Como organizar a sua empresa para um crescimento estruturado

Quem administra o próprio negócio sabe que a rotina cheia de tarefas traz alguns desafios. Com a agenda lotada de tarefas, nem sempre sobra tempo para olhar para pontos estratégicos para o crescimento da empresa, como o controle financeiro. 

Relaxar no acompanhamento das finanças é um erro que pode custar caro, afinal, sem monitorar o fluxo de caixa e todas as entradas e saídas, como você vai saber se a empresa está dando bons resultados?

Não dá para focar só no controle de produtos, no atendimento ou na qualidade dos serviços. Isso tudo é essencial, a gente sabe, porém, sem ter noção sobre os recursos, como você vai tomar decisões importantes para melhorar seus processos? 

“Mas como organizar financeiramente a minha empresa?”.

Se você tem essa dúvida, está no lugar certo. Separamos a seguir 9 dicas bem importantes para te ajudar nessa missão. Continue a leitura para descobrir quais são elas. Aproveite e confira também:

• Por que minha empresa deve estar organizada financeiramente? 
• Como organizar financeiramente minha empresa?
• E como organizar minha empresa, indo além do financeiro?
• Faça a organização financeira do seu negócio sem dificuldade

Por que minha empresa deve estar organizada financeiramente? 

Um setor financeiro equilibrado é a base para o crescimento saudável de qualquer empresa. Quem controla bem recursos consegue evitar prejuízos, sabe reconhecer se o momento é adequado para fazer um investimento na empresa e tem domínio sobre os principais indicadores de resultados. 

Fazer o acompanhamento financeiro é importante em qualquer empresa, seja ela um pequeno negócio com resultados mais tímidos ou um empreendimento que já está fazendo sucesso e faturando alto. 

Não importa se o seu caixa tem um real ou um milhão. Sem controle financeiro você terá menos clareza sobre o desempenho de vendas, o faturamento do período e o fluxo de entradas e saídas. 

Tudo isso dificulta não só o acompanhamento dos resultados. A falta de controle pode impactar sua prestação de contas e o pagamento de impostos, o que pode gerar graves problemas, como multas aplicadas pela Receita Federal.

Sem dinheiro, é impossível investir no negócio, concorda? E, mesmo que a sua empresa fature bastante e você consiga pagar as contas, sem organização financeira, sentirá dificuldade em gerenciar os seus recebimentos, o fluxo de caixa e não terá clareza sobre o seu próprio faturamento. 

Veja o que você pode fazer no seu negócio ao adotar um bom controle financeiro:

• Evitar o acúmulo de dívidas e pagamento de multas;
• Fazer uma reserva financeira para imprevistos, como pagar o conserto de um computador; 
• Investir no negócio sem prejudicar o caixa;
• Ter controle sobre o fluxo de caixa, saber quais são as contas a pagar e a receber com mais facilidade e evitar atrasos em pagamentos e recebimentos.

Como organizar financeiramente minha empresa? 9 dicas infalíveis!

1. Separe as contas pessoais e da empresa

Não é porque você é o dono do negócio que o caixa se tornou uma extensão da sua carteira.  Nunca use dinheiro da empresa para arcar com gastos pessoais e vice-versa. Isso prejudica a saúde financeira da sua pessoa física e também jurídica, além de dificultar bastante o acompanhamento das entradas e saídas. 

Para evitar situações como essa, estabeleça o pró-labore, ou salário do dono do negócio, e faça seu controle financeiro pessoal. 

Alguns aplicativos para celular podem ajudar nesse processo.

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Como a Conta Azul pode te ajudar?

O ERP da Conta Azul é um sistema de gestão completo, online e fácil de usar. Com ele, além do financeiro, você gerencia todos os outros setores da empresa.

Isso facilita a visualização da real situação financeira do negócio, que ajuda na hora de determinar os valores de pró-labore. 

2. Estabeleça prioridades 

Nem todo empreendedor tem recursos suficientes para investir em tudo que a empresa precisa no momento. Dessa forma, priorize os aspectos mais importantes, sem prejudicar o desempenho das atividades do negócio. 

Por mais que você queira investir em uma agência de marketing, por exemplo, talvez contratar mais colaboradores para agilizar sua produção seja mais interessante para melhorar resultados e, no futuro, ter recurso suficiente para melhorar o marketing. 

Como a Conta Azul pode te ajudar?

O ERP da Conta Azul proporciona uma visão geral do negócio e permite a emissão de relatórios de todos os setores. Assim, você consegue identificar mais rápido os principais problemas da empresa, como estão os gastos e quais setores estão carentes de melhoria.

3. Não esqueça das pequenas despesas

Todas as contas da empresa devem ser registradas, seja o pagamento do aluguel do seu ponto de vendas ou até mesmo um presente que você comprou para um funcionário que completou mais um ano de casa.

As pequenas despesas, em um curto espaço de tempo, podem não ter tanta influência no caixa, mas a longo prazo elas geram um valor significativo. Não deixe de fazer o registro de qualquer movimentação, independentemente do valor. Sem o registro, você terá dificuldades para fazer projeções de lucro e listagem de despesas. 

