Como administrar uma empresa: um guia para iniciantes

Sobre o que estamos falando?

  • Um bom administrador de empresas deve ser disciplinado, organizado, comunicativo, flexível, justo e saber liderar;
  • O empreendedor também deve estudar o mercado, avaliar o oportunidade e se posicionar com um diferencial competitivo;
  • Você pode contar com a Conta Azul par organizar e fazer toda a gestão financeira da sua empresa, de forma prática e automatizada.

Experimente grátis a Conta Azul!

 

Empreender tem sido a escolha profissional de muitos brasileiros nos últimos anos. Segundo uma pesquisa do Serasa Experian, veiculada na revista Exame, em janeiro de 2021 aconteceram  mais de 312 mil novos registros de MEI no Brasil. Este é o maior número desde 2010. 

As razões que podem estar por trás dos altos índices são bem opostas. Criar o próprio negócio, além de ser o sonho de muita gente, pode ser também uma alternativa para driblar os altos índices de desemprego do país. 

Seja qual for o motivo que levou você a empreender, uma coisa é certa: ter um sonho ou uma necessidade não basta para alcançar o sucesso. 

Para um negócio ser bem sucedido e visto como referência pelo mercado, é preciso se preparar para encarar este desafio.

Você deve pensar na jornada do empreendedor como uma maratona, uma longa prova que exige muita preparação até cruzar a linha de chegada - e muita transpiração depois de passar por ela. 

Este guia foi feito pensando em você, empreendedor de primeira viagem que quer plantar conhecimento para colher resultados. Ao longo desse texto, você vai conferir:

Mas, agora, vamos aos tópicos importantes para que você, de fato, saiba como administrar uma empresa e começar com segurança. Continue lendo e aprenda agora!

Como administrar uma empresa

Mais brasileiros se tornam administradores de empresa

Aquilo que muitos especialistas vêm prevendo desde o ano passado, enfim, se comprova em números. Com a escalada do desemprego, cresce também o número de novas empresas abertas no Brasil. O empreendedorismo por necessidade se mostra como consequência de um mercado de trabalho no qual a oferta é menor do que a procura.

Na mais recente edição da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad), realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e divulgada em 17 de agosto, a taxa de desemprego alcançou 13%, o que representa 13,5 milhões de pessoas sem ocupação.

Embora o índice seja levemente menor do que os anteriores, o total de brasileiros fora do mercado ainda é alto. Não por acaso, sem espaço formal para trabalhar, a forma encontrada por muitos deles para obter renda foi através da abertura de empresas.

Nos primeiros cinco meses deste ano, 955.368 novos negócios foram registrados no país, um recorde para o período. Os dados são do Indicador Serasa Experian de Nascimento de Empresas.

“O desemprego catalisa a criação de novas empresas”, avaliou o vice-presidente de Pessoa Jurídica da Serasa Experian, Victor Loyola. E não se pode negar que ele tem razão, pois os números não o deixam mentir.

A partir da conquista do CNPJ, esses empreendedores iniciantes assumem um novo desafio: aprender como administrar uma empresa para a sua sobrevivência, manutenção, crescimento e longevidade.

Passo a passo, os novos gestores têm pela frente uma rotina comum a de qualquer empresário. O primeiro deles é fugir da mortalidade precoce, já que 22% dos negócios no país não completam um ano de vida, conforme o IBGE. A partir daí, vencendo os obstáculos, é possível mirar mais longe.

Não é fácil, tampouco impossível. Mas acreditar é sempre o começo de uma jornada empreendedora de sucesso.


As características de um bom administrador

Ser empresário não significa que você sabe como administrar uma empresa. Afinal, tirar o negócio do papel, em que pese o processo moroso, caro e burocrático, ainda é menos difícil do que gerenciá-lo com sucesso.

Há características e atitudes esperadas de um bom administrador que independem do cenário no qual ele iniciou o seu empreendimento. Então, seja você dono de uma empresa recém-aberta ou que ainda não se encontrou no mercado, veja qual perfil é esperado na condução dos negócios.

Disciplinado

Abrir uma empresa não significa tirar férias do patrão. Se você não for chefe de si mesmo, logo perderá o controle dos negócios. E isso se aplica a todas as áreas da empresa, a começar pela financeira.

