Descubra como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa

Sobre o que estamos falando?

  • Ter um bom controle financeiro na sua empresa é indispensável para garantir o equilíbrio das contas, lucrar e crescer de forma segura e sustentável;
  • Desde o controle de caixa, até o planejamento das entradas e saídas, capital de giro, criação de relatórios, entre outras demandas, tudo se torna mais simples e assertivo com o apoio da tecnologia;
  • A Conta Azul é a opção ideal para você simplificar a gestão financeira da sua empresa e ter à sua disposição todas as informações que precisa para garantir sua saúde financeira e impulsionar seu crescimento.

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Como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa para reduzir custos e aumentar os lucros? É o que todo empreendedor quer saber, e somente uma gestão financeira eficiente é capaz de levar a esse resultado.

Mas não é fácil estar à frente de um negócio e ainda se preocupar com orçamentos, fluxo de caixa, cobranças e pagamentos, não é mesmo? Por isso, vamos ajudar você a se organizar com alguns passos essenciais e dicas de como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa. Acompanhe os tópicos:

Continue lendo e domine as finanças do seu negócio!

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A importância de fazer o controle financeiro de uma pequena empresa

Saber como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa é condição essencial para alcançar o equilíbrio das contas, lucrar e crescer — nessa exata ordem.

Primeiro, o empreendedor deve ser capaz de igualar suas receitas e despesas, para depois começar a ter lucro e finalmente planejar o futuro do negócio.

Mas esse não é um caminho fácil, principalmente para o micro e pequeno empresário que, muitas vezes, assume sozinho a missão de gerenciar uma empresa. 

Sabemos o quanto é desafiador cuidar das compras, vendas, estoque e ainda ficar de olho no caixa, controlando cada pagamento e recebimento.

E não para por aí: o controle financeiro ainda abrange a avaliação de relatórios de desempenho e demonstrativos contábeis, análise do endividamento, definição do capital de giro, formação e revisão de preços, etc.

Isso sem falar no planejamento financeiro, que define os orçamentos e como os recursos serão alocados para aumentar a eficiência do negócio.

Para dar conta de tudo isso, você precisa de conhecimento sobre finanças e ferramentas de apoio para não se perder entre os números e porcentagens. 

Só assim, será possível traçar uma rota de crescimento para a sua empresa e garantir a sustentabilidade financeira. 

Afinal, não basta apenas comemorar o aumento das vendas, se você não sabe exatamente quais são seus custos — se eles tiverem aumentado na mesma proporção, você pode até mesmo estar no vermelho sem saber. 

Da mesma forma, uma desorganização nos pagamentos e recebimentos pode comprometer a liquidez corrente da empresa e até levar ao endividamento. 

Por isso, é fundamental que você aprenda como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa.

Agora, especialmente, estamos em um momento de ascensão das MPMEs (Micro, pequenas e médias empresas) no Brasil, e vale a pena pegar carona na retomada da economia.

Panorama financeiro das pequenas empresas no Brasil

Atualmente, as micro e pequenas empresas representam 99,1% do total registrado, somando mais de 12 milhões de negócios, de acordo com dados do Sebrae publicados na Agência Brasil.

Só na categoria do MEI (Microempreendedor Individual), são 9,2 milhões de empresas formalizadas, segundo as estatísticas do Portal do Empreendedor de novembro de 2019. 

Dessa forma, as PMEs representam cerca de 25% do PIB brasileiro, e foram responsáveis pelo saldo positivo de empregos em 2019. 

Graças às pequenas empresas, o país criou 38 mil novos postos de trabalho com carteira assinada, enquanto as médias e grandes corporações demitiram 7,2 mil trabalhadores.

No acumulado dos cinco primeiros meses de 2019, o número chegou a 326,6 mil novos empregos — ou seja, 35 vezes mais do que nas empresas maiores.

Os dados são do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), do Ministério da Economia, também noticiados pela Agência Brasil. 