Como a Conta Azul pode te ajudar?

Emitindo o relatório “Análise de pagamentos” na Conta Azul Pro, você tem acesso a todas as suas contas a pagar sempre que precisar. Assim, pode planejar melhor os seus gastos e entender se o seu caixa tem recursos suficientes para todas elas. 

4. Fique de olho nos vencimentos

Com certeza você não deseja ver parte do seu caixa ser destinado para quitar juros. A falta de organização financeira aumenta os riscos de pagamento de multas por atraso, e essas multas são a mais pura definição de “dinheiro jogado fora”.

Lembre-se que algumas das taxas aplicadas em boletos atrasados são bem altas, o que pode fazer com que seu negócio pague muito mais por um serviço ou produto só porque houve um problema no controle de datas de vencimento. 

Faça uma agenda de pagamentos e confira diariamente quais são as famosas contas a vencer. Assim você evita desperdício de recursos com algo tão simples. 

Como a Conta Azul pode te ajudar?

O ERP da Conta Azul emite notificações sobre os seus vencimentos, facilitando o cumprimento dos prazos. O sistema também alerta sobre as datas de recebimentos dos clientes, o que ajuda na cobranças dos valores e controle das entradas.

5. Determine um orçamento anual

O orçamento anual é a previsão de quanto se pretende gastar durante o ano. Ele é parte do planejamento financeiro, que deve guiar você nas tomadas de decisão. 

Ao fazer o seu orçamento, você pode se planejar para montar a reserva financeira e investimentos no negócio. 

Como a Conta Azul pode te ajudar?

No Painel de Controle da Conta Azul Pro, você monitora em um só lugar todos os recebimentos da sua empresa. Inclusive, pode acessá-lo pelo celular, com o App Conta Azul de Bolso. 

6. Negocie com fornecedores e bancos

Mesmo que você esteja precisando com urgência de mercadorias ou crédito, nunca deixe de negociar prazos e condições de pagamento com os fornecedores e com os bancos.

Negociar não é pecado, inclusive, muitos dos seus parceiros preferem uma dilatação de prazo ou um acordo do que ficar sem nenhuma informação, esperando o dia em que sua empresa vai pagar o que deve. 

Mas fique atento ao negociar. Não torne isso um hábito, caso contrário, seus fornecedores podem perder a confiança em você ou aplicar juros mais altos para evitar atrasos. 

Como a Conta Azul pode te ajudar

No ERP da Conta Azul, é possível visualizar e acompanhar o prazo médio de pagamentos, que é o tempo entre a compra e a quitação dos débitos. Quanto menor ele é, mais chances você tem de conseguir boas condições junto aos fornecedores e instituições financeiras. 

7. Acompanhe estoque e suas movimentações

O seu estoque está sempre com produtos sobrando ou em falta? Se isso está acontecendo, você está perdendo dinheiro e comprometendo a saúde financeira do negócio. 

Monitorando o estoque, é possível fazer os pedidos de forma assertiva, evitando a perda de vendas e produtos parados. Isso vale para todos os tipos de negócio, em especial para quem trabalha com produtos perecíveis. 

Como a Conta Azul pode te ajudar?

O ERP da Conta Azul permite que você programe alertas para ser notificado quando os itens do seu estoque atingirem quantidades mínimas. Assim, você não é pego de surpresa e pode se programar melhor para fazer as compras. 

8. Contrate um bom contador 

Ter um bom profissional contábil ao seu lado é essencial para preparar o negócio para o crescimento. Isso porque ele o ajudará a manter os impostos em dia, garantindo que você não tenha problemas com o Fisco, além, é claro, de auxiliar no cumprimento das obrigações trabalhistas. 

O contador ainda pode contribuir para o planejamento estratégico da sua empresa, identificando possibilidades tanto de redução de custos quanto de novas oportunidades que podem surgir no mercado.

Como a Conta Azul pode te ajudar?

A Conta Azul te ajuda a encontrar um contador parceiro perto de você. Clique aqui para fazer a busca!

9. Use a tecnologia a seu favor

Fazer o controle financeiro no papel ou em planilhas do Excel pode até funcionar quando o negócio é pequeno. Porém, à medida que a empresa cresce, esse gerenciamento deixa de ser eficaz.

Use a tecnologia a seu favor: abandone o controle manual e contrate um sistema de gestão ERP para facilitar a gestão do seu financeiro. 

Diferente do que muitos pensam, plataformas como essas não são caras e ajudam você a economizar tempo e dinheiro.

Como a Conta Azul pode te ajudar?

A Conta Azul Pro é online e todos os processos são automáticos, como a conciliação bancária e fiscal. Com isso, você economiza tempo e elimina o risco de erros manuais. 

E como organizar minha empresa, indo além do financeiro?

Projete metas para cada um dos colaboradores 

Tão importante quanto definir objetivos para a sua empresa é traçar metas para cada um dos colaboradores. Assim, eles ficam alinhados com suas metas e podem acompanhar o crescimento do negócio sem comprometer os resultados. 

