4 recursos para cobrança e fechamento mensal de suas vendas

Sistema realiza o fechamento mensal de suas vendas

Todo gestor que cuida bem do caixa, controlando de perto as entradas e saídas, tem no fechamento mensal de suas vendas um importante compromisso. Quem utiliza o ContaAzul como sistema de gestão online realiza essa tarefa de forma fácil e com recursos que qualificam bastante o processo.ContaAzul é um sistema de gestão para pequenas empresas, com emissão de boleto integrado

4 recursos para o fechamento mensal de suas vendas

No vídeo abaixo, Rodrigo Paiva, gerente de produto da ContaAzul, fala de quatro funcionalidades do sistema de gestão que tornam mais fácil acompanhar os recebimentos e realizar as cobranças sobre as vendas realizadas. São ações muito indicadas para manter o caixa da empresa em um nível saudável. Dê uma olhada no material e, se preferir, acompanhe na sequência um detalhamento sobre essas facilidades.

1. Perfil do cliente

Você sabe quem é aquele que compra de você, quais são seus contatos e histórico de negociações? No ContaAzul, o perfil do cliente é acessado de forma fácil, clara e completa. Até mesmo informações sobre possíveis pagamentos pendentes aparecem nessa área do sistema, o que permite agir rápido ao realizar uma antecipação de recebimento ou ao reativar um inadimplente.

É bom lembrar que a organização é peça-chave para um controle eficiente de contas a receber. Se isso for realizado manualmente, por exemplo, é grande a chance de um cliente deixar de realizar um pagamento e você demorar a perceber, o que aumenta o prejuízo.

Além disso, ao conhecer detalhes dos perfis dos consumidores, você consegue dividi-los em grupos, conforme o histórico de pagamento. Outra possibilidade inclui criar subdivisões entre os inadimplentes, já que as razões para o atraso são variadas, desde o esquecimento à inadimplência intencional, quando não há expectativa de quitar o débito.

Para cada perfil de cliente você pode propor ações específicas de recebimento e cobrança - quando for esse o caso, vale lembrar que é preciso respeitar a lei e evitar qualquer tipo de constrangimento na abordagem.

2. Lista de clientes

A nova lista de clientes disponibilizada pelo sistema de gestão da ContaAzul estabelece um relatório online de fácil visualização, o que permite melhor organizar a sua carteira de consumidores. Cada um deles aparece na tela com um cartão específico, reunindo as principais informações, incluindo valores devidos e a receber nos próximos 30 dias.

Outro destaque está nos atalhos, que em apenas um clique direcionam o usuário para as ações mais utilizadas no software: orçar, vender e cobrar.

Dessa forma, o relacionamento com cada um daqueles que compram de você se torna mais fácil de ser construído e acompanhado, podendo assisti-lo com qualidade em todas as fases, da captação ao pós-venda.

Nunca é demais lembrar que essa é a principal função de um software do tipo CRM (Customer Relationship Management), também conhecido como Gerenciamento de Relacionamento com Clientes.

Como o sistema reúne todos os dados de antigos, novos e potenciais consumidores, seu controle sobre as informações se torna mais efetivo, o que aparece de forma bastante prática através da visualização em forma de cartões.

3. Tela de cobrança

Quando você clica em Cobrar, na lista de clientes, é direcionado para um terceiro recurso bastante útil para o fechamento no sistema ContaAzul: a tela de cobrança. Ela reúne todas as informações sobre a venda, com seu número, data de vencimento, valores e status da negociação (à vista, a prazo ou por contrato, por exemplo).

Mas no que ela se mostra mais útil para o usuário? Nessa tela, com um só clique, é possível enviar o boleto ao cliente ou mesmo emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), relacionada a produtos, ou a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), que recolhe o imposto correspondente à prestação de serviços. Vale lembrar que a formalização da operação com o documento fiscal é um passo importante na prevenção da inadimplência.

Já o boleto bancário se constitui em uma das principais formas de recebimento em uma empresa. Para o cliente, a vantagem está nos múltiplos canais de atendimento, como caixa eletrônico, internet banking e aplicativos de celular, além de agências e lotéricas. Para a empresa, há um controle total através do sistema de gestão sobre os documentos pagos e não pagos, facilitando a liberação de mercadorias e o controle da inadimplência.

4. Super boleto

A quarta funcionalidade que vale ser destacada é aquela que possibilita ao gestor reunir em um só boleto várias parcelas, mais de uma venda de um mesmo cliente ou quem sabe juntar o valor de um pagamento atrasado à cobrança de uma parcela.

Tudo isso pode ser feito de forma bastante simples na própria tela de cobrança do sistema de gestão online da ContaAzul, o que resulta em um importante ganho de tempo e de eficiência para o fechamento mensal de suas vendas.

Além de ser vantajoso para o cliente, que não precisa pagar diferentes faturas, facilita muito o seu controle sobre as contas a receber, já que pode diminuir consideravelmente o número delas. Assim, cai o risco de algo escapar de seu campo de visão, como um recebimento não realizado.

Cobrar é preciso

Os recursos que apresentamos neste artigo são bastante válidos para qualificar a sua política de cobranças, a qual se constitui em etapa obrigatória em um processo de venda. Se você prestou um serviço ou entregou um produto, é um direito seu receber. O que está em jogo é como irá fazer isso.

Como vimos, utilizar todas as funcionalidades de um sistema de gestão qualifica o processo e reduz as chances de um cliente falhar com você no momento de efetuar o pagamento. Ainda assim, a inadimplência pode ocorrer por motivos diversos e não apenas por má-fé. A dificuldade financeira e até mesmo o esquecimento podem acontecer, exigindo um tratamento diferenciado.

Como dica final, sugerimos que explore tudo o que o software da ContaAzul oferece para você e use os seus recursos para qualificar a relação com o cliente, no contato inicial e no orçamento, na negociação e na concretização da venda, no pós-venda e na cobrança.

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