Em relação ao desempenho financeiro, os dados de São Paulo chamam a atenção: a receita das micro e pequenas empresas cresceu 6,3% no estado em setembro de 2019, em comparação com o ano anterior. 

Segundo o levantamento do Sebrae-SP, a receita total das MPEs paulistas no primeiro semestre de 2019 atingiu R$ 403,4 bilhões.

Ao mesmo tempo, o pequeno empreendedor está mais otimista: 41% acreditam que o cenário econômico vai melhor, contra 18% no mesmo período de 2018.

De fato, a economia está dando sinais de recuperação, e a recomendação é que os micro e pequenos empreendedores se planejem para aproveitar um cenário mais promissor nos próximos meses.

Como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa em 7 passos

Um guia de como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa seria útil para você?

Então, acompanhe nosso passo a passo para ampliar sua visão das finanças.

1. Comece pelo controle do caixa


Para aprender como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa, seu ponto de partida é o fluxo de caixa.

Ao acompanhar e registrar diariamente suas entradas e saídas do caixa, você poderá montar um fluxo que revela o padrão das movimentações e permite monitorar a saúde financeira da empresa.

A partir desses dados, você entenderá melhor as receitas e despesas do negócio e poderá projetar cenários futuros. 

Lembrando que não basta olhar se o saldo está positivo ou negativo no final do dia e achar que isso é gestão financeira: é preciso ir além do caixa imediato na análise das finanças.

2. Classifique seus custos e receitas


Agora que você já sabe como entra e sai o dinheiro do seu caixa, é hora de classificar cada custo e receita da empresa.

No caso dos custos, as principais categorias são:

  • Custos fixos: são custos que independem do volume de vendas da empresa, como aluguel do espaço, folha de pagamento e serviços pagos mensalmente para o funcionamento do negócio

  • Custos variáveis: são os custos diretamente relacionados à produção e vendas, como matérias-primas, impostos, fretes, comissões, taxas de cartões, etc.

Existem outras possibilidades para classificação de custos, mas essas são as mais utilizadas para começar a mapear seus gastos.

Depois, você também precisa organizar seus ganhos, separando em categorias de recebimento de vendas e de investimentos, ou dividindo entre pagamentos a prazo e à vista, por exemplo. 

3. Planeje os pagamentos e recebimentos


Com suas entradas e saídas organizadas, você já pode elaborar um plano de contas, que é basicamente o controle das contas a pagar e a receber.

Assim, você consegue conciliar as datas de pagamento de fornecedores e recebimento de vendas, por exemplo.

Para isso, é só fazer a sua projeção de caixa, que nada mais é do que a antecipação do fluxo de caixa nas próximas semana e meses.

Se você sabe exatamente o que precisa pagar e o que tem a receber, basta usar esses dados e o histórico da empresa para estimar o saldo do mês seguinte e até mesmo fazer uma previsão anual

4. Determine a necessidade de capital de giro


Toda empresa tem um ciclo financeiro próprio, que começa no pagamento aos fornecedores e vai até o recebimento do valor das vendas.

Nesse meio tempo, sua empresa precisa de capital de giro para se sustentar, e é fundamental que você saiba qual o valor ideal para custear o negócio.

Esse montante pode ser definido pela multiplicação dos dias totais do seu ciclo financeiro pela média diária de custos da empresa. 

Dessa forma, você mantém a liquidez e evita o endividamento e pagamento de juros por falta de caixa.

5. Não misture os controles da empresa com as finanças pessoais


Quando tratamos de como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa, essa dica pode até soar básica.

Contudo, o número de empreendedores que comete este erro é muito maior do que você imagina. A “tentação” de usar o caixa de empresa na rotina pessoal e de misturar os controles às vezes parece algo pequeno, mas as complicações podem ser grandes.

