você precisa conhecer os principais elementos que fazem parte dela.

Abaixo, listamos os itens que você deve sempre ficar de olho para manter os seus controles em dia e orientar nas suas decisões. Confira: 

Capital de giro

O capital de giro engloba todo o dinheiro que o negócio tem para utilizar. É como se ele fosse uma reserva que garante o funcionamento da empresa.

Com ele, você controla o que recebe das compras dos clientes para realizar os pagamentos da folha de pagamento, fazer compras de estoque, pagar contas como água e luz, e assim por diante. 

Para manter o giro sempre equilibrado, você precisa saber qual é a média do prazo entre os seus recebimentos e a necessidade de aquisições junto aos fornecedores, por exemplo. 

Contas a pagar e a receber

Para entender o seu capital de giro, também é indispensável organizar aquilo que você precisa pagar e as contas a receber dos clientes. Lembre-se que você deve ter controle dos recursos que entram e saem. Só assim é possível pagar as contas no momento que elas chegam.

A ideia é negociar prazos com fornecedores para que eles coincidam com os períodos em que os recursos recebidos já estejam em caixa. 

Emissão de nota fiscal

Como você já deve saber, as notas fiscais de produtos ou serviços são obrigatórias. É por meio delas que seus impostos são calculados.

Isso quer dizer que você precisa ter um bom sistema para emitir as suas notas que mantenha tudo organizado para você não ter dificuldades na hora de declarar o Imposto de Renda, por exemplo.

Outra recomendação importante é manter todas as notas fiscais dos últimos 5 anos guardadas, pois o Fisco pode exigir essa documentação.

Fluxo de caixa

Monitorar o fluxo de caixa é ter um acompanhamento constante das entradas e saídas de dinheiro do negócio.

Com ele, você entende o comportamento financeiro da empresa, para fazer projeções e orientar melhor o seu planejamento. Isso é indispensável para manter as contas em dia, planejar novos investimentos e garantir que as finanças não entrem no vermelho. 

Gestão de estoque

A gestão de estoque é muito importante para entender como funciona a saída de produtos do seu negócio.

Mais que repor os itens que estão faltando, esse entendimento permite equilibrar as compras daqueles que são mais e menos vendidos. É esse gerenciamento que garante o equilíbrio do seu estoque. Afinal, tanto os produtos em falta quanto em excesso podem gerar prejuízos. 

Planejamento financeiro

O planejamento está diretamente relacionado à gestão financeira de pequenas empresas. Basicamente, é ele que define o que fazer com as informações que explicamos acima. 

Para que você tenha um bom planejamento financeiro, é preciso entender a situação atual do negócio e suas expectativas, garantindo que os recursos sejam usados de forma estratégica. Sendo assim, ele é o principal responsável por decisões sobre investimentos, cortes de custos, controle financeiro e até mudanças na gestão. 

5 erros ao fazer a gestão financeira da pequena empresa

Conhecer os principais erros ao fazer a gestão financeira é essencial para não comprometer a saúde financeira da empresa. Abaixo, confira os 5 principais.

1. Não definir um pró-labore

O pró-labore é uma espécie de salário que o dono do negócio define para si mesmo.

Essa definição é essencial para evitar que o empreendedor retire do caixa da empresa dinheiro extra para o pagamento de contas pessoais, o que prejudica o orçamento e diminui os valores que poderiam ser aplicados em investimentos no negócio.

Mesmo que a empresa tenha lucro maior em algum mês, retire apenas o valor do seu pró-labore e deixe o restante para investimentos e reservas financeiras.

2. Misturar as contas pessoal e jurídica

Outro erro comum ocorre quando o empreendedor não separa a conta bancária pessoal da conta jurídica.

O caixa do negócio não pode ser considerado como uma reserva financeira para o pagamento de despesas pessoais.

Esse cuidado é importante pela mesma razão citada no tópico anterior: para não prejudicar a saúde financeira da empresa.

