Alteração de regime de tributação: como funciona e quando vale a pena

A alteração de regime de tributação pode reduzir impostos e ser muito vantajosa para o seu negócio.

Em alguns casos, ela é obrigatória, mas toda empresa pode fazer a mudança voluntariamente no início de cada ano fiscal, se achar interessante.

Basicamente, você pode escolher entre os regimes do Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

Se quer saber quando a alteração de regime de tributação vale a pena, acompanhe nossos tópicos:

  • O que significa alteração de regime de tributação
  • Por que as empresas alteram seu regime de tributação
  • Regimes de tributação disponíveis no Brasil
  • Como é feita a alteração de regime de tributação
  • Quando é obrigatório fazer a alteração de regime 
  • Quando vale a pena fazer a alteração de regime 
  • Dicas para acertar na alteração de regime de tributação
  • Otimize seus impostos com a Conta Azul.

Continue lendo e decida se é hora de mudar de regime tributário. 

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O que significa alteração de regime de tributação

A alteração de regime de tributação é uma migração que a empresa pode fazer entre os sistemas de pagamentos  de impostos existentes na legislação brasileira.

Basicamente, existem quatro  regimes disponíveis: MEI (Simei), Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real (vamos conhecer cada um em detalhes mais adiante).

Quando uma empresa  é aberta, a escolha de um dos regimes é obrigatória, pois é através deles que o Fisco apura e recolhe os impostos devidos por cada segmento de negócio.

Essa decisão é tomada com base em fatores como porte da empresa, atividades desempenhadas e faturamento.

No entanto, dificilmente a empresa irá permanecer no mesmo sistema durante toda a sua existência, pois fatores como crescimento, aumento de lucros ou mesmo o planejamento tributário demandam a alteração de regime de tributação.  

No Brasil, a lei permite que as empresas façam essa mudança no início de cada ano fiscal, se for identificada a necessidade. 

Em alguns casos, a empresa também pode ser obrigada a migrar de regime, como quando o limite de faturamento é excedido. 

Por que as empresas alteram seu regime de tributação

Existem várias razões que justificam uma alteração de regime de tributação, mas a principal delas é a busca pela redução da carga tributária

Esse objetivo é comum a todas as empresas, principalmente em um país que possui um dos sistemas tributários mais complexos e caros do mundo.

Segundo um estudo realizado pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), publicado em 2020 na Folha, as empresas de países da OCDE (Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico) recolhem, em média, 38% menos impostos sobre lucros do que as organizações brasileiras.

Aqui, cerca de 65% do lucro gerado pelas empresas vai direto para os cofres públicos — e isso não reflete, necessariamente, na melhora dos seus serviços.

De acordo com Mario Sergio Carraro Telles, gerente de Políticas Fiscal e Tributária da CNI, o maior problema do sistema tributário brasileiro é a cumulatividade, que impede as empresas de compensarem parte dos tributos pagos ao longo da cadeia produtiva.

“Essa cumulatividade é mortal para as empresas, prejudica a competitividade dos nossos produtos e afeta nossas exportações” — afirma à Folha

Somando as leis federais, estaduais e municipais, o país tem mais de 400 mil normas, e mais de 30 são criadas ou atualizadas a cada dia.

Além disso, existem inúmeras alíquotas de diferentes impostos que geram muitas dúvidas entre os contribuintes e acabam aumentando o número de multas por erros fiscais. 

Nesse cenário, é natural que as empresas procurem alterar seu regime de tributação na tentativa de aliviar ou simplificar os impostos. 

Para isso existe o planejamento tributário, que analisa continuamente os gastos com tributos e procura formas de minimizar os custos com essas obrigações fiscais. 

Além disso, existem alguns casos em que a mudança de regime é obrigatória, como veremos em mais detalhes ao longo do texto.

Regimes de tributação disponíveis no Brasil

Para entender melhor a alteração de regime de tributação, precisamos conhecer os sistemas disponíveis no Brasil.

Veja quais são e como funcionam.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado voltado às micro e pequenas empresas, criado pela Lei Complementar n° 123/2006.

Ele permite o recolhimento de vários tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), facilitando a vida do pequeno empreendedor.

Além disso, suas alíquotas são competitivas e garantem o tratamento diferenciado para os negócios menores.

Podem optar pelo Simples Nacional as empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões — ou seja, microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) — que não tenham nenhum impedimento previsto na lei.  

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A regulamentação do regime é de responsabilidade do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), que é vinculado ao Ministério da Fazenda e publica suas normas no portal da Receita Federal. 

Antes da criação do Simples, em 2007, as pequenas empresas tinham que pagar seus impostos em guias e datas separadas, além de arcar com alíquotas proporcionais às aplicadas a grandes empresas.