Tenha em mente que as contas da empresa sempre são prioridade. Elas devem ser bem separadas e honradas antes das do empresário. Com uma delimitação bem feita, você também não corre o risco de usar seu próprio dinheiro e de comprometer seu fluxo de caixa pessoal com os compromissos do negócio.

6. Tenha um fundo de reserva


Por falar nos controles pessoais, você certamente já se deparou com um imprevisto no dia a dia, não é mesmo? Quando o carro estraga, algo em casa quebra ou mesmo um problema de saúde surge, às vezes temos que gastar mais dinheiro do que o planejado.

Lembre-se que na sua empresa isso não é diferente. O seu computador pode falhar, o escritório pode exigir manutenção ou até uma conta pode ser esquecida e acumular juros. Independentemente da situação, é preciso estar preparado para que isso não vire uma “bola de neve”.

Portanto, durante o controle, considere a reserva de parte dos seus rendimentos. O valor ideal varia conforme o perfil de cada empresa. Contudo, ele sempre deve ser suficiente para que você tenha um “respiro” quando algo inesperado acontecer.

7. Acompanhe o desempenho da empresa


Para saber se o negócio está no caminho certo, você também precisa analisar o desempenho financeiro mês a mês. 

Para isso, existem relatórios e demonstrativos como o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e balanço patrimonial, além de indicadores como endividamento, rentabilidade e lucratividade.

Conforme você for se organizando e dominando esses indicadores, será muito mais fácil visualizar a situação financeira do negócio e tomar decisões melhores para o futuro.

Confira abaixo mais detalhes sobre a importância do DRE e como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa com o apoio dele.

Demonstrativo de resultados do controle financeiro

O DRE faz toda a diferença para a administração das suas finanças. 

Muitos acreditam que essa ferramenta é algo importante apenas para as grandes organizações. Contudo, ter um demonstrativo completo dos resultados é indispensável para o crescimento de todo tipo de operação.

Isso porque, trata-se de um relatório que contém as informações mais relevantes das suas receitas e despesas. Ele também aponta o resultado líquido que você teve em certo período. 

Basicamente, essa é uma forma de acompanhar o desempenho real da sua empresa. Ou seja, você garante uma visão completa dos negócios. Assim, ganha mais empoderamento para controlar seu dinheiro e toma decisões mais precisas para guiar o seu futuro. 

Veja mais detalhes da importância do DRE em como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa e o que esse relatório deve conter.

Por que o DRE é importante?

Como citamos logo acima, a principal finalidade do DRE é apontar, de forma clara e precisa, qual foi o rendimento do seu negócio em determinado período.

Dessa maneira, você pode comparar as finanças entre diferentes meses ou de um ano para o outro, por exemplo. O resultado é mais previsibilidade para toda a sua gestão. 

Quando você sabe quando tem mais entradas ou saídas, é possível se planejar melhor para realizar campanhas de vendas sazonais, para lidar com gastos nas contratações de novos funcionários, aquisições de mais insumos, entre muitos outros casos semelhantes. 

Além dessas possibilidades, a Demonstração do Resultado do Exercício também pode ser importante para conseguir crédito. Isso porque, muitas instituições financeiras usam a ferramenta para avaliar a situação das empresas.

Por fim, você pode se valer do DRE até para ficar em dia com o governo. Com ele, o fisco checa se os impostos foram calculados do jeito certo. Também confronta as informações com aquelas declaradas no Imposto de Renda.

O que deve ter no DRE?

Para saber como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa com o apoio do DRE, é preciso ficar atento aos elementos que fazem parte do relatório.

De maneira geral, o documento deve apresentar:

  • Receita líquida de serviços e vendas;

  • Lucro ou prejuízo operacional;

  • Receita bruta dos serviços feitos ou vendas realizadas (o que inclui as deduções dos abatimentos, vendas e tributos);

  • Despesas totais (operacionais, financeiras, administrativas e de vendas);

  • Lucro ou prejuízo líquido do exercício;

  • Montante por ação de capital social;

  • Valores ligados a funcionários e demais beneficiários;

  • Resultado de exercício prévio ao Imposto de Renda e previsão para o imposto.

