Como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa

Fazer a gestão financeira de uma pequena empresa não é uma tarefa fácil. Mas é hora de tomar as rédeas para crescer ainda mais em 2020.

Fazer a gestão financeira de uma pequena empresa não é uma tarefa fácil.

Mas é hora de tomar as rédeas para crescer ainda mais em 2020.

Afinal, nenhuma empresa sobrevive sem controle eficaz de suas finanças.

Isso quer dizer que a gestão financeira não é importante apenas para médios e pequenos negócios.

Ela também é crucial para uma empresa pequena ou microempresa.

É essa administração que permite criar planejamento estratégico, embasar decisões, traçar metas para o futuro e ter dinheiro suficiente para se manter competitivo no mercado.

Sem ela, pequenas empresas estão suscetíveis a ir à falência  — e o seu sonho de empreender pode ficar para trás por causa de uma má gestão.

Mas como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa?

Se você ainda é iniciante no assunto, vai encontrar as principais respostas para suas dúvidas neste artigo.

Durante a leitura, você saberá mais sobre a importância da gestão financeira, erros comuns, passo a passo e como incorporar a tecnologia nesse processo.

Gestão financeira em pequenas empresas: não dá para descuidar

Fazer a gestão financeira de uma pequena empresa é etapa básica para a sobrevivência dela no mercado.

Sim, a saúde financeira deve ser uma prioridade para garantir as condições para que o negócio se mantenha e que cresça com o tempo.

Principalmente em uma pequena empresa, qualquer erro ou urgência pode comprometer as finanças

Sendo assim, é preciso ter o máximo de cuidado para não ir à falência.

A pesquisa Demografia das Empresas, de 2017, mostra que 62% das empresas brasileiras encerraram as atividades depois de cinco anos de criação.

O número é mais alarmante entre os pequenos negócios sem pessoal assalariado: somente 31,3% deles sobreviveram nos primeiros cinco anos.

Os dados são do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e foram divulgados pelo jornal Valor Econômico.

Bem, você não quer estar dentro dessa parcela que vai à falência, certo?

Para isso, manter dados atualizados no orçamento, controlar as despesas e receitas e criar uma reserva financeira são ações essenciais.

Com um controle sólido, você consegue encontrar gargalos no orçamento e otimizar as finanças empresariais, além de planejar investimentos.

Além disso, somente com a gestão financeira o empreendedor sabe se está no caminho certo.

Ou seja: pode validar a sua estratégia, corrigir erros e, com base em informações, tomar decisões assertivas para o negócio.

É preciso levar a sério o assunto. De acordo com o levantamento de 2016 Sobrevivências das Empresas no Brasil, do Sebrae, as empresas morrem por diferentes causas financeiras.

Falta de acompanhamento de despesas e receitas, falta de planejamento e não negociação de prazos com fornecedores estão entre as principais causas da mortalidade.

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5 Erros ao fazer a gestão financeira da pequena empresa

Conhecer os principais erros ao fazer a gestão financeira é essencial para não comprometer a saúde financeira da empresa. Abaixo, confira os 5 principais.

1. Não definir um pró-labore

O pró-labore é uma espécie de salário que o dono do negócio define para si mesmo.

Essa definição é essencial para evitar que o empreendedor retire do caixa da empresa dinheiro extra para o pagamento de contas pessoais, o que prejudica o orçamento e diminui os valores que poderiam ser aplicados em investimentos no negócio.

Mesmo que a empresa tenha lucro maior em algum mês, retire apenas o valor do seu pró-labore e deixe o restante para investimentos e reservas financeiras.

2. Misturar as contas pessoal e jurídica

Outro erro comum ocorre quando o empreendedor não separa a conta bancária pessoal da conta jurídica.

O caixa do negócio não pode ser considerado como uma reserva financeira para o pagamento de despesas pessoais.

Esse cuidado é importante pela mesma razão citada no tópico anterior: para não prejudicar a saúde financeira da empresa.

3. Não registrar todas as entradas e saídas

a gestão financeira eficaz depende do registro de todas as entradas e saídas do orçamento, por menores que sejam os valores.

Isso significa que até mesmo pequenas transações, como a retirada de dinheiro para comprar materiais de escritórios, por exemplo, devem entrar na planilha ou sistema de gestão financeira

Dessa forma, o dinheiro na conta do banco coincide com o valor disposto na gestão, e o empreendedor tem controle total sobre o orçamento.

4. Não criar uma reserva financeira

Imprevistos acontecem a todo momento. Em um pequeno negócio, estar desprevenido financeiramente pode comprometer o fluxo de caixa por meses.