É essencial destacarmos que as metas devem ser renovadas a cada fechamento de ciclo, deixando-as sempre ajustadas às mudanças que vão acontecendo. Junto a isso, é importante dar um retorno sobre o desempenho do funcionário para que ele se sinta cada vez mais motivado e engajado.

Prepare as pessoas para a gestão 

De uma hora para outra, a demanda do seu negócio pode crescer e, consequentemente, colocar a sua empresa em outro patamar. 

Portanto, é fundamental que os seus colaboradores estejam aptos a essa mudança e também preparados para se tornarem líderes, uma vez que, possivelmente, haverá um aumento significativo no quadro de funcionários. 

Uma boa forma de capacitar o pessoal é investindo em cursos e treinamentos voltados para gestão. Eles auxiliam no desenvolvimento das habilidades necessárias e preparam os colaboradores para encarar os desafios, evitando que seu negócio seja prejudicado por falta de habilidade (ou organização) na hora de solucionar os problemas. 

Planeje as melhorias na estrutura e nos processos 

Quando se visa o crescimento é necessário estar preparado para todos os momentos. Logo, ter em mãos um planejamento que sustente as possíveis mudanças é essencial para que nada saia do controle e o seu negócio se desenvolva de modo estruturado. Dito isso, é muito importante pensar em alguns pontos, como:

Estrutura de cada área

Como está a estrutura de sua empresa hoje? Ela será escalável para o crescimento planejado? Essas são as principais perguntas que você deve se fazer em relação à estrutura do seu negócio para saber se ele está apto para comportar o crescimento esperado ou se é necessário pensar em novas alternativas, como um novo prédio, por exemplo, para ter mais liberdade para o desenvolvimento.

Benchmarking

Antes de iniciar qualquer mudança, veja como está o mercado e busque empresas do mesmo segmento que o seu para usá-las como referência. Procure entender melhor como elas passaram pelo período de crescimento e como se estruturaram. Esses exemplos podem dar a você mais segurança na tomada de decisões e garantir melhores resultados.

Otimização de processos

Quanto mais os processos estiverem otimizados, melhor a sua empresa conseguirá se adaptar ao aumento das demandas. Portanto, pense sempre em soluções que visem a melhoria nas atividades, deixando-as flexíveis e ágeis.

Desenvolva um guia de cultura organizacional 

Toda mudança tem seu impacto e, normalmente, os seus colaboradores são os que mais sentem esses efeitos, não é mesmo? 

Para que isso não afete o crescimento do seu negócio, é preciso desenvolver um código de cultura que mostre os valores da sua empresa e as percepções dos funcionários, garantindo, assim, que todos acompanhem as transformações. 

Você também pode criar um espaço destinado aos colaboradores, para eles compartilharem suas opiniões, facilitando o processo de melhoria constante e deixando todos na mesma sinergia.

Faça uma gestão responsável 

Uma empresa que possui uma gestão financeira e contábil responsável garante tranquilidade nas suas ações, sem se preocupar com os órgãos regulamentadores ou com o Fisco. Além disso, mantém o negócio apto a receber qualquer tipo de investimento e pronto para aproveitar as oportunidades do mercado para crescer.

Faça a organização financeira do seu negócio sem dificuldade

Multas por atraso, falta de controle dos clientes inadimplentes, dificuldade para fazer a conciliação bancária e gerenciar os seus recebimentos: dê adeus a tudo isso com o ERP da Conta Azul!

A Conta Azul Pro é uma plataforma integrada de gestão desenvolvida especialmente para micro e pequenas empresas, capaz de integrar todos os setores em um único local, com todas as informações atualizadas automaticamente.

Com o ERP da Conta Azul, assim que uma venda acontece, a baixa é dada no estoque, no financeiro e essa informação é enviada diretamente à contabilidade, simples assim! Dessa forma você não se perde no extrato bancário, nem nas suas contas a pagar e a receber. 

Além disso, com a Conta Azul Pro, você visualiza a situação financeira da sua empresa e consegue identificar rapidamente algum problema, sem precisar esperar o fim do mês para “bater” o caixa e agir. 

Outras vantagens do ERP da Conta Azul são:

• Emissão de notas fiscais sem complicação. Você também pode enviá-la automaticamente ao contador e, se desejar, pode adquirir o seu certificado A1 com 36% de desconto;
• Cadastro das informações importantes dos seus clientes, desde o nome e endereço até preferências;
• Integração com vários bancos.

Além de todas essas facilidades, você também pode aproveitar a solução de cobranças da Conta Azul. Com ela, você pode:

• Enviar cobranças via Pix com data de vencimento, descontos e multas;
• Emitir boletos e pagar apenas após a compensação;
• Vender pela internet e receber sem precisar de site, via link de pagamento.

Organize a sua empresa financeiramente com a Conta Azul Pro. Clique aqui e aproveite para experimentar de graça todas essas facilidades!