Confira 7 erros comuns na hora de emitir notas fiscais

Você já teve uma nota fiscal rejeitada por um erro no preenchimento das informações? Ou então, emitiu um tipo errado de nota?

Quem já passou por esses problemas sabe bem como é complicado e como leva tempo corrigi-los. No entanto, enquanto alguns deles geram apenas retrabalho, outros podem acarretar até problemas com o Fisco.

Está dúvidas? Aproveite para esclarecer todas elas neste conteúdo, através dos seguintes tópicos:

• 7 erros comuns ao emitir nota fiscal;

• Por quanto tempo é preciso guardar nota fiscal? 

• O que acontece se eu não emitir nota fiscal? 

• Com a Conta Azul, você tem uma aliada na emissão de nota fiscal.

7 erros comuns ao emitir nota fiscal!

1. Confundir os tipos de nota fiscal

O tipo de nota fiscal que a sua empresa vai emitir depende da atividade exercida. Os principais são:

1. Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), utilizada por prestadoras de serviços;

2. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), documento que substitui a nota fiscal impressa;

3. Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), emitida por MEIs e pessoas físicas, através do sistema de emissão de notas fiscais das prefeituras, de forma gratuita; 

4. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), no caso das vendas para consumidores finais, sejam empresas ou pessoas físicas. Essa nota também substitui o cupom fiscal. 

Mas, qual tipo de nota devo emitir?

Se você está com essa dúvida, o ideal é buscar auxílio de um contador. 

Para encontrar esse profissional, a Conta Azul também pode te ajudar: clique aqui e descubra um perto de você. 

   2. Confundir nota fiscal com DANFE ou XML

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE e Nota Fiscal Eletrônica – NF-e não são a mesma coisa. 

O DANFE é uma espécie de “resumo” da nota, que acompanha os produtos até a casa do cliente e é muito utilizado por empresas que vendem pela internet. 

Diferente da NF-e, ele não possui validade jurídica e não pode ser utilizado para comprovar uma venda. 

Já o XML é o arquivo da NF-e que contém todas as informações daquela transação. 

   3. Confundir data de competência e emissão

Pode acontecer de você vender uma mercadoria hoje e, por algum motivo, emitir a nota no dia seguinte. 

A data de competência é justamente o dia em que o produto foi vendido ou que o serviço foi prestado. Já a data de emissão, como o próprio nome já diz, é quando a nota foi gerada, ou seja, emitida.

É importante ressaltar que podem existir limites para a emissão da nota após a venda em algumas cidades. 

   4. Juntar todas as vendas em uma nota fiscal

Cada venda realizada na sua empresa precisa de uma nota fiscal. 

Do contrário, ou seja, caso você “junte” todas as vendas em única nota, sua empresa pode receber multas do Fisco, órgão responsável por monitorar e fiscalizar o cumprimento das obrigações tributárias.

Além disso, o cliente pode precisar da sua nota para uma possível troca ou reembolso. 

   5. Não manifestar a recusa da nota fiscal

Quando o empreendedor não manifestar ou sinalizar a recusa de uma nota fiscal, pode acabar prejudicando todas as suas operações fiscais. Tanto a manifestação como a recusa dão a empresa mais segurança, afinal, as notas fiscais não podem ser canceladas após serem confirmadas na Secretaria da Fazenda.

Mas esse processo não deve ser feito apenas no boca a boca: é necessário informar o que houve ao Fisco, para evitar multas e isso pode ser feito por meio da Manifestação do Destinatário Eletrônica – MD-e. 

   6. Não configurar o certificado digital

O seu certificado digital precisa estar em dia e configurado para que a sua empresa emita as notas fiscais. 

Em relação à configuração, o certificado digital A1 é o mais simples. Ele é online e não necessita de uma mídia física, como um pendrive, para ser transportado, ao contrário do certificado digital A3.

Agora, se o seu certificado digital tiver expirado, você precisará de um novo. Vale lembrar que, além de não poder emitir a nota, todos os outros documentos assinados com o certificado vencido perdem a validade. 

   7. Preencher a nota fiscal incorretamente

Quando uma nota fiscal é preenchida incorretamente, os sistemas de emissão do governo podem rejeitar o documento. Além disso, o cliente também pode se recusar a receber a nota. 

Isso pode ser comum quando o processo de emissão é feito de forma manual, pois os riscos de erros no preenchimento dos dados são bem maiores, principalmente se você faz muitas vendas.

Dessa forma, mesmo que você revise mais de uma vez o documento, é recomendado que esse processo seja automatizado. 

Livre-se desse erro e emita suas notas fiscais com segurança com o ERP da Conta Azul: clique aqui para entender mais!

Por quanto tempo é preciso guardar nota fiscal? 