É imprescindível que o administrador conheça a realidade do caixa, o que passa pela separação total e irrestrita das finanças pessoais e empresariais, além do registro de toda e qualquer receita e despesa da pessoa jurídica, por menor que ela seja.

Para ter um negócio no longo prazo, não existe jeitinho, nem procrastinação. É fundamental ser disciplinado e rigoroso.

Organizado

Para o bom administrador, não tem aquela história de “onde está o documento aquele?”, “será que já emiti a nota?”, “que horas será a reunião?” ou “qual o prazo combinado com o cliente?”. A rotina é de certezas, não de dúvidas.

A agenda é uma ótima companheira para que nada escape do radar, sobretudo as contas a pagar e a receber, além de compromissos assumidos com clientes, fornecedores e outros parceiros.

O gestor depende de um perfil organizado para conduzir a empresa. Não há desculpas para falhar nisso, em especial com tanta ajuda da tecnologia, que disponibiliza aplicativos e outras ferramentas online para essa finalidade.

Líder

Há diversas formas de se mostrar como um líder na empresa. Essa característica aparece tanto ao dar o exemplo aos colaboradores quanto ao delegar tarefas, o que significa confiar naqueles que trabalham para você.

Mas liderar também vai além. Significa conhecer o negócio e ter a coragem de dar a ele o que necessita, assumindo riscos calculados a partir de um planejamento estratégico bem definido.

A iniciativa na forma de agir e o respeito na maneira de se relacionar são imprescindíveis para quem deseja saber como administrar uma empresa.

Comunicativo

A boa comunicação aparece em diversas situações no cotidiano de um empreendedor. Ele precisa ter essa habilidade bem desenvolvida para comprar e vender, para negociar com fornecedores e clientes, para elogiar e dar uma bronca na medida certa.

A clareza nas palavras ditas e escritas e também na linguagem corporal utilizada podem fazer toda a diferença na maneira como é compreendido. O administrador que não sabe se comunicar, muitas vezes, não se faz entender e isso contamina aos demais, chega aos processos e, por fim, afeta os resultados.

Flexível

Você pode ter cumprido bem com a lição de casa e elaborou um plano detalhado para a sua empresa. Mas não é por que perdeu horas nele que não possa revê-lo se algo não está saindo conforme o previsto. Isso é ser flexível.

Para ser um bom administrador, é preciso saber lidar com os acertos e reconhecer os erros para promover os ajustes que a empresa precisa. Será que o modelo de negócio é mesmo o ideal? O que pode ser mudado na estratégia para alcançar resultados melhores?

A flexibilidade aparece também na abertura a indagações, ao estar disposto a avaliar o novo, inclusive ao receber críticas e ao ouvir o que as pessoas ao seu redor têm a dizer e opinar.

Justo

Cobrar na hora que for preciso, com inteligência, valorizar quando necessário, com sabedoria. Especialmente no que diz respeito à gestão de pessoas, há quem se perca ao administrar uma empresa por não dar o verdadeiro valor que o capital humano merece.

Erros existem, por mais que você vislumbre processos perfeitos na empresa. A forma como lida com eles é que faz toda a diferença.

O senso de justiça do bom gestor permite que ele lide melhor com as situações rotineiras na empresa, saiba reconhecer o esforço das equipes e, inclusive, remunerá-las de modo compatível com as suas aspirações para o negócio.

Como administrar uma empresa

 

17 dicas sobre como administrar uma empresa

Agora que você já conhece as características para gerenciar bem uma empresa, vamos criar um mapa para a jornada de empreendedor.

A seguir, confira 17 dicas para a construção do seu negócio. Aproveite para tirar dúvidas e aprender um pouco mais sobre tudo o que precisa e deve ser um compromisso no dia a dia dos empreendedores!

1. Comece devagar e sempre

Dois ditados valem muito para começar sua trajetória:

  1. Comece pequeno, mas pense grande;

  2. Não coloque a carroça na frente dos bois.

Não é segredo que as pessoas abrem negócios para ter sucesso e ganhar dinheiro, mas você não precisa começar mirando a liderança do mercado. 

Na verdade, você até pode ganhar da concorrência desde o início, mas isso é prudente? Não é melhor sentir os desafios e as oportunidades com uma estrutura mais enxuta, sem comprometer tanto o seu caixa?

