Como a ContaAzul ajuda os empreendedores a vencer a burocracia

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O sentido original de burocracia não tem conotação negativa. É simplesmente a organização e regularização de procedimentos de empresas privadas ou públicas. O que acontece é que, de tão complexa, fala-se em “vencer a burocracia” quando determinada tarefa precisa ser cumprida.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

Como você se sentiria se tivesse que projetar algo que é visto por algumas pessoas como burocracia, exatamente nesse sentido pejorativo? Trabalho em uma equipe do ContaAzul que é responsável pelo fluxo de negociações no produto, e o fim desse processo muitas vezes é a emissão e controle de notas fiscais.

Quando comecei, o primeiro desafio que encontrei foi superar o fato de que eu não entendia praticamente nada sobre o assunto. A equipe já existia quando vim para a empresa, e devo a eles boa parte do conhecimento que adquiri.

Termos que hoje fazem parte da rotina, como NF-e, NFS-e e SEFAZ, eram siglas que, se me perguntassem o significado em uma daquelas reportagens repentinas de rua, eu provavelmente erraria. O número de variações, alíquotas, diferenciais por estado e municípios me fez questionar no que estava me metendo.

Mas em pouco tempo percebi o impacto e a satisfação que este trabalho proporciona. Afinal, ele contribui diretamente para que o usuário consiga vencer a burocracia, um dos maiores tomadores de tempo dos micro e pequenos empreendedores. Assim, eles têm maior disponibilidade para se dedicar a questões estratégicas para o crescimento de suas empresas.

Meu trabalho na prática

Imaginem a seguinte situação: você possui uma pequena empresa e, além de vender, é responsável por cuidar de todo o controle financeiro e emitir as notas fiscais, pois ainda não é possível contratar uma pessoa só para fazer isso. Vamos fazer uma conta rápida para entender o impacto em horas desta tarefa:

5 minutos por nota x 10 notas por mês x 12 meses = 10 horas por ano

Por fim, imagine poder ajudar cada um dos milhares de clientes do ContaAzul a utilizar essas dez horas a mais no ano para outras atividades da empresa em vez de uma tarefa totalmente burocrática. Melhorar um cenário como esse que acabei de descrever é o que nos motiva.

Perdi as contas de quantas alterações e novas funcionalidades fizemos para aprimorar a experiência e velocidade na emissão de uma nota fiscal pelo ContaAzul. Tivemos muito trabalho para dar menos trabalho aos clientes.

Com o tempo, as melhorias e automações que promovíamos iam evoluindo até chegar à possibilidade de prever e sugerir os impostos para o cliente, com um altíssimo índice de acerto. Foi assim que criamos a funcionalidade da Nota Fiscal de Serviço com um clique.

Ela é gerada por uma combinação de histórico do próprio usuário e sugestões de nossos especialistas fiscais – o único trabalho que o usuário tem é conferir se está tudo certo e clicar em “Emitir”.

Infelizmente, a solução ainda não está disponível para todos os usuários, mas estamos correndo para que ela atenda o maior número possível de clientes da ContaAzul.

Design para vencer a burocracia

Como um sistema de gestão online, a ContaAzul assume o compromisso de ajudar a vencer a burocracia utilizando técnicas, ciências e metodologias da programação e design. A primeira delas é a arquitetura de informação (AI), que também é chamada de design de experiência do usuário.

O seu papel é estudar e planejar a organização de ambientes da tecnologia da informação, que podem ser um site, um aplicativo, uma intranet, um e-mail, um software… Isso inclui, principalmente, categorizar a informação e definir os padrões de navegação, tudo com o objetivo de melhorar a usabilidade do usuário.

Isso quer dizer que questões como a facilidade de aprendizado, de memorização, melhor produtividade, menor taxa de erros e maior confiança e segurança ao usuário devem ser prioridades na hora de construir as soluções.

Imagine que você está acessando um site pela primeira vez, em busca de uma informação específica. Se ele tiver uma boa arquitetura de informação, você encontrará o que procura com facilidade. O mesmo acontece com um software.

Definidas as diretrizes da arquitetura de informação, chegamos ao design de interface do usuário. Enquanto a AI define qual será o fluxo de navegação, o design de interface vai definir quais são os meios que o usuário terá para navegar. Ou seja, como será o botão que ele precisa clicar para promover tal ação, entre outras definições.

Para entender melhor, imagine um carro. Nesse exemplo, a arquitetura de informação se preocuparia com a experiência do motorista, o prazer que ele teria ao dirigi-lo, enquanto o design de interface se preocuparia com a forma, a parte física do automóvel.

Conclusão

Você já deve ter entendido que, para ajudá-lo a vencer a burocracia, trabalhamos muito para tornar o ContaAzul um programa intuitivo e amigável. Nossa função é promover constantemente a melhoria das funcionalidades do sistema.

Nem todos que utilizam o software percebem esse esforço por trás das telas navegadas. Mas isso faz parte: ao lidar com soluções para tarefas burocráticas, não há espaço para ego, pois o trabalho do designer deve ser invisível. Mesmo quando o usuário não sabe que fizemos algo, ainda assim estamos ajudando no seu sucesso.

Além de acelerar a emissão de notas fiscais, o software ContaAzul facilita a conciliação bancária, o controle de receitas e despesas e vários outros processos que costumam tomar muito tempo dos gestores.

Fico ansioso em saber como o próximo problema que vamos resolver vai impactar na vida dos micro e pequenos empreendedores do nosso país, e o quanto podemos livrá-los da burocracia.

Com menos tempo gasto em preenchimento de notas fiscais e outras tarefas burocráticas, fica muito mais fácil pensar em soluções estratégicas para a expansão da empresa.

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E você, ainda não sabe qual sistema adotar para vencer a burocracia? Experimente o ContaAzul!

Publicado originalmente em Design ContaAzul.

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