Relatórios gerenciais: o que são e como usar nas decisões

Os relatórios gerenciais guiam a tomada de decisão no seu negócio rumo ao sucesso. Saiba como usar esses documentos valiosos.

Os relatórios gerenciais funcionam como bússolas que guiam o empreendedor pelo caminho do sucesso.

Eles reúnem todas as informações necessárias para mostrar o que deve ser corrigido, reforçado ou alterado nas diferentes áreas, processos e atividades da empresa.

Por isso, todo gestor que busca o crescimento do negócio precisa tomar decisões com base nesses documentos, se quiser chegar longe e alcançar os melhores resultados.

Neste guia, você vai entender o que são relatórios gerenciais, como devem ser elaborados e por que são fundamentais na gestão estratégica.

Acompanhe o conteúdo:

• O que são relatórios gerenciais
• Tipos de relatórios gerenciais
• Motivos para usar esses relatórios
• Como elaborar relatórios gerenciais
• 7 relatórios mais importantes para o seu negócio
• 5 dicas para tomar decisões baseadas em relatórios
• Aproveite ao máximo seus relatórios gerenciais com a Conta Azul.

Se você quer ter uma visão completa do seu negócio e seguir o caminho certo, é só continuar lendo.

Os relatórios gerenciais são documentos que reúnem dados, informações e análises sobre áreas estratégicas, projetos e ações da empresa, servindo como base para uma gestão mais qualificada.

Eles podem ser contábeis, financeiros, de produtividade, de vendas e até de controle de qualidade.

Sua função é mostrar o panorama geral do negócio e fornecer informações valiosas para a tomada decisão, para que o empreendedor possa conduzir ações corretivas, melhorar os processos e conseguir resultados cada vez melhores.

Para que um relatório gerencial seja confiável, é preciso seguir métodos rigorosos de pesquisa, análise e organização das informações.

Afinal, os dados apresentados no documento vão guiar as ações da gestão e definir o caminho que a empresa deve seguir — ou seja: não há espaço para erros e inconsistências.

Por isso, a tendência atual nas empresas é utilizar sistemas de relatórios, que permitem automatizar a produção dos documentos e torná-los mais seguros e práticos, em vez de recorrer às antigas planilhas preenchidas manualmente.

Os relatórios gerenciais podem reportar dados sobre qualquer área, projeto, ação ou processo do negócio, desde que sejam importantes para a definição de estratégias.

Conheça alguns dos tipos utilizados.

• Faturamento por cliente: organiza as distribuições do faturamento por cliente, para conhecer a contribuição de cada um para as finanças da empresa
• Relatório de clientes: permite conhecer os clientes e suas informações pessoais para oferecer soluções mais adequadas e personalizadas
• Produtos e serviços mais vendidos: auxilia no controle dos produtos e serviços mais vendidos da empresa, orientando seu desenvolvimento e permitindo a organização da disponibilidade
• Satisfação de clientes: permite avaliar o grau de satisfação dos clientes (produtos, serviços e atendimento) e colaboradores (ambiente de trabalho e clima organizacional)
• Relatório de qualidade: mostra o grau de qualidade de produtos, serviços e processos conforme métricas estabelecidas
• Inadimplência: mostra os recebimentos pendentes para controle de inadimplência
• Relatório de lançamentos no caixa: oferece uma visão dos valores atualizados de entrada e saída do caixa da empresa para o controle financeiro
• Vendas por cliente: possibilita conhecer melhor o comportamento de compra de cada cliente, para saber o que oferecer e o que é da preferência de cada um deles, além de organizar as informações mais importantes sobre as vendas.

Os relatórios gerenciais são grandes aliados na gestão de um empresa, pois oferecem uma visão completa do o andamento do negócio.

Confira alguns motivos para usar esses documentos na sua empresa.

Embasam a definição de estratégias

Toda empresa precisa de um planejamento estratégico bem definido e metas claras para alcançar o sucesso.

No caso, os relatórios gerenciais permitem conhecer o presente da empresa para planejar seu futuro, mostrando qual a direção certa a seguir a partir de um diagnóstico real.

Se a estratégia começa com um relatório confiável, suas chances de trazer bons resultados são muito maiores.

Instituem as decisões baseadas em dados

Na era digital, o processo de tomada de decisão deve ser orientado por dados, e não mais pela experimentação ou “intuição” do gestor.

Por isso, os relatórios gerenciais são essenciais para oferecer uma base sólida e dados concretos, evitando que o futuro do negócio seja decidido por achismos.

Dessa forma, você consegue agilizar os processos da empresa e aderir à gestão inteligente dos nossos tempos, mantendo a empresa competitiva.