Comece com investimentos bem controlados e deixe o crescimento acontecer. Quem é cauteloso no começo pode se recuperar melhor dos tombos e evitar dívidas.

Pensar grande não é desafiar os grandes, mas entender o que eles fariam diante do mesmo cenário.

2. Conheça a fundo o seu ramo

Imagine que você mora no Nordeste do Brasil, detesta frio, nunca foi a lugares com neve e acaba de receber uma tarefa do seu chefe: comprar roupas em uma loja online para ele, que vai fazer uma viagem à Sibéria. 

Qual a chance de você ter sucesso nessa missão? Se ela precisa ser feita em 1 hora, as chances são bem pequenas, concorda? Agora, se você tem 1 mês para fazer a compra, a situação se torna mais confortável.

Agora, pense no desafio que é abrir um negócio em um ramo desconhecido. Vai ser difícil encontrar os melhores fornecedores, entender o público-alvo, regularizar a empresa e prosperar num primeiro momento.

Sendo assim, faça um estudo prévio de mercado. Isso não fica preso ao faturamento ou ao valor do ticket médio. Você precisa entender fatores como:

  1. Habilidades necessárias para os funcionários;

  2. Diferenciais da concorrência;

  3. Obrigações fiscais do negócio;

  4. Preços praticados;

  5. Perfil ideal do consumidor.

Se você sabe tudo isso, é sinal de que está caminhando bem na sua jornada como empreendedor. Porém, se você ainda desconhece esses e outros fatores-chave de sucesso, vale dedicar um tempo para conhecê-los melhor. 

3. Crie um plano de negócios

O plano de negócios funciona como um mapa do tesouro. Ele é quem guia as suas operações e os seus gastos. 

É preciso saber para onde você quer levar sua empresa. Portanto, faça seu plano de negócios, reconheça o rumo que você está seguindo e reveja suas escolhas. 

4. Defina a sua vantagem competitiva

A vantagem competitiva é aquilo que diferencia a sua empresa das demais. Nem sempre isso está ligado a inventar algo totalmente do zero. 

Em alguns casos, o seu diferencial é fazer aquilo que os concorrentes já fazem, mas com uma qualidade superior. 

A diferença também pode estar no atendimento ao cliente, nos preços, na infraestrutura do ponto de venda ou em todos esses pontos. 

“Mas, em qual devo focar?”. Isso quem vai dizer é o seu público. Nada te impede de escolher um carro-chefe, mas fique atento aos sinais do consumidor.

5. Planejamento para reduzir surpresas

De repente, o dólar disparou e a inflação fugiu do controle. No mesmo dia, dois colaboradores ficaram doentes e um fornecedor falhou com você, causando uma ruptura de estoque

Para completar, 20% dos clientes não pagaram em dia e a conta de luz subiu de forma assustadora. E você não contava com tudo isso!

Os imprevistos acontecem nas empresas, mas eles não podem pegar o empreendedor de surpresa. Se você se pergunta como, a resposta é uma só: planejamento.

Você não pode interferir no cenário econômico, assim como nem tudo aquilo que ultrapassa os muros da empresa. Entretanto, pode mudar a forma como o seu negócio se prepara para crises, evitando e reagindo da melhor forma.

Em resumo, você precisa ter uma carta na manga, uma estratégia bem definida. É com proatividade que um administrador contribui para os resultados do seu negócio.

6. Assegure suas relações com contratos 

Acordos "de boca" são coisas do passado. Você precisa assegurar os direitos e deveres de todas as partes envolvidas. Isso passa por:

  1. Compra de reposição de insumos;

  2. Documentações de transporte de mercadorias;

  3. Prestações de serviços;

  4. Contratações.

Todo e qualquer acordo que sua empresa faz com pessoas físicas e jurídicas precisa ser homologado para dar transparência e eficiência administrativa ao seu negócio. 

A dor de cabeça de resolver pendências na Justiça é muito maior do que a causada pela criação de um contrato. Pense nisso!

7. Pague suas contas em dia

A inadimplência é a grande inimiga do empreendedorismo. 

Se você tem débitos abertos com bancos e financeiras, fica complicado obter coisas básicas, como um financiamento para a reforma da sua loja ou escritório.

