Certificado digital para eSocial e GFIP: o que muda para as pequenas empresas

eSocial e GFIP

Você sabe que com assuntos que envolvem a  Receita Federal devemos ter atenção dobrada, né? Entre as exigências legais que uma empresa precisa cumprir, está a transmissão do eSocial e GFIP. A novidade é que os optantes pelo Simples Nacional vão precisar de uma assinatura eletrônica para enviar essas informações. Siga a leitura e entenda.

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O que muda na transmissão do eSocial e GFIP

A partir do dia 1º de julho de 2016, empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de cinco empregados precisam utilizar um certificado digital na hora de prestar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias à Receita Federal, por meio da GFIP e do eSocial.

A obrigatoriedade já está vigente para empresas com mais de oito empregados, desde o início do ano. A exigência decorre da Resolução 94/2011, do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), com a redação do inciso pela resolução 122/2015 e atualização do cronograma na resolução 125/2015. O texto diz o seguinte:

Art. 72. A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional poderá ser obrigada ao uso de certificação digital para cumprimento das seguintes obrigações: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 7º)

I - entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP, bem como o recolhimento do FGTS, ou de declarações relativas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial):

  1. a) até 31 de dezembro de 2015, para empresas com mais de 10 (dez) empregados;
  2. b) a partir de 1º de janeiro de 2016, para empresas com mais de 8 (oito) empregados;
  3. c) a partir de 1º de julho de 2016, para empresas com mais de 5 (cinco) empregados;
  4. d) a partir de 1º de janeiro de 2017, para empresas com mais de 3 (três) empregados;

A partir de 1º de janeiro de 2017, portanto, a obrigação é estendida também para empresas optantes pelo Simples Nacional que têm mais de três funcionários.

O que é eSocial e GFIP

GFIP

GFIP é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, um conjunto de informações sobre o FGTS e previdência que deve ser entregue pelas empresas que possuem empregados com carteira assinada até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga.

eSocial

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, um “instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas”, que “tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional”, segundo o texto do Decreto Nº 8.373/2014, que o instituiu.

O mesmo decreto também informa que o eSocial substituirá as informações prestadas na GFIP. A Resolução Nº 1/2015, do Comitê Diretivo do eSocial, estabeleceu um cronograma para a sua implantação, no qual empresas com faturamento em 2014 superior a R$ 78 milhões devem começar a transmitir as informações pelo novo sistema a partir de setembro de 2016. As demais (incluindo empresas do Simples Nacional) a partir de janeiro de 2017.

A obrigatoriedade da apresentação da GFIP, porém, deve ser mantida até dezembro de 2017. Ou seja, nesse meio tempo, o empreendedor deverá informar as informações sobre FGTS e Previdência Social tanto no eSocial quanto no GFIP.

O que é certificado digital

Certificado digital é uma assinatura eletrônica, que utiliza chaves criptográficas para confirmar a identidade de uma pessoa física ou empresa. O certificado digital pode ser obtido em formato de arquivo ou em um hardware como cartão inteligente ou token, e serve para dar mais segurança a processos burocráticos que utilizam sistemas de informação.

Para emitir uma nota fiscal eletrônica com validade jurídica, por exemplo, uma empresa precisa de um certificado digital, que vai garantir que foi realmente ela que emitiu o documento fiscal.

As assinaturas eletrônicas também podem ser usadas em sistemas de e-commerce (loja virtual), para certificar a identidade do emissor de um e-mail ou para trocar mensagens criptografadas.

Há dois tipos de certificado digital:

Certificado digital A1

O usuário mantém o arquivo com o certificado no seu computador, onde é armazenada a chave privada, enquanto a chave pública é enviada com a solicitação de emissão. A validade do certificado A1 é de um ano.

Certificado digital A3

No A3, a chave privada é mantida em um hardware, um dispositivo portátil de posse do usuário, que pode ser um cartão inteligente ou um token. A validade do certificado A3 é de três anos.

Como obter um certificado digital

O certificado digital deve ser adquirido de uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Aqui, você confere uma lista com 14 opções de ACs fiscalizadas pela ICP-Brasil. Escolha, entre essas opções, a que mais tem a ver com a sua necessidade.

Escolhida a AC, o solicitante precisa comparecer pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) para validar os dados que preencheu no seu pedido. Toda a documentação será cuidadosamente verificada, pois as ACs são fiscalizadas rigorosamente para conceder a assinatura digital apenas a usuários devidamente identificados.

Caso se trate de um certificado digital A3, o cliente receberá o dispositivo (cartão inteligente ou token) na própria AR. Já para o A1, o usuário vai receber as orientações da AC ou AR sobre os procedimentos para fazer o download do arquivo, os requisitos e informações sobre o suporte técnico.

Tire suas dúvidas com o contador

As exigências legais e tributárias são constantemente atualizadas no Brasil. E ficar a par das novidades enquanto toca as tarefas cotidianas da empresa não é fácil.

Por isso, mantenha um bom relacionamento com seu contador. Ele monitora mudanças na legislação e fica atento a quaisquer alterações nos trâmites que as empresas precisam cumprir. Além disso, por ter grande familiaridade com temais fiscais e financeiros, ele pode ajudar não apenas com a resolução de dúvidas como essa, mas também com o planejamento e crescimento de seus negócios.

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