Como gerar DANFE online: veja passo a passo

Quer entender que é e como gerar DANFE online? Saiba tudo sobre a emissão, o funcionamento e a relação com a NF-e.

Como gerar DANFE online ainda é uma dúvida de muitos empreendedores. Neste artigo, vamos explicar como fazer a emissão passo a passo, qual é a importância desse demonstrativo e como utilizá-lo na prática.

Antes, é bom lembrar que o DANFE é uma representação impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica.

Mas por que adotar um demonstrativo em papel se a NF-e, completamente digital, foi justamente criada para trazer maior segurança e eficiência ao processo fiscal? Porque, ao fazer uma compra ou contratação, seu cliente pode precisar de uma representação física do documento, que seja legível sem a instrumentação eletrônica.

Depois dessa explicação, chegou a hora de explicar em detalhes como gerar o DANFE online e todas as características desse recurso fiscal.

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O que é DANFE

DANFE é a sigla de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É uma representação gráfica e simplificada da NF-e, já que esta só existe digitalmente.

O DANFE é impresso e contém os dados principais do documento fiscal. É muito usado para a circulação das mercadorias, já que o veículo de transporte não pode rodar sem o demonstrativo. Caso o faça, a fiscalização pode multá-lo.

Nesse ponto, é preciso responder a uma dúvida bastante comum: o  DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas facilita o acesso aos seus dados.

Como contém a chave numérica de acesso da NF-e, ele permite que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet.

Além da chave numérica, é obrigatório que o DANFE apresente um código de barras para facilitar a leitura da chave.

Outras funções do DANFE

Além de comprovar a existência da NF-e e acompanhar o trânsito das mercadorias, no caso de o destinatário do produto não ser emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE pode ser utilizada para auxiliar na escrituração contábil da transação.

Nesse caso, o documento deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais, para ser apresentado quando solicitado. O DANFE também é utilizado para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

O que deve constar no DANFE

Além da chave de acesso da NF-e e o código de barras que permita a leitura por leitor óptico, outros elementos que precisam obrigatoriamente constar da Nota Fiscal Eletrônica – como data e horário de saída da mercadoria, placa do veículo, transportadora, natureza da operação e descrição das mercadorias – também precisam constar do DANFE.

Outra obrigatoriedade é o layout padronizado, que precisa ser seguido. O modelo de layout está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

No caso de as informações obrigatórias extrapolarem uma página, o DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que numeradas. Nesse caso, em cada página deverão constar, no mínimo, as seguintes informações:

  • Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
  • A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
  • O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.

Elementos adicionais do DANFE

Outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes (por exemplo, dados do transportador e da mercadoria) podem ser adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial.

Porém essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento. Outros elementos gráficos, como o logo do emissor, podem ser adicionadas, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.

Como gerar o DANFE Online

O DANFE deve ser gerado online com o mesmo sistema utilizado para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. A recomendação é do Ministério da Fazenda e tem o objetivo de reduzir a possibilidade de divergências de dados entre DANFE e NF-e.

Ou seja: basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que este também emita o DANFE. Você pode fazer a emissão pela Conta Azul, por exemplo, integrado com as suas vendas. Clique aqui e saiba mais.

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Há muitas vantagens de gerar o DANFE online com a Conta Azul. Além da emissão em uma plataforma na nuvem, prática e intuitiva, você conta com um sistema de gestão financeira que se integra plenamente ao contador.

Com essa conexão direta entre a empresa e a contabilidade, você reduz o tempo gasto com a transmissão e envio de dados e documentos, reduz a margem de erro e aumenta a segurança de suas informações. Além dessas vantagens, ainda pode receber uma assessoria extra do profissional contábil, já que ele terá uma visão mais abrangente da situação financeira do seu negócio.

Esperamos ter solucionado suas principais dúvidas. Você também pode consultar, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, a sessão de sessão de perguntas e respostas que pretende auxiliar no esclarecimento de questões a respeito do DANFE.

E se tiver alguma outra pergunta, deixe o seu comentário abaixo.

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