O que é DANFE online, como emitir, como consultar e mais

Como emitir DANFE online ainda é uma dúvida de muitos empreendedores. Se você chegou até aqui, talvez esse seja o seu caso.

Na prática, se trata apenas uma representação impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica oficial (a NF-e) que acompanha os produtos vendidos em seu transporte e facilita a comprovação do recebimento.

Mas, afinal, por que gerar uma versão impressa se já existe a nota digital?

Neste artigo, vamos entender por que é necessário emitir o DANFE online, qual é a importância desse demonstrativo e como utilizá-lo na prática.

Navegue pelos seguintes tópicos:

• O que é DANFE e por que emitir?
• Para que serve o DANFE?
• Quem deve imprimir o DANFE?
• O que deve constar no DANFE
• Composição da chave de acesso do DANFE
• Elementos adicionais do DANFE
• Passo a passo para gerar o DANFE online
• O que é XML?
• 6 perguntas e respostas sobre o DANFE
• Conheça a Conta Azul, ERP ideal para gerar seu DANFE online

Continue lendo e tire suas dúvidas a respeito do DANFE online!

O que é e por que emitir DANFE online?

O DANFE continua sendo essencial para representar o documento fisicamente e de forma legível sem instrumentação eletrônica.

Ao passo que, realizando uma compra ou contratação, seu cliente pode precisar desse comprovante em papel — daí a importância de imprimi-lo.

Constantemente, utilizamos para regularizar a circulação das mercadorias. Sobretudo, o veículo não pode circular sem o demonstrativo, ou seja, caso isso ocorra, a fiscalização pode multá-lo.

No entanto, é preciso esclarecer uma dúvida bastante comum: o DANFE não substitui a nota fiscal eletrônica — apenas facilita o acesso aos seus dados.

Primordialmente, como contém a chave numérica de acesso à NF-e, ele permite que o detentor confirme a existência da nota em uma consulta pela internet.

Além da chave numérica, é obrigatório que o DANFE apresente um código de barras para facilitar a leitura da chave.

A confecção e impressão da nota fiscal eletrônica, ocorre online de maneira rápida e descomplicada.

Para que serve o DANFE?

Mas, afinal, qual é a utilidade do DANFE? Por que  adotar um demonstrativo em papel?

Então, mesmo com a digitalização das notas fiscais, o DANFE continua sendo essencial para representar o documento fisicamente e de forma legível sem instrumentação eletrônica.

Ao passo que, realizando uma compra ou contratação, seu cliente pode precisar desse comprovante em papel — daí a importância de imprimi-lo.

Igualmente, a principal função do DANFE online é comprovar a existência da NF-e e acompanhar o trânsito das mercadorias.

Além disso, caso o destinatário do produto não seja emissor de nota fiscal eletrônica, podemos utilizar a DANFE que nos auxilia na escrituração contábil da transação.

Assim, arquiva-se o documento, a partir do prazo legal (cinco anos), apresentando-o quando solicitado.

Podemos utilizar o DANFE também para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, em síntese, cumprindo a função de comprovante da operação.

Consultar a validade da nota fiscal eletrônica

Em seguida, você sabia que dá para consultar a validade da nota fiscal eletrônica a partir de uma informação constante no DANFE? Sim, o DANFE, como documento auxiliar da nota, contém a chave de acesso numérica que citamos, sendo que com ela é possível digitar esse código no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e obter essa informação.

Em contrapartida, juntamente com isso, para realizar o procedimento, é necessário acessar o portal da nota, clicar no campo “consulta NFe completa”, inserir essa chave e na sequência verificar a validade da nota, sem problemas.

Verificar a existência de cartas de correção

Para corrigir eventuais erros em notas emitidas, podemos citar as cartas de correção eletrônica, também chamadas CCe. A empresa que percebe que houve um dado equivocado na emissão faz essa retificação de forma digital.

De antemão, confira o passo a passo para sua verificação

• Acesse o site estadual da nota ou ou nacional, da Secretaria da Fazenda;
• Insira a chave de acesso na página;
• Aplique o código de verificação de imagem, gerado na hora.

Fazer o download do arquivo XML

Todavia, se você não sabe ainda, XML é um formato de arquivo, pelo qual as notas fiscais são salvas. Com a chave de acesso, também é possível fazer o download desse arquivo.

Dessa forma, diferenciamos um arquivo XML de uma DANFE pela sua forma de armazenamento. Em síntese, o XML, necessita  por pelo menos 5 anos, já o DANFE não necessita de um arquivamento sendo apenas um documento complementar.

