A fórmula home office: como fazer uma boa gestão de equipes

Sobre o que estamos falando?

  • Muitas empresas otimizaram processos e deixaram os colaboradores mais tranquilos ao optarem pela fórmula home office de gerenciamento de equipes;
  • Essa metodologia de trabalho, no entanto, não funciona apenas mandando os funcionários para casa. É preciso estabelecer estratégias e usar boas práticas e ferramentas de organização;
  • Sabe o que combina com home office? Administrar os setores financeiros, de venda, de marketing e vários outros, a partir de apenas uma plataforma. Conheça a Conta Azul Pro!

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Nos últimos anos, diversas empresas tiveram que aderir ao home office, o que gerou novas tecnologias e metodologias para esse novo modelo de trabalho. Porém, nem todas organizações tiveram bons resultados com esse processo. Então, ficou a pergunta: existe uma fórmula home office?

A resposta para essa pergunta não é tão simples, mas vamos respondê-la. Afinal de contas, existem muitos benefícios para quem opta pelo home office na contratação de colaboradores. O importante é estar atento às dicas de como superar os obstáculos.

Aprenda mais sobre gestão de home office nos tópicos:

Existe uma fórmula home office para gerenciar equipes?

Gerenciamento de equipes não é mágica. Então se você quer uma fórmula home office pronta, que sirva para qualquer negócio, sentimos muito em dizer  que ela não existe. Porém, há diversos aprendizados que podem ser aplicados na sua empresa.

Primeiro, o empreendedor deve ter um ambiente de trabalho adequado. E, sim, as ferramentas de comunicação contam, porque são um ambiente de trabalho digital. Logo, dobre seus esforços para manter um clima saudável, colaborativo e humanizado nas equipes. 

Segundo, é importante ter boas ferramentas operacionais. Não adianta ter os colaboradores mais eficientes do mundo se os programas de trabalho disponíveis forem ruins.

É comum que muitos profissionais já tenham a licença de softwares que usarão no trabalho. No entanto, você não deve esperar ou exigir isso, sob risco de perder pessoas com alto potencial. Então, distribua os acessos.

Terceiro, o controle de produtividade deve ser feito. Acompanhe os resultados da sua equipe de perto. Se houverem baixas, investigue os motivos e responda de acordo.

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Benefícios de ter uma equipe em home office

Há muitas vantagens em ter uma equipe que trabalha em casa. Essas vantagens se estendem tanto para o empreendedor quanto para os colaboradores. 

Para você ter uma ideia, em uma matéria do G1, foi revelado que 58% dos colaboradores aumentaram a produtividade ao trabalhar em casa. E isso foi em 2020, porque em 2019 eram apenas 44% com essa opinião.

Isso mostra que a evolução das tecnologias e do processo de produção transformam cada vez mais a fórmula home office em uma das melhores metodologias de trabalho.

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Redução de custos

A fórmula do home office permite que o empreendedor reduza os investimentos em estrutura de escritório, como o aluguel do local, materiais, móveis, conta de luz, etc.

Também é possível reduzir o número de colaboradores contratados. Afinal, você não precisará de alguém responsável pela limpeza do escritório, por exemplo.

Dessa forma, fica mais fácil oferecer salários melhores aos colaboradores ou investir em uma cultura de empresa mais saudável. Isso aumentará o comprometimento que seus colaboradores têm com o trabalho.

Aumento da produtividade

Como mostramos no tópico que abriu essa lista de benefícios, a fórmula home office aumenta a produtividade dos colaboradores. Isso está provavelmente ligado às flexibilizações de horário, local e método de trabalho.

Da mesma forma, os colaboradores podem decidir como trabalhar, estão próximos aos seus pertences e operam mais tranquilos. Afinal de contas, a casa de alguém é o seu castelo — logo, um dos melhores lugares para estar e, então, trabalhar.

Flexibilidade

Com o home office, tanto você quanto seus sócios e colaboradores podem ter flexibilidade de horário. Muitas pessoas são mais produtivas em horários diferentes, como de manhã cedo ou à noite. 

Também é possível que colaboradores manejem as próprias demandas caso apareçam compromissos pessoais. Se ele não puder comparecer um dia, é possível compensar no outro sem depender do tempo que o escritório físico ficaria aberto.

Liberdade geográfica

Trabalhar em qualquer lugar é uma das maiores vantagens do home office. O empreendedor poderá contratar profissionais do mundo inteiro para trabalhar no seu negócio. Da mesma forma, todos podem usar essa liberdade para trabalhar de onde se sentirem melhor.

Quer ir numa padaria tomar café enquanto trabalha? Pode. Quer viajar e trabalhar com os pés na areia? Pode também. Contanto que as demandas estejam em dia, a liberdade geográfica é vantajosa para todos.