No longo prazo, a consequência pode ser até mesmo a falência da empresa.

Por isso, é fundamental criar uma reserva financeira a partir do planejamento do orçamento, tanto para pagar despesas urgentes quanto para ter capital a fim de investir e incentivar o crescimento do negócio.

5. Não estabelecer objetivos financeiros

Esse é um dos erros mais comuns entre gestores de pequenas empresas. A falta de objetivos financeiros faz com que o empreendedor não tenha uma definição clara do que pretende alcançar.

Tampouco é possível traçar um plano de ação consistente sem o estabelecimento de metas.

Portanto, com base na situação financeira da sua empresa, crie objetivos de curto, médio e longo prazos.

Como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa 

Agora que você está familiarizado com os erros mais comuns na gestão financeira do pequeno negócio, confira o guia básico para acertar nessa hora.

Selecionamos abaixo cinco passos de como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa. Vamos a eles.

1. Controle o fluxo de caixa

a gestão financeira eficaz não existe sem o controle do próprio fluxo de caixa.

Conforme você viu antes, registrar todas as entradas e saídas é uma etapa fundamental para saber quanto dinheiro você tem disponível.

Além disso, faça projeções de receitas e despesas em determinado período, considerando ao menos três meses. 

Para isso, é obrigatório manter o controle atualizado.

Também crie estimativas do saldo de caixa para o futuro, pois isso permite tomar decisões assertivas no presente, planejar investimentos e garantir que a empresa não adquira dívidas que não vai conseguir pagar.

2. Classifique os custos fixos e variáveis

A partir do controle do fluxo de caixa, você já pode classificar os custos fixos e variáveis do negócio.

Esse mapeamento permite saber quanto você precisa gastar para manter a empresa em funcionamento todo mês.

Custos fixos são aqueles que você tem todo mês, como aluguel de sala comercial e folha de pagamento, por exemplo.

Já os variáveis são aqueles que variam conforme a demanda. Por exemplo: a compra de matéria-prima e insumos conforme os resultados de vendas.

3. Use a tecnologia

A tecnologia deve ser sua aliada na gestão financeira. Não pense que ela é restrita a grandes empresas.

Uma plataforma de gestão oferece ferramentas que facilitam o controle, centralizam informações em um único local e automatizam tarefas repetitivas, como o preenchimento de dados em planilhas e a criação de relatórios.

Com a tecnologia, você vai perceber que controle diário do fluxo de caixa e a análise das informações financeiras ficarão muito mais fáceis na prática.

4. Faça conciliação bancária

Outra etapa importante é a conciliação bancária: a comparação entre a gestão financeira e o saldo bancário.

Dessa forma, é possível verificar se os números batem ou se há inconsistências de dados.

Nesse caso, para fazer uma apuração correta , guarde comprovantes financeiros, notas fiscais e extratos bancários.

5. Acompanhe o desempenho financeiro

A quinta dica é acompanhar o desempenho financeiro da pequena empresa todo mês para saber se a estratégia adotada tem os impactos desejados.

Alguns recursos permitem esse acompanhamento: demonstrativos como o DRE (demonstração do resultado do exercício), balanço patrimonial, relatórios, rentabilidade e lucros.

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Como usar a tecnologia para fazer a gestão financeira da pequena empresa 

Conforme abordamos anteriormente, usar a tecnologia é essencial para a gestão financeira.

Por meio da adoção de um software de gestão e finanças, é possível automatizar tarefas, otimizar a análise e controle de informações financeiras e, consequentemente, otimizar o orçamento.

Nessa área, a Conta Azul entra em campo para desafogar o jogo: é amiga do micro e pequeno empreendedor e está sempre ao seu lado na hora de oferecer soluções para a gestão financeira em todos os segmentos.

Com a plataforma da Conta Azul, por exemplo, você tem todas as movimentações do caixa da empresa e conciliação bancária em uma única tela.

Entre as ferramentas, também está a integração com o contador e controle de vendas. 

Além disso, o sistema oferece a emissão de notas fiscais e boletos, controle de contas a pagar e a receber, gestão de orçamentos, controle de estoque e ainda relatórios completos para avaliar o desempenho do seu negócio todo mês.

A plataforma ainda disponibiliza uma a funcionalidade de emitir boletos com registro de forma prática e fácil.

Todo o controle ocorre de forma online, o que significa que as informações são armazenadas com segurança na nuvem e que você pode acessá-las a qualquer instante para tomar decisões inteligentes para o seu negócio.

Experimente a plataforma e otimize a gestão financeira da sua empresa.

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