3. Não registrar todas as entradas e saídas

A gestão financeira eficaz depende do registro de todas as entradas e saídas do orçamento, por menores que sejam os valores.

Isso significa que até mesmo pequenas transações, como a retirada de dinheiro para comprar materiais de escritórios, por exemplo, devem entrar na planilha ou sistema de gestão financeira

Dessa forma, o dinheiro na conta do banco coincide com o valor disposto na gestão, e o empreendedor tem controle total sobre o orçamento.

4. Não criar uma reserva financeira

Imprevistos acontecem a todo momento. Em um pequeno negócio, estar desprevenido financeiramente pode comprometer o fluxo de caixa por meses.

No longo prazo, a consequência pode ser até mesmo a falência da empresa.

Por isso, é fundamental criar uma reserva financeira a partir do planejamento do orçamento, tanto para pagar despesas urgentes quanto para ter capital a fim de investir e incentivar o crescimento do negócio.

5. Não estabelecer objetivos financeiros

Esse é um dos erros mais comuns entre gestores de pequenas empresas. A falta de objetivos financeiros faz com que o empreendedor não tenha uma definição clara do que pretende alcançar.

Tampouco é possível traçar um plano de ação consistente sem o estabelecimento de metas.

Portanto, com base na situação financeira da sua empresa, crie objetivos de curto, médio e longo prazos.

Como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa 

Agora que você está familiarizado com os erros mais comuns na gestão financeira do pequeno negócio, confira o guia básico para acertar nessa hora.

Selecionamos abaixo 8 passos de como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa. Vamos a eles.

1. Organize as contas

Se as suas contas e as da empresa ainda andam juntas, faça essa separação o quanto antes. Cobrir as despesas pessoais com o caixa do negócio e vice-versa pode prejudicar muito a sua organização.

Feito isso, defina o pró-labore para manter o controle dos seus recebimentos em dia e acompanhe as entradas e saídas para que tudo flua bem, sem você precisar intervir com dinheiro do seu próprio bolso.

Para completar a organização, é fundamental ter o fluxo de caixa sempre sob controle, categorizar seus custos, monitorar o desempenho financeiro e fazer a conciliação bancária. Entenda melhor esses cuidados nos próximos tópicos. 

2. Controle o fluxo de caixa

A gestão financeira eficaz não existe sem o controle do próprio fluxo de caixa.

Conforme você viu antes, registrar todas as entradas e saídas é uma etapa fundamental para saber quanto dinheiro você tem disponível.

Além disso, faça projeções de receitas e despesas em determinado período, considerando ao menos três meses. 

Para isso, é obrigatório manter o controle atualizado.

Também crie estimativas do saldo de caixa para o futuro, pois isso permite tomar decisões assertivas no presente, planejar investimentos e garantir que a empresa não adquira dívidas que não vai conseguir pagar.

3. Classifique os custos fixos e variáveis

A partir do controle do fluxo de caixa, você já pode classificar os custos fixos e variáveis do negócio.

Esse mapeamento permite saber quanto você precisa gastar para manter a empresa em funcionamento todo mês.

Custos fixos são aqueles que você tem todo mês, como aluguel de sala comercial e folha de pagamento, por exemplo.

Já os variáveis são aqueles que variam conforme a demanda. Por exemplo: a compra de matéria-prima e insumos conforme os resultados de vendas.

4. Use a tecnologia

A tecnologia deve ser sua aliada na gestão financeira. Não pense que ela é restrita a grandes empresas.

Uma plataforma de gestão oferece ferramentas que facilitam o controle, centralizam informações em um único local e automatizam tarefas repetitivas, como o preenchimento de dados em planilhas e a criação de relatórios.

Com um bom sistema, você vai perceber que controle diário do fluxo de caixa e a análise das informações financeiras ficarão muito mais fáceis na prática.

5. Automatize as cobranças

Uma dica importante de gestão financeira para pequenas empresas é a automatização das cobranças. Quando elas são feitas e geridas manualmente, você perde muito tempo e ainda fica sujeito a muitos erros.

