[Novidade ContaAzul] Use notas fiscais de entrada para automatizar seu controle de compras

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Tem novidade ContaAzul que vai facilitar o controle de compras de sua empresa. A partir da nota fiscal eletrônica de compra, importada diretamente do site do governo (Sefaz, Secretaria da Fazenda Nacional) ou do arquivo XML do fornecedor, você e sua contabilidade ganham tempo ao automatizar o cadastro de compras. Entenda como funciona.

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O resumo deste artigo:

  • O que é nota fiscal de compra
  • Como funciona a novidade ContaAzul
  • O benefício na prática: como a empresa AMF está ganhando tempo e segurança
  • Detalhamento da captura e importação das notas
  • Como o Manifesto do destinatário é incluído, para quem precisa

"A ferramenta é muito prática e simples: nosso único trabalho é visualizar e clicar em 'Confirmar'"
Ana Kária Oliveira - AMF Automecânica Francisco, Guarulhos-SP, usa ContaAzul desde agosto/2017

O que é nota fiscal de compra

Para explicar o que é Nota fiscal de compra, fica mais fácil pensar no caso de sua empresa. Então, nota de compra é o documento fiscal emitido por outras empresas cujo destinatário é o CNPJ de sua empresa. Como toda NF-e de mercadorias, o XML da nota é transmitido, por quem vendeu o produto, à Secretaria de Fazenda para ser validado. Os arquivos destinados à sua empresa podem ser consultados e baixados por você para apoiar o controle financeiro, o fechamento contábil, o controle de estoque, evitar notas frias entre outros usos -- no caso de transportadoras e distribuidoras, é obrigatória a manifestação do destinatário, por exemplo.

A forma antiga de fazer era mais ou menos assim: Quando acaba o mês, as pequenas empresas (e os escritórios de contabilidade que as atendem) precisam acessar o serviço da Sefaz para baixar um por um os arquivos e conferir se os XMLs estão corretos e correspondem a compras efetuadas. A partir daí, é possível conhecer as contas a pagar que podem ser incorporadas ao fechamento financeiro com validade jurídica. É preciso ter certificado digital instalado, além de senha para acessar o serviço.

A nova forma de tirar o melhor das NF-e recebidas é a novidade ContaAzul que estamos apresentando. O benefício é acabar com essa operação manual e trabalhosa, evitar erros e ganhar tempo.

Entenda como funciona

Assista ao o vídeo que fizemos com Mateus Ambrois, gerente de produto do ContaAzul:

O benefício para você: como a AMF tem ganhado tempo e segurança

Os principais benefícios são segurança e controle de suas compras. Você, como dono de uma pequena empresa, conquista informação organizada e em tempo real para seu controle, de forma segura e sem gastar tempo com este processo. Será possível no final do mês extrair relatórios confiáveis.

Além disso, todo o processo de venda fica simplificado, porque todo produto é atualizado no estoque, pronto para ser incluído em uma proposta e ou para emissão da nota fiscal.

Para entender na prática, fica mais fácil mostrando um exemplo real. Vamos lá?

A AMF - Automecânica Francisco é uma empresa de Guarulhos (SP), especializada em manutenção de aeronaves. Segundo Ana Katia Oliveira, que contou para nós como a empresa tem usado a funcionalidade, explica que importação de XML de compra tem ajudado bastante. "Sem ela, teríamos de cadastrar os arquivos XML manualmente, um por um", compara.

Agora, o ContaAzul faz o download das notas e tira deles todas as informações dos produtos, data de pagamento e já programa automaticamente no contas a pagar. "A ferramenta é muito prática e simples: nosso único trabalho é visualizar e clicar em 'Confirmar'".

Busca automática da NF-e de compra e importação de XML

O ContaAzul conecta-se à Sefaz pela Internet para baixar e arquivar em sua conta todos os arquivos XML de NF-e emitidas para o CNPJ de sua empresa. Sempre que uma outra empresa validar uma nota contra seu negócio, você recebe uma notificação no ContaAzul, pode baixar e importar automaticamente e ainda fazer a manifestação do destinatário.

A partir dos arquivos trazidos automaticamente, vale o processo já disponível para a importação de notas de compra. Você pode alimentar seu estoque com as informações das mercadorias adquiridas. Pode ainda criar lançamentos de contas a pagar em seu financeiro.

Os arquivos ficam armazenados por 5 anos em sua conta, podem ser transmitidos para a contabilidade por meio do próprio sistema -- para empresas conectadas ao contador pelo ContaAzul. Você ainda pode usar o recurso de emissão de Danfe (Documento Auxiliar da NF-e) para ter o arquivo em PDF ou poder imprimir a nota.

É preciso ter um certificado digital (apenas certificado A1) instalado e configurado no ContaAzul, bem como um CNPJ ativo. Não tem certificado? No ContaAzul você encontra um caminho para adquirir o seu junto à Certisign de forma facilitada e em condições especiais.

Para contadores, assim como para você, dono do negócio, há ganhos de organização. Relatórios contábeis podem ser alimentados com precisão. Após a importação do XML o cliente manifesta e gera a compra, classificando motivo, CFOP e CSOSN de cada item da nota, garantindo informações corretas e atualizadas para um fechamento contábil mais produtivo.

Manifestação do destinatário

O MD-e (manifesto eletrônico de documentos fiscais) é o processo realizado por uma empresa que recebeu uma NF-e confirmando ou recusando o documento. Por ser feito eletronicamente, esse registro acontece via Internet. Para a maioria das empresas, essa etapa é voluntária, exceto distribuidoras e atacadistas, postos de combustíveis, aquisições de álcool a granel (não combustível) e compras com valor superior a R$ 100 mil.

Tanto essas, obrigadas por lei a fazer o MD-e, quanto para as empresas de outro segmento que cumprem essa etapa voluntariamente, o ContaAzul também facilitou a rotina.

Após buscar o XML da NF-e, você pode manifestar Confirmação da operação, Desconhecimento da operação, Operação não Realizada ou Ciência da emissão, exatamente como no software da Sefaz.

A busca automatizada representa ganho de tempo e eficiência na gestão e no lançamento de compras realizadas. Permite ainda identificar rapidamente eventuais notas frias emitidas contra a empresa, aprimorando os controle financeiro e de estoque.

Para seu contador, esse recurso é ainda mais relevante. Além de dispensar o acesso manual ao site da Sefaz, a importação dentro de um sistema integrado de gestão, como é o ContaAzul, aumenta a precisão do controle de contas a pagar da empresa, porque reduz erros e aumenta a confiabilidade dos dados.

Gostou da novidade? Se você já é cliente, comece a usar agora no ContaAzul e compartilhe com seu contador.

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