Logo, para fazer o download, é preciso acessar o portal da SEFAZ, selecionar “Consultar NF-e completa”, informar a chave de acesso, o código da imagem e em “continuar”. Depois basta clicar em “download do documento”.

Consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso

Caso esteja sem a chave de acesso, contudo, também é possível consultar sua nota fiscal. Mas para isso você precisa, por meio de um sistema, fazer a consulta online apenas com seus certificados digitais.

Em suma, mais uma vez aí se vê a importância de um sistema que já integre todas as informações e ajude na gestão de notas fiscais.

Quem deve imprimir o DANFE?

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e (vendedor do produto) antes da circulação da mercadoria, para garantir o transporte regular.

Logo, o documento é restrito às empresas que comercializam produtos, devidamente registradas na Secretaria da Fazenda do seu estado e autorizadas a emitir nota fiscal eletrônica.

Depois de emitir o DANFE online por meio de um software emissor, a empresa pode imprimir ou reimprimir o documento a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Lembrando que apenas podemos utilizar o DANFE para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva nota fiscal eletrônica.

Em outras palavras, cabe lembrar que empresas que ainda não possuem autorização e acesso à emissão de documentos como a NFe podem usar a nota fiscal avulsa, que é diferente e, em outros casos, é possível emitir nota sem empresa aberta.

O que deve constar no DANFE?

Além da chave de acesso da NF-e e o código de barras que permita a leitura por leitor óptico, há outros elementos da nota fiscal eletrônica que também precisam estar no DANFE online.

São eles:

• Data e horário de saída da mercadoria
• Placa do veículo
• Transportadora
• Natureza da operação
• Descrição das mercadorias
• Dados do destinatário e do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, telefone, etc.)
• Valores, seguros e impostos da transação.

Além disso, podemos citar também a obrigatoriedade do layout padronizado. Em síntese, o modelo de layout está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

Assim, se acaso as informações obrigatórias ultrapassem uma página, emita o DANFE  em mais de uma folha, entretanto, enumere-as.

Por outro lado, nesse caso, em cada página deverão constar, no mínimo, as seguintes informações:

• Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
• A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
• O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.

Composição da chave de acesso do DANFE

Em síntese, a chave de acesso obrigatória do DANFE tem nada menos que 44 dígitos, mas é fácil compreender sua composição:

• Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente;
• 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM);
• 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa);
• 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e;
• 3 dígitos seguintes: série do NF-e;
• 9 dígitos seguintes: número da NF-e;
• 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema);
• Último dígito: dígito verificador – DV.

Elementos adicionais do DANFE

Outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes (por exemplo, dados do transportador e da mercadoria) podem ser adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial.

Porém essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento.

Ao mesmo tempo, outros elementos gráficos, como o logo do emissor, podem ser adicionados, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.

Sobretudo, o DANFE pode ser impresso em qualquer tipo de papel de tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício (230 x 330 mm), exceto papel jornal.

Passo a passo para gerar o DANFE online

Gerar o DANFE online para impressão é muito simples e leva poucos minutos. Agora, veja como obter o documento em três passos.

1. Use o mesmo emissor da NF-e

O DANFE online deve ser gerado pelo mesmo sistema utilizado para a emissão de nota fiscal eletrônica.

Nesse contexto, a recomendação é do Ministério da Fazenda e tem o objetivo de reduzir a possibilidade de divergências de dados entre DANFE e NF-e.

Então, se você utiliza o emissor gratuito do governo (SEFAZ) ou um software gerador de nota fiscal eletrônica próprio, basta acessá-lo para emitir seu documento fiscal.

Lembrando que o sistema deve estar configurado para emitir o DANFE.

2. Selecione a NF-e correspondente

Após a emissão da NF-e, selecione o documento para gerar sua DANFE, que é simplesmente, em outras palavras a representação visual da nota digital.

Dessa forma, vale lembrar como é o processo de emissão da nota fiscal eletrônica:

• A empresa emissora de NF-e gera um arquivo eletrônico contendo informações fiscais da operação comercial;
• O arquivo é assinado digitalmente (com certificado digital), de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor;
• Este arquivo eletrônico é transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda do estado em que sua empresa está inscrita (jurisdição do contribuinte) para uma pré-validação;
• Um protocolo de recebimento (Autorização de Uso) é devolvido pelo governo.

Logo, a DANFE só pode ser gerada quando a empresa já tem o arquivo XML da nota fiscal eletrônica validado.