Até mesmo oportunidades de negócios podem ser perdidas, tanto entre empresas quanto com o Estado, já que negócios com dívidas não podem participar de licitações. 

Zele pelo seu nome, tanto físico quanto jurídico. Pague as contas em dia, tanto as mais básicas (como energia ou gás) quanto aquelas complexas, como obrigações fiscais e salário dos funcionários. 

8. Dedique-se à gestão financeira

Uma empresa não consegue ter sucesso sem se dedicar ao controle financeiro. Tenha em mente que tudo gira em torno disso na gestão, seja para o bem ou para o mal.

Quando despesas e receitas são registradas e monitoradas, o empreendedor conhece a realidade financeira do negócio, além de ter subsídios claros para a tomada de decisão. Caso contrário, pode enfrentar dificuldades no caixa, entre outros prejuízos.

Já pensou se comprometer com um financiamento de longo prazo, sem considerar a contenção de gastos para os próximos meses? Ficaria difícil sobreviver nesse cenário.

9. Saiba lidar com a concorrência

Você não está sozinho no mercado. Conforme a sua atividade, inclusive, há uma série de empresas disputando o mesmo cliente. Nesse sentido, administrar um negócio é entender como enfrentar a concorrência - ou não.

A primeira lição é jamais entrar em guerra de preços. Um gestor competente sabe que esse é um tipo de ação suicida, pois um preço baixo demais acaba com sua margem de lucro. E você não abriu uma empresa para fazer caridade, não é mesmo?

A forma mais inteligente de lidar com a concorrência é estudando o mercado, avaliando suas possibilidades e se posicionando com um diferencial competitivo. 

É preciso buscar algo que o torne único e o coloque em vantagem. E isso vai além do preço, passando também pelo atendimento, pela qualidade dos produtos ou serviços e por outras formas de agregar valor ao cliente.

10. Planeje ações de marketing

De complicado, o marketing tem só o nome. Com ações simples, você pode colocar sua empresa em contato com o público-alvo, sem a necessidade de grandes investimentos.

O marketing eficiente é estruturado no mundo digital e faz uso de ferramentas como:

  1. Redes sociais (Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn etc);

  2. Plataformas de vídeo (YouTube, TikTok, Kwai etc);

  3. Apps de mensagens (WhatsApp, Telegram etc);

  4. Sistemas de buscas (Google, Bing, Yahoo! etc);

  5. Blogs (como o nosso, da Conta Azul);

  6. Anúncios digitais.

Boa parte dessas soluções dão a oportunidade de divulgar um negócio de forma gratuita - ou com baixo custo - e valem sua atenção, pois são práticas e famosas entre os usuários.

Mas, não basta colocar a mão na massa. Por isso, comece planejando bem cada passo. Quando o assunto é marketing, o planejamento envolve:

  1. Conhecer o público e contatá-lo;
  2. Criar canais de atendimento;
  3. Definir a linguagem da sua comunicação;
  4. Desenvolver esses conteúdos (ou encontrar uma empresa terceirizada);
  5. Postá-los ao longo do tempo.

Tudo isso precisa estar no seu plano de marketing. Portanto, reserve um tempo para estudar esses fatores e criar os perfis de clientes ideais (PCIs) para atender melhor nas redes. 

11. Invista na comunicação interna

Todos na empresa precisam falar a mesma língua. Afinal, como administrar uma empresa com conflitos internos, informações perdidas, ruídos que chegam ao cliente e prejudicam a sua relação? Difícil, não é mesmo?

O uso de ferramentas de comunicação interna estimula o engajamento das equipes. 

No momento em que o colaborador entende o papel na empresa, ele se torna mais produtivo, inclusive propondo soluções com foco em criatividade e inovação.

Se você quer ser um bom administrador, ouça aqueles que trabalham com você. Caso contrário, resultados diferentes do esperado podem surgir no seu dia a dia e impactar a imagem da empresa.

12. Alie produtividade e qualidade

A produtividade é um dos segredos das empresas de sucesso. Afinal, fazer mais com menos é o cenário ideal para crescer de forma sustentável. Mas, a que custo?