Com essa tecnologia, você envia links de pagamento automaticamente para os clientes, acompanha o que está faturado ou pendente, confere saldo sempre que precisar e ainda integra tudo com o fluxo de caixa, com a conciliação bancária e outras ferramentas.

Esse é o melhor jeito de evitar falhas, facilitar os seus recebimentos (via cartão, boleto, PIX etc) e ainda aumentar o seu faturamento sem precisar expandir seus esforços ou a sua equipe financeira. 

6. Faça conciliação bancária

Outra etapa importante é a conciliação bancária: a comparação entre a gestão financeira e o saldo bancário.

Dessa forma, é possível verificar se os números batem ou se há inconsistências de dados.

Nesse caso, para fazer uma apuração correta , guarde comprovantes financeiros, notas fiscais e extratos bancários.

7. Acompanhe o desempenho financeiro

A quinta dica é acompanhar o desempenho financeiro da pequena empresa todo mês para saber se a estratégia adotada tem os impactos desejados.

Alguns recursos permitem esse acompanhamento: demonstrativos como o DRE (demonstração do resultado do exercício), balanço patrimonial, relatórios, rentabilidade e lucros.

8. Integre todas as áreas

Um negócio eficiente é aquele que tem todos os seus setores integrados. Quando as áreas trabalham em sintonia, elas acompanham suas demandas entre si e atingem suas metas com sinergia. Mas para isso, você deve garantir que os profissionais tenham um contato direto entre si e consigam trocar as informações de um jeito integrado e simples.

Nesse sentido, você precisa de uma boa plataforma para integrar a gestão financeira para pequenas empresas aos setores de vendas, fiscal e outras áreas importantes. Abaixo, entenda melhor o papel da tecnologia para que isso seja possível. 

Como usar a tecnologia para fazer a gestão financeira da pequena empresa 

Conforme abordamos anteriormente, usar a tecnologia é essencial para a gestão financeira.

Por meio da adoção de um sistema de gestão e finanças, é possível automatizar tarefas, otimizar a análise e controle de informações financeiras e, consequentemente, otimizar o orçamento.

Já foi o tempo em que ter um bom sistema era algo restrito às grandes empresas e inacessível para os negócios pequenos. Hoje em dia, você encontra ótimas soluções para atender às necessidades da sua empresa, de um jeito viável e descomplicado. 

Além de garantir todas as ferramentas que você precisa para crescer, as plataformas de gestão financeira para pequenas empresas são feitas sob medida para o seu perfil de empreendedor.

Isso significa que você não vai perder tempo e nem ter dores de cabeça com tecnologias difíceis de usar. Tudo é rápido, simples e intuitivo. Basta contratar o sistema e perceber as mudanças o quanto antes. 

Quer entender melhor? Conheça abaixo os benefícios que as tecnologias que mais se destacam na área podem proporcionar para você. 

A Conta Azul apoia a gestão financeira das pequenas empresas

Nessa área, a Conta Azul entra em campo para desafogar o jogo: é amiga do empreendedor e está sempre ao seu lado na hora de oferecer soluções para a gestão financeira em todos os segmentos.

Com o ERP da Conta Azul, por exemplo, você tem todas as movimentações do caixa da empresa e conciliação bancária em uma única tela.

Entre as ferramentas, também está a integração com o contador e controle de vendas. 

Além disso, a plataforma Conta Azul Pro oferece a emissão de notas fiscais e boletos, controle de contas a pagar e a receber, gestão de orçamentos, controle de estoque e ainda relatórios completos para avaliar o desempenho do seu negócio todo mês.

A plataforma ainda disponibiliza a funcionalidade de emitir boletos com registro de forma prática e fácil.

Todo o controle ocorre de forma online, o que significa que as informações são armazenadas com segurança na nuvem e que você pode acessá-las a qualquer instante para tomar decisões inteligentes para o seu negócio.

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