Por isso, o regime é importante para incentivar os pequenos empreendedores que movem a economia do país. 

Hoje, as PMEs já representam 99,1% do total de empresas registradas no país e são responsáveis por 55% dos empregos formais, segundo dados do Sebrae publicados na Agência Brasil em 2019.

Logo, nada mais justo do que ter um regime tributário exclusivo para beneficiar essas organizações.

Lembrando que o Microempreendedor Individual (MEI) tem seu próprio regime dentro do Simples com regras exclusivas, chamado SIMEI. 

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é uma alternativa para empresas que não podem optar pelo Simples Nacional e buscam uma tributação menos complexa do que no Lucro Real.

Nesse regime tributário, os impostos são calculados com base em uma presunção da margem de lucro do negócio, de acordo com suas atividades e segmento.

Na legislação, estão previstas bases de cálculo que vão de 8% até 32% do faturamento.

Por exemplo, as empresas de transportes de cargas e atividades imobiliárias têm presunção de lucro de 8% do faturamento, enquanto as empresas do comércio têm lucro previsto de 16% e as de serviços de 32%.

Assim, basta aplicar as alíquotas presumidas do IRPJ e CSLL sobre a base de cálculo prefixada pela lei. 

De modo geral, o Lucro Presumido vale a pena para empresas com resultados sólidos que faturam acima do valor presumido.

No entanto, há risco de pagar impostos mais altos caso a empresa não atinja a margem de lucro estimada pela lei.

Lucro Real

O Lucro Real é o regime de tributação mais complexo, pois calcula os impostos com base no lucro líquido apurado — ou seja, o valor que sobra para sócios e acionistas após a dedução de todas as despesas, impostos e outros custos.

Assim, a empresa paga tributos proporcionais aos seus resultados do período, sejam de lucro ou prejuízo.

São recolhidos dessa forma o IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido), após o cálculo da alíquota sobre o lucro auferido com as adições, exclusões e compensações previstas na legislação.

O processo de apuração é bastante minucioso e exige uma gestão contábil e financeira rigorosa, já que todas as receitas, custos e despesas são levados em conta.

Por isso, esse regime é mais comum entre grandes empresas, e também é obrigatório em alguns casos. 

De acordo com as leis 8.541/1992 e 12.814/2013, estão obrigadas a aderir ao Lucro Real as seguintes empresas:

  • Que faturam acima de R$ 78 milhões
  • Constituídas como sociedade por ações (SA) 
  • Que exercem atividades financeiras (bancos, corretoras, sociedades de crédito, etc.).

No entanto, nada impede que outras empresas (inclusive as pequenas) optem pelo Lucro Real, se o planejamento tributário mostrar que é vantajoso.

Como é feita a alteração de regime de tributação

A alteração de regime de tributação é feita por um contador, que fica responsável por cancelar a opção pelo regime atual e aderir ao novo.

Essa mudança só pode ser realizada no início de cada ano fiscal, dentro dos prazos divulgados pela Receita Federal — geralmente, até o fim de janeiro.

No caso de empresas que desejam entrar ou sair do Simples Nacional, o processo de opção ou cancelamento é feito pelo portal oficial

Já no Lucro Real e Lucro Presumido, a opção é feita por meio do pagamento da quota correspondente no DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) no início do ano-calendário. 

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Antes de realizar a mudança, é importante verificar se a empresa cumpre os requisitos para optar pelo novo regime tributário e se realmente é vantajoso migrar.

Quando é obrigatório fazer a alteração de regime de tributação

Em algumas situações, a empresa é obrigada a fazer a alteração de regime de tributação.

Veja quais são elas.

Excesso de receita bruta no Simples

Para empresas que optam pelo regime tributário do Simples Nacional, a alteração é compulsória se a receita bruta ultrapassar o limite de R$ 4,8 milhões ao ano, conforme  previsto em lei.

Nesse caso, as regras são diferentes para empresas que estão iniciando suas operações e organizações já em atividade, como veremos a seguir.

Empresas em início de atividade

Por exemplo, se você abrir uma empresa no meio do ano e optar pelo Simples Nacional, o limite será calculado proporcionalmente, dividindo a receita pelos meses transcorridos desde a abertura e multiplicando por 12. 

Se o resultado superar os R$ 4,8 milhões, mas não ultrapassar 20% do limite, a empresa só será desenquadrada do Simples no próximo ano. 

Agora, se o resultado ultrapassar o limite em mais de 20%, a empresa pode ser excluída do Simples Nacional no mesmo ano, inclusive de forma retroativa ao início das atividades.