Oferecem informações atualizadas

De modo geral, os relatórios estão ligados a ferramentas de gestão que facilitam a consulta e garantem dados sempre atualizados no sistema.

Assim, você não precisa se preocupar em buscar e conferir informações individualmente, tendo um compilado com os últimos dados disponíveis sempre à mão.

Disponibilizam os dados de maneira estruturada

Os relatórios gerenciais também são pensados para facilitar a visualização e entendimento, levando em conta a rotina dinâmica das empresas.

Eles são produzidos com gráficos, tabelas e planilhas com apelo visual e organização intuitiva das informações, para uma leitura rápida e precisa.

Além disso, dependendo do que você precisa, os dados podem vir cruzados, oferecendo uma análise mais completa da situação e facilitando a comparação.

Permitem a criação de um histórico

Quando os relatórios são produzidos com regularidade, você consegue manter um histórico de desempenho de todas as áreas da empresa.

Assim, fica mais fácil acompanhar o progresso em cada departamento, prever tendências e definir prioridades na sua gestão.

A elaboração de relatórios gerenciais é um processo que requer muito cuidado e precisão nas técnicas utilizadas, já que qualquer erro pode prejudicar a formulação das estratégias e levar a empresa para o caminho errado.

Basta pensar que a mínima inconsistência nos dados, como um erro de digitação ou desencontro de informações, pode gerar um efeito cascata e comprometer a estabilidade do negócio.

Por exemplo, se você está produzindo um relatório de estoque e acaba colocando um zero a mais na quantidade atual de um item, pode ter sérios problemas com a disponibilidade do produto e causar danos à reputação do negócio.

Por isso, é preciso garantir que profissionais qualificados façam a coleta, análise e organização e revisão dos dados, além de utilizar as ferramentas adequadas e padrões estabelecidos pela gestão.

Mesmo assim, a produção manual em planilhas digitais não é a melhor maneira de fazer seus relatórios gerenciais.

A forma mais segura é utilizar softwares que cruzam os dados do próprio sistema e geram relatórios automaticamente, sem intervenção humana e risco de erros.

Com esse tipo de tecnologia, você elimina a necessidade de redigitar informações, diminui a chance de erros e consegue produzir relatórios gerenciais mais concisos, claros e completos.

Alguns relatórios gerenciais são imprescindíveis na hora de avaliar o desempenho do seu negócio e traçar estratégias.

Veja por quais você deve começar a análise.

1. Fluxo de caixa

Os relatórios de fluxo de caixa diário, mensal e anual oferecem uma visão ampla das movimentações financeiras na sua empresa e são indispensáveis para uma gestão eficiente.

Com ele, fica fácil acompanhar as entradas e saídas do caixa dia após dia e analisar quais datas tiveram saldo negativo e positivo no mês.

Assim, você tem mais segurança para tomar decisões sobre custos, investimentos, captação de crédito e outras questões financeiras do negócio.

Além disso, o relatório de fluxo de caixa é a base para avaliar a saúde financeira da empresa e descobrir se é preciso ajustar preços, fazer promoções ou mesmo reforçar a cobrança.

2. DRE Gerencial

O DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) gerencial é um dos relatórios contábeis mais importantes para entender a situação financeira da sua empresa.

O documento detalha o resultado bruto e líquido do negócio em um determinado período de exercício, ou seja, a comparação entre suas receitas, custos e despesas.

Assim, é possível conhecer a posição financeira da empresa e entender se o negócio está dando lucro ou prejuízo no fim das contas.

3. Giro de estoque

O relatório de giro de estoque também é fundamental para entender a rotatividade dos produtos na empresa e manter uma gestão organizada.

Ele mostra a velocidade de renovação do inventário em determinado período e tempo médio de permanência de um produto antes da venda.

Assim, é possível calcular o giro de estoque a partir da análise de custos e quantidade de itens, considerando o volume total de vendas e média do estoque.

Com isso, você consegue equilibrar o estoque com o ritmo de vendas, otimizar os pedidos de compra e manter seu negócio ágil e organizado.

4. Vendas

O relatório de vendas traz todas as informações para entender quais são os produtos/serviços mais vendidos e como anda o desempenho da área comercial.

Esse documento detalha o faturamento por cliente, a performance dos vendedores em relação às metas, desempenho em cada etapa do funil de vendas, entre outros dados essenciais para aprender sobre o mercado e melhorar seus processos.

5. Análise de pagamentos

O relatório de análise de pagamentos mostra todas as despesas da empresa e permite separá-las por centro de custo.