3. Imprima ou encaminhe seu DANFE online

Dependendo do software que você estiver utilizando para gerar a DANFE online, terá as opções de imprimir, salvar no seu computador ou enviar o documento por e-mail ao cliente.

Além disso, também poderá importar o arquivo em PDF para facilitar a leitura e o armazenamento do documento.

O que é XML?

Sob o mesmo ponto de vista que o tópico anterior, XML é o formato do arquivo das notas fiscais eletrônicas. Embora não seja obrigatório manter o DANFE, no entanto, ele é importante para conseguir recuperá-las. Se a NF-e for perdida, a chave de acesso impressa no DANFE permite a realização do download do documento novamente.

Sobretudo, tudo isso é feito acessando o Portal Nacional NF-e, informar a chave ao consultar NF-e completa, em um processo bem simples.

Em contrapartida, quem quiser reduzir, contudo, a necessidade de acumular grandes quantidades de papéis, pode usar um sistema para agilizar e facilitar a consulta do DANFE online, com os certificados digitais.

6 perguntas e respostas sobre o DANFE

Se você ainda tem dúvidas sobre o DANFE, veja se consegue solucioná-las com nosso FAQ. Confira algumas perguntas frequentes:

1. O DANFE precisa ser guardado?

Em suma, por ser apenas uma representação da NF-e, o DANFE não tem validade fiscal. Ou seja, não necessita armazenamento pelo prazo exigido na legislação tributária.

Tal qual, emitente e destinatário devem guardar apenas o documento digital, que é a nota oficial.

2. O que deve ser feito com o canhoto do DANFE assinado pelo cliente?

Primordialmente, o canhoto é utilizado para confirmar o recebimento da mercadoria e tem fins estritamente comerciais — e não fiscais.

Contudo, é indicado guardar o canhoto para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

3. O que fazer se o DANFE for extraviado durante o transporte da mercadoria?

Em primeiro lugar, o emitente terá que fazer a reimpressão do DANFE o quanto antes e encaminhá-lo ao transportador, já que nenhuma mercadoria pode circular sem esse documento.

O documento só deixa de ser necessário quando a mercadoria chega ao seu destino.

4. O DANFE pode ser gerado nas vendas para pessoa física?

Sim, se aplicável, a pessoa física receberá o DANFE como representação do documento fiscal.

Como resultado, mais tarde, ela poderá consultar a existência e validade da NF-e correspondente pela internet.

5. O DANFE serve para acompanhar mercadorias em operações interestaduais e de exportação? 

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A e o DANFE é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no caminho até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.

Definitivamente, a Receita Federal, os demais estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica, sendo reconhecido para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer lugar do Brasil.

6. O que fazer se eu estiver impedido de gerar o DANFE?

Em situações de contingência; quando o contribuinte está sem conexão com a Sefaz ou impedido de emitir o documento;  a empresa terá que utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o DANFE.

Bem como, para adquirir o FS-DA, o contribuinte deve procurar um dos fornecedores autorizados, que providenciará a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).

Afinal, este pedido deverá ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido.

Assim, tendo sido aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados — a lista completa de fornecedores pode ser consultada no site do Conselho Nacional de Política Fazendária.

Conheça a Conta Azul, ERP ideal para gerar seu DANFE online

Gerar seu DANFE online é muito mais fácil com o emissor de nota fiscal eletrônica online da Conta Azul.

Dessa forma, em um único sistema, você emite suas notas fiscais, envia o DANFE para os clientes, integra as notas fiscais às vendas e cuida de toda a gestão do seu negócio — tudo em uma plataforma na nuvem, prática e intuitiva.

Portanto, o grande diferencial da Conta Azul é que as notas fiscais são tiradas com dados cadastrados no sistema ao mesmo tempo em que acionam automaticamente fluxos de venda e contas a receber.

Assim, você nunca mais vai precisar informar duas vezes os dados de um pedido e terá muito mais controle sobre as vendas, faturamento e cobrança.

Acima de tudo, graças à conexão direta entre a empresa e a contabilidade, você reduz o tempo gasto com a transmissão e envio de dados e documentos, reduz a margem de erro e aumenta a segurança de suas informações.

Assim, você ainda receberá uma assessoria extra do contador, já que ele terá uma visão mais abrangente da situação financeira do seu negócio.

Esperamos ter solucionado suas principais dúvidas. Que tal experimentar grátis a Conta Azul para ver os benefícios na prática? Comece já!