7 técnicas de administração para transformar sua empresa

Seja pela falta de tempo e até mesmo de afinidade com aárea, nem todo empreendedor teve a oportunidade de estudar sobre gestão. Por isso, é muito comum encontrarmos donos de negócio que são especialistas na atividade fim da empresa, mas que não dominam tanto as técnicas de administração.

No entanto, entender sobre o assunto pode ajudar você a resolver problemas simples da empresa, evitando, além do estresse, perdas financeiras. Um exemplo é não conhecer as próprias forças e fraquezas, bem como o mercado, como indica uma dessas técnicas, chamada de Análise SWOT.

Isso porque, sem esse conhecimento, você pode ser surpreendido com alguma novidade de um concorrente no mercado e ver os seus clientes irem embora, sem ao menos poder se despedir.

Quer conhecer as técnicas administrativas e entender como colocá-las em prática? Continue lendo até o final!

Desejamos uma leitura bastante inspiradora!

7 técnicas de administração de empresas

Seja qual for o momento em que a sua empresa se encontra, há sempre uma técnica de administração específica para qualificar o desempenho e contribuir para a concretização do seu planejamento estratégico.

Digamos que você percebeu que seus colaboradores estão desmotivados, mas está entre aumentar um pouco mais os salários ou dar mais dias de folga. A Pirâmide de Maslow, nesse caso, pode ajudar a definir o que eles, de fato, precisam para aumentar a motivação.

Agora, imagine que seus sócios descobriram que vai abrir na sua cidade uma franquia que vende os mesmos produtos que os seus, mascom um preço mais baixo. A Análise SWOT, outra técnica administrativa, ajuda a encontrar os seus principais diferenciais e fraquezas.

Dessa forma, é possível reforçar os pontos positivos e ajustar o que for necessário para superar a concorrência. E assim por diante.

Ao gestor, cabe escolher a técnica que melhor combina com o objetivo definido. Conheça detalhes de sete boas opções para o seu negócio.

1. Análise SWOT

Essa é uma técnica que permite um planejamento estratégico baseado na identificação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A Análise SWOT, ou FOFA, é ótima para quando há necessidade de descobrir um diferencial competitivo para a empresa, ou então para propor ações que ao mesmo tempo corrijam vulnerabilidades e destaquem potencialidades. 

A sua aplicação permite ao gestor identificar pontos positivos e negativos atuais, bem como projetar uma visão de futuro, entendendo o que se coloca como tendência. Basicamente, as conclusões da análise são obtidas a partir de quatro questionamentos:

• Forças: Quais são os reais pontos fortes do negócio?
• Fraquezas: Quais os reais pontos fracos do negócio?
• Oportunidades : Quais são as oportunidades para o negócio?
• Ameaças: Quais são os riscos para o negócio?

Quando o gestor deseja fazer um lançamento de uma nova linha de produtos ou implementar um novo serviço, a estratégia SWOT auxilia no plano de estruturação. É com ela que a equipe conseguirá ter insights sobre a campanha e compreender quais serão os riscos e diferenciais desse produto/serviço, por exemplo.

2. Matriz BCG

Criada pela consultoria americana Boston Consulting Group, a Matriz BCG se propõe a analisar o ciclo de venda de produtos e serviços, permitindo identificar quais geram melhores resultados com menores esforços.

Ao considerar a taxa de crescimento e a participação do produto ou serviço no mercado, o método propõe a divisão uma em quatro grupos:

• Vacas leiteiras: geram lucro com economia de tempo e dinheiro;
• Estrelas: geram lucro, mas exigem grandes investimentos;
• Pontos de interrogação: não geram grande receita, mesmo com bom investimento;
• Abacaxis: não geram receita, só desperdiçam tempo e dinheiro.

E colocá-lo em prática não é tão complicado: o gestor precisa encontrar a classificação adequada para aquilo que vende, sempre com base nos números do negócio. Depois, monitorar o que acontece com o produto após a fase de interrogação, que marca o seu lançamento.

Se vira um “abacaxi”, é provável que mereça ser descontinuado. Se vira uma “estrela”, a meta é chegar a uma “vaca leiteira”. Como esse movimento é constante, a avaliação deve ser repetida periodicamente.

