Entenda a diferença entre regime de caixa e regime de competência

Avaliar a situação de uma empresa é uma tarefa que exige prática. É um exercício mesmo. Quanto mais você faz, mais entende o funcionamento e melhor consegue traduzir números em decisões. Existem duas formas de fazer essa análise e é preciso entender a diferença entre regime de caixa e regime de competência.

Importante para equilibrar as contas, organizar os investimentos e, como consequência de tudo isso, garantir o crescimento do seu negócio, a forma de acompanhar contas a pagar e a receber é simples e tem usos claros. Confira.

Diferença entre o regime de caixa e o regime de competência

Entender essa distinção entre o regime de caixa e o regime de competência, em primeiro lugar, é essencial para saber como cada um deles pode ajudar nos assuntos administrativos. Claro que há questões tributárias envolvidas, mas a prioridade aqui é entender a forma que cada um impacta na tomada de decisões.

Regime de competência: antecipando lançamentos

Para fins de Imposto de Renda, a legislação brasileira e os princípios contábeis consideram o regime de competência o oficial. Ou seja, qualquer empresa, de qualquer tamanho, pode utilizar esta modalidade. No caso de médias e grandes empresas e instituições financeiras, no entanto, esta é a maneira obrigatória de fazer os registros contábeis.

O regime de competência facilita a observação dos resultados de uma companhia, da sua situação financeira e patrimonial. Neste caso, despesas e receitas são contabilizadas no momento em que elas ocorrem (data do fato gerador), não importando quando haverá pagamentos ou recebimentos.

Portanto, se uma empresa negociou com um fornecedor a compra de determinada matéria-prima e acertou o pagamento em duas parcelas, uma para 30 e a outra para 60 dias, no regime de competência o valor integral dessa operação será contabilizado no momento da formalização da compra, no ato da emissão da nota fiscal pelo fornecedor. Quando o pagamento for efetuado, em 30 e 60 dias, embora saia dinheiro do caixa, essa atividade já terá sido registrada e não precisará mais constar.

A situação é semelhante em caso de venda de algum produto. Se no ato da venda o cliente acertou uma entrada e deixou para pagar o restante só em 30 dias, ainda que este valor não esteja integralmente fazendo parte do patrimônio da empresa, ele já deverá ser contabilizado nesse momento.
A vantagem desse regime é a possibilidade do empreendedor planejar com mais facilidade seus investimentos futuros, uma vez que as movimentações financeiras, mesmo as que ainda não foram quitadas, já estão consideradas no seu balanço e balancete.

Outra vantagem é avaliar a depreciação, coisa que só é possível pelo regime de competência. O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), um dos mais importantes relatórios de gestão, é confeccionado por este regime e, com base neste relatório, é possível avaliar se a empresa teve lucro ou prejuízo em um determinado período de tempo.

Regime de caixa: o mais próximo do seu dia a dia

O regime de caixa considera as negociações no momento em que há a transação financeira. Aproveitando o exemplo que já utilizamos, você contabilizaria a compra com o seu fornecedor somente quando fosse pagar a primeira parcela, em 30 dias, e o outro lançamento seria somente após 60 dias. Os pagamentos do seu cliente também obedeceriam a mesma regra: a entrada (sinal) seria considerada no ato e o restante somente depois de 30 dias, conforme a negociação.

O regime de caixa costuma ser o mais usado pelos gestores para avaliar a situação financeira de uma empresa porque ele está diretamente ligado ao fluxo de caixa. Quando se observa somente a movimentação financeira, é este regime que está sendo adotado. É uma conta lógica porque permite uma visualização exata do que se tem naquele momento. A conta, assim, fica mais fácil, afinal, você só acrescenta ou tira valores daquilo que você possui no caixa no momento em que essas operações — sejam de entrada, sejam de saída — são realizadas. Não é preciso previsões ou projeções.

Muito mais que essa questão lógica, porém, há a possibilidade na legislação das micro e pequenas empresas e todas as que atuam com regime de lucro presumido, em fazer a contabilidade e o pagamento dos tributos usando o regime de caixa, desde que mantenham o controle dos recebimentos no período, possuam arquivos com a memória dessas operações.

No fim das contas, acaba sendo mais prático e fácil de compreender. É por meio dele que são confeccionados os demonstrativos financeiros da empresa, como por exemplo o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).

Na prática, como funcionam o regime de caixa e de competência?

Claro que, se o importante fosse apenas a questão da facilidade, o regime de competência não seria uma opção para os micro e pequenos empresários, não é verdade? Para entender o papel e as vantagens de cada um de modo comparativo, nada que um bom exemplo não consiga ilustrar para que você entenda como cada uma dessas formas de contabilização pode ajudar no seu dia a dia. Então vamos lá!

Para começar, precisaremos colocar datas e valores naquele primeiro exemplo que foi exposto lá no começo do texto. Portanto, imaginemos que a compra de materiais que a sua empresa fez com o fornecedor foi de R$ 10 mil, e ela foi realizada no mês de janeiro. O negociado foi que você não daria nada de entrada e pagaria R$ 5 mil em 30 dias e mais R$ 5 mil em 60 dias.

No regime de competência, esse valor integral já será considerado na contabilização do mês de janeiro. Portanto, R$ 10 mil de saída naquele mês, mesmo que efetivamente não tenha havido retirada de dinheiro do seu caixa.

Já no regime de caixa, não constará nada em janeiro. Os lançamentos serão feitos apenas em fevereiro e março, R$ 5 mil em cada mês. Assim, ao olhar para o seu fluxo de caixa, por este sistema, você não terá em números a realização dessa operação no mês em que ela foi realizada. Em um descuido, é possível que se faça outra dívida por não constar nenhuma saída no mês de janeiro.

É como se fosse um cartão de crédito. Depois de realizar alguma operação, como a pessoa só pagará no vencimento da fatura, aquele valor não é registrado no controle financeiro pessoal naquele momento. Por não recordar da compra efetuada, este personagem realiza outra compra e acaba comprometendo as contas de uma maneira diferente da que ele estava preparado para pagar. Os cartões de crédito, portanto, funcionam numa espécie de regime de caixa.

Por outro lado, se você sabe que há o comprometimento de determinado valor no momento em que a negociação foi fechada, não há esse risco. Assim, sob um aspecto, você tem um controle melhor a respeito das suas projeções, do futuro da sua empresa. Por outro, há uma visualização mais aproximada do dia a dia, compatível com o fluxo de caixa.

O ideal seria que todos os gestores tivessem uma visão dos dois conceitos, de modo a utilizá-los em conjunto para um melhor direcionamento dos negócios e das decisões. Até porque muitas vezes a empresa pode ter um bom resultado no DRE, por conta do volume de vendas e da margem de lucro calculada sobre os produtos, mas os processos de pagamentos e recebimentos estão mal alinhados, o que afeta negativamente a disponibilidade de dinheiro no caixa: cenário que pode ser esclarecido justamente pelo acompanhamento do DFC.

Compreender os regimes de contabilidade da sua empresa é muito mais do que entender a maneira mais vantajosa de fazer os acertos tributários e entender o trabalho dos seus contadores. É uma forma madura e completa de entender a melhor maneira de conduzir o seu negócio, organizar as finanças e trabalhar para um resultado que faça você alcançar os seus objetivos com mais solidez e confiança.

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