O que é BPO financeiro? Guia da terceirização para empresas

Sobre o que estamos falando?

  • BPO Financeiro é a terceirização dos processos financeiros de um negócio;

  • Ao terceirizar essa operação, pode-se focar em outras áreas da gestão;

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Empreendedores focados na operação, no comercial ou em outras áreas que estejam longe do financeiro podem optar por delegar essa parte da gestão. Afinal, existem aspectos estratégicos que precisam da atenção do dono do negócio.

Empreendedores focados na operação, no comercial ou em outras áreas que estejam longe do financeiro podem optar por delegar essa parte da gestão. Afinal, existem aspectos estratégicos que precisam da atenção do dono do negócio.

Uma saída é terceirizar este processo, por meio do BPO financeiro. Além de liberar tempo para o gestor focar em processos importantes, a empresa contará com especialistas, o que é fundamental para aprimorar os processos internos.

Continue lendo para entender melhor o que é o BPO financeiroe como ela ajuda a otimizar os processos na sua empresa. Boa leitura! 

Confira os tópicos:

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O que é BPO financeiro? 

BPO é a sigla para Business Process Outsourcing que, traduzindo para o português, significa terceirização de processos de negócios. Logo, BPO financeiro é a delegação de atividades relacionadas às finanças da empresa para especialistas que não fazem parte da equipe de colaboradores da organização.

Por se tratar de uma atividade-meio, a gestão financeira pode ser direcionada a prestadores de serviços que cuidam de todas as rotinas administrativas e fluxo de caixa

Assim, a contratação de terceiros para esse gerenciamento vem ganhando espaço no mercado e agregando vantagem competitiva aos negócios.

Se antes a terceirização era mais comum em atividades tradicionais como limpeza, manutenção e publicidade, hoje as empresas já utilizam esse recurso em serviços especializados com sucesso.

Nesse sentido, a Terceirização de Processos de Negócios, ou simplesmente BPO, já está sendo aplicado às finanças, marketing, logística, RH e até às vendas.

Isso porque terceirizar deixou de ser uma alternativa esporádica e se tornou uma abordagem estratégica. O que traz benefícios muito além da redução de custos.

Considerando que a área financeira é uma das mais complexas e centrais para a empresa, deixá-la nas mãos de especialistas é uma ótima saída para tornar a gestão mais eficiente, ágil e econômica.

As pequenas e médias empresas, em especial, são as que mais ganham com a terceirização ou BPO financeiro. Assim, as suas equipes ficam enxutas, evitando os altos custos de manter um setor inteiro para cuidar das finanças do negócio. 

Por outro lado, a solução pode não ser a mais indicada para empresas maiores. Esse aspecto faz com que a viabilidade da terceirização do setor financeiro deva ser avaliada caso a caso.

Como funciona a terceirização do setor financeiro

Com a tendência da terceirização do setor financeiro, os serviços oferecidos são cada vez mais completos e abrangem todas as rotinas gerenciais e administrativas.

Porém, para adotar um BPO, é preciso ter muita confiança nos prestadores de serviços. Estes, devem possuir expertise comprovada e alta tecnologia para conduzir a gestão financeira – principalmente no ambiente virtual.

Assim, o BPO financeiro começa com a definição das atividades a serem delegadas e a escolha de parceiros estratégicos para prestação de serviços de qualidade.

Depois de uma avaliação minuciosa da empresa, com ajuda do contador, o dono do negócio deve levantar os principais desafios no que diz respeito ao financeiro. Feito isso, o passo seguinte é planejar  a transição das atividades. 

Durante todo o processo de implementação, o prestador de serviços deve oferecer o suporte necessário, além de personalizar as suas tarefas para as demandas da empresa.

Do mesmo modo, é de responsabilidade do dono do negócio prover informações confiáveis e monitorar os indicadores de desempenho. Aqui, contar com ajuda da tecnologia é essencial.  

Assim, você pode entregar suas finanças ao profissional externo sem perder o controle sobre o negócio.

Alguns exemplos de funções incluídas na terceirização do setor financeiro são:

  • Gestão de contas a pagar e recebíveis;

  • Gestão do fluxo de caixa;

  • Cobrança administrativa e judicial;

  • Conciliação bancária e fechamento de caixa;

  • Relatórios financeiros;

  • Gestão da folha de pagamentos;

  • Impostos e rotinas do departamento fiscal;

  • Controladoria em geral;

  • Análise e monitoramento de indicadores de desempenho.

Logo, o BPO financeiro é a solução ideal para integrar todas as tarefas financeiras e contábeis da empresa no mesmo fornecedor.

Vantagens de ter o processo terceirizado

Já demos algumas pistas sobre as vantagens da terceirização financeira, que dizem respeito à produtividade e competitividade da empresa. Agora, vamos conhecer mais de perto esses diferenciais:

Redução de custos

A redução de custos é um dos pontos centrais do BPO financeiro, considerando principalmente a baixa dos gastos operacionais com equipe.

A economia também é sentida na redução de encargos trabalhistas, uma vez que é muito mais prático e barato manter o serviço do que contratar equipes próprias.

Ao somar todas as despesas de um departamento financeiro, incluindo o capital humano, treinamentos, estrutura, tecnologia e outros custos, fica clara a vantagem econômica do BPO financeiro.

Foco na atividade principal

Um dos grandes destaques da terceirização do financeiro é a possibilidade de concentrar esforços na atividade-fim da empresa e funções estratégicas. Outras tarefas de apoio, mais burocráticas, ficam a cargo do fornecedor.

