Escolha os indicadores de produtividade certos para sua empresa

Produzir mais usando menos recursos é uma busca constante nas empresas, especialmente naquelas de pequeno porte, onde a estrutura é enxuta e os recursos são escassos. Ao conhecer e adotar indicadores de produtividade, é possível tornar os processos internos mais eficientes.

O que são indicadores de produtividade

Indicadores de produtividade são ferramentas utilizadas para medir e melhorar a eficiência dos processos em empresas. Basicamente, são empregados em análise que compara o que foi produzido com o que foi exigido de recursos para tanto.

Para definir parâmetros mínimos de eficiência, o gestor pode estabelecer padrões de produção que considera como valores aceitáveis. A partir daí, o que fica abaixo se torna alvo de ajustes e correções.

Os indicadores podem ser utilizados para avaliar a empresa como um todo, determinados processos, equipes e mesmo funcionários específicos, medindo a sua produtividade individual.

Mas é preciso fazer uma distinção entre produtividade e aumento de produção. No livro digital Programe o sucesso da sua micro e pequena empresa, Francisco José Parente Holanda Pinto diz ser comum a confusão entre os conceitos, esclarecendo que a diferença está nas ações:

• Aumento de produção: pode ser obtido a partir do aumento no número de funcionários, da utilização de horas extras ou de um segundo e terceiro turno de trabalho, além da compra de uma máquina, por exemplo.

• Aumento de produtividade: é alcançado com melhorias nos processos, através de treinamentos e da implantação de controles.

Conforme o autor, o aumento da produtividade vem com a utilização otimizada e integrada dos diversos fatores que contribuem na formação, movimentação e comercialização do produto. A construção de indicadores ajuda ao gerar informação sobre o desempenho.

Como medir a produtividade

Para construir indicadores de produtividade, você precisa ter uma meta e propor um cálculo. A meta em uma indústria pode ser produzir um determinado número de unidades por hora, dia ou semana, por exemplo. No comércio, talvez estabelecer a participação de clientes antigos nas vendas. Já na área de serviços, definir prazos para a realização de tarefas é opção.

A decisão sobre a meta é particular a cada empresa, embora sempre centrada na otimização dos recursos, como tempo e mão de obra. Ela depende de uma avaliação sobre o que vem sendo feito aquém dos padrões mínimos aceitáveis, havendo potencial para se tornar um processo mais eficiente. Sua elaboração deve ser bem pensada para que o indicador seja válido.

Já o cálculo costuma usar percentuais, unidades de medida, números inteiros e valores monetários. Ele vai depender da meta proposta e do seu público-alvo, devendo resultar em uma medição simples.

Considerando o exemplo anterior da indústria, vamos supor que, atualmente, você produza 300 unidades por dia, o que dá 4,28 por funcionário (são 70 no total). Você então estabelece como meta produzir 350 unidades por dia com a mesma estrutura, colocando como padrão aceitável o índice de 5 por empregado. A fórmula em questão é fácil: divisão do total de unidades produzidas pelo número de colaboradores.

Pronto: você criou um indicador de produtividade e tem uma meta viável para o processo em questão. Agora, é trabalhar para alcançá-la, sem esquecer que precisa não apenas envolver toda a equipe, mas convencê-la de que fazer mais é possível.

Com os indicadores criados para todos os processos desejados em sua empresa, os padrões aceitáveis só serão atingidos com o monitoramento das ações. “Não adianta os indicadores mostrarem a deficiência da empresa se a gestão da empresa e do sistema produtivo não atuarem na solução dos problemas ou gargalos”, afirma Francisco Pinto em seu livro.

A análise e tratamento dos dados coletados é fundamental e começa já no levantamento do histórico de produção. Se o indicador foi bem construído, mas não vem resultando em maior eficiência, é importante mantê-lo, mas avaliar o que pode ser modificado nos processos. “O empresário tem que ter a consciência de que a ação baseada nos indicadores tem que ser constante”, destaca o autor em outro trecho.

Como melhorar a produtividade

Caso o empreendedor identifique a necessidade de qualificar os processos produtivos, a eficiência pode ser buscada em fatores que influenciam positivamente. Em seu blog, o presidente do Instituto Brasileiro de Coaching (IBC), José Roberto Marques cita cinco deles:

• Capacidade de inovação: relaciona-se com a preparação da empresa para trazer evoluções importantes que irão melhorar os processos, além de demonstrar atenção ao mercado.

• Investimento em qualificação: quanto mais preparados os colaboradores estiverem, melhores serão os resultados e a sua produtividade, o que justifica o investimento em qualificação.

• Controle de qualidade: acompanhar de perto e de forma constante os processos é preciso, mas não sem contar com parâmetros claros de avaliação para atingir o que se deseja.

• Produção sustentável: essa característica se alcança ao reduzir os custos de produção dos produtos e serviços, assegurando sua manutenção e viabilidade, e diminuindo a quantidade de resíduos gerados no processo.

• Índice de flexibilidade: ser flexível como empresa é estar pronta para se adaptar rapidamente às mudanças e exigências, acompanhando as melhores práticas e não deixando que a produtividade (e o lucro) seja afetada por influências externas.

Qualidade também deve ser buscada

Um erro na busca por maior produtividade pode ser tentar alcançá-la a qualquer custo. Descuidar-se da qualidade de seus produtos ou serviços, por exemplo, é um verdadeiro tiro no pé: a insatisfação dos clientes fatalmente se refletirá no faturamento, comprometendo vendas futuras.

Mas no que a qualidade se diferencia da produtividade? Vamos retomar o exemplo da indústria sobre o qual falamos anteriormente. Considerando que a meta tenha sido atingida e sejam produzidas 350 unidades por dia, quantas delas podem ser classificadas como adequadas, sem inconformidades?

Aqui, cabe a você estabelecer um indicador de qualidade, um valor aceitável de unidades com algum defeito, por exemplo. Se entender que aceita 97% de conformidade, 340 unidades precisam estar adequadas.

Na busca por eficiência, produtividade e qualidade devem caminhar juntas, cada área com suas metas e particularidades. Para fins comparativos, vale observar a tabela abaixo:

Faça uma empresa mais produtiva

Você viu ao longo deste artigo como o uso de indicadores pode aproximar a sua empresa da eficiência desejada. Se o assunto produtividade lhe interessou, busque se informar mais sobre ele e tente implantar melhorias em seus processos. Ao conseguir produzir mais e melhor com a mesma estrutura, os ganhos são muitos. Mostramos que isso é possível – resta agora apostar nessa ideia.

E você, já utiliza indicadores de produtividade com bons resultados na empresa? Comente!