Qualidade de vida

Garantir que seus colaboradores não passem por estresses como pegar trânsito e enfrentar tempo ruim é uma ótima atitude. A qualidade de vida deles, e até a sua, aumentará ao poder trabalhar no conforto da sua casa.

Dicas para gerenciar colaboradores remotos

É importante estar atento às dicas que traremos abaixo, pois ajudam a superar os obstáculos que o home office também poderá trazer.

Ainda, é importante lembrar que home office é só uma metodologia alternativa de trabalho. Há empresas, colaboradores e setores inteiros que não se adaptam a ele. Por isso, estude as dicas abaixo, os benefícios acima e compare com a sua realidade.

Se o home office for bom para o negócio, vá em frente. Caso contrário, não se sinta frustrado. O importante é manter o bem-estar dos colaboradores e a produtividade da empresa.

Depois, confira 4 dicas extras para aplicação de home office.

1. Comunique-se de forma transparente

A comunicação humana sempre está sujeita a problemas. Se pessoalmente às vezes pode haver falhas, por computadores pode ser ainda pior. Por isso, seja sempre transparente, assertivo e objetivo, principalmente em avaliações e envio das demandas.

2. Alinhe as expectativas

É importante que seus colaboradores saibam o que você espera deles. Da mesma forma, um líder deve estar atento a reclamações e dúvidas que seus colaboradores tenham quanto à empresa e à gestão de equipe. Por isso, mantenha-se em contato para que seus objetivos e de todo o time estejam em sintonia.

3. Mantenha contato diário (mas sem exageros)

Você ou os líderes imediatos de cada equipe devem manter um contato diário. Isso estimula a produção ao mesmo tempo que promove uma proximidade entre os colaboradores, como se todos de fato estivessem presentes no mesmo espaço.

Se mostrar presente e perguntar como as pessoas estão naquele dia pode ajudar muito. Mas não exagere e nem mande mensagens fora do horário comercial. Essas atitudes podem estressar a sua equipe.

4. Envie feedbacks regularmente

O colaborador precisa saber se está fazendo um bom trabalho ou não. Então, envie regularmente feedbacks completos, falando de pontos positivos e negativos. Mas não foque na crítica: ofereça formas de como esse trabalhador pode melhorar.

Confira uma estrutura de feedback interessante:

  1. Inicie elogiando o desempenho ou alguma decisão do seu colaborador;

  2. Diga que observou deficiências e quais foram;

  3. Comente os impactos que essas deficiências podem causar na empresa e para os próprios colegas de equipe do seu colaborador;

  4. Ofereça sugestões de como ele pode se desenvolver.

5. Reforce uma relação de confiança

A impessoalidade que o meio digital causa pode refletir na confiança que seus colaboradores estabelecem em você e entre eles. Utilize metodologias de endomarketing para manter todos confiantes e motivados, assim sua produtividade e seu bem-estar na empresa crescem.

Conheça treinamentos corporativos para engajar os seus funcionários.

6. Utilize ferramentas para gestão

Ferramentas de organização de trabalho e comunicação profissional são essenciais para gerenciar o home office. A exemplo, estão os serviços do Google, como o Google Meet, que provê salas de reunião digital otimizadas.

Uma fórmula eficiente para home office é a tecnologia

A ferramenta coringa que serve para qualquer fórmula de gestão, mas principalmente para o home office é a tecnologia. Afinal de contas, a internet e a computação nos trouxeram várias formas de administrar o trabalho, a empresa e a equipe. 

Nas opções, existem as plataformas de gestão integrada (conhecidas também como ERPs), que permitem que o empreendedor monitore os resultados da empresa. Afinal, com o cadastramento de colaboradores e a fiscalização de vendas, fica mais fácil de entender quem está rendendo bem ou não.

Claro, ERPs não funcionam apenas para controle de vendas. Também é possível monitorar estoque, negociações, operações administrativas em geral, permitindo que você entenda como estão os setores do seu negócio.

Boa parte desse acompanhamento, como as vendas e o estoque, podem ser feitos a partir de aplicativos como o App Conta Azul de Bolso, que é gratuito. Mas mesmo esse aplicativo, que já tem ótimas funções, pode ficar ainda melhor ao ser integrado com uma plataforma ainda mais robusta.

A Conta Azul Pro oferece domínio completo sobre todas essas informações e muito mais. Sua integração com a contabilidade, por exemplo, permite que os dados fiscais sejam enviados em tempo real para o seu contador, sem a necessidade de impressões ou malotes.

Entre outras vantagens da plataforma estão:

  • Emissão simplificado de mais de dez tipos de notas fiscais;

  • Automatização das conciliações bancárias e tributárias;

  • Controle de compra e venda de produtos e serviços;

  • Cadastro de clientes, colaboradores, fornecedores e transportadoras;

  • Integração com as melhores plataformas de vendas, administração e até automação de marketing disponíveis no mercado;

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