Dessa forma, você conseguirá focar em outras áreas importantes: planejamento estratégico, interação com os consumidores, aprimoramento da qualidade, mudanças organizacionais e inovação.

Aumento da capacidade e eficiência

O BPO financeiro permite que as empresas ampliem sua capacidade de gestão sem aumentar custos ou tornar os processos ainda mais complexos.

Pelo contrário: é a solução ideal para simplificar ao máximo os processos, pois a empresa conta com especialistas com extenso know-how  para executar funções financeiras e contábeis com eficiência.

Enquanto o gerenciamento interno tende ao aumento da burocracia, a delegação a terceiros conduz à flexibilidade e dinamismo.

Acesso às informações valiosas

A principal função do BPO financeiro é fornecer informações valiosas para a tomada de decisão dos gestores

Por essa razão, o fornecedor acaba atuando como um parceiro estratégico, oferecendo dados precisos para a avaliação da saúde financeira e crescimento do negócio.

Com os números traduzidos em relatórios, direcionar o futuro da empresa é algo que pode ser feito com mais segurança.

Tempo para pensar em soluções criativas

Nem sempre a empresa tem condições para dedicar tempo suficiente à criação de soluções criativas para os seus clientes. Nesse contexto, a terceirização permite que profissionais especializados na área dediquem a este setor, enquanto o empreendedor concentra energia para agregar valor ao negócio. 

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Guia prático para a terceirização em 5 passos

1. Defina as funções a terceirizar

Antes de tudo, você precisa definir exatamente quais funções financeiras e contábeis podem ser terceirizadas.

Para isso, é importante considerar alguns critérios, como o volume de vendas, complexidade do regime tributário e confidencialidade.

Funções como o cálculo e pagamento de impostos são facilmente terceirizadas, mas tarefas de controladoria e preparação de relatórios exigem maior transparência e uma relação de confiança com o prestador de serviços.

2. Encontre o fornecedor ideal

Encontrar o fornecedor ideal é o ponto-chave da terceirização. Recomendados que você faça essa busca com o seu contador. 

A tecnologia também desempenha um papel central na escolha, pois as novas tendências apontam para o uso de inteligência artificial, computação em nuvem e Big Data na gestão financeira.

Assim, na hora de selecionar o prestador de serviços, leve em conta também a experiência, infraestrutura, tecnologia disponível e metodologia oferecida.

3. Feche o contrato em detalhes

O fechamento do contrato é um momento importante para a terceirização financeira, pois todos os detalhes devem ser acordados entre as partes para evitar futuros desentendimentos.

Para garantir uma contratação eficiente, você deve conduzir uma análise criteriosa dos processos do fornecedor. Portanto, avalie a estrutura administrativa da empresa e requisitos de conformidade, para verificar se ela pode oferecer este serviço. 

É nessa hora que as regras do negócio são definidas, incluindo as políticas da empresa, requisitos legais, exigências de relatórios, periodicidade dos dados, controles internos, etc.

Além disso, você deverá aprovar um plano de trabalho personalizado de acordo com o diagnóstico do contador, que será implementado em etapas durante a fase de transição.

Caso ache pertinente, conte com a ajuda de profissionais da área jurídica.

4. Invista na transição

Segundo o estudo Deloitte 2018 Global Outsourcing Survey, as principais lições que as empresas aprenderam com a terceirização foram:

  • Investir mais tempo na seleção do prestador de serviços;

  • Usar um processo de licitação para escolher o fornecedor;

  • Investir mais tempo e esforços na transição.

Os resultados não surpreendem, pois a transição é de longe o momento mais delicado da terceirização depois da contratação.

Por isso, você deve garantir que a empresa contratada entenda profundamente seu negócio, integre os processos e monitore seus compromissos de entrega.

5. Mantenha a conexão

Depois da implementação, você precisa garantir a eficiência do canal de comunicação com o fornecedor.

Para isso, existem inúmeras soluções em softwares e plataformas virtuais que encurtam distâncias e permitem o monitoramento constante do desempenho. Isso tudo sem contar com o atendimento em tempo real que sua empresa necessita.

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Como a Conta Azul pode ajudar nesse processo?

Como já sugerimos, o seu contador de confiança é a melhor escolha para a terceirização do setor financeiro, pois já conhece bem a empresa e acumula experiência em seus processos.

Mas como garantir a integração necessária entre a contabilidade externa e seu negócio? É aí que entra a Conta Azul Pro!

Com a plataforma de gestão integrada e 100% online, você consegue organizar o financeiro de sua empresa e, simultaneamente, conectá-lo ao seu contador (desde que ele seja parceiro Conta Azul).

Isso permite que ambos trabalhem com a mesma versão dos dados, atualizados em tempo real.

A Conta Azul Pro inclui desde contas a pagar e a receber, integração bancária, fluxo de caixa, emissão de boletos e notas fiscais, até automatização de documentos e muito mais.

Além disso, você recebe relatórios completos e amigáveis, com informações precisas sobre o andamento do negócio, permitindo a tomada de decisão segura.

Se você está considerando um BPO financeiro para organizar a sua empresa sem complicações, usar a Conta Azul conectada a sua contabilidade é uma escolha que alia transparência, agilidade e eficiência.

E o melhor: você vai poder terceirizar essas funções com segurança, sem perder o controle do seu negócio – e ainda sair na frente da concorrência.

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