Como gerar DANFE online: veja passo a passo

Quer entender que é e como gerar DANFE online? Saiba tudo sobre a emissão, o funcionamento e a relação com a NF-e.

Como emitir DANFE online ainda é uma dúvida de muitos empreendedores. 

Na prática, é apenas uma representação impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica oficial (a NF-e) que acompanha os produtos vendidos em seu transporte e facilita a comprovação do recebimento.

Mas, afinal, por que gerar uma versão impressa se já existe a nota digital? 

Neste artigo, vamos entender por que é necessário emitir o DANFE online, qual é a importância desse demonstrativo e como utilizá-lo na prática.

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O que é e por que emitir DANFE online

É fácil entender o que é e por que você deve emitir DANFE online quando se conhece a legislação tributária. 

Basicamente, é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica: uma representação gráfica e simplificada da NF-e, já que esta só existe digitalmente.

Ele é impresso e contém os principais dados do documento fiscal, tendo a função de facilitar o acesso e a conferência das informações. 

Geralmente, é usado para regularizar a circulação das mercadorias, já que o veículo de transporte não pode rodar sem o demonstrativo — caso o faça, a fiscalização pode multá-lo.

No entanto, é preciso esclarecer uma dúvida bastante comum: o DANFE não substitui a nota fiscal eletrônica — apenas facilita o acesso aos seus dados.

Como contém a chave numérica de acesso à NF-e, ele permite que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet.

Além da chave numérica, é obrigatório que o DANFE apresente um código de barras para facilitar a leitura da chave.

Assim como a nota fiscal eletrônica, o documento pode ser impresso online de forma rápida e descomplicada. 

Para que serve o DANFE 

Mas, afinal, qual é a utilidade do DANFE e por que adotar um demonstrativo em papel se a NF-e, completamente digital, foi justamente criada para trazer maior segurança e eficiência ao processo fiscal? 

Mesmo com a digitalização das notas fiscais, o DANFE continua sendo essencial para representar o documento fisicamente e de forma legível sem instrumentação eletrônica.

Ao fazer uma compra ou contratação, seu cliente pode precisar desse comprovante em papel — daí a importância de imprimi-lo. 

A principal função do DANFE online é comprovar a existência da NF-e e acompanhar o trânsito das mercadorias.

Além disso, caso o destinatário do produto não seja emissor de nota fiscal eletrônica, o DANFE pode ser utilizado para auxiliar na escrituração contábil da transação.

Nesse caso, o documento deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais (5 anos, atualmente), para ser apresentado quando solicitado.

O DANFE também é utilizado para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

Quem deve imprimir o DANFE

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e (vendedor do produto) antes da circulação da mercadoria, para garantir o transporte regular. 

Logo, o documento é restrito às empresas que comercializam produtos, devidamente registradas na Secretaria da fazenda do seu estado e autorizadas a emitir nota fiscal eletrônica.

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Depois de emitir o DANFE online por meio de um software emissor, a empresa pode imprimir ou reimprimir o documento a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Lembrando que o DANFE só poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva nota fiscal eletrônica.

O que deve constar no DANFE

Além da chave de acesso da NF-e e o código de barras que permita a leitura por leitor óptico, há outros elementos da nota fiscal eletrônica que também precisam estar no DANFE.

São eles:

  • Data e horário de saída da mercadoria
  • Placa do veículo
  • Transportadora
  • Natureza da operação
  • Descrição das mercadorias
  • Dados do destinatário e do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, telefone, etc.)
  • Valores, seguros e impostos da transação.

Outra obrigatoriedade é o layout padronizado, que precisa ser seguido à risca.

O modelo de layout está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

No caso de as informações obrigatórias extrapolarem uma página, o DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que numeradas. 

Nesse caso, em cada página deverão constar, no mínimo, as seguintes informações:

  • Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
  • A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
  • O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.

Composição da chave de acesso do DANFE

A chave de acesso obrigatória do DANFE tem nada menos que 44 dígitos, mas é fácil compreender sua composição:

  • Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente
  • 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM)
  • 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa)
  • 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e
  • 3 dígitos seguintes: série do NF-e
  • 9 dígitos seguintes: número da NF-e
  • 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema)
  • Último dígito: dígito verificador - DV.

Elementos adicionais do DANFE

Outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes (por exemplo, dados do transportador e da mercadoria) podem ser adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial.

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Porém essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento. 

Outros elementos gráficos, como o logo do emissor, podem ser adicionados, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.

Lembrando que o DANFE pode ser impresso em qualquer tipo de papel de tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício (230 x 330 mm), exceto papel jornal. 

Passo a passo para gerar o DANFE online

Gerar o DANFE online para impressão é muito simples e leva poucos minutos. 

Veja como obter o documento em três passos.

