Como fazer a transição de planilhas para um software de gestão?

Ser dono de um pequeno negócio não significa que o controle financeiro precisa ser feito de forma quase artesanal, no papel e com inserções e cálculos manuais. Com um investimento de baixo custo, é possível se atualizar e utilizar sistemas que qualificam a gestão. Menos planilhas, mais tecnologia: sua empresa está pronta para dar esse passo?

Transição para uma gestão com menos planilhas

As planilhas de controle financeiro, em especial aquelas criadas e atualizadas a partir do programa Excel, podem funcionar bem como uma primeira ação de registro de despesas e receitas. Se nada era feito antes delas, é claro que haverá benefícios para a empresa, que começará a conhecer a sua realidade.

Mas chega um momento em que é preciso evoluir e fazer a transição para algo mais moderno, atualizando-se de acordo com aquilo que a tecnologia oferece. Quando a planilha precisa sair de cena e sua gestão migra para um software com funcionalidades diversas, dúvidas podem surgir: como tornar esse processo mais simples e usar tudo o que a ferramenta oferece?

Os sistemas de gestão permitem que as empresas tenham um controle muito mais relevante sobre informações indispensáveis para seu bom funcionamento e a geração dos resultados desejados.

A sua implementação se faz cada vez mais necessária no ambiente organizacional, já que traz vantagens, que incluem desde uma maior confiabilidade nos dados à integração de diversas informações. Com isso, a eficiência dos processos se torna maior também, pois os dados precisam ser inseridos apenas uma vez – isso quando as informações não são preenchidas de forma automática.

Com a necessidade de dar aos negócios um caráter cada vez mais profissional, o uso de planilhas tende a ser preterido pelos softwares, o que permite à empresa obter uma vantagem competitiva e, com isso, alcançar melhores resultados.

Vale lembrar, porém, que todos os benefícios dependem necessariamente da escolha por sistemas de gestão adequados. Caso contrário, o que parecia bom na teoria pode atrapalhar o crescimento do negócio.

Como mudar para uma gestão sem planilhas

Se a sua empresa está decidida a realizar uma gestão financeira com menos planilhas, o primeiro passo é fugir dos erros e recorrer às melhores práticas para uma transição sem perda de tempo e especialmente de dados importantes para o seu controle.

Faça da “gestão de mudanças” uma estratégia perfeita para um momento como esse. Por envolver todas as áreas da empresa, incluindo diretores e sócios, a adoção do sistema de gerenciamento online pede cuidados e dedicação de todos, mesmo em um pequeno negócio. Confira as principais recomendações para ter sucesso nessa operação:

Faça cópia de tudo

Essa é uma indicação necessária a qualquer tempo, mesmo se você não estiver pensando em realizar a transição da planilha ao sistema de gestão. É fundamental fazer uma cópia de segurança de todos os seus dados, o que é chamado tecnicamente de backup.

Guarde a versão mais recente de cada uma de suas planilhas para uma consulta futura. Ter esses arquivos devidamente protegidos é sua garantia de que, independentemente das mudanças feitas, nenhum dado importante será perdido.

Entenda o software

Um passo importante é identificar como exatamente funciona o software escolhido pela sua empresa. Faça testes com ele, navegue, leia as indicações dadas pelo fabricante e veja como realmente funciona.

Se permitido, como acontece no ContaAzul, experimente gratuitamente para verificar se ele supre as suas necessidades. Assim, você aprenderá sobre a alocação de dados, sua distribuição e divisão, o que proporcionará uma transição mais tranquila.

Escolha o momento

Se a sua empresa se encontra em um pico de produção, pode não ser o melhor momento para realizar a transição. O meio do fechamento de ano fiscal também costuma trazer mais incertezas do que o necessário ao processo. Então, qual a hora certa para abandonar as planilhas?

O ideal é observar como o negócio se comporta para que as suas operações não sejam prejudicadas. Esse cuidado pode levar o gestor a concluir que a época adequada está no final do ano fiscal ou próxima dele, pois permite que o período seguinte já comece com todas as informações integradas.

Prepare a equipe

Analisar e preparar as pessoas que usam as planilhas para a adoção do software também é importante. É comum ouvir relatos de colaboradores que resistem a mudanças porque elas irão promover modificações em suas rotinas. Afinal, se antes buscavam uma informação em um arquivo, após a transição, vão fazê-lo no software. Pode até parecer mais fácil, mas para alguém habituado ao procedimento anterior, talvez não seja.

Nesses casos, pode ser necessário um trabalho inicial de convencimento. Quanto mais engajados estiverem os membros da equipe, incluindo os sócios, melhor o processo tende a acontecer. Fazer apresentações e treinamentos pode ser uma boa ideia.

Procure motivar as pessoas a partir de exemplos reais de dificuldades decorrentes do uso das planilhas, como a perda de dados, a demora para obter um relatório de rotina ou o excesso de tarefas manuais e repetitivas. Ao usar as dores de cada um para mostrar a necessidade do software, é provável que consiga mais apoio e dedicação de todos.

Adapte seus dados

Seus dados não devem estar no padrão exigido para serem usados pelo software. Por isso, o ideal é adaptá-los o quanto antes para a formatação correta. Pode ser preciso reorganizar colunas, inserir ou retirar algumas informações, ainda que provisoriamente, ou mesmo diminuir alguns caracteres, por exemplo. Quanto mais adaptações você fizer antes de importar as informações, menos tempo gastará consertando depois em um ambiente ainda desconhecido.

Conte com o suporte do software

Vimos ao longo deste artigo que a transição para uma gestão com menos planilhas pode não ser tão simples. É claro que ela acaba facilitada quando todos os cuidados que aqui relacionamos são adotados. Mas quer uma notícia melhor? Sua empresa não precisa lidar com tudo isso sozinha.

Seja antes ou durante e mesmo após a transição ser realizada, é altamente recomendado usar o suporte fornecido pela empresa do software sempre que preciso for, garantindo o máximo de aproveitamento e produtividade.

Quando a gestão do seu negócio começar a adquirir uma cara tecnológica, você verá os resultados acontecendo e enxergará de forma mais fácil um panorama geral da empresa e seu desempenho. Isso sem contar que os trabalhos do dia a dia se tornarão mais ágeis e, como consequência, os colaboradores estarão mais satisfeitos. Experimente e confira com os próprios olhos.

E na sua empresa, como ocorreu a transição das planilhas para o sistema de gestão? Comente!