É fundamental que o administrador ofereça às equipes um ambiente de trabalho confortável e, ao mesmo tempo, estimulante para o desenvolvimento das tarefas.

Em alguns casos, isso implica adotar o trabalho remoto. Em outros, utilizar ferramentas que tornam a jornada mais produtiva, sem afetar o bem-estar dos colaboradores, como o Trello.

13. Escolha bem seus colaboradores

Os processos seletivos não servem apenas para encontrar alguém e preencher uma vaga. Eles identificam os melhores profissionais para a função certa. 

Mesmo que você tenha um negócio pequeno e sem grandes exigências no quadro de funcionários, é preciso escolher bem quem está ao seu lado.

Não confie em indicações de primeira e tenha uma conversa franca com os candidatos. Isso serve para medir os princípios de valor e as atitudes positivas das pessoas.

Para a maioria dos MEIs e donos de micro e pequenas empresas, o funcionário é como um braço direito. Portanto, o bom colaborador é aquele que compartilha algumas virtudes em comum com você, como aquelas que listamos acima!

14. Delegue funções com responsabilidade

Se você vai ter funcionários, seu objetivo é demandar tarefas operacionais e burocráticas para eles, certo?

Porém, na hora de escolher suas responsabilidades, seja cuidadoso. Pense se aquela atividade cabe no seu horário de trabalho e se está de acordo com as suas competências.

Você não deve ser abusivo, nem pegar leve nas tarefas. Delegue na medida, analise se o checklist está se cumprindo e faça as alterações necessárias para manter os processos em ordem, sem ferir os direitos dos colaboradores ou prejudicar o clima da empresa. 

15. Integre processos na empresa

Ainda que a sua empresa seja pequena, não dá para contar com a sorte no dia a dia. É preciso garantir que todas as áreas estejam alinhadas, mesmo que haja um só responsável por elas.

O melhor exemplo disso está nas vendas. Quando um negócio é fechado, envolvendo produtos e/ou serviços, isso gera uma informação para o financeiro. Além disso, pode haver também um alerta ao estoque, que precisa repor o item.

Assim, é preciso responder: como garantir que essa informação transite por todos os setores da empresa de forma rápida e eficiente? 

Para isso, você precisa de um sistema de gestão online para automatizar esse processo, garantindo a tranquilidade do administrador.

16. Preze pela experiência do cliente

As sensações que uma marca desperta nos clientes é o que faz dela uma referência. Todos nós temos um pequeno ranking de empresas favoritas. E se você reparar na sua, vai ver que ela oferece uma experiência alinhada com os seus valores. 

Quando o cliente não se sente contemplado ao fechar negócio com você, talvez seja hora de repensar a jornada de compra. 

As reações dizem muito sobre seus resultados. Portanto, se você notar sinais de descontentamento nos seus clientes, reflita sobre eles e aja rápido. 

Veja alguns exemplos desses indícios:

  1. Dificuldade de comunicação e atendimento;

  2. Queixas sobre preços, prazos de entrega e qualidade de atendimento;

  3. Baixo nível de retorno de clientes.

17. Use a tecnologia a seu favor

As empresas evoluíram, em boa parte, com a adoção de inovações tecnológicas, que simplificaram processos e reduziram custos. 

Quem não usa isso a seu favor, sofre muito e ganha pouco. Não reme contra a maré e procure por soluções que possam ajudar a sua empresa. 

Mesmo que adotar um sistema de gestão ou uma ferramenta de atendimento digital seja um desafio para você, o foco deve ser o sucesso - e não a sua zona de conforto.

Conheça as tecnologias que podem contribuir para o seu crescimento, assista a vídeos e faça demonstrações para sentir na pele como elas transformam a sua rotina.

A Conta Azul, por exemplo, é uma plataforma feita para todo tipo de negócio. Ela é 100% digital, reduz custos administrativos e te ajuda a caminhar rumo às melhores decisões!

Clique aqui e conheça mais sobre o ERP Conta Azul. 

Como administrar uma empresa

 

Você sabia que mais brasileiros se tornam administradores?

Aquilo que muitos especialistas preveem desde o ano passado, enfim, é realidade. Com o aumento do desemprego, cresce também o número de novas empresas abertas no Brasil

O empreendedorismo por necessidade é a consequência de um mercado no qual a oferta é menor do que a demanda.

