Case: Project Play e a diferença que faz um software de gestão financeira

Se você tem dúvidas de que uma boa gestão financeira pode levar sua empresa a um patamar mais elevado, vale a pena conhecer o exemplo da Project Play. Desde que essa produtora de Caxias do Sul (RS) adotou sistemas de gestão online, os sócios ganharam maior tranquilidade com os números e puderam se concentrar no foco de seu negócio: a promoção e realização de eventos.

O crescimento da Project Play

A Project Play atua na organização e realização de formaturas e festas em geral, tendo o público jovem como alvo principal. A origem da empresa remete a 2009, ano em que seus sócios ainda nem haviam completado 18 anos.

A afinidade com o serviço oferecido e com os clientes estudantes e universitários foi o trampolim para Guilherme Aurélio De Antoni Mena e Felipe Júnior. As primeiras festas nas quais trabalharam em parceria deu mostras claras de que era naquilo que gostariam de investir.

Para evoluir de uma empresa que alugava equipamentos de luz e som para uma verdadeira organizadora de eventos, bastou uma oportunidade, que veio com a identificação de abertura de demanda no mercado, em 2012.

Na época, Guilherme ainda não havia concluído sua graduação em Administração de Empresas e verificou nas disciplinas de Matemática Financeira e Finanças Corporativas a necessidade de cuidar melhor do dinheiro do negócio.

Decidido a dar um caráter mais profissional à gestão da Project Play, separando suas finanças pessoais daquilo que pertencia à empresa, ele passou a pesquisar soluções para gerenciar o caixa. Logo, chegou às planilhas de fluxo de caixa, mas não encontrou no Excel a saída para sua demanda.

Com a abertura de um escritório, em 2014, aumentou a necessidade de implantar controles e dar mais transparência à gestão. Foi aí que os sócios buscaram o auxílio de uma consultoria para encontrar o melhor sistema.

Ao experimentar gratuitamente o ContaAzul, Guilherme diz ter gostado dos recursos e da possibilidade de usar o software de forma personalizada, adaptando-o às necessidades e características da empresa. Um exemplo foi realizar a gestão por centro de custo, como um divisor de projetos. Assim, cada evento organizado tinha seu controle e relatórios próprios.

Desde então, com uma administração cada vez mais profissional, a Project Play cresceu, conquistou o mercado e, com o aumento significativo no volume de trabalho, migrou em 2016 para um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) especialmente desenvolvido para ela.

Em poucos anos, os dois jovens, que hoje têm 23 anos, colocaram como meta tornar-se referência e liderar o mercado na Serra Gaúcha. “Chegamos neste ano a esse patamar”, comemora Guilherme, destacando que a empresa já realizou eventos em oito cidades e formaturas em três delas.

O apoio da gestão financeira

Perguntamos ao sócio da Project Play sobre as razões para o seu crescimento, na contramão da maioria das pequenas empresas brasileiras que não chegam aos cinco anos. Para ele, o segredo está justamente na adoção de um sistema de gestão financeira, o que permitiu ganhar tempo e se dedicar quase que integralmente ao negócio. “Conseguimos nos concentrar no que interessava, que era produzir os eventos, vender e estar presente nas escolas”, diz.

Guilherme conta que o controle sobre as informações financeiras e o monitoramento do caixa passaram a ser realizados sem perder tempo com isso. Além do ganho em agilidade, houve benefícios à organização. Aquela realidade anterior de eventualmente misturar o dinheiro pessoal com o do negócio aos poucos foi desaparecendo, pois o software abriu a possibilidade de gerenciar as contas de forma separada.

Também os relatórios e demonstrativos financeiros gerados a partir da solução da ContaAzul tornaram-se úteis para apresentação junto aos clientes, oferecendo a eles um atendimento transparente e diferenciado.

Outra vantagem estava em poder acessar essas informações em qualquer lugar e não apenas no escritório. Como o sistema utilizado funcionava de forma online, bastava pegar o smartphone para rapidamente checar algum dado e mesmo acompanhar as movimentações financeiras.

Segundo Guilherme, todos os processos acabaram sendo otimizados. “A gente demorava muito tempo para organizar o financeiro de uma festa. Quando começamos a usar sistemas, acelerou bastante. Deu para fazer mais festas em menos tempo”, afirma.

Finanças via aplicativo

Outra prova de que a Project Play fez da gestão financeira um diferencial está no aplicativo para dispositivos móveis lançado no ano passado. Através da plataforma batizada de Ambiente Project Play, os formandos podem acessar informações pessoais e realizar votações, como a escolha de cores para brindes, camisetas e pulseiras ou mesmo a definição de nome para a festa.

Com a integração bancária do aplicativo ao novo sistema ERP, a empresa inovou ao oferecer aos clientes a possibilidade de realizar o acompanhamento financeiro da festa pelo celular, inclusive verificando o status de pagamento do seu boleto.

Lições que a Project Play deixa

Não é de hoje que pesquisas conduzidas pelo Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) indicam que a maioria dos negócios de menor porte sofre demais para sobreviver nos primeiros anos. O pouco conhecimento sobre o seu nicho de atuação e o descontrole financeiro são frequentemente citados como razões para a alta mortalidade.

O que os garotos de Caxias do Sul buscaram foi pensar fora da caixa, trabalhar para reverter expectativas e construir uma empresa sólida desde os seus primeiros passos. Nesse caminho, palavras-chave como profissionalismo, dedicação, controle e transparência guiaram as ações, ocupando espaço junto à busca por serviços de qualidade e atendimento de excelência.

Hoje, após ter alcançado a meta inicial de reconhecimento junto à região em que atua, a Project Play estabelece como objetivo aumentar e qualificar a sua estrutura, para que possa satisfazer clientes em todas as cidades em que atua.

Se você também é um pequeno empresário ou tem o sonho empreendedor, vale se inspirar na história desses jovens. Quem sabe não pode ser sua a próxima ideia de negócio de sucesso?

Quer ter tranquilidade financeira para tocar sua empresa? Conheça as soluções em gestão da ContaAzul!