Se você vende doces e um deles é uma torta de amêndoas integral que não vende tanto, mesmo tendo feito vários investimentos, como mudanças na apresentação e fotos chamativas nas redes sociais, pode ter chegado a hora de vender outro sabor .

Com isso, você economiza esforços de tempo e dinheiro, tendo recursos para investir em outros produtos ou serviços mais vantajosos.

3. Balanced Scorecard

Essa técnica de administração mede o desempenho da empresa, identificando o alinhamento atual com seus objetivos estratégicos previamente estabelecidos. Sua aplicação se dá a partir da definição de indicadores, que servem de base para analisar os resultados a partir de quatro perspectivas relacionadas:

• Aprendizado e crescimento: as habilidades da equipe permitem melhorias e inovações;
• Processos internos: quando qualificados, se refletem na satisfação dos clientes;
• Clientes: clientes satisfeitos contribuem para resultados financeiros melhores;
• Financeira: uma situação financeira estável possibilita crescer e investir.

O empreendedor deve comparar as ações com os resultados obtidos, identificando o que foi realizado daquilo que estava previsto. A partir daí, pode traçar uma espécie de mapa estratégico para cada área da empresa, determinando onde empregar recursos físicos, financeiros e humanos para melhorar o desempenho.

Para ficar mais claro, vamos dar um exemplo de como o mapa funciona. Digamos que você administra uma cervejaria artesanal. Ao fazer o balanced scorecard, serão inseridos os objetivos, metas, indicadores e iniciativas das quatro perspectivas do negócio. Algo semelhante à esta tabela abaixo:

4. As 5 Forças de Porter

Método proposto pelo pensador americano Michael Porter, é utilizado para entender a concorrência e traçar uma estratégia para superá-la. Ele é baseado em cinco forças competitivas:

1. A rivalidade com concorrentes: quem são eles e quais são suas vantagens competitivas;
2. A entrada de novos concorrentes: com que ações sua empresa pode desestimular esse movimento;
3. O ingresso de novos produtos: que bens ou serviços podem inovar tanto ou mais que aquilo que oferece;
4. O poder de negociação de fornecedores: como manter bons parceiros sem que se dependa deles;
5. O poder de negociação de clientes: como garantir que eles não migrem para a concorrência.

A análise das 5 Forças de Porter possibilita ao gestor identificar onde estão as principais ameaças ao seu negócio e também onde residem as melhores chances de ajustes que proporcionem bons resultados.

Ela dará subsídios para ações mais agressivas, tanto na política de preços como na negociação com fornecedores e criação de novas ideias.

No mercado de cosméticos, por exemplo, é bastante competitivo. Para se destacar, é preciso:

1. Traçar quais são as lojas semelhantes a sua e o que eles apresentam de diferente;
2. Implementar essas diferenças na sua loja, fazendo com que eles percam a força de venda;
3. Ter uma lista de possíveis fornecedores, para ter assistência para imprevistos;
4. Fortalecer a sua marca, através de estratégias de venda e marketing, para fidelizar clientes.

Assim, você conseguirá dominar o mercado e crescer em diversas perspectivas, além das financeiras.

5. Benchmarking

Observar a concorrência, aprender com ela e propor uma estratégia para superá-la. Essa é a ideia central do benchmarking, outra das técnicas de administração de empresas voltada para a melhoria dos resultados e o aumento da competitividade.

Não se trata de ir ao mercado e encontrar as melhores práticas para copiá-las, pois isso não acarretaria em nenhum diferencial para o seu negócio.

O objetivo é efetivamente comparar o que você tem feito em termos de produtos, serviços, metodologias e táticas empresariais daquilo que é realizado pelos rivais, absorvendo boas ideias e  adequando-as à sua realidade.

O benchmarking pode ser:

• Interno: olha para dentro da própria empresa, vendo o que é feito em uma área que pode ser adaptado à outra;
• Competitivo: o clássico benchmarking de comparação com a concorrência;
• Funcional: compara o processo de trabalho, inclusive com empresas de outros segmentos;
• Cooperativo: consiste no compartilhamento de informações entre empresas parceiras.