Com ele, você controla melhor suas contas a pagar e identifica o quanto cada categoria contribuiu para o total gasto pela empresa.

Dessa forma, fica fácil decidir onde cortar custos e quando investir no seu negócio.

6. Análise de recebimentos

O relatório de análise de recebimentos lista todas as receitas da empresa, auxiliando no controle das contas a receber.

Ele mostra o quanto cada categoria contribui para os ganhos do negócio e o valor total recebido no período selecionado.

Além disso, é muito útil para identificar recebimentos pendentes ou vencidos e controlar melhor a inadimplência.

7. Posição de contas

O relatório de posição de contas mostra a situação atual dos recebimentos e pagamentos em uma determinada data, apoiando as decisões imediatas do gestor.

Basicamente, ele apresenta o que já foi emitido, o que já foi pago ou recebido e o que falta pagar ou receber.

Assim, você consegue agilizar cobranças e pagamentos na empresa antes do fechamento do período.

Não adianta ter excelentes relatórios gerenciais se você não for capaz de interpretá-los e utilizar as informações para tomar decisões.

Confira algumas dicas para analisar esses documentos de forma eficaz.

1. Comece pelas informações principais

Ao abrir seu relatório gerencial, o primeiro passo é verificar as informações mais importantes do negócio e analisar o desempenho do mês, checando se as metas estipuladas no planejamento estratégico estão sendo atingidas.

A partir daí, você pode se aprofundar em cada um dos dados para entender o que levou a esses resultados e quais ações precisam ser melhoradas ou mantidas.

2. Identifique os melhores e os piores resultados

Quando você identifica os melhores e piores resultados, consegue encontrar as boas oportunidades.

Por exemplo, em um relatório de vendas, você pode ver qual foi o produto que mais vendeu e o que menos teve saída.

Logo, poderá concentrar seus esforços naquele que traz mais rentabilidade para a sua empresa, criando uma alavanca para o crescimento do seu negócio.

3 – Priorize os pontos de alavancagem

Falando em alavancas, é de extrema importância priorizar os produtos ou serviços que oferecem essa oportunidade.

Desse modo, é possível gerar mais resultados com menos esforço e, no meio tempo, você pode estudar o que não está dando certo e os produtos ou serviços que apresentam resultados inferiores para melhorar o potencial deles.

4 – Crie relatórios gerenciais completos

Quanto mais completos forem os seus relatórios, melhor será a análise dos indicadores, a identificação de oportunidades, as melhorias ou a priorização de atividades.

Para isso, conte com ferramentas integradas e que ofereçam uma visão ampla do seu negócio para que você possa sempre tomar decisões baseadas em dados reais.

5. Crie um plano de ação a partir do relatório

Por fim, para que os relatórios gerenciais cumpram seu papel, é essencial que você transforme as informações obtidas em ações concretas para impulsionar o crescimento do seu negócio.

Somente com um plano de ação será possível aproveitar os insights de relatoria e colocar em prática o conhecimento adquirido com esses documentos.

A Conta Azul é uma plataforma completa e 100% online para gestão do seu negócio que oferece um módulo completo de relatórios gerenciais.

Em poucos cliques, você tem acesso ao fluxo de caixa diário e mensal, DRE Gerencial, posição de contas, vendas por clientes e por vendedor, produtos mais vendidos, análise de pagamentos e recebimentos, e vários outros documentos que equivalem a um raio X do seu negócio.

Tudo isso com a certeza de embasar suas decisões em dados confiáveis, graças ao sistema de geração automática de relatórios com base nos lançamentos do seu negócio.

Essa funcionalidade da Conta Azul ajuda empresas como a Omunga Grife Social a profissionalizar seu controle financeiro e se organizar para crescer.

Fundada em 2013 pelo empreendedor social Roberto Pascoal, a empresa vende camisetas com estampas voltadas à causa da educação para desenvolver iniciativas de formação de professores, doação de livros e computadores e construção de bibliotecas em municípios carentes do Brasil e da África.

Mesmo sem uma renda fixa mensal, Roberto conseguiu equilibrar as contas e transformar seu sonho em realidade fechando uma parceria com a Conta Azul.

Com as funções da plataforma e relatórios gerenciais, ele consegue ter uma visão de longo prazo das finanças e manter as informações de receitas, despesas e fluxo de caixa organizadas — o que permite fechar o planejamento do negócio para três anos.

Viu como é importante ter acesso a relatórios gerenciais para tomar suas decisões e se organizar?

Deixe seu comentário contando quais relatórios já utiliza e como pretende aplicar nossas dicas.