Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica

Erros acontecem mesmo em uma tarefa de rotina. Por sorte, quando identificados há tempo, alguns deles podem ser corrigidos sem gerar prejuízo à empresa. Esse é o caso do cancelamento de nota fiscal eletrônica, desde que realizado de acordo com as regras previstas. Vamos aprender como fazer?

Quando fazer o cancelamento de nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu para trazer agilidade e segurança ao processo de compra e venda de produtos. A partir de um sistema emissor, seu preenchimento é facilitado, o que reduz a chance de erros. Ainda assim, eles podem acontecer - e é importante saber o que fazer nesses casos.

Pode ter sido um erro de digitação no documento, trocando o nome do fornecedor ou o seu CNPJ, uma falha nos cálculos que alterou valores ou até mesmo a desistência na negociação. Há diferentes razões possíveis para o cancelamento de nota fiscal eletrônica. Mais do que o motivo, em primeiro lugar, é importante identificar em que condições você pode dar seguimento à ação.

Como regra básica, esse procedimento depende de o documento ter sido emitido e recebido com aprovação pelo Fisco, mas a mercadoria não pode ter saído da sua empresa. Para facilitar o entendimento, vamos listar em tópicos todas as exigências para cancelar uma NF-e:

A NF-e emitida deve ter sido autorizada pelo Fisco - protocolo "Autorização de Uso"
O fato gerador não pode ter ocorrido. O cancelamento, portanto, só é válido se for registrado antes da saída da mercadoria do estabelecimento
O destinatário não pode ter realizado a Ciência da Emissão, passo necessário para o download do arquivo XML da nota fiscal
Cumpridas todas as etapas anteriores, o emitente tem um prazo de 24 horas a partir da autorização da nota para efetuar o seu cancelamento (mas atenção: cada estado pode ter uma legislação específica, como o Mato Grosso, onde o limite máximo de tempo é de duas horas!).

Como é possível perceber, o prazo para cancelamento de nota fiscal eletrônica é curto. Ele foi estabelecido em apenas 24 horas no Ajuste Sinief 12/12, do Conselho Nacional de Política Fazendária, para evitar que notas fossem canceladas após a circulação de produtos, o que acarretaria em problemas adicionais para emitente e destinatário, além de maiores dificuldades para a própria fiscalização. Ele pode ser ainda menor, conforme o estado. Converse com seu contador para saber como proceder.

Outra questão importante diz respeito ao que fazer se já ocorreu a Ciência da Emissão pelo destinatário, que não é conclusiva sobre a operação, mas sinaliza o conhecimento de que o documento foi emitido. Como o cancelamento não é possível nesse caso, a alternativa está na devolução da NF-e, que objetiva anular os efeitos da transação. Ela também deve ser autorizada pelo Fisco.

Como cancelar nota fiscal eletrônica

Cumpridas as exigências para cancelar nota fiscal eletrônica, o procedimento é fácil de ser realizado. Isso deve acontecer no próprio sistema emissor que a sua empresa utiliza.

Aqui, vale lembrar que o emissor gratuito da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de São Paulo, utilizado em todo o Brasil, não estará mais disponível e deixará de ser atualizado a partir de janeiro de 2017. Ou seja, em menos de 60 dias, se você ainda utiliza essa solução, não poderá emitir ou cancelar NF-e através dela.

Feito esse registro, vamos explicar agora como cancelar nota fiscal eletrônica passo a passo, usando como exemplo o sistema da ContaAzul. São quatro etapas:

Acesse o menu Vendas e, em seguida, Emitir NF-e
Veja no sistema uma lista com as suas notas emitidas
Encontre a NF-e desejada, passe o mouse sobre ela e veja que aparecerá a opção Cancelar Nota Fiscal Eletrônica entre o número do documento e o arquivo XML
É só clicar sobre a opção e o cancelamento será realizado dentro das regras estabelecidas.

Se você utiliza outro sistema emissor, os passos podem mudar um pouco, mas esse não costuma ser um procedimento difícil. O que não se pode esquecer é de obedecer às normas e prazos para o cancelamento.

A autenticidade do pedido de cancelamento de NF-e é garantida pelo certificado digital, que deve ter sido emitido por autoridade certificadora da ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, com homologação junto à Receita Federal.

O status da nota pode ser consultado na Sefaz do seu estado ou no portal nacional da NF-e, onde também é possível visualizar o Manual de Integração do Contribuinte e eliminar outras dúvidas sobre o seu cancelamento. Vale lembrar ainda que, assim como uma nota inutilizada, o documento cancelado deve ser escriturado, mas sem valores monetários.

Perdeu o prazo para cancelar nota fiscal eletrônica?

Como é possível perceber no exemplo apresentado, cancelar nota fiscal eletrônica é bastante fácil e simples, sem gerar perda de tempo e nenhum ônus à empresa, desde que o procedimento seja realizado em até 24 horas.

Se você perdeu o prazo, ainda pode cancelar a NF-e, mas terá prejuízo ao caixa. Os passos da operação são os mesmos, com a diferença de que a sua empresa não escapará de uma multa.

As regras variam de estado para estado. Isso inclui desde o percentual da multa, que costuma ser de 1,5% sobre o valor total da operação, e também se aplica aos prazos. Em São Paulo, por exemplo, os pedidos de cancelamento podem ser recebidos pela Sefaz em até 480 horas após a Autorização de Uso, mas com a aplicação de penalidades.

Em muitos estados, não é permitido o cancelamento de nota fiscal eletrônica após o prazo de 24 horas. Nesses casos, a opção para quem demorou a identificar o erro é anular os efeitos do documento - mesma ação indicada para quando a mercadoria já está em circulação.

A sugestão é que não utilize o seu sistema emissor para modificar a NF-e com erro se o prazo expirou e a mercadoria estiver circulando. A anulação dependerá da emissão de uma nota de devolução pelo destinatário ou de uma nota fiscal de entrada lançada por você. Na prática, nos dois casos, o Fisco é comunicado que o produto em questão voltou para a sua empresa.

Considerações finais

Apesar da evolução proporcionada pela tecnologia para a emissão de notas fiscais eletrônicas, nenhuma empresa está imune a erros. O segredo, como vimos neste artigo, é agir rápido para evitar multas e outros transtornos.

Outra dica importante é considerar sempre o apoio especializado do seu contador. Como o número de situações específicas com uma NF-e é grande, nem sempre o cancelamento do documento é a opção indicada pela legislação. Com a informação certa, você previne problemas.