Acerte na seleção de fornecedores em 8 passos

Seleção de fornecedores exige diálogo

Adquirir insumos para produzir, materiais para trabalhar ou mercadorias para revender faz parte da rotina de uma pequena empresa, em maior ou menor periodicidade. Mas como acertar na seleção de fornecedores e encontrar o melhor custo-benefício? Neste artigo, tentaremos ajudá-lo no desafio.Experimente ContaAzul: Sistema de Gestão para pequenas empresas que pensam grande

8 etapas para a seleção de fornecedores

Segundo o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), são oito os fatores que devem ser analisados na seleção de fornecedores:

  • Distância física
  • Referências
  • Custo do frete
  • Qualidade
  • Capacidade de fornecimento
  • Preço
  • Prazo
  • Forma de pagamento e de entrega.

Para entender melhor a importância de cada uma das etapas desse processo e montar a sua estratégia, vamos detalhar agora as principais dicas para ter no fornecedor um verdadeiro parceiro de negócios.

1. Esteja próximo do fornecedor

Sempre que possível, é interessante minimizar a distância entre o centro de distribuição do fornecedor da sua empresa. Se houver qualquer erro de planejamento ou uma demanda não prevista e você precisar de um retorno rápido, seu problema será muito menor se encontrar o parceiro na própria cidade ou próximo dela.

É claro que nem sempre isso é viável - basta lembrar que muitos negócios hoje importam da China. Caso o seu fornecedor esteja em outro estado ou país, mantenha uma opção mais próxima de você cadastrada. Ainda que tenha um custo mais alto que seu tradicional provedor, será essa alternativa que o salvará em uma situação emergencial.

2. Conheça bem o fornecedor

Quando o custo se sobrepõe totalmente à qualidade do serviço prestado, o erro na escolha do fornecedor é um caminho natural. É claro que você deseja economizar, mas não vá por esse caminho sem se informar bem sobre aquele que vende para você.

Ele tem um site? Quais informações estão disponíveis online sobre o fornecedor? E os seus colegas e concorrentes, o que sabem sobre ele? Você conhece mais alguém que já compra com ele e pode lhe passar referências?

Se pouco encontrar, pode ser uma empresa nova e não necessariamente uma escolha ruim. Nesse caso, faça várias perguntas para ter certeza de seus custos, prazos, qualidade e capacidade de atendimento.

3. Pesquise valores de frete

Vários são os fatores que alteram o custo do frete. Ele será terceirizado para uma transportadora ou realizado pelo próprio fornecedor? A mercadoria virá por via terrestre, aérea ou marítima? Essas são duas questões básicas a responder.

Fique atento também a diferenças de tributação, que variam de um estado para outro. Conforme o volume e o valor dos produtos transportados, o preço do frete também muda. Isso sem falar que o seu poder de negociação pode influenciar positivamente no custo final.

4. Verifique padrões de qualidade

De que forma seu fornecedor garante a qualidade prometida? Ele utiliza alguma metodologia, como a Six Sigma, que é capaz de tornar os processos mais eficientes? Ou talvez possua uma certificação ISO, que serve como atestado quanto à adoção das melhores práticas?

Durante a seleção de fornecedores, é importante conhecer os métodos praticados e obter alguma garantia de atendimento às suas especificações, principalmente se você estiver interessado em construir uma relação duradoura com seu novo parceiro de negócios.

5. Avalie a capacidade de fornecimento

Ao mesmo tempo em que pouco adianta à sua empresa receber mercadorias com defeito, um fornecedor que oferece itens de qualidade, mas em volume aquém do necessário, também não resolverá sua demanda.

A capacidade de fornecimento deve ser avaliada não apenas em cenários normais. É preciso averiguar como o provedor está preparado para responder a períodos críticos, especialmente aqueles provocados por fatores externos, como motivados pelas oscilações do mercado.

6. Fique atento ao preço

Quanto ao preço, a regra é básica: desconfie de valores muito baixos e evite um custo muito acima do que costuma ser praticado no mercado.

Ao abrir cotação para selecionar fornecedores, não perca tempo questionando os preços que destoam da média. Não há serviço diferenciado que justifique um gasto bastante superior para produtos iguais, assim como valores muito inferiores são um sinal de qualidade e capacidade deficitárias.

7. Certifique-se dos prazos

Se o fornecedor não consegue atender aos seus prazos, fuja dele. A não ser que você esteja exigindo algo impossível de ser cumprido por qualquer empresa, o tempo de espera entre o pedido e o recebimento deve ser adequado para nada faltar no estoque, o que poderia comprometer tanto a produção em uma indústria, quanto as vendas no comércio ou a prestação de serviços.

Para definir qual é o seu prazo, é preciso primeiro estabelecer quais mercadorias precisa, pois as necessidades mudam conforme o item - os de maior saída têm giro rápido e exigem velocidade de reposição.

8. Acerte o pagamento

O acerto quanto às formas de pagamento e de entrega consiste na derradeira etapa de negociação com o fornecedor, mas nem por isso é menos importante. É interessante que haja alguma flexibilidade da parte dele. Afinal, você é o cliente nessa relação e precisa pensar como um.

Aqueles que compram de você não aceitariam pagar todo o valor adiantado, sem receber a mercadoria, não é mesmo? Então, aja da mesma forma. Verifique condições de parcelamento, descontos por antecipação e meios utilizados para o pagamento.

Como montar um cadastro de fornecedores

Quantos e quais são os fornecedores que entregam o que você precisa, na qualidade desejada, no preço e condições que pode pagar e no prazo adequado às suas demandas? Tal qual você faz com seus clientes, a criação de um cadastro de fornecedores é útil para construir um relacionamento.

Se o empreendedor não tiver essa ferramenta (que pode ser elaborada em uma planilha acessada de forma online, por exemplo), é provável que fique na mão de um ou dois provedores. Tal dependência representa um risco grande de desabastecimento.

Se um imprevisto acontecer, você terá que correr contra o tempo, encontrar um novo fornecedor e, quem sabe, abrir mão de alguma de suas exigências. Como não pode ser o prazo, talvez seja o preço ou a qualidade, o que é pior ainda.

Para montar um cadastro de fornecedores, o Sebrae divulga um passo a passo. A ideia é elaborar uma tabela com informações básicas, como nome, endereço, contato, prazos de entrega e de cobrança, além dos materiais que fornecem, adicionando ainda dados sobre condições de pagamento, política de descontos e presença ou não de assistência técnica.

Acerte na seleção de fornecedores

Ao longo deste artigo, vimos como a seleção de fornecedores é um passo importante para todas as empresas. Aquelas que dependem com frequência de insumos para produzir, mercadorias para revender e materiais para trabalhar devem ter um nível ainda maior de organização.

Como o seu negócio precisa desse parceiro, a dica final é levar a campo aquele velho ditado: perguntar não ofende. Então, ao cotar novos provedores, não fique constrangido em tirar todas as suas dúvidas e também questionar outros empreendedores. Esse cuidado dará a você alguma segurança na hora de bater o martelo.Planilhas Controle de Estoque  Disponibilizamos duas planilhas para ajudar você a registrar as movimentações  do estoque. Baixar as planilhas agora

Você também tem uma boa dica para acertar na seleção de fornecedores? Comente!

 

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