Em ambos os casos, o empreendedor deve fazer a comunicação de exclusão no Portal do Simples Nacional — caso contrário, há multa de 10% do total de impostos devidos com valor mínimo de R$ 200,00. 

Empresas já em atividade

Para as empresas que já estão em atividade e concluíram seu primeiro ano fiscal no Simples Nacional, as regras de migração são mais brandas.

Nesse caso, se a receita bruta ultrapassar o limite em proporção inferior a 20%, a norma é a mesma: a organização é excluída do Simples no ano seguinte e precisa optar por outro regime de tributação.

Se o valor ultrapassar os 20%, a exclusão terá efeitos somente a partir do mês seguinte — e não de forma retroativa, como ocorre com empresas recém-abertas. 

Da mesma forma que para as empresas iniciantes, é obrigatório fazer a comunicação de exclusão no portal do governo dentro do prazo (até o fim de janeiro), sob pena de multa. 

Vedação à opção no Simples

Além do excesso de receita bruta, as empresas optantes pelo Simples também podem ser excluídas do regime se forem enquadradas em alguma das vedações previstas em lei.

De acordo com o art. 17 da Lei Complementar n° 123/2006, estão impedidas de optar pelo Simples Nacional as empresas que:

  • Tenham participação de outra pessoa jurídica no capital social
  • Tenham sócio estrangeiro
  • Sejam filiais, sucursais, agências ou representações de pessoa jurídica com sede no exterior
  • Sejam resultantes de cisão, incorporação ou fusão
  • Passem a ser sociedades por ações
  • Tenham sócio ou titular com participação de mais de 10% no capital de outra empresa não enquadrada no Simples Nacional
  • Exerçam atividade de banco comercial, de investimentos e de desenvolvimento, de caixa econômica, de sociedade de crédito, financiamento e investimento ou de crédito imobiliário, entre outras atividades financeiras
  • Prestem serviços de transporte e intermunicipal e interestadual
  • Exerçam atividade de importação ou fabricação de automóveis e motocicletas, e importação de combustíveis 
  • Produzam cigarros, cigarrilhas, charutos, filtros para cigarros, armas de fogo, munições e pólvoras, explosivos e bebidas alcoólicas
  • Realizem cessão ou locação de mão de obra
  • Façam loteamento ou incorporação de imóveis.

Se a empresa incorrer em um desses impedimentos, ela pode ser excluída do Simples a qualquer momento, com validade a partir do mês seguinte ao da ocorrência. 

Excesso de receita no Lucro Presumido

Outra situação em que a empresa é obrigada a alterar o regime de tributação é quando a receita ultrapassa o limite de R$ 78 milhões do Lucro Presumido.

Se o aumento for temporário, não é suficiente para a migração de regime.

Mas, se for um aumento permanente, a organização deverá recolher impostos pelo Lucro Real a partir do ano seguinte automaticamente.

Se quiser, a empresa pode retornar ao Lucro Presumido a qualquer momento, desde que pague os impostos correspondentes ao ganho real do primeiro período contabilizado (seja trimestral ou mensal) no ano-calendário seguinte. 

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Quando vale a pena fazer a alteração de regime de tributação

Com exceção dos casos obrigatórios, qualquer empresa pode fazer a alteração de regime de tributação voluntariamente, se julgar vantajoso.

Veja quando vale a pena migrar.

Quando a empresa está crescendo

A maioria das micro e pequenas empresas começa suas atividades optando pelo Simples Nacional, já que é o regime mais fácil de gerenciar.

Mas à medida que a empresa vai crescendo e aumentando seu faturamento, é comum chegar ao limite de receita permitido e ter que migrar para o Lucro Real ou Lucro Presumido.

A questão é que o empreendedor não precisa esperar o excesso de receita se concretizar para alterar o regime, se o objetivo é explorar novos mercados e ampliar a capacidade do negócio.

Como vimos, o Simples Nacional tem vários impedimentos além do limite de faturamento, e pode ser vantajoso trocar de regime para ter mais liberdade de atuação e acelerar o crescimento do negócio.  

Quando o lucro está diminuindo

Em alguns casos, as empresas optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido podem avaliar seus resultados e chegar à conclusão de que estão pagando impostos muito altos em relação ao lucro obtido. 

Isso acontece principalmente em momentos de crise, quando o faturamento cai e o valor do tributo fica ainda mais pesado no orçamento.

Nesses casos, o regime do Lucro Real pode ser uma saída interessante para reduzir os custos fiscais, já que as alíquotas são calculadas com base no resultado real do negócio.

Mesmo que dê mais trabalho para apurar os impostos, vale a pena pela economia no caixa da empresa. Assim, o contador é sempre o profissional mais indicado para orientação.