Para colocar em prática, basta:

• Escolher os principais concorrentes do mercado para analisar (entre 1 e 3);
• Determinar os indicadores da sua análise (quantitativo e qualitativo);
• Coletar dados;
• Comparar e analisar as informações obtidas;
• Reunir os pontos altos e baixos.

É um processo que mistura um pouco a técnica das Forças de Porter e o Balanced Scorecard, já que usa-se um estudo sobre a concorrência para montar uma estratégia.

6. Business Model Canvas

Geralmente empregado na fase embrionária de uma empresa, a metodologia Business Model Canvas (BMC) pode ser aplicada também para avaliar e modificar o modelo de negócios.

Consiste em um quadro formado por nove blocos, que devem ser preenchidos com adesivos autocolantes trazendo ideias e permitindo que elas sejam movimentadas. Por ser bastante visual, espera-se que facilite ao gestor o planejamento dos próximos passos.

Os nove blocos do BMC são:

1. Proposta de valor: o diferencial competitivo da sua empresa;
2. Segmento de mercado: qual seu público-alvo e as suas necessidades;
3. Canais: por quais meios seu cliente será atendido;
4. Relacionamento com clientes: como será construído esse vínculo;
5. Fontes de renda: como a sua empresa ganhará dinheiro;
6. Recursos-chave: como criar valor para o cliente;
7. Atividades-chave: que ações a proposta de valor exige para o negócio funcionar;
8. Parcerias-chaves: quais alianças devem ser estabelecidas;
9. Estrutura de custos: quais os custos e despesas inerentes ao seu modelo de negócios.

Para uma visualização mais clara, veja abaixo um exemplo de quadro BMC para uma empresa de roupa íntima masculina.

7. Pirâmide de Maslow

Encerrando a nossa relação de técnicas de administração de empresas, esta ferramenta de gestão ajuda a entender o momento em que seu colaborador se encontra e do que ele precisa para trabalhar mais motivado e focado nos objetivos do negócio.

O modelo, também chamado de Teoria das Necessidades Humanas, foi desenvolvido pelo psicólogo americano Abraham Maslow.

Ele parte da ideia que as pessoas possuem necessidades diferentes, umas mais básicas e prioritárias do que outras. Ao preencher uma, a motivação passa à seguinte.

Do topo à base (onde estão as demandas mais urgentes), a Pirâmide de Maslow é dividida em cinco fases:

• Realização pessoal;
• Auto-estima;
• Relacionamentos sociais;
• Segurança;
• Fisiologia.

Para aplicar o conceito, o gestor deve realizar uma análise profunda sobre o seu colaborador, buscando posicioná-lo em uma das áreas da pirâmide.

Se ele não está satisfeito com sua jornada de trabalho, por exemplo, essa é uma necessidade que se sobrepõe ao desejo de estabilidade no emprego, por exemplo. Vale lembrar que a motivação é fundamental para que um funcionário se mostre mais produtivo.

Dar feedbacks regulares ajudará na auto-estima do colaborador, bem como escutá-lo e oferecer o suporte necessário para traçar um plano de carreira.

Esse é um formato que pode ser implementado em qualquer empresa e que deve também levar o desejo do empreendedor em consideração. Assim, é mais fácil alcançar um clima organizacional positivo que deixará todos felizes (inclusive o cliente).

Conte com apoio da tecnologia para aplicar todas essas técnicas

Este artigo trouxe sete técnicas de administração gerais que podem ser aplicadas em sua empresa. Mas, saiba que é importante pesquisar e entender se há outras medidas que são mais adequadas ao seu tipo de negócio.

Porém, uma unanimidade é utilizar a tecnologia para implementar essas ações. Isso porque, ao utilizar uma plataforma de gestão financeira, você consegue ter mais assertividade em qualquer uma dessas técnicas. Algumas vantagens, são:

• Otimizar os processos;
• Eliminar as tarefas manuais;
• Facilitar o acompanhamento dos dados.

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• Fluxo de caixa;
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