Fiscal e Tributário

Cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas: é possível fazer?

Marcos Perillo Marcos Perillo | Atualizado em: 07/07/2023 | 6 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Preenchimento errado e desistência do negócio estão entre os motivos que podem levar ao cancelamento de uma nota fiscal eletrônica;
  • O prazo para cancelar de uma nota fiscal eletrônica é de 24 horas, mas em alguns estados é possível fazer o procedimento após esse período;
  • Entretanto, há condições e multas para que o cancelamento possa ser feito. Entenda quais são. 

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Devido a problemas como erros de digitação ou de informação e até desistência do negócio, pode ser que algum dia você precise cancelar uma nota fiscal eletrônica.

Porém, é preciso ficar atento aos prazos, pois o cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas, além de não ser permitido em alguns estados, pode gerar multas para o seu negócio.

Além disso, ainda há pré-requisitos que você precisa observar antes de proceder com o cancelamento. 

Se você está com dúvidas, acompanhe os tópicos para entender o que pode ser feito caso você precise cancelar uma nota fiscal eletrônica.

Mulher empreendedora fazendo cálculos em frente ao computador

Quando é necessário fazer o cancelamento da nota fiscal eletrônica?

Todos estamos sujeitos a errar, por mais que uma tarefa se repita. Com a emissão de notas não é diferente. Afinal, são muitos números, códigos e especificações técnicas que devem ser atendidas. Na correria diária, é perfeitamente possível ocorrer algum tipo de distração que leve ao preenchimento errado de uma nota.

Os motivos que podem levar ao cancelamento da nota são variados. Entre os mais comuns, destacam-se possíveis erros de digitação de CNPJ, troca ou erro de digitação no nome do fornecedor, falhas nos cálculos que geram valores errados ou simplesmente a desistência do negócio.

Independentemente da causa que leva à necessidade do cancelamento, o principal é saber se é possível cancelar – dentro das condições permitidas, é claro.

Pré-requisitos para cancelar uma nota fiscal

No geral, para que o cancelamento seja possível, exige-se apenas que o Fisco tenha autorizado a emissão e que a mercadoria não tenha sido enviada. Em termos um pouco mais técnicos, as condições a serem atendidas são:

  • O Fisco precisa ter gerado o protocolo “Autorização de Uso”;

  • O cancelamento só é válido se for registrado antes da saída da mercadoria do estabelecimento. Ou seja, o fato gerador não pode ter sido consumado;

  • Por sua vez, o destinatário não pode ter realizado a Ciência da Emissão, etapa que precede o download do arquivo XML da NF-e. Se ela já tiver sido feita, significa que o destinatário tomou conhecimento do envio do documento fiscal. O que resta como solução, então, é apenas a devolução da nota fiscal eletrônica, para que os efeitos da transação sejam anulados. Esse procedimento também precisa ser autorizado pelo Fisco;

Qual é o prazo para cancelar nota fiscal?

De acordo com o Ajuste Sinief 12/12, o prazo de 24 horas foi estipulado com o intuito de evitar o cancelamento de notas após a circulação de mercadorias.

Dentro desse prazo, o processo pode ser feito pelo próprio sistema emissor de notas.

É possível fazer o cancelamento de nota fiscal eletrônica após 24 horas?

Caso já tenha passado o prazo de 24 horas após a emissão da nota fiscal eletrônica, você precisa verificar se o seu estado permite o cancelamento após esse período.

Se a resposta for positiva, o pedido de cancelamento deve obrigatoriamente passar pela Sefaz do seu estado – ou seja, não é possível fazê-lo de forma simplificada, pelo sistema emissor de notas. Além disso, está prevista a aplicação de multa por parte da Receita Federal.

Por outro lado, há estados em que o cancelamento não pode ser feito em hipótese alguma após o período de 24 horas. Nessa situação, a solução é fazer a anulação da nota fiscal, devendo o emissor arcar com todas as sanções previstas em lei.

Se for esse o caso, para que a anulação seja concretizada, deverá ser emitida uma nota de devolução por parte do destinatário, ou uma nota fiscal de entrada por parte do emissor.

Em ambos os casos, o Fisco é igualmente notificado sobre o retorno da mercadoria para a empresa que a enviou e precisa autorizar o documento fiscal.

Qual é a multa para cancelar nota fiscal após 24 horas?

Em geral, o valor da multa equivale a 1,5% do total da transação cancelada, mas ele varia de estado para estado. Portanto, para saber exatamente o quanto você deverá pagar, consulte a Sefaz ou peça ajuda a um contador.

Há estados que determinam limite máximo para cancelamento, como em São Paulo, onde a NF-e pode ser cancelada em, no máximo, 480 horas. Isso não altera a multa prevista, caso não seja respeitado o prazo de 24 horas.

Cancele logo e não dê bobeira

Como você viu neste artigo, não existe uma resposta única em todo o Brasil quanto ao procedimento de cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas. Há estados que são mais rigorosos quanto às regras do que outros.

Em Mato Grosso, por exemplo, o prazo para cancelamentos é de apenas duas horas. Então, só há uma forma de evitar prejuízos: encaminhar o cancelamento dentro do prazo.

Se você é um dono de negócio atento e tem o apoio de um contador de confiança, saberá agir rápido para identificar a necessidade de cancelar o documento fiscal. Fazer isso dentro das 24 horas é a solução menos traumática e também menos onerosa, já que assim você escapa de uma multa.

Está em dúvida se deve cancelar a nota ou corrigir? Leia nosso artigo sobre carta de correção de nota fiscal eletrônica e entenda qual é a melhor alternativa para o seu caso.

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