O Fisco recomenda que as notas fiscais sejam armazenadas por até 5 anos.

Porém, já pensou em quanto papel você teria que imprimir e o espaço ocupado na empresa?

Dessa forma, o ideal é que elas sejam armazenadas na nuvem, ou seja, online. Assim, além de economizar papel e não ocupar espaço na empresa, você garante que elas estarão guardadas com segurança. 

Com a Conta Azul, as notas ficam todas na nuvem e você pode consultá-las quando quiser. Clique aqui para saber mais!

O que acontece se eu não emitir nota fiscal? 

Toda empresa, com exceção do autônomo e do Microempreendedor Individual – MEI quando vende para pessoa física, são obrigadas a emitir nota fiscal.

E, do contrário, ou seja, não emitir a nota, é considerado crime, conforme a segundo a Lei 8137/1990, que diz, em seu artigo 1°, no inciso V: 

“V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa à venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”

Dessa forma, quem não emite esse documento pode ser acusado de sonegação fiscal, crime onde se tenta “enganar” o Fisco, seja não emitindo a nota fiscal, alterando ou omitindo informações. 

A penalidade para sonegação fiscal pode variar entre o pagamento de multa de até 10 vezes o valor do tributo sonegado e reclusão, dependendo da gravidade do caso, de 6 meses a 5 anos. 

Outra coisa que pode acontecer é a apreensão de mercadorias, quando transportadas sem nota fiscal ou enviadas pelos Correios. E, para recuperá-las, é preciso pagar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) mais a multa do Termo de Apreensão e Depósito (TAD).

Além de tudo isso, não emitir as notas fiscais pode comprometer a reputação da sua empresa, colocando em risco a seriedade do seu negócio com o seu público.

Para evitar que isso aconteça, até para quem não tem a obrigatoriedade, como autônomos e Microempreendedores Individuais, caso o cliente solicite, o recomendado é fazer a emissão do documento. 

O MEI pode emitir a nota fiscal que já tem costume, enquanto os autônomos e pessoas físicas podem optar pela nota fiscal avulsa. 

Com a Conta Azul, você tem uma aliada na emissão de nota fiscal

Emitir notas fiscais não é difícil, porém, é fundamental ter bastante atenção a todos esses detalhes que falamos até aqui. 

Entretanto, com tantas coisas para fazer, é normal que você, empreendedor, fique sem tempo para acompanhar esse processo de perto. Como então garantir a emissão correta das notas fiscais?

Através do ERP da Conta Azul! 

Trata-se de um sistema 100% online que centraliza os dados dos setores mais importantes do seu negócio, como financeiro, estoque, vendas, em um único local e integra todos eles com a contabilidade. 

E, dentre suas principais funções, está a emissão automática de notas fiscais. Dessa forma, com o ERP da Conta Azul, você pode:

• Eliminar o tempo gasto com digitação, pois não precisa preencher os dados dos clientes toda vez que for emitir uma nota. Afinal, todas as informações ficam salvas no sistema;

• Ter a sua conciliação fiscal automática;

• Enviar todas as notas automaticamente ao contador, sem precisar de malotes e aos clientes, via e-mail, oferecendo mais comodidade;

• Importar os seus certificados A1 e A3;

• Reduzir os custos com impressão de notas fiscais;

• Armazenar as notas na nuvem, ou seja, online, pelo tempo recomendado pelo Fisco, que é de 5 anos, ou por quanto tempo você quiser, sem ocupar o espaço físico da sua empresa com papéis;

• Consultar de onde estiver informações de quantas notas fiscais foram emitidas ou canceladas na sua empresa.

Notas fiscais emitidas pela Conta Azul 

São muitos os tipos de notas fiscais. Mas, nem sempre você precisa emitir todos eles, concorda?

Afinal, cada negócio é diferente e o tipo de emissão varia conforme a atividade. 

Através do ERP da Conta Azul, você consegue emitir as principais:

• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e);

• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e ); 

• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) com frente de caixa online, para 21 estados; 

• Nota Fiscal Complementar;

• Nota de Compra/Entrada;

• Nota de Devolução de Compra;

• Nota de Devolução de Venda;

• Nota Fiscal de Remessa;

• Nota Fiscal de Retorno;

• Venda Consignada e muitas outras. 

Agora, vem a melhor notícia: o ERP da Conta Azul foi feito para micro e pequenas empresas, é ideal para quem está começando agora e cabe no seu bolso!

Ao todo, são 4 tipos de planos para você escolher o que melhor se encaixa à realidade da sua empresa. 

Gostou e quer ver como a Conta Azul funciona na prática? Então, clique aqui agora mesmo para experimentar essas e outras facilidades sem pagar nada!