Lembre-se de considerar a diferença entre os lucros operacionais e brutos na hora de calcular o relatório. Isso faz diferença porque o lucro bruto corresponde à receita subtraída dos custos, enquanto o operacional é o lucro bruto menos despesas. 

Com tudo organizado, você pode realizar os cálculos do DRE de inúmeras maneiras. Isso inclui o cálculo por receita líquida, custos de venda, impostos e deduções, receitas de vendas, etc. Em todos os casos, você e seu contador devem se apoiar nas ferramentas certas.

Ficou um pouco confuso? No próximo item, veja como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa no DRE e em outros demonstrativos de um jeito muito simples e assertivo, com o auxílio da tecnologia. 

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Como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa com a tecnologia?

A boa notícia é que você não precisa baixar um monte de planilhas ou passar horas organizando arquivos para manter a gestão das finanças.

É só entender como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa com a tecnologia, que torna sua vida muito mais fácil.

Com a plataforma da Conta Azul, por exemplo, você tem todas as movimentações do caixa da empresa e conciliação bancária em uma única tela, com direito a integração com o contador e controle de vendas. 

Além disso, o sistema oferece a emissão de notas fiscais e boletos, controle de contas a pagar e a receber, gestão de orçamentos, controle de estoque e ainda relatórios completos para avaliar o desempenho do seu negócio.

Quanto aos relatórios, a solução ainda elabora automaticamente o demonstrativo de resultados do controle financeiro. Por meio do DRE Gerencial, você entende a situação das finanças de maneira ainda mais completa.

Isso vai muito além de acompanhar se as suas ações estão dando lucro ou prejuízo. Você pode fazer projeções para crescer de forma segura e escalável, analisar a evolução dos seus custos e recebimentos, entre outros dados importantes que aprimoram a sua gestão. 

Ao manter os lançamentos sempre atualizados, conciliados com o extrato e classificados de acordo com as suas demandas, você tem um controle mais eficiente para garantir a sua saúde financeira.

A Conta Azul Pro ajuda no controle financeiro da pequena empresa

Como você pôde ver acima, não basta somente saber como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa. Para garantir ótimos resultados, é fundamental ter o apoio das melhores tecnologias. 

Com o ERP Conta Azul, você centraliza todas as demandas do seu negócio em um só sistema. Nele, você controla as contas a pagar e a receber, emite boletos de cobrança, acompanha o fluxo de caixa e faz a conciliação bancária automática do seu extrato.

Além disso, também é possível emitir notas fiscais, gerenciar contratos, enviar orçamentos personalizados, gerir vendas e fazer o controle de estoque de onde estiver. 

Quando o sistema lida com as tarefas burocráticas por você, é possível ter mais tempo e precisão para impulsionar o crescimento do seu negócio. 

O melhor é que todas as informações necessárias para a sua gestão ficam disponíveis ao alcance da tela. De forma prática, intuitiva e inteligente, você garante tudo o que precisa para manter suas operações assertivas e sustentáveis. 

São relatórios de custos e pagamentos, DRE, balanço patrimonial, giro de estoque, faturamento por cliente, posição de contas e muito mais. 

A Conta Azul é a melhor opção para simplificar a gestão da sua empresa, com controles financeiros, fiscais, contábeis, comerciais, de estoque e cobranças no mesmo lugar. Basicamente, tudo o que falamos neste artigo pode ser automatizado e gerenciado pelo sistema — e quem ganha tempo e produtividade para seu negócio é você e a sua equipe.

Gostou das dicas de como fazer o controle financeiro de uma pequena empresa? Então, teste grátis a Conta Azul e descubra como os nossos diferenciais podem revolucionar a sua relação com as finanças da sua empresa.

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