Quando os impostos atrapalham a distribuição de lucros

Em empresas que repassam lucros e dividendos a sócios e acionistas, a alteração de regime de tributação pode ser vantajosa para tornar a distribuição mais justa.

Esses valores não são passíveis de tributação, considerando que a empresa já pagou os impostos referentes aos lucros.

No entanto, dependendo do regime tributário, a porcentagem dos lucros destinada aos impostos pode ser maior do que esperado, reduzindo os valores repassados aos sócios e acionistas.

Para solucionar essa questão, a empresa pode optar pelo Lucro Real, por exemplo, que permite remunerar os sócios a título de juros sobre o capital próprio e reduzir em até 19% a carga tributária sobre os lucros. 

Quando há chance de aproveitar benefícios fiscais

Outra razão para fazer a alteração de regime de tributação é a chance de aproveitar benefícios fiscais.

Para tomar a decisão certa, a empresa deve comparar as vantagens oferecidas em cada regime tributário em relação às atividades, porte e faturamento da empresa.

Por exemplo, no Lucro Real, é possível reduzir os impostos com depreciações, amortizações e juros incluídos na apuração do lucro.

O regime também permite o aproveitamento dos créditos tributários do PIS (Programa de Integração Social) e do Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) para abater impostos.

Já o Simples Nacional oferece redução de alíquotas de impostos e outros benefícios como processo seletivo exclusivo em licitações.

Dicas para acertar na alteração de regime de tributação 

Se você está pensando em fazer uma alteração de regime de tributação, há vários pontos de atenção para considerar.

Confira dicas para tomar a decisão certa. 

Revise toda a documentação necessária

Antes de trocar de regime tributário, é importante revisar toda a documentação e trâmites burocráticos necessários para a migração.

No caso do Simples Nacional, o processo é mais fácil, pois é  um regime simplificado que não exige uma apuração detalhada das finanças da empresa.

Já o Lucro Real e o Lucro Presumido são mais complicados e exigem uma série de demonstrativos e relatórios do negócio para atender aos requisitos da lei. 

Por exemplo, a empresa precisa comprovar as despesas operacionais com notas fiscais, recibos e contratos, além de utilizar documentos como a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e balanço patrimonial (BP). 

Faça os cálculos e projeções de impostos

Uma etapa indispensável do planejamento tributário é fazer os cálculos e projeções para cada um dos regimes. 

No Simples Nacional, por exemplo, as alíquotas variam conforme a atividade da empresa e estão detalhadas nos Anexos da Tabela do Simples Nacional

Já no Lucro Real, a alíquota do IRPJ é de 15% para lucro de até R$ 20 mil mensais e mais 10% adicionais sobre o valor que ultrapassar R$ 20 mil, enquanto o CSLL é de 9%. 

No Lucro Presumido, estas são as alíquotas presumidas:

  • IRPJ: 15% para faturamento trimestral até R$ 187.500,00;
  • IRPJ: 25% sobre a parcela do faturamento trimestral superior a R$ 187.500,00;
  • CSLL: 9% sobre qualquer valor de faturamento.

Logo, é fundamental fazer os cálculos e ver em qual cenário a empresa pagaria menos impostos de acordo com seus resultados.

Nessa hora, é muito útil ter um sistema de gestão para coletar os dados financeiros e agilizar a tarefa.

Considere os benefícios fiscais

Como vimos, existem vários benefícios fiscais que podem ser aproveitados pela empresa na migração de regime tributário.

Pode ser uma redução de ICMS para um produto específico, uma isenção de impostos em determinadas atividades, um tipo de crédito tributário ou um incentivo para investimentos em projetos sociais, por exemplo. 

Por isso, é importante estudar a legislação municipal, estadual e federal para identificar essas oportunidades na hora de fazer a alteração de regime tributário. 

Otimize seus impostos com a Conta Azul

Agora que você sabe como fazer a alteração de regime de tributação, que tal contar com um sistema inteligente para organizar e automatizar seus impostos?

Na plataforma 100% online da Conta Azul, você pode configurar seu regime tributário no emissor de notas fiscais e facilitar a rotina da empresa em poucos cliques. 

As notas emitidas também são integradas automaticamente ao financeiro e às contas a receber, facilitando todo o processo comercial e a gestão financeira.

E se por um acaso sua empresa for excluída do Simples Nacional, o próprio sistema envia um alerta de “Regime tributário diferente do cadastrado no Sintegra”, permitindo que você verifique a situação rapidamente.

Para completar, a plataforma conecta você diretamente ao contador e facilita o compartilhamento de dados para a apuração e cálculo de tributos, escrituração, planejamento tributário, entre outros serviços essenciais.

E então, decidiu se é hora de fazer a alteração de regime de tributação?

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