Na mais recente edição da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad), feita pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e divulgada em 17 de agosto deste ano, a taxa de desemprego alcançou 13%, o que representa 13,5 milhões de pessoas sem ocupação.

Embora o índice seja levemente menor do que os anteriores, a quantidade de brasileiros desempregados ainda é alta. Não por acaso, sem espaço para trabalhar, a saída encontrada por muitos para obter renda é a abertura de empresas.

De janeiro a maio de 2021, 955.368 novos negócios foram registrados no país - um recorde para o período. Os dados são do Indicador Serasa Experian de Nascimento de Empresas.

Na opinião de Victor Loyola, vice-presidente de Pessoa Jurídica da Serasa Experian, “o desemprego catalisa a criação de novas empresas”. E não se pode negar que ele tem razão, pois os números não o deixam mentir.

A partir da conquista do CNPJ, os empreendedores iniciantes assumem um novo desafio: aprender como administrar uma empresa para sobreviver e crescer com eficiência.

Os novos gestores têm pela frente uma rotina comum a de qualquer empresário. O primeiro é fugir da mortalidade precoce, já que 22% dos negócios não completam um ano de vida, segundo o IBGE. Vencendo esse desafio, é possível ir mais longe.

Não é fácil, nem impossível. Mas acreditar é o começo de uma jornada empreendedora de sucesso.

 

Você está pronto para administrar bem uma empresa?

Neste artigo, abordamos as principais dicas sobre como administrar uma empresa. Em resumo, podemos dizer que o sucesso do seu negócio depende de dedicação, planejamento e tecnologia.

Ao aliar esses três aspectos e integrá-los na rotina, seus resultados serão ainda melhores. Para chegar lá, você pode buscar grupos de discussão sobre empreendedorismo, cursos livres oferecidos pelo SEBRAE ou graduações em Administração de Empresas e MBAs.

 

O tamanho do seu desafio indica qual é o nível de preparo necessário - e quanto mais alto, melhor. Uma última dica é: seus concorrentes não são inimigos.

Nada impede vocês de terem uma boa relação para trocar ideias e colher feedbacks sobre a resolução de crises. Eles são "gente como a gente", e grandes parcerias podem surgir desse networking. 

 

A Conta Azul tem o que você precisa para administrar sua empresa

Reduza custos, simplifique sua rotina e agilize processos com a Conta Azul. Sendo o principal ERP de gestão empresarial e financeira das pequenas empresas, totalmente integrado aos contadores, nossa plataforma foi desenvolvida para que o seu negócio utilize a Conta Azul e tenha tranquilidade ao lidar com:

  1. Gestão de vendas e recebimentos
    1. Controle de clientes
    2. Controle de vendas
    3. Cobrança automática por boleto, Pix Cobrança ou cartão via link de pagamento
    4. Emissão de notas fiscais eletrônicas (de produtos, de serviços ou ao consumidor)
    5. Controle de contas a pagar
    6. Relatórios gerenciais de recebimentos
  2. Gestão de compras e pagamentos
    1. Controle de compras
    2. Controle de contas a pagar
    3. Relatórios gerenciais de pagamentos
  3. Gestão Financeira
    1. Importação automática de extrato
    2. Conciliação bancária
    3. Controle de contas a pagar e a receber
    4. Movimentações financeiras
    5. Fluxo de caixa diário
    6. Fluxo de caixa mensal
    7. Relatórios gerenciais financeiros (por categoria e centro de custo)
  4. Estoque
    1. Inventário e movimentações de estoque (inclui produto com variação)
    2. Relatórios gerenciais de estoque
  5. Integração com o contador
    1. Envio de documentos ao contador automaticamente
    2. Apoio do contador

Livre-se das planilhas e controle a sua empresa de forma desburocratizada e na nuvem. Agora que você já sabe como administrar uma empresa, que tal começar com o pé direito e ter o melhor da tecnologia à sua disposição?

Conheça o Conta Azul e descubra tudo o que podemos fazer por você. Nosso ERP é completo e 100% digital, feito para acompanhar tudo o que acontece no seu negócio.

Clique aqui e teste grátis a Conta Azul!

Newsletter

Faça agora a gestão financeira do
seu negócio em um único lugar