De que maneira a automação de processos otimiza tempo e lucro da empresa?

Você já precisou cobrar, manualmente, um a um dos seus clientes? Ou então teve de refazer totalmente o caixa porque esqueceu um lançamento? Pior ainda: já preencheu uma planilha Excel inteira, mas apagou sem querer?

Esses são alguns exemplos de atividades que são eliminadas ao apostar na automação dos processos em uma empresa. Isso porque a tecnologia reduz os custos com tempo e dinheiro em cima de cada tarefa manual. 

Assim, o gestor terá a clareza necessária para pensar estrategicamente no negócio, ficando livre para dar de conta de outras responsabilidades mais importantes do que digitar um documento, por exemplo. 

Descubra abaixo quais são os 7 motivos que mostram como a automação de processos ajuda a aumentar o lucro da sua empresa – e use-os como critérios na hora de escolher a solução ideal. Faça uma boa leitura!

7 motivos que provam que automação de processos otimiza tempo e contribui para aumentar o lucro da empresa

Há muitos motivos para automatizar os processos da sua empresa. Essa decisão afeta todas as suas operações e o resultado tende a ser redução de custos e aumento de lucratividade. No entanto, há 7 principais motivos que queremos destacar abaixo.

Antes de continuar, é bom chamar a atenção para um fato. Automatizar e robotizar uma empresa são coisas diferentes. Jamais deixe a tecnologia substituir sua criatividade e responsabilidade por tomadas de decisão.

Por fim, não esqueça que as etapas de qualquer atividade de uma empresa existem e operam dentro de uma lógica. Aplique a automação apenas após realizar o mapeamento dos seus processos.

1. Eliminação de várias tarefas manuais e de erros

Eliminar tarefas manuais significa um ganho muito grande em tempo e dinheiro. Não importa o quão rápido você saiba calcular ou digitar, você nunca vencerá uma emissão automática de nota fiscal, por exemplo. 

Com a automatização, além da rapidez, são eliminadas também as chances de erro, que geram retrabalho. 

O depoimento de Eliane Saraiva, gestora administrativa da Health Solution, é um exemplo de como a automação da conciliação bancária, feita com a Conta Azul Pro, otimizou esse processo:

“A gente não tinha um valor tão real, porque usávamos o Excel, que é mais passível de erro, e fazíamos as baixas manualmente. Hoje, o que foi pago no dia anterior já está automaticamente baixado na Conta Azul, e eu posso puxar um relatório que vai me mostrar o valor certinho, o que está no sistema bate com o extrato”.

2. Acompanhamento do desempenho do negócio

A automatização de processos permite gerar dados precisos das suas operações – muitas vezes em tempo real. Escolhendo o sistema certo, você ainda consegue emitir relatórios que serão essenciais no estudo, na análise e nas tomadas de decisões. Os números são a forma mais crua de entender o desempenho da sua empresa.

A emissão de relatórios é outro ponto destacado por Eliane, que antes passava uma semana extraindo os números do Excel para poder apresentá-los em reuniões, e agora tem acesso a esses dados com poucos cliques:

“Conseguimos saber como estão as nossas vendas, o que estamos vendendo mais, o que a gente tem que trabalhar mais pra vender, além de fazer comparativos de como foi nosso ano passado e como foi esse, e assim saber como a gente pode melhorar”.

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3. Facilita o acesso às informações sem depender de outras pessoas

Não é mais necessário que um empreendedor solicite aos seus funcionários os dados e relatórios do desempenho da empresa. Com um sistema de automatização, ele tem acesso direto a essas informações.

Se esse sistema estiver disponível também em um aplicativo de celular, você enxerga a situação de qualquer área da sua empresa a partir de qualquer lugar do mundo.

Inclusive, pode até ser dispensável o acesso físico aos computadores da empresa para obter essas informações. É como no caso do App Conta Azul de Bolso, como aponta Richard Santyago, do restaurante Riha Ateliê:

“O aplicativo é muito prático, porque já saio do mercado, faço a foto do comprovante e coloco a informação do que saiu, de qual conta e pra onde foi”.

4. Padronização

A padronização na gestão dos processos é vital para resultados consistentes. Assim, você conhece o desempenho comum de cada área da empresa e, caso haja um aumento ou uma redução expressiva, é mais fácil de encontrar gargalos financeiros.

5. Segurança dos dados

Um sistema de gestão que armazene seus dados elimina qualquer chance de perder informações importantes e sensíveis, em comparação com as planilhas e papel. 

Outro aspecto importante diz respeito ao tratamento correto dos dados que essa tecnologia proporciona, conforme orienta a Lei Geral de Proteção a Dados Pessoais. 

6. Redução dos custos

Operações automáticas são muito mais enxutas e rápidas do que as analógicas. Isso porque há menos pessoas e erros envolvidos nos processos, já que os colaboradores podem ser distribuídos em áreas estratégicas da empresa. 

Outra vantagem é a redução das etapas nas atividades. Um exemplo é a emissão de notas fiscais que, quando feita de forma automatizada, dispensa a necessidade da digitação das informações a cada novo documento. 

7. Aumento da produtividade

Otimização de processos significa aumento de produtividade. 

Muitas empresas se preocupam demais com o desperdício e uso de dinheiro, mas não percebem o valor do tempo. Se seu colaborador produz R$ 200 por hora, reduzir pela metade o tempo de trabalho permite produzir R$ 400 no mesmo período.

Automação de processos é a chave para uma gestão eficiente 

Para automatizar é preciso conhecer de perto como funciona este processo – o que já foi possível ao ver os 7 motivos que trouxemos neste conteúdo. Além disso, é essencial entender a rotina da sua empresa, a fim de identificar onde se gasta mais tempo e dinheiro.

Mas qual é o primeiro passo para apostar na automação de processos? 

O ideal para automatizar processos é adotar uma plataforma de gestão integrada. Trata-se de uma solução digital que centraliza e integra todas as áreas administrativas da sua empresa.

A Conta Azul Pro é um ERP online completo, fácil de usar, que possibilita a automatização de vários processos, como:

• Gestão de estoque – controle total das adições e retiradas dos produtos e insumos. Você também recebe lembretes para fazer a reposição em tempo hábil; 

• Cobranças de clientes – emissão e envio automático de notas fiscais, boletos e lembretes de vencimento;

• Gestão financeira – conciliação bancária automática, integração com os principais bancos e envio de dados em tempo real para o seu contador, sem perder nenhuma informação ou documento;

• E muito mais – todas as áreas da sua empresa possuem potencial de automatização, otimização e integração com a Conta Azul Pro.

O melhor é que ainda é possível conectar o ERP ao app Conta Azul de Bolso, para gestão do estoque, vendas e fluxo de caixa pelo seu celular.

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