1. Use o mesmo emissor da NF-e

O DANFE online deve ser gerado pelo mesmo sistema utilizado para a emissão de nota fiscal eletrônica.

A recomendação é do Ministério da Fazenda e tem o objetivo de reduzir a possibilidade de divergências de dados entre DANFE e NF-e.

Então, se você utiliza o emissor gratuito do governo (SEFAZ) ou um software gerador de nota fiscal eletrônica próprio, basta acessá-lo para emitir seu documento fiscal. 

Lembrando que o sistema deve estar configurado para emitir o DANFE. 

2. Selecione a NF-e correspondente

Se você já tiver emitido a NF-e, basta selecionar o documento para gerar sua DANFE, que é simplesmente a representação visual da nota digital.

Vale lembrar como é o processo de emissão da nota fiscal eletrônica: 

  • A empresa emissora de NF-e gera um arquivo eletrônico contendo informações fiscais da operação comercial 
  • O arquivo é assinado digitalmente (com certificado digital), de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor
  • Este arquivo eletrônico é então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda do estado em que sua empresa está inscrita (jurisdição do contribuinte) para uma pré-validação
  • Um protocolo de recebimento (Autorização de Uso) é devolvido pelo governo.

Logo, a DANFE só pode ser gerada quando a empresa já tem o arquivo XML da nota fiscal eletrônica validado.

3. Imprima ou encaminhe seu DANFE online

Dependendo do software que você estiver utilizando para gerar a DANFE online, terá as opções de imprimir, salvar no seu computador ou enviar o documento por e-mail ao cliente.

Além disso, também poderá importar o arquivo em PDF para facilitar a leitura e o armazenamento do documento. 

Perguntas e respostas sobre DANFE

Se você ainda tem dúvidas sobre o DANFE, veja se consegue solucioná-las com nosso FAQ.

Confira algumas perguntas frequentes.

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O DANFE precisa ser guardado?

Por ser apenas uma representação da NF-e, o DANFE não tem validade fiscal e não precisa ser guardado pelo prazo exigido na legislação tributária. 

Tanto o emitente quanto o destinatário devem guardar apenas o documento digital, que é a nota oficial. 

O que deve ser feito com o canhoto do DANFE assinado pelo cliente?

O canhoto é utilizado para confirmar o recebimento da mercadoria e tem fins estritamente comerciais — e não fiscais.

Porém, é indicado guardar o canhoto para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

O que fazer de o DANFE for extraviado durante o transporte da mercadoria?

Nesse caso, o emitente terá que fazer a reimpressão do DANFE o quanto antes e encaminhá-lo ao transportador, já que nenhuma mercadoria pode circular sem esse documento.  

O documento só deixa de ser necessário quando a mercadoria chega ao seu destino.

O DANFE pode ser gerado nas vendas para pessoa física?

Sim, se aplicável, a pessoa física receberá o DANFE como representação do documento fiscal.

Mais tarde, ela poderá consultar a existência e validade da NF-e correspondente pela internet.

O DANFE serve para acompanhar mercadorias em operações interestaduais e de exportação? 

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A e o DANFE é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no caminho até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.

A Receita Federal, os demais estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica, sendo reconhecido para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer lugar do Brasil. 

O que fazer se eu estiver impedido de gerar o DANFE?

Em situações de contingência — quando o contribuinte está sem conexão com a Sefaz ou impedido de emitir o documento —, a empresa terá que utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o DANFE.

Para adquirir FS-DA, o contribuinte deve procurar um dos fornecedores autorizados, que providenciará a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). 

Este pedido deverá ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido.

Tendo sido aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados — a lista completa de fornecedores pode ser consultada no site do Conselho Nacional de Política Fazendária. 

Por que é mais fácil emitir DANFE online com a Conta Azul

Gerar seu DANFE online é muito mais fácil com o emissor de nota fiscal eletrônica online da Conta Azul.

Em um único sistema, você emite suas notas fiscais, envia o DANFE para os clientes, integra as notas fiscais às vendas e cuida de toda a gestão do seu negócio — tudo em uma plataforma na nuvem, prática e intuitiva. 

O grande diferencial da Conta Azul é que as notas fiscais são tiradas com dados cadastrados no sistema ao mesmo tempo em que acionam automaticamente fluxos de venda e contas a receber.

Assim, você nunca mais vai precisar informar duas vezes os dados de um pedido e terá muito mais controle sobre as vendas, faturamento e cobrança

Além disso, graças à conexão direta entre a empresa e a contabilidade, você reduz o tempo gasto com a transmissão e envio de dados e documentos, reduz a margem de erro e aumenta a segurança de suas informações. 

E você ainda pode receber uma assessoria extra do contador, já que ele terá uma visão mais abrangente da situação financeira do seu negócio.

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Esperamos ter solucionado suas principais dúvidas. 

Deixe seu comentário com perguntas e sugestões, e aproveite para compartilhar o artigo.

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